Система канбан (kanban) - что это

Думаю, многим знакома ситуация: провели совещание, говорили много и с жаром, обсудили проблемы, нашли решения, зафиксировали в протоколе задачи. А дальше… ничего. Через месяц-два созвали новое совещание, а задачи по-прежнему в списке ожидания.

Вдумчивые японцы еще в 60-х годах двадцатого века придумали и стали применять на практике систему Канбан, которая позволяет организовать процесс выполнения задач через визуализацию. Разберемся, как это работает. 

Канбан: что это

В середине двадцатого века группа топ-менеджеров из Японии во главе с президентом TOYOTA Таичи Оно задалась вопросом: как сделать, чтобы производство работало с максимальной скоростью, а запасы при этом были минимальны. Японцы присмотрелись к системе американских супермаркетов, в которых карточки всех купленных товаров регистрировались на кассе - так владельцы супермаркетов управляли запасами. Информацию о проданных продуктах отправляли в отдел закупок, где формировали заказ поставщику, исходя из потребления - полки супермаркетов пополнялись запасами, не затариваясь. Система "Бережливое производство" помогает избавиться от потерь и повысить эффективность бизнеса.

Таити Оно выделил из этой практики ключевой принцип и сформировал правило:  поставщик должен производить столько товаров, сколько заказал покупатель. Причем поставщиком может быть как непосредственно контрагент – поставщик, так и подразделение внутри предприятия. По аналогии, заказчик тоже может быть и внешним и внутренним.

На заводе TOYOTA внедрили карточки заказа (с японского «кам» – сигнальная, видимая, «бан» – карточка), которые вывешивали на видном месте в каждом подразделении - так назначали план по выпуску изделий для этого подразделения. Таким образом организовали производство на манер конвейера. Каждый последующий цех по цепочке сборки автомобилей назначал план по производству деталей и комплектующих для предыдущего цеха. С помощью такого подхода снизили общее перепроизводство, затаривание складов, сэкономили на логистике. Карточки прижились и доказали свою эффективность. В 1961 году была сформулирована новая, прорывная на тот момент, система Канбан.

Канбан – это система организации производства, построенная по «вытягивающему» принципу.

Изначально система применялась только в классической интерпретации, как система карточек на производствах. Но методология развивалась и совершенствовалась, и к 1983 году ее стали использовать как метод управления проектами. 

Как внедрить Канбан: опыт российской компании

Канбан – метод управления, применяемый в процессе бережливого производства. Российской компании удалось преодолеть сопротивление персонала и внедрить у себя систему бережливого производства. Ее уникальный опыт может пригодиться тем предприятиям, которые тоже планируют перейти на бережливые рейсы.

Научиться на чужом опыте

Канбан-доска

Канбан-доска – это действительно доска, вывешенная на видном месте в офисе, цехе, на рабочем месте. На ней размещают стикеры с задачами - карточки Канбан. Традиционно доска имеет три столбца:

1. To Do - задачи к выполнению.
2. Doing - задачи в процессе выполнения.
3. Done - выполненные задачи.

За ведение доски ответственны все члены команды, будь то отдел или линия сборки. Каждый сотрудник, задействованный в выполнении задач, по мере их выполнения может перемещать карточки с задачами по столбцам доски.

Согласитесь, удобно, когда все задачи команды находятся на виду и можно наглядно отслеживать процесс их выполнения. Становятся очевидными места «заторов».

Со временем "доска" эволюционировала. Сегодня управлять проектами по методологии Канбан можно с помощью программных средств.

В 2005 году Канбан пришел в ИТ-индустрию и стал одним из методов разработки ПО. Девид Андерсон представил процесс разработки как набор задач, каждую из которых записал на карточке и разместил на доске. Таким он получил простой и понятный инструмент контроля за, казалось бы, запутанным процессом разработки.

Методология Канбан – удобный инструмент, который можно применять везде: от производства до закрытия финансового периода.

