Отличие управленческого и финансового учета

Что такое финансовый и управленческий учет

Больше полезной информации по теме Бюджетирование, читайте по ссылке>>>

Для начала условимся: эта статья – не научное исследование. В ней не ставится цель: найти десятки определений, докопаться до всех терминологических различий и дать новую трактовку старому термину. Поэтому безапелляционно возьмем за основу утверждение: бухгалтерский учет – то же самое, что финансовый.

При таком подходе нет проблемы найти ответ на вопрос: «Что такое финансовый учет?». Он дан в статьях 1 и 5 Закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 г. Суммируем написанное там и получаем.

Бухгалтерский (финансовый) учет – это процесс, в ходе которого:

1. документируется и систематизируется информация о фактах хозяйственной жизни, активах, обязательствах, источниках финансирования, доходах, расходах;
2. применяются нормативные требования;
3. составляется бухгалтерская (финансовая) отчетность.

Для управленческого учета никакого закона нет. Поэтому определений для него – столько же, сколько их авторов. Однако уже в названии есть важная подсказка. Его главная цель – информационное обеспечение процесса управления внутри предприятия.

Еще момент: исторически он был связан, прежде всего, с затратами и калькулированием себестоимости. Позднее функционал расширился и теперь он включает:

• бюджетирование. Значит, оперирует не только фактическими, но и плановыми показателями, контролем за их исполнением, анализом отклонений;
• систему обоснования не только оперативных, но и стратегических решений бизнеса. Например, стратегия, оцифрованная через сбалансированную систему показателей BSC, найдет свое отражений в KPI сотрудников. Сбор информации для последних – сфера управленческого учета.

Итак, ответ на вопрос «Что такое управленческий учет?» будет таким: это процесс сбора и обобщения информации, в том числе плановой, для принятия эффективных решений в сфере оперативного и стратегического управления предприятием.

На схеме мы показали основные исторические вехи его становления и развития.

 Рисунок 1. Управленческий учет: история

Управленческий учет – не просто родственник бухгалтерскому. Он – его детище, так как появился из проблем, которые не решала традиционная бухгалтерия.

К ним относятся:

• Учет исключительно фактических данных, ограниченная возможность встраивания плановых показателей и фиксации отклонений. Например, в практике коммерческих организаций для учета отклонений есть только два счета 16 и 40. Оба применяются вариативно, если организация выбирает учет материалов и готовой продукции по плановой (нормативной) оценке;
• Формирование отчетности по прошлым периодам. Причем по формам, которые «спущены сверху» законодателями и заполняются с существенным опозданием. Например, на формирование годовой отчетности коммерческим организациям в РФ дается три месяца (п. 2 ст. 18 Закона «О бухгалтерском учете»). Выходит, предприятие вступает уже во второй квартал, но может все еще не видеть финансовый отчет по прошлому году;
• Необходимость дополнять учет финансовым анализом, чтобы выявлять проблемы предприятия, да и то – только в общем, а не по отдельным подразделениям, продуктам, бизнес-процессам.

О родственной связи двух учетов говорит также сходство принципов. Сначала рассмотрим общие базовые положения. Потом перейдем к тем, которые выделяются только для управленческого учета.

Принципы бухгалтерского учета

Часть из них есть в Законе № 402-ФЗ. Это требования:

• документирования (статьи 9 и 10);
• денежного измерителя (статья 12);
• установления отчетного периода и отчетной даты (статья 15).

Другие – содержатся в Положениях по бухгалтерскому учету (ПБУ). Например, в пунктах 5 и 6 ПБУ 1/2008 приводятся принципы:

• имущественной обособленности предприятия;
• непрерывности деятельности;
• приоритета содержания перед формой и т.д.

Существует еще целый блок основополагающих постулатов, которые сформулировали исследователи теории и практики учета.

Обобщим все это воедино и выделим шесть принципов, которые являются общими для бухгалтерского и управленческого учета.

 Рисунок 2. Принципы бухгалтерского и управленческого учета

Принцип 1. Полнота и достоверность.

Если продукт сделан из бракованного материала, значит, он и сам – бракованный. Если отчетность составлена по искаженным и/или неполным исходным данным, то она заведомо неверна.

Главная задача ответственных за систему учета на предприятии – обеспечить надежность информации. И для бухгалтерского, и для управленческого учета источник фактических сведений, по сути, един. Одни и те же хозяйственные операции, которые подтверждаются первичными документами. Особенно это так в части затрат и калькулирования себестоимости.

Кроме того, управленческий учет оперирует прогнозными значениями и макроэкономическими данными. Отчетливо это прослеживается при подготовке бюджетов предприятия, где все цифры – сплошь плановые, а также принимаются во внимание валютные курсы, индекс инфляции и даже промышленный рост.

Суть принципа сводится к тому, чтобы вобрать в учетную систему требуемую информацию без искажений и изъятий. Причем как намеренных, так и по оплошности.

Принцип 2. Своевременность.

Подход «лучше поздно, чем никогда» в учете не работает. Если инвентаризацию незавершенного производства делать лишь через месяц, то данные по запасам и себестоимости продаж как минимум за полугодие (каждый второй месяц) окажутся неправильными. Это демонстрация того, что случится, если пренебречь своевременным сбором и фиксацией информации.

Принцип 3. Релевантность.

Релевантность предполагает не только привязку ко времени, чем перекликается со своевременностью, но еще и соответствие нуждам пользователей. Допустим, у руководства есть вопрос: «Какой продукт снять с производства в условиях ограничений по мощности и рабочим?» Вряд ли ответом на него станет отчет о реализации в разрезе географических сегментов. И дело не в бессмысленности последнего. Сам по себе он очень важен. Проблема в другом: он не дает базы для принятия конкретного решения. Вопрос не в том: где лучше всего идут продажи, а в том, какая продукция маржинальнее на единицу ограничивающего фактора.

