Когда может появиться просроченная дебиторская задолженность? Как ее списать? Какие документы составить? Ответы на эти другие вопросы по дебиторке – в статье. Вы также найдете бланки, которые понадобятся компании на разных этапах списания недоимки.
Из статьи вы узнаете:
- Что такое просроченная дебиторская задолженность
- Появление дебиторки
- Исковая давность
- Просроченная дебиторская задолженность в бухгалтерском и налоговом учете
- Как списать просроченную задолженность
- Важные документы
- Судебная практика по нетипичным ситуациям
Просроченная дебиторская задолженность – это…
Дебиторская задолженность может быть трех видов:
- просроченная: недоимка, которая образовалась из-за того, что оплата от одной из сторон не поступила вовремя;
- сомнительная: любой просроченный долг, необеспеченный залогом, банковской гарантией, поручительством;
- безнадежная: сомнительный долг, по которому истек срок давности. Сюда относятся и долги с обязательствами; прекращенными по одной из двух причин - компанию ликвидировали или госорган вынес соответствующий акт.
Нельзя однозначно ответить на вопрос, просроченная дебиторская задолженность (ПДЗ) - это сколько месяцев. Не существует единого правила, чтобы определять, когда недоимку можно считать просроченной. Для каждой отдельной ситуации этот срок нужно вычислять по договору.
Срок может быть сложно определить, потому что в договоре по этому поводу нет никаких комментариев. Тогда нужно придерживаться принципа разумности при определении даты, после которой дебиторку можно считать просроченной. Как правило, это 7 дней после получения претензии от кредитора.
Прогнозируйте платежи и дебиторку клиентов на год вперед. Excel-модель спрогнозирует поступление платежей клиентов на основе плана продаж компании. Модель рассчитает показатели по контрагентам помесячно и сгруппирует последних по каналам сбыта. Решение поможет актуализировать бюджет доходов и расходов и бюджет движения денежных средств в течение года или составить прогноз с нуля.
Появление дебиторки
Прежде чем перейти к вопросу о том, как списать просроченную дебиторскую задолженность, разберем когда, у кого она может образоваться. Назовем причины, по которым появляется дебиторка:
Таблица 1. У кого появляется недоимка
|
Сторона договора |
Причина |
|---|---|
|
Заказчик |
Исполнитель не оказал услугу или не выполнил работу, хотя получил аванс |
|
Исполнитель |
Заказчик не перевел деньги за уже оказанную услугу |
|
Кредитор |
Заемщик вовремя не вернул заемные средства |
|
Покупатель |
Поставщик получил аванс, но не отгрузил товар |
|
Поставщик |
Покупатель не расплатился за отгруженные ему товары |
|
Работодатель |
Работник получил средства под отчет, но не отчитался по ним |
Исковая давность
Общий срок исковой давности составляет три года по ГК. Такой порядок установили в статье 196 документа. Основная сложность при определении срока заключается в установлении точки отсчета для него. Расчеты могут усложнить перерывы. Разъясним порядок действий для разных ситуаций:
| № п/п | Описание случая | Как считать |
| 1 | Есть обязательство с определенным сроком исполнения | Отсчет начинается по окончании срока исполнения обязательства |
| 2 и 3 | Срок исполнения обязательства не установлен либо определен моментом востребования | Отсчет начинайте со дня, когда получили от кредитора требование. Он может, например, прислать письмо, с этого дня ведите отсчет |
| 4 | Должнику дали время для исполнения обязательства | Должнику нужно дождаться последнего дня, который у него есть для исполнения обязательства. На следующий день после этого следует начинать отсчет |
Учитывайте, что если срок исковой давности прерывался, порядок расчета изменится. А именно – отсчет нужно начинать заново. То есть время до перерыва в новом расчете учитывать не нужно. Далее покажем на примерах, как считать срок давности при перерыве или его отсутствии.
Читайте также: Как списать кредиторскую задолженность с истекшим сроком давности
Пример №1. Перерыва не было
Предположим, что поставщик отгрузил товары покупателю 18 ноября 2019 года. Согласно заключенному договору, покупатель оплачивает услугу за 10 календарных дней после отгрузки. Значит, продавец должен получить деньги не позднее 28 ноября. Но в установленный срок покупатель не сделал платеж.
Срок исковой давности компания начнет отсчитывать от 29 ноября 2019 года. Завершится он 29 ноября 2022 года, когда исполнится три года с окончания срока исполнения обязательства. О списании просроченной дебиторской задолженности после 3 лет расскажем в следующих разделах статьи.
Как заинтересовать специалистов компании в сокращении просроченной дебиторской задолженности
Пример №2. Был перерыв
Возьмем ситуацию из первого примера, но немного изменим ее. Предположим, что 2 декабря 2019 года покупатель направил поставщику претензионное письмо. А 5 декабря они составили акт сверки.
Изначально покупатель должен был отсчитывать срок исковой давности с 29 ноября. Но покупатель признал свой долг. Поэтому срок нужно отсчитывать с новой даты – 6 декабря 2019 года.
Просроченная дебиторская задолженность в бухгалтерском и налоговом учете
Бухгалтерский учет
Порядок действий компании при проведении этой операции зависит от одного фактора – есть ли у нее резерв по сомнительным долгам. При положительном и отрицательном ответе на этот вопрос организация нужно действовать по-разному. Проводки для списания просроченной дебиторской задолженности покажем в таблице.
