11 правил успешных, быстрых и эффективных совещаний

Ваша задача — не провести совещание, а получить результат. Вы встречаетесь, чтобы не обсудить проблемы, а решить их. Если донесете эту мысль до сотрудников, сэкономите рабочее время всей службе. Следуйте простым правилам: заранее определите вопросы, пригласите только нужных людей и создайте обстановку, в которой нельзя расслабиться. Так вы за час решите проблемы, на которые раньше тратили недели.

Чтобы узнать больше о том, как повысить свою личную эффективность и профессиональные компетенции, ознакомьтесь с программой Высшей школы финансового директора «Финансовый директор 2.0». Это эффективный курс профессиональной переподготовки с дипломом установленного образца.

Что обсуждать

Правильно поставленный вопрос — это половина ответа. Так и с совещанием. Половина его успеха — в подготовке. Вы решите все вопросы, если заранее продумаете план и вовремя разошлете сотрудникам задания.

Правило 1. Составьте понятный и подробный план. Избегайте расплывчатых формулировок, например: «Наметить пути снижения дебиторской задолженности» (см. табл. 1). Сотрудники не поймут, что вы хотите от них услышать, и первую половину встречи потратите на пояснения. Вместо этого напишите: «Запланировать пять мероприятий и назначить ответственных».

Таблица 1. Неудачный пример плана совещания 

Составляйте план не менее чем за три дня до встречи. Пропишите в нем конкретную цель, время на обсуждение и результат, который хотите получить (см. табл. 2).

Таблица 2. Удачный пример плана совещания

Правило 2. Заранее разошлите план участникам. Письменно оповестите участников о времени и месте собрания. Прикрепите к письму план совещания и поясните, чего ждете от каждого. Например, если выбираете вариант договора, все должны ознакомиться с предложениями и прийти с аргументами в пользу одного из них. Если обсуждаете дебиторку, сотрудники должны заранее подумать, как ее снизить. Тогда останется лишь обсудить идеи. Показатель «Готовность к совещаниям» включите в премиальную часть системы мотивации и штрафуйте тех, кто игнорирует требования.

Об оперативках предупреждайте за день. Если обсуждаете важные вопросы или хотите, чтобы сотрудники подготовили предложения, разошлите план за 2–3 дня. Чем важнее совещание, тем больше времени давайте на подготовку.

Чтобы коллеги не говорили, что не получили указания, установите правило: все подтверждают участие в ответ на ваше письмо. Или отправляйте его не по электронной почте, а с помощью сервисов «Мегаплан» или «Битрикс24» — они отметят прочитанные письма.

Правило 3. Привлеките участников к подготовке. Пусть работники сами предлагают вопросы для повестки. Предложите им написать список актуальных проблем. Так вы увидите активных сотрудников. Обязательно уточните, что предложения должны прийти к вам не меньше чем за двое суток. Выберите важные вопросы и внесите их в план.

Правило 4. Ведите протокол во время совещания. Обязательно составляйте протокол не после, а во время совещания. Идея «записать все в спокойной обстановке» плохая. К концу обсуждения некоторые важные мысли вы уже не вспомните. Чтобы не отвлекаться, поручите записи секретарю и указывайте ему на важные для вас моменты.

Скачать образец протокола можно здесь

Для протокола используйте структуру «Вопрос — Решение — Ответственные — Сроки — Выполнение». В конце совещания возьмите у секретаря записи и озвучьте, какие решения приняли и планы составили. Каждый участник должен понимать, что и когда вы от него ждете. Для подведения итогов обязательно предусмотрите в плане около 15 минут.

После совещания разошлите протокол. Если сотрудник обсуждал не все вопросы, отправьте ему только нужные пункты, а не весь документ.

С кем и как обсуждать

На совещание ваши коллеги тратят рабочее время. Поэтому проследите, чтобы оно приносило пользу. Не отвлекайте от работы людей, которых не касаются вопросы собрания.

Правило 5. Приглашайте только нужных людей. Чем больше человек вы собираете, тем сложнее контролировать ситуацию. Вместо конструктивного общения собрание может превратиться в птичий базар. Чтобы этого избежать, сведите к минимуму количество участников.

Оптимальное количество людей на совещании — 5, максимальное — 15. Соблюдайте важное правило: каждый участник должен высказаться, иначе ему не надо присутствовать. Приглашайте только тех, кого касаются вопросы повестки.

Если планируете обсудить несколько проблем, то состав участников меняйте в процессе. Есть два способа ротации сотрудников во время совещания. Вы можете использовать метод сужения круга — начните с вопросов, которые касаются всех, а затем отпускайте лишних. Или соберите сначала несколько человек, а остальных пригласите на следующие этапы собрания. Новые участники, которые ждут своей очереди, помогают не отступать от регламента. В примере плана в таблице 2, чтобы обсудить первый вопрос, собираются только финансовый директор и его заместители, на второй приходят еще сотрудники группы взаиморасчетов, а на следующие — вся финансовая служба.

Правило 6. Подготовьтесь к конфликтам заранее. Во время обсуждения часто рождаются противоположные идеи. Если каждая из них выгодна одному сотруднику, то совещание перерастет в спор. А если спорщики перейдут на личности, о продуктивной работе забудьте. Предусмотрите такие ситуации. Когда готовите план, представьте, по каким вопросам и какие противоречия возникнут. Решите, что сближает позиции потенциальных оппонентов, и продумайте компромисс, который устроит всех.

Если сотрудники настаивают на своем, используйте метод испытательного срока. Предложите сначала попробовать один вариант, а потом другой.

Как реагировать на эмоции коллег, чтобы настроить их на продуктивную работу

Бывает, что и план совещания интересный, и участники не конфликтуют друг с другом, а совещание не клеится. Просто потому, что некоторые сотрудники пришли в плохом настроении. Если вы заметили это, создайте положительное настроение у всех участников в самом начале. Хотя бы улыбнитесь во время приветствия. Завершайте встречу тоже на позитивной ноте. Казалось бы, это очевидно, но очень важно.

Узнаете, что мотивирует подчиненных на добросовестную работу с полной отдачей

Правило 7. Сделайте процесс интерактивным. Записывайте обсуждаемые проблемы на доске в переговорной. Если у сотрудника возникла идея, пусть впишет ее рядом с вопросом, к которому она относится. Удобно, если во время мозговых штурмов один из участников заносит на доску озвученные мысли. Когда вы увидите все предложения рядом, сможете отсеять лишние. Возможно, некоторые можно совместить, чтобы добиться эффекта.

Если записи на доске путаются, используйте стикеры. На каждом пишите идеи, решения или поручения и крепите их на стену в переговорной. Для каждого этапа проекта выберите цвет бумаги, тогда сразу увидите, как движется работа. Используйте эти записи, чтобы составить официальный протокол по итогам совещания.

Когда и сколько обсуждать

Вы уверены, что ваши сотрудники не воспринимают совещания как передышку посреди рабочего дня? Они прекращают работу и собираются в уютной переговорной в мягких креслах, чтобы посмотреть в окно. Проводите совещания утром, начинайте и заканчивайте строго по расписанию и создайте условия, в которых работникам не захочется отдыхать.

Правило 8. Подберите продуктивное время. Регулярные оперативные совещания, на которых обсуждаете текущие процессы, организуйте утром. Так вы достигнете и дополнительного результата — сотрудники прекратят опаздывать на работу.

Для мозговых штурмов, где обсуждаете идеи на отдаленную перспективу, самое продуктивное время сразу перед обедом. Это очень хороший стимул для участников не задерживаться, выполнить план совещания и уйти на перерыв.

Самое неудачное время — после обеда, когда организм не вошел в рабочий ритм, и вечером, когда все физически и эмоционально устали.

Правило 9. Не планируйте длинных совещаний. Вопросов всегда много, и, конечно, вы хотите решить их все и сразу. Но человек способен не отвлекаясь воспринимать информацию только в течение не более чем полутора часов. Поэтому, чтобы сотрудники активно работали, встречайтесь чаще, но на короткие совещания.

Если понимаете, что не уложитесь в полтора часа, разбейте крупную задачу на несколько небольших. Например, вопрос о том, как компании снизить уровень дебиторской задолженности, разбейте на два: дебиторку по отгрузкам покупателям и по авансам поставщикам.

Когда участники совещания работают в разных офисах, собирать их на часовое совещание невыгодно. Лучше обсудите с ними сразу несколько вопросов, но через каждые полтора часа делайте перерыв в 15 минут.

Правило 10. Минимизируйте комфорт. Создайте такие условия, чтобы люди захотели быстро решить вопросы и разойтись. Не собирайтесь в кабинете с мягкими креслами, в них хочется отдыхать, а не обсуждать проблемы. Некоторые коллективы совещаются стоя. Если из окон открывается красивый вид — опустите жалюзи или найдите помещение без окон. При этом не забывайте про необходимые условия эффективной работы: хорошее освещение, вентиляцию и комфортную температуру воздуха.

Правило 11. Строго придерживайтесь плана и регламента. Соблюдайте регламент. Раздайте повестку всем участникам, чтобы они сверялись с ней. Прежде чем перейти к новому пункту, обязательно проговорите, какое решение приняли по предыдущему.

Нередко участники пытаются обсудить вопрос, которого нет в плане. Рассмотрите его в конце совещания, если останется свободное время, или перенесите на следующую встречу.

Начинайте и заканчивайте совещания вовремя. Когда все знают, их не ждут, дисциплина крепче. Приучите коллег, что после встречи вы не задерживаетесь. Тогда они перестанут отвлекаться и сконцентрируются на работе.