Принципы Канбан

Система Kanban относится к семейству agile технологий, поэтому в ней нет жестких указаний, принципов, рамок. Как и остальные члены этого семейства, она ориентирована на человека и позволяет максимально раскрыть потенциал команды. Конечно, при желании самой команды. Изучим принципы Канбан на примере закрытия финансового года.

Принцип первый. Визуализация

Большинство людей от природы визуалы. Все, что наглядно, лучше запоминается и «цепляет» внимание. Поэтому гениальность метода -  в максимально наглядном управлении проектом.

Предположим, перед вами стоит большая и сложная задача – организовать закрытие финансового года. Сначала непонятно, как построить работу отделов так, чтобы никто никого не ждал и не переделывал работу по два раза. Следуя принципу визуализации, вы разбиваете общую задачу «закрыть период» на подзадачи:

• провести документы от поставщиков,
• заполнить табель,
• рассчитать резервы,
• и так далее.

Каждую задачу записываете на отдельной карточке. Напомним, что можно использовать как реальные карточки – стикеры, так и специальные программы. Когда у вас есть пул задач, время разместить их на Канбан-доске.

Принцип второй. Ограничение количества задач

Как показывают многочисленные исследования, команда не может выполнять слишком много задач одновременно. Много времени уходит на переключение между заданиями, что приводит к размыванию сроков по каждой задаче и общему снижению эффективности. Метод подразумевает, что количество одновременно выполняемых задач должно быть ограничено.

Обсудите с подчиненными отделами задачи, определите то минимальное их количество, которое команда сможет выполнять одновременно. Например, пока отдел кадров «заполняет табель», бухгалтерия «вносит документы от поставщиков». В итоге получится, что ваша команда может одновременно делать 3-5 задач. Запишите эту цифру в столбце «Doing» Канбан - доски, не размещайте в работу большее количество задачь.  Вскоре вы увидите эффект – карточки будут быстрее проходить путь из «To Do» в «Done».

Принцип третий. Приоритеты

Как только вы ограничите количество одновременно выполняемых задач, получите скопление карточек в первом столбце доски – «To Do». Свойство человеческой натуры – исполнять легкие и короткие задачи, а со сложными тянуть до последнего.

Вам необходимо будет расставить приоритеты, то есть определить, какие задачи брать в работу в первую очередь. Канбан предлагает либо размещать карточки с наивысшим приоритетом вверху таблицы, либо использовать различные цвета карточек.  Определитесь, что будет очередной первостепенной задачей для каждого отдела, выделите такие задачи. Ваши сотрудники всегда будут в курсе, за что им приниматься завтра, или в начале следующей недели. С помощью приоритетов на Канбан - доске вы сможете донести до коллектива главный вектор работы и избавитесь от ситуации, когда все работают, но результата нет.

Принцип четвертый. Управление потоком задач

В случае, если какая-то задача выполняется долго, Канбан предлагает принцип «все за одного». То есть члены команды, которые недогружены, или выполняют неприоритетные задачи, предлагают свою помощь на проблемном участке. Конечно, это высшая степень коллективного сознания, которая присуща скорее японцам, чем русским. Но всегда нужно помнить -  участие в работе смежных подразделений расширяет кругозор сотрудника и повышает его квалификацию. 

Принцип пятый. Постоянное улучшение

Не бывает идеальных проектов. В теории выполнение проекта представляется как механизм часов, где шестеренки размеренно отсчитывают секунды и минуты. В действительности случаются накладки. Философия Канбан предлагает, что проект можно улучшить благодаря полученному опыту. Согласно методологии, члены команды анализируют выполняемую работу и дают предложения по оптимизации.  Полезно устраивать совещания по итогам выполненного проекта, чтобы обсудить "узкие места" и эффективные пути решения. Частить с такими встречами не стоит, раз в 1–3 месяца вполне разумное расписание.

Преимущества и недостатки системы Канбан

Преимущество метода:

1. Наглядность. Вы всегда видите задачи команды, их перемещение на доске. Исчезает ситуация, когда вы вдруг через пару недель вспоминаете об одной из задач, выудив ее из архивов почты. 
2. Эффективная работа команды. За счет того, что задачи выполняются быстрее, скорость исполнения проекта увеличивается.
3. Прочные коммуникации между отделами и внутри отделов. Когда вся работа на виду, исчезает эффект «незагруженных соседей». 
4. Сокращение запасов. Если говорить о классическом, производственном применении Канбан, то вытягивающая система позволяет сократить запасы сырья и готовой продукции. А это и экономия на складских помещениях, на транспортировке, увеличение свободных денежных средств.
5. Налаживание длительных партнерских отношений с поставщиками. Работа с ограниченным количеством поставщиков, которые готовы поставлять вам изделия точно в срок, снизит риски и, возможно, даст экономию на стоимости закупки.
6. Повышение качества работы. Чем меньше поток одновременной работы, будь это производство изделий или расчет финансовых показателей, тем больше фокус внимания на результат.

Конечно, у системы есть недостатки. Во-первых, Канбан ориентирован на команду, которая хочет работать и совершенствоваться. Если отсутствует мотивация коллектива, вам подходит более жесткий метод управления им, иначе вы рискуете взвалить всю работу на себя.

Непопулярные решения финансового директора: как сообщить коллективу

Из первого недостатка следует второй – отсутствие временных рамок. В Канбан нет сроков, установленных по каждой задаче, нет штрафов за просрочку. Только мотивированные сотрудники смогут снижать время выполнения каждой задачи самостоятельно.

Для большой команды использование Канбан - доски будет затруднительным. Слишком много различных задач, приоритетов, результатов полностью нивелируют визуализацию – самое ценное преимущество метода.

Если предприятие использует Канбан на производстве, то рискует срывами сроков, ведь стоит одному из звеньев цепи сработать некорректно, весь процесс затормозится. Возникают проблемы со среднесрочным и долгосрочным планированием, ведь выпуск продукции ориентирован на заказы «покупателей».

Промежуточный вывод: Канбан можно использовать в тех компаниях, коллектив которых мотивирован на развитие и достижение результата. Канбан подходит для малых и средних компаний, для подразделений и проектов.

Аналоги методологии Канбан

У метода есть аналоги. Посмотрим, какие методы управления можно использовать в различных ситуациях.

1. Если вы решили организовать рабочее время с помощью Канбан, то рассмотрите, как аналог, матрицу Эйзенхауера. Она состоит из четырех секторов: задачи важные и срочные, важные но несрочные, срочные но неважные и, наконец, неважные и несрочные. Канбан имеет преимущество перед матрицей – на доске вы видите прогресс по каждой задаче. Вам очевиден результат труда и это вас мотивирует. См. подробнее, как расставить приоритеты с помощью матрицы Эйзенхауэра
2. Для небольшой команды, замотивированной на результат подойдет метод SCRUM. Этот прием и Канбан очень похожи, но SCRUM более стрессовый.
3. Для команд, которые работают над непрерывным созданием новых ценностей, подойдет метод критического пути. Он основан на планировании с помощью диаграммы Ганта. Здесь важны сроки по каждой задаче. Метод критического пути противоположен Канбану - он загоняет команду в жесткие временные рамки. В разных областях оба метода сработают по - разному. Например, для строительства применим метод критического пути, а для ИТ - Канбан.
4. Метод каскадного планирования (WATERFALL). При использовании этой стратегии перед началом проекта детально планируют весь объем задач со сроками. Такая организация позволяет, с одной стороны, быть уверенным и конечном результате, с другой, при внезапном изменении сценария, планирование нужно начинать с начала. WATERFALL хорошо подойдет для производств с установленными объемами выпуска, для отработанных и не раз проверенных на опыте проектов. То же закрытие финансового периода можно делать как с помощью Канбан, так и с помощью WATERFALL.

При выборе системы, подходящей именно вашему случаю, опирайтесь на личные ощущения. Можно делать микс из нескольких систем - возможно, вы изобретете новый метод управления проектами.