Бюджет доходов и расходов

БДР - что это

БДР расшифровывается, как бюджет доходов и расходов. БДР – это документ, который позволяет оценить финансовые результаты и эффективность деятельности компании. Доходы и расходы в нем отражаются по принципу начисления (на момент возникновения), капитальные или финансовые вложения не включаются, как и привлечение и возврат кредитов.

В средних и малых компаниях финансовому директору приходится перепроверять расчеты за подчиненными или формировать бюджетную модель самостоятельно.  

Вот пять фактов про данный документ, которые важно помнить перед его составлением:

1. является бюджетом последнего уровня обобщения данных и входит в группу финансовых планов. Аккумулирует информацию из операционных бюджетов;
2. формат выбирается специалистами организации исходя из их потребностей и предпочтений. Унифицированного варианта нет;
3. включает три группы показателей: доходы, расходы, прибыли/убытки;
4. строится по принципу начисления. То есть отражаемые в нем операции не привязаны к денежным потокам ни по времени, ни по суммам;
5. по смыслу аналогичен бухгалтерскому отчету о финансовых результатах с той разницей, что формируется по плановым, а не фактическим данным.

Образец упрощенного бюджет доходов и расходов в Excel смотрите в статье>>>

Формирование БДР: этапы

Процесс создания данного плана укладывается в три основных шага.

Первый. Определитесь с форматом документа. То есть продумайте, какие выделить статьи доходов, расходов, прибылей/убытков. За основу можно взять отечественный отчет о финансовых результатах и детализировать его нужными строками. Либо посмотреть вариант подготовки PnL по характеру трат. 

Второй. Назначьте ответственных за формирование бюджета, его корректировку и последующий план-фактный анализ. Закрепите это в должностных инструкциях.

Третий. Опишите в регламенте методику подготовки документа:

• период составления (год, квартал);
• частоту внесения корректировок, а также процент отклонения факта от плана, при котором они потребуются;
• технические моменты движения и обобщения информации из операционных бюджетов в БДР (программный продукт, увязка строк между бюджетами, контрольные точки для проверки правильности переноса данных и т.д.).

Подробно остановимся на первом шаге.

Составление БДР: подходы и общая структура

Есть два подхода к определению структуры БДР в рамках конкретной организации:

• сверху вниз;
• снизу вверх.

Первый означает: детализация статей задается требованиями высшего руководства. Возможный недостаток варианта: излишне укрупненная структура документа.

Второй подход предполагает включение в бюджет всех доходов и расходов, которые возникают в деятельности каждого центра ответственности. Очевидный минус: слишком большая детализация, а значит, снижение информационной отдачи от БДР.

Разумное решение – объединить методы и следовать такой схеме:

• исходя из требований руководства задать общую структуру статей, которые нужны для анализа и принятия управленческих решений;
• по каждому центру ответственности сформировать перечень доходов и расходов, соответствующих закрепленным бизнес-функциям. Для однотипных функций обеспечить единое название классификационных элементов.

 Статьи доходов

Доходы в БДР на первом уровне детализации традиционно классифицируются так:

• от основной деятельности. Это выручка от реализации продукции, товаров, работ, услуг;
• от прочих операций. Сюда относится все остальное: продажа основных средств, положительные курсовые разницы по валютным остаткам и расчетам, полученные проценты по выданным займам и т.п.

БДР с такой детализацией уже позволит оценить плановую эффективность компании в целом. Например, посчитать рентабельность продаж или коэффициенты оборачиваемости. Однако для расчета прибыльности отдельных номенклатурных позиций этого мало. Поэтому введите статьи второго уровня. К работе подключите руководство, поскольку именно эта информация пригодится ему для принятия управленческих решений.

Здесь есть свои два этапа:

• обобщите все виды деятельности компании, генерирующие выручку. Выделите из них основные и дополнительные. Например, для металлургического завода производство металлопродукции – основное направление, а транспортные услуги – дополнительное;
• для каждого выделенного элемента продумайте актуальную для него внутреннюю структуру. Это может быть классификация: (1) по номенклатурным позициям, (2) по рынкам сбыта, (3) по видам валюты и т.п. 

Статьи расходов

Классификация расходов отличается от доходов тем, что для нее существует не один, а два базовых подхода. Выбирается какой-то один. Совместить сразу оба не выйдет.

Вот вариант, который соответствует отечественному отчету о финансовых результатах. Он называется по назначению или по функции расходов. 

Таблица 1. Классификация расходов в БДР по функции

А это другой подход – по характеру расходов. В основе – группировка трат исходя из экономической однородности, а не увязки с функциональным направлением бизнеса.

Таблица 2. Классификация расходов в БДР по характеру

Таблица 3. Увязка функционала и статей расходов центра ответственности «Дирекция по ИТ»

Результат подхода: разработанная структура статей расходов (доходов) нижнего уровня, которая удобна и понятна для руководителей центров ответственности. 

Статьи БДР: виды прибыли

Финансовый результат в бюджет логично вкрапляется после отдельных блоков доходов и расходов. Если пойдете по пути российского отчета о финансовых результатах, то выделяйте в документе следующие виды прибыли:

• валовая;
• от продаж (операционная);
• до налогообложения;
• чистая.

Но можно отклониться от проторенной дороги и добавить:

• маржинальную;
• EBIT;
• EBITDA.

О том, как вставить последние два показателя в PnL-отчет мы рассказывали в статье «Отчет о прибылях и убытках». Для бюджета используйте аналогичный подход.

БДР и БДДС: отличия

Эти документы разнятся многим:

• целями составления. В первом планируется финансовый результат, во втором – денежные потоки;
• принципом формирования статей. Для БДР – это метод начисления, для БДДС – кассовый;
• исходной информацией. Для планирования прибыли достаточно операционных бюджетов. Для денежных потоков дополнительно потребуются данные о системе расчетов с дебиторами и кредиторами: об отсрочке платежа, о размере авансов, о среднем проценте безнадежной задолженности и т.п.;
• отражением НДС. Плательщики налога исключают его из плановых доходов и расходов, но включают в плановые притоки и оттоки денег;
• структурой. В первом отчете она зависит от формата представления расходов, количества и видов финансового результата, которые планируется считать. Во втором – подразумевает разбивку денежных операций на текущие, инвестиционные и финансовые;
• результирующими величинами. В БДР это чистая прибыль (убыток). В БДДС – чистый денежный поток;
• связью с балансовым бюджетом. Из плана доходов и расходов в баланс переходит сумма чистого финансового результата и оседает в разделе с собственным капиталом. БДДС – по сути, расшифровка балансовой статьи «Денежные средства», так как раскрывает, за счет каких операций меняется остаток денег.

Подробнее о том, чем различаются и как связаны между собой эти документы, смотрите в статье «БДР и БДДС: взаимосвязь бюджетов с балансом».

БДР в Excel

Если нет специализированной программы, то формируйте бюджет доходов и расходов в Excel. Там получится:

• сделать увязку между операционными бюджетами и БДР;
• задать требуемые уровни детализации, в том числе по подразделениям компании, по видам продаваемой номенклатуры и составляющим расходов;
• посчитать абсолютные и относительные отклонения факта от плана и провести факторный анализ.