Таблица 2. Проводки
|
Проводка |
Суть операции |
|
|---|---|---|
|
Дебет |
Кредит |
|
|
91(второй субсчет) |
91(2) |
сформирован резерв по сомнительным долгам |
|
63 |
60… 62… 76 |
за счет созданного резерва списана дебиторская задолженность |
|
91(2) |
60… 62… 76 |
списана дебиторская задолженность (если резерва не было или его оказалось недостаточно для покрытия недоимки) |
|
51 |
007 |
отражение списанной ДЗ за балансом (если есть вероятность, что контрагент вернет долг) |
Налоговый учет
Позиция Минфина: вправе включить в расходы дебиторку предприятия, считающие налог на прибыль методом начисления (нет зависимости от даты фактического поступления средств). Предприниматели и организации на спецрежимах, упрощенке и вмененке, лишены такой возможности (Письмо от 13.11.2007 № 03-11-04/2/274).
Для налогового учета важно, есть ли у организации резерв по сомнительным долгам. Если такой резерв есть, недоимку учитывают за счет него. В противном случае долг списывают во внереализационные расходы.
Просроченная дебиторская задолженность – как списать
Приведем пошаговый алгоритм для списания ПДЗ. Как и любую другую операцию, его нужно оформить с помощью первичных учетных документов (ст. 9 Закона о бухучете).
Как максимально дорого продать просроченную дебиторскую задолженность
Шаг 1. Составить приказ руководителя об инвентаризации
У организации есть выбор: составить собственную форму или использовать установленную форму № ИНВ-22.
Если компания решит воспользоваться установленной формой, ей нужно показать следующую информацию:
- состав инвентаризационной комиссии;
- наименование имущества, обязательств, которые подлежат инвентаризации;
- даты начала и завершения инвентаризации;
- причину инвентаризации;
- дату, когда сдать материалы по инвентаризации бухгалтерам.
Шаг 2. Провести инвентаризацию
Установите размер просроченной дебиторки и зафиксируйте его в акте инвентаризации. Существует унифицированная форма № ИНВ-17, но использовать его необязательно. Компания может разработать собственный бланк. Главное - показать все необходимые реквизиты. А именно – наименование документа, дату его составления и пр.
Унифицированная форма делится на два раздела. В первом показывают информацию по дебиторке, которую удалось выяснить на инвентаризации, во втором – по кредиторке. Чистый бланк акта инвентаризации можно скачать выше.
Не забудьте приложить к акту инвентаризации документы, которые подтвердят ее возникновение, например, товарные накладные.
Читайте также: Увеличение дебиторки — это хорошо или плохо для компании
Совет! Чтобы не допустить промахов при проверке имущества, воспользуйтесь рекомендациями Минфина. В 1995 году ведомство выпустило приказ, положения которого до сих пор актуальны. В 2010 году документ обновляли. В нем также есть рекомендации по инвентаризации кредиторки.
Шаг 3. Составить приказ о списании дебиторской задолженности
В приказе, утверждающем списание просроченной дебиторской задолженности, обычно показывают:
- Основание для списания дебиторки *;
- Сумму дебиторской задолженности и причину появления;
- Ответственного за отражение операции в бухучете;
- Контролера за исполнением приказа.
* В этом качестве могут выступить, например, акт инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами, справка из налоговой о ликвидации должника и бухгалтерская справка. В последнем документе назовите причины списания.
См., развернутую инструкцию по списанию дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности>>
Важные документы
Рекомендуем ознакомиться с письмами Минфина и ФНС, которые помогут понять, как работать с ПДЗ и списывать ее. К каждому документу привели краткую аннотацию к его содержанию.
Дата возникновения ПДЗ
Датой исполнения задолженности нужно считать тот день, когда решение суда начало действовать. При условии, что для его исполнения нет пресекательных сроков. Источник: письмо Минфина от 24.05.2019 № 02-09-07/37960.
Досудебное взыскание просроченной дебиторской задолженности
Возможность отнести ПДЗ к безнадежной
Допустимо в случае с обязательствами:
- с истекшим сроком исковой давности;
- невозможными к исполнению, например, из-за ликвидации фирмы, и прекращенными по этой причине.
Источник: письмо столичного управления ФНС от 22.03.2011 № 16-15/026842@.
Работа с ПДЗ для упрощенцев
Доходы в виде сумм дебиторской задолженности с истекшим сроком давности не учитывают те, кто работает на упрощенке. Источник: письмо Минфина от 07.02.2008 № 03-11-04/2/29.
Судебная практика по нетипичным ситуациям
Директор вправе взыскивать ПДЗ при непродолжительном пребывании в должности руководителя. Такой вывод следует из постановления Арбитражного суда Уральского округа от 10 октября 2018 года.
Конкурсный управляющий должника-организации пытался привлечь бывшего директора к субсидиарной ответственности через суд. Судьи удовлетворили требование. Впоследствии экс-руководителю оспорить решение не удалось.
В суде не сработал аргумент руководителя о том, что возможности взыскать ПДЗ у него не было. Ведь он пребывал в качестве директора организации всего несколько месяцев.
Взыскать просроченную дебиторку без суда
Суды поддерживают поставщиков, лишающих дистрибьюторов бонусов при наличии у последних ПДЗ.
Поставщик вправе прописать в дистрибьюторском соглашении отказ начислять задолжавшему дистрибьютору бонусы. Так, поставщик установил в документе, что если у дистрибьютора образуется ПДЗ перед ним, он лишит его дополнительных начислений.