Упрощенный бюджет доходов и расходов в Excel

91789
Кондратенко Анна
специалист по финансам и контроллингу ООО «Урал Лото»
В компании «Урал Лото» разработали модель в Excel, с помощью которой финансовая служба сможет быстро составить Бюджет доходов и расходов (БДР) и Бюджет движения денежных средств (БДДС). Пример в Excel можно скачать по ссылке в конце статьи.

Для разработки системы бюджетирования, упрощения процедуры планирования и минимизации риска возникновения ошибок в финансовых планах компании нужна единая модель БДР в Excel, в которой под ввод данных отведена только одна таблица, а все остальные формируются автоматически.

Представим себе, что финансовому директору совместно с экономической службой предстоит разработать систему бюджетирования с нуля. Поначалу сложно понять, как будет организован бюджетный процесс, какие виды бюджетов и отчетов потребуются, в каком виде необходимо будет получать информацию по фактическим доходам и расходам из учетной программы. Именно так рассуждали в ООО «Урал Лото». В первые месяцы ограничились формированием отдельных бюджетов – продаж, закупок, подразделений. Спустя некоторое время удалось разработать Детализированные бюджеты (листы «detailed PL» и «detailed CF» соответственно) созданы с помощью инструмента Excel «Сводные таблицы». Посредством встроенных фильтров в них можно отобрать интересующие статьи, подстатьи первого и второго уровней, сгруппировать отдельно доходы (поступления) и расходы (выплаты). Чтобы отразить в них изменения, внесенные в рабочую таблицу, потребуется кликнуть правой кнопкой мыши и выбрать из появившегося меню «Обновить».

Лист «detailed PL» позволяет сформировать бюджет доходов и расходов как в целом по компании, так и по отдельному подразделению. Чтобы получить его, достаточно выбрать в окне «Название бюджета» пункты «БДР» и «В оба бюджета». Если необходим план конкретного подразделения, потребуется ввести его название в окне «ЦФО».

Опция «В оба бюджета» предназначена на случай, если цифры одинаковы для обоих бюджетов, то есть, к примеру, когда 10 000 руб­лей в январе по какой-либо статье идет и в БДР, и в БДДС. Это сделано, чтобы не вбивать одни и те же цифры два раза.

Детализированный БДДС в Excel создается аналогично: на листе «detailed СF» нужно выбрать «БДДС» и «В оба бюджета», а затем обновить данные. Также существует и фильтрация по ЦФО.

Полезные документы

Упрощенный бюджет доходов и расходов в ExcelПоложение о бюджетировании и финансовом планировании компании
Упрощенный бюджет доходов и расходов в ExcelПоложение о текущем и долгосрочном планировании компании "Альфа"
Упрощенный бюджет доходов и расходов в ExcelПоложение о бюджетах
Упрощенный бюджет доходов и расходов в ExcelБюджет движения денежных средств по группе компаний

БДР и БДДС пример в Excel

Пример бюджета доходов и расходов и бюджета движения денежных средств (БДДС)  в Excel в целом по компании приведены на листах «PL Budget» и «CF Budget» . В отличие от детализированных планов, они формируются не напрямую из рабочей таблицы, а после промежуточной обработки информации на вспомогательных листах («Свод ст.» и «Свод ст.-подст.»).

Первая из вспомогательных таблиц – «Свод ст.» – предназначена для консолидации бюджетных данных по основным статьям расходов и доходов (поступлений и выплат). Настраивается аналогично детализированным бюджетам – с помощью поля «Название бюджета» (см. рис. 2). Поскольку она используется для обоих бюджетов, БДР и БДДС можно сформировать только по очереди, применяя фильтр в поле «Название бюджета». Одновременное же обновление обоих бюджетов в данной версии файла невозможно. Конечно, можно сделать две такие вспомогательные таблицы – для каждого бюджета, но пользоваться файлом станет сложнее, ведь каждый раз пришлось бы обновлять большее количество сводных таблиц. Да и сам файл станет «тяжелее».

Рисунок 2

Упрощенный бюджет доходов и расходов в Excel

Во второй вспомогательной таблице («Свод ст.-подст.») консолидируются данные с детализацией «Статья» и «Подстатья первого уровня». Объединенные названия последних приводятся в столбце «Для отчета» в рабочей таблице. Работа проходит аналогично с описанной ранее «Свод ст.» – необходимо выбрать название бюджета в зависимости от того, какой из них формируется.

Бюджеты заполняются данными из вспомогательных таблиц c помощью формулы ВПР. Например, расчет «Выручки от реализации лотереи по “6 из 40”» за январь (ячейка Е10 на листе «PL Budget») будет задан как ВПР($A10;'Свод ст.-подст.'!$A:$T;4;0), где A10 – ячейка, содержащая наименование подстатьи («6 из 40»), 'Свод ст.-подст.'!$A:$T – исходный диапазон во второй вспомогательной таблице, где будет происходить поиск строки с тем же наименованием, 4 – номер столбца с данными за январь.

Преимущества бюджетирования в Excel

Единый бюджет в Excel существенно упростил процесс планирования в компании. Корректировки бюджета стали проходить проще. Достаточно ввести новое значение в одной таблице, и это отразится во всех остальных. Вероятность ошибок снижается.

Формат «все в одном» позволил отказаться от создания отдельных бюджетов по продажам, закупкам, налогам, ФОТ и т.д. Компания «Урал Лото» относительно небольшая: один центральный офис (численность сотрудников – 55 человек), филиалов нет. Поэтому гораздо проще заполнять всего лишь одну рабочую таблицу.

Таблица. Структура рабочей таблицы бюджета в Excel (лист «Work table»)

Название столбца
Назначение
Для отчета, для справочника
Вспомогательные столбцы, служат для связи таблиц бюджетной модели
Год
Указывается год, на который составляется бюджет
ЦФО
Закрепляется центр финансовой ответственности, то есть отдел, который непосредственно отвечает за соответствующую статью расходов или доходов
Код Д/Р
Вспомогательный столбец, указывает на принадлежность статьи к расходной или доходной части бюджета
Название бюджета
Показывает, в какой бюджет попадет сумма из соответствующей строки – БДР, БДДС, в оба бюджета или будет задействована при подготовке справочной информации
Статья затрат/дохода, Подстатья-1, Подстатья-2
Указываются основные статьи доходов или расходов, а также подстатьи первого и второго уровня (все в соответствии со справочником)
Примечание
Дополнительная информация о статье (расчет, поставщик товара, услуги и др.)
Количество за год, шт.
Приводится итоговое количество единиц товара, работ, услуг за год
Цена, руб.
Отражается цена за единицу товара, работы, услуги. Если цена изменяется в течение года, то указывается средняя цена за год, которая рассчитывается по формуле: Средняя цена = Стоимость за год : Количество за год
Месяц, квартал, год
Указывается стоимость товаров, работ, услуг за указанный в названии период

Скачать пример в excel БДР и БДДС могут авторизованные пользователи >>

Методические рекомендации по управлению финансами компании

Вложенные файлы

Доступно только подписчикам
  • Файл Excel, с помощью которого формируются бюджет движения денежных средств и бюджет доходов и расходов на основе одной таблицы..rar


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль