Аутсорсинг: преимущества и недостатки

Аутсорсинг – это...

Малоизвестный всего лишь пятнадцать лет назад термин прочно обосновался в лексиконе современного бизнеса. Слово пришло к нам из английского языка и означает "использование внешнего ресурса, источника". В этом и заключается определение аутсорсинга – это использование человеческих ресурсов, сопутствующего оборудования, техники и методов работы стороннего исполнителя для своих целей. В данном случае сторонние организации – это фирмы, специализирующиеся на оказании конкретных услуг другим компаниям, например, юридических, бухгалтерских или ИТ.

Каких сотрудиков можно безболезненно заменить на аутсорсинге без потери качества

Допустим, фирме срочно нужно два-три бухгалтера в связи с расширением бизнеса, но посадить в офисе их негде, работать из дома в связи с характером их задач им будет не удобно. Оптимальный вариант – обратиться в компанию, которая оказывает бухгалтерские услуги. Она быстро найдет специалистов, которые смогут взять на себя функции по бухучету фирмы-клиента. При этом они будут работать в офисе исполнителя, появляясь у клиента лишь при необходимости.

Отличия от аустаффинга

Важно различать понятия «аутсорсинг» и аутстаффинг». Аутстаффинг означает использование персонала другой компании в течение краткого срока (чаще всего на сезон, для конкретного проекта, либо на период болезни/отпуска штатного сотрудника и т.п.).

В случае аутсорсинга работы могут проводиться целиком либо частично на территории исполнителя, тогда как при аутстаффинге сотрудник присутствует в офисе компании-клиента.

Почему инспекторы снимают расходы на аутстаффинг. Как защитить расходы

Плюсы и минусы аутсорсинга

Преимущества этого вида услуг:

1. Финансовая выгода: нет выплат, связанных с увольнением, компенсаций за неиспользованный отпуск, декретных, больничных и т.п. Расходы сокращаются еще и в связи с тем, что подрядчик оказывает услуги, используя своё оборудование, программное обеспечение и офис. Повышение квалификации или переобучение сотрудников также оплачивает сама аутсорсинговая компания.
2. Уменьшение объема работы отдела кадров: не нужно осуществлять формальности, связанные с приемом на работу и увольнением, больничными, уходом в декрет, нет необходимости заниматься поиском персонала, его аттестацией.
3. Компания застрахована от приостановки оказания услуг в связи с болезнью или внезапным увольнением сотрудников.
4. Если руководство недовольно работой своего сотрудника, избавиться от него законными методами не так-то легко. В случае задействования персонала «со стороны» всегда можно договориться о работе с более компетентным и ответственным специалистом.

Недостатки у аутсорсинга, впрочем, тоже имеются. Прежде всего, это риск утечки информации, ведь в чужой фирме сохранение конфиденциальности не проконтролируешь. Конечно, можно внести пункт о конфиденциальности и об ответственности за ее нарушение в договор аутсорсинга (это договор об оказании услуг), но риск не исчезнет. Определить масштабы и принять экстренные меры в случае утечки секретных сведений проще, если это произошло в твоей фирме, а не в партнерской компании (см. как защитить коммерческую тайну).

Еще одна проблема – надежность самого партнера: если оказывающая услуги аутсорсинга фирма разорится или столкнется с серьезными проблемами, это неизбежно отразится и на ее клиенте (проверить контрагента можно здесь ).

Одним из недостатков может быть также не столь высокая оперативность, как в случае выполнения обязанностей штатными работниками.

Виды и примеры аутсорсинга

ИТ-аутсорсинг. Системного администратора для устранения рядовых неполадок (не включается компьютер, поймали вирус, нужно обновить ПО и т.д.) фирмы предпочитают своего. Но если требуется написание программ, то лучше обратиться в специализированную фирму. Помимо программирования, ИТ-аутсорсинг включает создание инфраструктуры на основе облака: виртуальный офис, резервное копирование и хранение данных, корпоративный портал и почта. Компании предлагают также оснащение офисов и складов под ключ, монтаж, демонтаж, перенос и настройку оборудования и т.п. Немаловажно, что у них зачастую есть возможность оказывать техническую и консультационную поддержку круглосуточно и семь дней в неделю, что не всегда возможно или слишком дорого силами штатных экспертов.

К этому виду примыкает аутсорсинг техобслуживания – например, производственного оборудования, его монтаж/демонтаж, наладка, контроль за состоянием, ремонт, обновление программного обеспечения, замена отдельных компонентов, консультирование сотрудников клиента и т.д.

Аутсорсинг юридических услуг. Случается, что компании необходимы услуги юристов, специализирующихся на разных областях права. Поскольку универсальных специалистов не существует, а нанимать сразу нескольких юристов дорого, проще обратиться в юридическую фирму, которая сможет оказывать услуги по различным вопросам.

Логистика. При сравнении, что выгоднее: осуществлять самой компании складское хранение и транспортировку товаров или перепоручить это аутсорсинговому провайдеру, имеющему собственные склады, грузовые автомобили, водителей, специализированные программы, может оказаться, что партнерство дешевле и удобнее.

Производственный аусорсинг. Например, компания может в целях экономии передать швейный или сборочный цех другому предприятию, чтобы не заводить собственный. Либо, наоборот, передать производство компонентов, а собирать самостоятельно. Пример: небольшой фирме из одного-двух дизайнеров организовать свой собственный пошивочный цех может быть нерентабельно из-за нерегулярности заказов. При этом зарплату швеям и аренду помещения платить нужно ежемесячно. В этом случае выгоднее договориться о пошиве с фабрикой, предоставив им лекала, ткани, фурнитуру.

Бухгалтерия: передача на аутсорсинг или своими силами

Отдельно рассмотрим, как работает аутсорсинг в бухгалтерии.

Компания вправе вести учет разными способами: создать специальное подразделение, руководить которым будет штатный главный бухгалтер, или передать ведение учета специализированной организации или специалисту.

Последний вариант больше подходит небольшим компаниями и индивидуальным предпринимателям. Такой вид организации работы имеет преимущества:

• нет необходимости оснащать рабочие места, приобретать и регулярно обновлять специальные программы для работы, расходные материалы, телефонию;
• не надо тратиться на повышение квалификации специалистов -этим занимается компания, оказывающая услуги;
• можно сэкономить на фонде заработной платы: фактически за ту же сумму, которая составила бы зарплату одного бухгалтера, можно получать услуги нескольких специалистов. Кроме того, нет необходимости делать отчисления на медицинское и пенсионное страхование и в Фонд социального страхования;
• нет риска остаться без бухгалтера в отчетный период. Если бухгалтер,который ведет фирму заболеет, его заменят другим, что невозможно, если учетом занимается штатный сотрудник.
• можно предусмотреть штрафные санкции за неправильное ведение бухучета, что невозможно при наличии штатного специалиста.

Недостатки аутсорсинга бухгалтерии:

1. риск утечки конфиденциальной информации;
2. низкая оперативность учета (особенно для крупных организаций);
3. сложность контроля за деятельностью подрядчика.

Бухгалтерский аутсорсинг предполагает восстановление бухучета, возврат НДС, консультирование заказчика, участие в камеральной налоговой проверках, расчет зарплаты и иных выплат и компенсаций сотрудникам, предоставление им справок (2-НДФЛ и т.д.).

Некоторые аутсорсинговые фирмы готовы взять на себя обязанности отдела кадровили заняться управлением документооборота: проверить и оптимизировать существующий, ввести электронный документооборот. При этом провайдеры услуг предлагают как полный аутсорсинг, так и частичный, то есть ведение отдельных участков работы или выполнение только функций главного бухгалтера.

 Как понять, нужен ли вам аутсорсинг

Черныш Иван руководитель проектного направления ведущего интегратора ИТ- решений для учета и управления (эксперт в области бюджетного управления и анализа финансовой отчетности)

Прежде всего давайте посмотрим какие плюсы и минусы у аутсорсинга и у собственного сотрудника (табл. 1).

Таблица 1. Плюсы и минусы у аутсорсинга и у собственного сотрудника

Анализ плюсов и минусов аутсорсинга на примере ИТ-аутсорсинга

В среднем, стоимость аутсорсинга ИТ-подразделения составляет порядка 2500 руб. в час. Посчитаем, сколько стоит штатный специалист для компании. Для того, чтобы штатный сотрудник был рентабелен, по сравнению с внешним обслуживанием по ставке 2500 руб. в час, он должен отрабатывать более 90 часов в месяц (см. рисунок). 

Рисунок. Точка безубыточности собственного сотрудника

Из рисунка видно, что чем меньше загружен штатный сотрудник, тем дороже он обходится компании. Далее посчитаем стоимость рабочего часа сотрудника (см. табл. 2).

Таблица 2. Стоимость часа сотрудника, в зависимости от отработанного времени

Теперь разделим затраты на штатного сотрудника на ежемесячные, ежегодные и разовые.

• месячные: ФОТ, в т.ч. премии и страховые взносы;
• ежегодные: затраты на обучение, аренду помещения,в т.ч. коммунальные расходы;
• разовые: затраты на привлечение сотрудника и увольнение, оборудование рабочего места.

Возьмем интервал зарплат от 100 000 до 130 000 рублей в месяц и рассчитаем затраты (табл. 3).

Таблица 3. Расходы на одного сотрудника

* затраты на обучение из расчета 2–3 курса в год от 10 000 до 20 000 за курс.

** в расчете взяты ставки от 15 000 до 25 000.

*** из расчета срока работы сотрудника в одной компании – 3 года.

Из таблицы 3 видно, что расходы на сотрудника в месяц составляют от 150 625 до 197 819 рублей.

По КЗОТ сотруднику положен 4 недельный отпуск (160 часов). На больничные можно выделить еще 2 недели (80 часов).

Итого неэффективных часов в году 240 (160 + 80). Всего в 2019 году, согласно производственному календарю,  1970 рабочих часа, в среднем 164,17 часа в месяц (при 40 часовой неделе). Эффективных часов в месяц (1970 - 240) / 12 = 144,17 часов.

Таким образом, стоимость часа штатного специалиста составляет от 1 044,77 (150 625,00  / 144,17) до 1 372,13 (197 819,44 /144,17). Получается, что штатный Ит-специалист эффективен по сравнению с привлеченным (по ставке 2500), если отрабатывает от 41,8% (1 044,77  / 2500) до 54,9% (1 372,13 / 2500) рабочего времени, то есть в среднем около половины рабочего дня. Если перевести это в часы получается от 68,62 (164,17 * 41,8%)  до 90,13 (164,17 * 54,9%) в месяц.

Резюме

Разумеется, все вышесказанное в большей степени справедливо для аутсорсинга обслуживающих подразделений таких как ИТ или бухгалтерия, поскольку работа этих отделов достаточно стандартизирована. Аутсорсинг функций может помочь сэкономить, к тому же он менее рискован – поменять подрядчика бывает проще, чем уволить сотрудника, который может к тому же передать конкуренту коммерческую тайну или клиентскую базу.