Управленческий учет: как разработать и внедрить

Читайте также: Роль управленческого учета в принятии стратегических решений

Что такое управленческий учет

Это система сбора информации, которая обеспечивает руководство максимально полными данными, необходимыми для эффективной работы компании. 

Разработка и внедрение требуют много усилий и не сразу дают результаты. В крупных компаниях этот процесс занимает несколько месяцев. Кроме того, понадобится время на апробирование системы и на накопление информации, которая поможет внести корректировки уже после внедрения. 

Управленческий учет (УУ) – это самая емкая система в организации. В ней обрабатывается значительное количество информации (рисунок 1). Данные берутся в основном из бухгалтерских первичных документов. Также используются результирующие показатели налогового учета, например, для определения налоговых резервов и оптимизации налогообложения. 

Кроме того, применяются сведения из оперативного учета о деятельности функциональных подразделений, а также плановые, прогнозные, оценочные данные, информация о состоянии рынка, конкурентах и т.п.

Рисунок 1. Система управленческого учета

Ведение управленческого учета включает:

• прогнозирование внутренних и внешних факторов, оказывающих влияние на деятельность предприятия;
• планирование в разрезе текущей, финансовой и инвестиционной деятельности;
• сбор и систематизацию фактических данных за отчетный период;
• анализ (разработку и нормирование) оценочных и сравнительных показателей;
• управление затратами;
• составление управленческой отчетности;
• внутренний контроль;
• подготовку информации для принятия управленческих решений.

Автоматизация управленческого учета: о чем не расскажут консультанты

Узнайте, как избежать скрытых проблем при внедрении автоматизированной системы. Если вы учтете их в своем проекте, то сможете избежать многих трудностей. Для чтения активируйте свой доступ к журналу "Финансовый директор", это бесплатно и займет не более минуты.

Как избежать проблем при автоматизации 

Методы управленческого учета

Есть три подхода к организации УУ:

• параллельный;
• последовательный;
• трансформации.

Смотрите их характеристики в таблице.

Таблица 1. Способы организации учета

Организация управленческого учета: основные этапы

Для внедрения УУ необходимо разработать:

1. финансовую структуру предприятия путем выделения центров финансовой ответственности;
2. классификаторы для аналитики;
3. методы учета затрат и калькулирования себестоимости продукции;
4. план счетов и порядок отражения типовых хозяйственных операций;
5. внутренние положения и инструкции;
6. формы управленческой отчетности;
7. план организационных изменений на предприятии.

В данной статье подробнее расскажем про первый, второй и шестой этапы. Про остальные читайте в материале «Управленческий учет: постановка с нуля». 

Этап 1. Разработка финансовой структуры предприятия

В начале внедрения УУ определяется, какие подразделения в состоянии представить необходимые данные. С этой целью создается финансовая структура предприятия, как совокупность центров финансовой ответственности (ЦФО).

ЦФО – это:

• отдельные компании, входящие в группу;
• структурные подразделения предприятия, например, службы, цехи, отделы или группы.

Их начальники отвечают за конкретные участки работ и решают задачи, поставленные высшим менеджментов. В зависимости от полномочий и ответственности руководителей структурной единицы ЦФО может быть центром:

• затрат;
• доходов;
• прибыли;
• инвестиций.

Финансовая структура любого предприятия описывается с использованием таких типов ЦФО.

Рассмотрим пример финансовой структуры российского холдинга «Оптовая торговая компания». Сфера его деятельности – продажа товаров массового спроса через региональные филиалы.

Управляющая компания состоит из подразделений, которые работают по семи функциональным направлениям:

1. административная деятельность;
2. маркетинг;
3. информационные технологии;
4. логистика;
5. складская деятельность;
6. закупки;
7. продажи (по видам товаров).

Кроме того, у организации есть четыре филиала. Каждый состоит из подразделений, ведущих такую же деятельность, как и управляющая компания. Исходя из этого сформировалась следующая финансовая структура холдинга (рисунок 2).

Рисунок 2. Пример финансовой структуры «Оптовой торговой компании»

Для удобства и корректной интерпретации данных каждому ЦФО присваивается определенный уровень. В примере это реализуется так:

• I уровень – управляющая компания и ее региональные филиалы;
• II уровень – подразделения, сгруппированные по функциональным направлениям деятельности всего холдинга;
• III уровень – отдельные структурные подразделения управляющей компании и филиалов.

