Зачастую реальные бизнес-процессы в компании далеки от того, как их себе представляет менеджмент. Поэтому поиск резервов для оптимизации затрат дается с таким трудом. Описание бизнес-процессов - один из методов борьбы с неэффективностью. После их формализации на бумаге становится проще планировать, представлять «как должно быть». В статье - пример описания бизнес-процессов финансовой службы.
Что такое бизнес-процесс
Бизнес-процесс – это совокупность действий, которая должна быть выполнена для производства продукта или оказания услуги. Действия при этом совершаются не хаотично, а сохраняя заданную очередность.
Бизнес-процессы предприятия, как бы успешно они не были выстроены раньше, требуют периодического мониторинга и корректировки по мере изменений, происходящих в жизни компании. Быстрая диагностика организационных ошибок в бизнес-процессах компании
Графически их удобно представлять в виде блок-схем – потоков. У каждого бизнес-процесса есть потребители, не важно, внутренние они или внешние. Потребитель задает требования к процессу и итоговому результату. Потребитель также может влиять и на существование самого бизнес-процесса. На входе каждого будет требование от потребителя, на выходе – удовлетворение этого требования. Как навести порядок в бизнес-процессах
У бизнес-процесса есть владелец – одно должностное лицо в компании, которое отвечает за результат выполнения процесса. В крупных компаниях может быть назначен еще менеджер процесса – тот, кто руководит выполнением процесса, но не отвечает за результат. Регламент, который сделает БП понятными для сотрудников
Например, для «Контроля просроченной дебиторской задолженности потребителями будут Финансовый директор и Коммерческий директор. Результатом будет сумма просроченной задолженности на конец периода и сумма, которую удалось получить с дебиторов. Владельцем будет Финансовый контролер. Потребители могут устанавливать требования к процессу, такие как периодичность проверки, набор действий по взысканию задолженности, плановая сумма возврата.
Виды бизнес - процессов
Бизнес-процессы бывают:
- Основные.
- Вспомогательные.
- Управляющие.
К основным относятся те, которые создают продукт (производится товар, оказывается услуга). Без их выполнения невозможно существование предприятия, поэтому их нельзя ликвидировать, только оптимизировать.
Вспомогательные выполняются параллельно с основными и нужны для поддержания деятельности предприятия. К ним можно отнести подбор персонала, расчет заработной платы, контроль качества и т д. Во вспомогательных процессах кроется источник экономии. Их можно оптимизировать, синхронизировать, объединять, даже порой ликвидировать.
Управляющие бизнес-процессы – самая сложная для описания и наиболее подходящая для оптимизации группа процессов. Они удовлетворяют требования по контролю, планированию и прогнозированию, развитию компании. С одной стороны, управление – это очень творческая сфера, задокументировать которую не всегда возможно. Но с другой стороны, в управлении есть масса процессов, которые можно и нужно формализировать и оптимизировать. Это. например:
- Составление годового бюджета.
- Планирование денежных потоков.
- Проверка потенциальных партнеров и т.д.
Они формируют значительную долю управленческих затрат, поэтому они должны быть проанализированы и приведены к оптимальному результату.
Аудит бизнес-процессов: как сэкономить миллионы
Какую задачу решает: сокращение издержек предприятия в целях повышения экономической эффективности его деятельности.
За счет чего: проведение аудита
Зачем описывать бизнес-процессы
Любое предприятие сталкивается в своей деятельности с различными потерями (времени, браком, недостатком управления, упущенными возможностями) и несет убытки.
Посчитав суммы ущерба в конце года, порой возникает острое желание вернуться в прошлое и исправить ошибку, сделать часть работы по-другому.
Одним из методов борьбы с неэффективностью является внедрение процессно-ориентированного подхода и описание бизнес-процессов предприятия. Деятельность любого предприятия можно описать как сумму множества бизнес-процессов, которые выполняются последовательно и параллельно.
Зачем это нужно?
- Когда хаотичное представление о деятельности предприятия складывается в бизнес-процессы и формализуется на бумаге, становится понятно, какие действия выполняются правильно и в срок, какие нужно откорректировать, а от каких можно отказаться. Становятся заметны точки – генераторы ошибок. Методика устранения узких мест во внутренней работе финансового департамента
- После формализации на бумаге становится проще планировать, представлять «как должно быть». Упростите работу финансовой службы с помощью внутреннего аудита
- У каждого бизнес-процесса есть владелец и каждое действие в нем закреплено за каким-либо сотрудником (группой). При обнаружении ошибки легко идентифицировать «виновного» и предотвратить ее повторное появление.
- По описанным бизнес-процессам в разы проще вводить в курс дела новых сотрудников. И даже если 60% команды сменится, угроза бизнесу будет минимальной. Автоматизировали учет и процессы и не парализовали работу: опыт коллеги
- Внедрение интегрированной информационной системы всегда сопровождается написанием бизнес-процессов.
- Бизнес с описанными процессами несравнимо проще масштабировать. Открытие филиалов (см. также, чем дочерняя компания отличается от филиала), подразделений, партнерство, продажа франшиз – вам открыты любые возможности.
Узнайте также:
- Как выделить основные бизнес-процессы региональной финансовой службы
- Как усовершенствовать бизнес-процессы компании
- Как обнаружить ошибки, связанные с организацией работы отделов
Данные рекомендации доступны подписчикам Системы Фиансовый директор. Если вы еще не подписчик, оформите готевой доступ на три дня и скачайте все, что вам нужно.
Как описывать бизнес-процессы
Начинать описание всегда нужно с составления списка функций «как есть» (то, что реально выполняется). И для предприятия, впервые столкнувшегося с процессным подходом, и для того, где часть процессов уже описана. Узнайте также, как провести внутренний бенчмаркинг и сравнить эффективность подразделений
Список готовится в три шага:
- Изучите (создайте) оргструктуру предприятия.
- Для каждого подразделения запишите функции, дела, в выполнении которых оно участвует. Важно отметить, что для того, чтобы перечислить все процессы выполняемые сотрудниками, нужно с этими сотрудниками пообщаться лично. Только в процессе общения «тет-а-тет» можно получить адекватную картину.
- Изучите список на предмет задвоения функций или пропуска каких-либо функций. Случаются ситуации, когда одну и ту же работу делают два подразделения, например, расчет KPI сотрудников отдела продаж делает Финансовая служба и сам отдел продаж. Бывает, что функция есть, а сотрудников, выполняющих ее нет. Система мотивации, которая не даст сотруднику забыть о стратегии компании
В итоге у вас должен получиться список: "функция – сотрудник (группа)", в котором нет пересечений и незаполненных полей.
Чтобы из пула функций сформировать бизнес-процессы, нужно определиться, по какому признаку их группировать. Главной целью бизнес-процесса является создание «готового продукта», удовлетворение требований пользователя. Если присмотреться, то целью каждой функции тоже будет создание определенного «продукта». Поэтому из функций создаются бизнес-процессы как показано на рисунке 1.
Рисунок 1. Как создать из функции бизнес-процесс
Проделав эти действия, вы получите перечень:
- Бизнес-процесс 1 и далее функции;
- Бизнес-процесс 2 и далее функции;
- И т. п.
Дайте название каждому процессу, которое отражало бы его суть. Подготовительная работа на этом закончена и настало время чертить карту процессов.
Карта процессов напоминает чем-то водный поток, который начинается с маленьких истоков, затем пополняется новыми ручьями, которые сливаются и в море впадают уже полноводной рекой.
Расположите фигуры на слайде в последовательности их выполнения. Принято чертить карту слева направо, используя для обозначения процесса фигуры – стрелки.
Рисунок 2. Обозначение
Те процессы, которые можно выполнить параллельно, разместите выше и ниже основных.
Соедините их стрелками. Не обязательно использовать только стрелку для одного процесса. Вход в процесс может быть как из одного, так и из нескольких. По выходам аналогичная ситуация.
Теперь, когда карта готова, понятны входы и выходы для всех процессов. Вы можете приступить к изображению каждого конкретного процесса.
- Для этого на чистом слайде расположите вход и выход из процесса.
- Разделите лист по горизонтали на области – роли участников.
- По ролям участников расположите основные блоки – функции процесса. Сохраняйте последовательность выполнения.
- Добавьте развилки и дополнительные функции.
- Разместите на схеме документы, которые должны быть сформированы в ходе выполнения. Электронное письмо, excel таблица это тоже документы с точки зрения процесса.
- Обозначьте используемые программы и базы данных. Желательно писать не название программы, а конкретный блок ПО (не 1С, а Платежный календарь 1С и т.д.).
- Добавьте показатели эффективности в процесс там, где они проверяются.
- Свяжите полученную схему с другими процессами.
Проделав перечисленные действия, вы получите полную схему (см. рисунок 3).
Рисунок 3. Пример описания бизнес-процесса
В описании бизнес-процесса ваша главная цель – добиться того, чтобы его мог прочитать даже «человек с улицы». Поэтому детализируйте, руководствуясь принципом эффективности. Бизнес-процесс, написанный общими мазками, расплывчато, будет непонятен без дополнительных пояснений. А излишняя детализация принесет вам (и читателю) много дополнительной работы, но дополнительной ценности в ней будет мало.
Очень важное правило: никогда нельзя смешивать понятия «как есть» и «как должно быть» в описании. Многие сотрудники, которые участвуют в сборе данных, стремятся приукрасить действительность и добавить функций, которые, по их мнению, должны быть, но в реальности не выполняются. Стремитесь четко разграничивать такие «пожелания».
Первым этапом вы пишете бизнес-процессы «как есть», на втором этапе изменяете их на «как должно быть».
От какого направления бизнеса выгодно отказаться
Если рентабельность или прибыль одного из направлений бизнеса ниже целевых значений, не торопитесь закрывать его. Сначала убедитесь, что его ликвидация не обернется убытками и падением рентабельности для всей компании. Как выявить невыгодные направления, отказ от которых позволит улучшить финансовые результаты, – в рекомендации.
Рекомендация доступна пользователям Системы Финансовый директор. Чтобы получить рекомендацию, оформите гостевой доступ к Системе. Это бесплатно.
Как найти невыгодные бизнес-процессы
Чтобы выявить бизнес-процессы, которые приносят дополнительные убытки, и вычислить виновных, используйте управленческую отчетность. Разбейте ее на бизнес-процессы и назначьте каждому ответственного топ-менеджера. Так вы сможете понять, кто ответственный за успех или провал того или иного процесса, и скоординировать управленческую команду на будущие периоды.
Смотрите пошаговый алгоритм, как действовать, чтобы найти и устранить неэффективные бизнес-процессы. Опытом делится финансовый директор производственной компании «СТАН».
Найти невыгодные бизнес-процессы
Минусы описания бизнес-процессов
Помимо множества плюсов описание бизнес-процессов несет в себе и ряд минусов.
Первый, и самый весомый, – это дороговизна внедрения процессного подхода. Описывать процессы можно как собственными силами, так и с помощью приглашенных консультантов, но в обоих случаях затраты на внедрение составят существенную сумму. Руководство предприятия должно быть заинтересовано в описании и знать, как применять результаты процессного подхода. Иначе деньги предприятия будут потрачены впустую.
Второй, не менее весомый, – это развитие предприятия и его бизнес-процессов, которые тоже нужно будет описывать. Решение «описали – получили результат – забыли» не подходит для процессного подхода. Иначе уже через полгода – год процессы станут неактуальными и деньги снова окажутся потраченными впустую. Будьте готовы к постоянным затратам на сопровождение.
Третий минус – это длительность внедрения. Проект может занимать от 6 месяцев до 1 года.
Четвертый минус – сопротивление сотрудников и руководителей. Как и все проекты по повышению эффективности, внедрение процессного подхода приводит к оптимизации затрат предприятия, в том числе и к сокращению штата, и к повышению нагрузки на сотрудника. Экономная мотивация: как внедрить болезненные изменения
Больше полезной информации по теме Бюджетирование, читайте по ссылке>>>