На основе уровня каждому ЦФО присваиваются коды. В компании используется шестизначная кодировка. В ней:

• первая пара цифр – номер территориального подразделения холдинга. Например, 10 – для управляющей компании, 20 – для первого филиала и т.д. Если они принимают значение «00», то значит, речь идет сразу обо всем холдинге;
• вторая пара цифр – направление деятельности. 01 – администрация, 02 – маркетинг, 03 – информационные технологии, 04 – логистика, 05 – складская деятельность, 06 – закупки, 07 – общие продажи, 08 – продажи первого товарного направления, 09 – продажи второго товарного направления, 10 – продажи третьего товарного направления. Когда значение – «00», то это соответствует всем направлениях деятельности в целом;
• третья пара цифр – номер подразделения в рамках функционального направления или филиала. Допустим, код «10 05 12» означает, что речь идет об управляющей компании (10), ее функциональном направлении – складская деятельность (05) и втором подразделении в рамках данного функционала (12). Это Склад 2. Если последние две цифры кода ЦФО – «00», то подразумеваются все подразделения одного функционального направления или территориального подразделения.

Такой подход позволяет без труда обобщать информацию, например, по центру затрат второго уровня 00 01 00 «Администрация». Это будут траты на содержание администрации всего холдинга, а именно управляющей компании и филиалов.

Практические рекомендации от экспертов Системы Финансовый директор:

Чтобы скачать их, активируйте свой гостевой доступ.

Как вести УУ на основе бухгалтерских данных

Как совместить бухгалтерский и управленческий учет

Как вести УУ на основе плана счетов

Подборка решений по управленческой отчетности

Этап 2. Разработка аналитических классификаторов

Классификаторы нужны для однозначной трактовки объектов УУ. Их количество и типы определяются в организации исходя из особенностей деятельности и информационных потребностей.

Наиболее распространенными классификаторами являются:

• ЦФО;
• места возникновения затрат;
• виды производимой продукции, оказываемых работ и услуг;
• виды доходов;
• виды расходов;
• статьи затрат;
• виды активов;
• виды обязательств;
• виды собственного капитала;
• инвестиционные проекты;
• основные и вспомогательные бизнес-процессы;
• типы контрагентов;
• категории персонала.

Внутри каждого классификатора вводится сквозная нумерация. Если необходимо детализировать объекты учета, то используется многоуровневая структура кода. Классификаторы очень важны при автоматизации. 

Смотрите пример на рисунке 3.

Рисунок 3. Фрагмент классификатора «Статьи затрат» 

При необходимости количество цифр в коде увеличивается. Так делают для еще большей детализации информации. Например, в статью затрат 101 «Покупные сырье и материалы» можно «вложить» следующие составляющие:

• 10101 «Топливо»;
• 10102 «Основные материалы»;
• 10103 «Вспомогательные материалы» и т.д.

Этап 3. Разработка управленческой отчетности

Управленческая отчетность обобщает разрозненные данные о фактах хозяйственной жизни, которые отражались по принципам именно этого вида учета. А еще она – основа для принятия управленческих решений.

Ее формы разрабатываются предприятием самостоятельно с учетом следующих принципов.

Рисунок 4. Принципы разработки управленческой отчетности

Как показывает практика, обычно управленческая отчетность включает в себя три блока:

1. отчетность о финансовом положении, результатах деятельности и изменении финансового положения предприятия;
2. отчеты по ключевым показателям деятельности;
3. отчеты об исполнении бюджетов предприятия.

Больше полезной информации по теме Бюджетирование, читайте по ссылке>>>

Ее главные отличия от бухгалтерской отчетности – это:

• бóльшая детализация информации за счет подробной аналитики;
• способы группировки данных, которые могут не соответствовать принципам бухгалтерских стандартов. Например, применение плана счетов в управленческом учете – необязательный момент;
• сниженные требования к точности. Это касается, прежде всего, оперативных отчетов, где допускается определенная погрешность, а также плановых и прогнозных значений в бюджетах предприятия.

О других расхождениях читайте в статье «Отличие управленческого и финансового учета».

Как превратить бухгалтерскую программу в систему управленческих показателей

Редакция Финансового директора выяснила, как быстро получать из бухгалтерской программы данные с нужной структурой и аналитикой. Как самостоятельно настроить бухгалтерскую программу, чтобы превратить ее в удобную систему показателей, рассказал эксперт по внедрению систем управленческого учета.

Активируйте свой доступ и скачайте готовую интерактивную панель ключевых показателей и инструкцию настройки.

Панель и настройки

Вот пример структуры управленческой отчетности российского промышленного холдинга «Пищепром».

Рисунок 5. Пример структуры управленческой отчетности

В таблице 2 – варианты отчетов, в основе которых находятся ключевые показатели деятельности (КПД).

Таблица 2. Виды управленческих отчетов по КПД

ВИДЕО: как разработать регламент сбора данных и формирования управленческой отчетности