Принцип 4. Целостность.

Если учет образно представить как мясорубку, то на входе в нее – информационные потоки, внутри – процесс обобщения данных, на выходе – готовые формы отчетов. Понятное дело: «перемалывать» можно, что угодно. Но нужно ли?

Когда делаете мясной фарш, то ведь не кладете в него вообще все, что есть в холодильнике. Так и с информацией. Если ни составители отчетов, ни их пользователи не понимают, зачем им какая-то табличка, то не надо тратить время и силы специалистов на ее заполнение. Например, можно фиксировать:

• сколько часов в месяц сотрудники «сидят» в соцсетях в рабочее время по личным вопросам;
• на сколько и как часто опаздывают;
• уходят ли раньше времени.

Однако если по итогам месяца премия распределяется одинаково между пунктуальными работягами и любителями побездельничать, то какой смысл в сборе такой информации?

Итак, целостность предполагает: учет – система, которая действует в интересах управления. Если в ней есть элементы, ни на что не влияющие, их надо упразднить.

Принцип 5. Рациональность (эффективность).

Рациональность (иначе эффективность) – это связанная с целостностью, но чуть другая грань. Суть: затраты на сбор и обобщение информации не должны превышать выгод от нее.

Отследить реализацию данного принципа сложнее, чем предыдущего. Стоимость затрат и ценность выгод – не всегда очевидны и порой тяжело поддаются подсчету. Но от этого принцип не утрачивает своей актуальности. Вот два примера.

В крупной компании есть отдел бюджетирования из десяти человек. Однако фактические данные всегда расходятся с плановыми значениями минимум на треть. Расходы в данном случае очевидны. Это зарплата сотрудников, отчисления с нее, а еще траты на офисную технику и канцелярские принадлежности. Про выгоды – вопрос открыт. Если факт всегда разнится с планом на десятки, а то и сотни процентов, зачем нужен такой план? Если пойти с вопросами дальше: зачем нужны работники, которые его формируют?

Больше про ошибки в бюджетировании читайте в статье «Бюджет предприятия».

У принципа есть и другое крайнее проявление. Вот второй пример. На предприятии малого бизнеса единственный бухгалтер выполняет функции кадровика, юриста и даже секретаря. Причина: руководитель не считает нужным вводить в штат эти должности. В итоге бухгалтер едва успевает «вбивать первичку» в 1С и сдавать налоговые декларации. Даже на скромный анализ финансовых показателей и формирование самых простых, но полезных – причем полезных, прежде всего, руководителю – внутренних управленческих отчетов не остается времени. С точки зрения затрат – ситуация очень рациональна. С позиции выгод, абсолютно неэффективна.

Принцип 6. Интерпретируемость и коммуникация.

Информация имеет ценность только тогда, когда ею пользуются. Пользоваться тем, что не понимаешь, нельзя или, по крайней мере, очень трудно.

И бухгалтерский, и управленческий учет – сложные системы, в которых непосвященным разобраться нелегко. Поэтому работник учетной сферы должен сам видеть за цифрами отчетов факты о бизнесе (уметь их интерпретировать). Кроме того, обладать навыками объяснить при необходимости, как сформированы показатели и чем объясняется их значение (коммуницировать по профессиональным вопросам).

Принципы управленческого учета

Перейдем к принципам управленческого учета. Нумерацию продолжим, так как предыдущие шесть базовых положений относятся к нему в полной мере.

Принцип 7. Разные затраты для разных целей.

Исторически управленческий учет тесно связан с затратами. Для их группировки существует несколько разнородных подходов. Используйте те из них, которые пригодятся для решения задач управления вашим предприятием. Вот примеры.

Деление затрат на переменные и постоянные поможет в поиске ответов на вопросы:

• какой продукт убрать из линейки, если мощности предприятия ограничены?
• стóит ли брать заказ на производство оптовой партии продукции по цене ниже ее полной себестоимости?
• что выгоднее – приобретение комплектующих на стороне или производство своими силами?
• какой товар дает бóльший вклад в покрытие постоянных расходов и является наиболее маржинальным?
• чему равны точка безубыточности и запас финансовой прочности для конкретного вида работ или услуг?

Сбор и обобщение прямых и косвенных затрат поможет:

• рассчитать полную себестоимость;
• определить финансовый результат от продажи каждой единицы продукта с учетом распределения косвенной составляющей трат;
• как следствие, принимать обоснованные стратегические решения в сфере ценообразования.

Нормативные затраты и рассчитанные в связи с ними отклонения – это:

• сигналы о том, что либо все нормально, либо где-то есть проблема. Например, перерасход материалов из-за брака, превышение расходов на оплату труда из-за простоев не по вине рабочих или нерационального использования фонда рабочего времени;
• возможность увязать вознаграждение ответственных лиц с результатами их труда. То есть проследить: какими вышли отклонения и что сделали, чтобы их предупредить.

Подробнее о подходах к классификации читайте в публикации «Статьи затрат».

Принцип 8. Мотивация, моделирование поведения и ответственность.

Управленческий учет не только помогает принимать верные решения. Это еще и инструмент мотивации и оценки деятельности менеджеров:

• закладывайте в бюджеты обоснованные показатели, которые реально достичь, но работая не спустя рукава, а в полную силу;
• увязывайте их достижение с зарплатой сотрудников, которым подконтрольны эти показатели;
• тем самым формируйте нужную организации модель поведения со стороны работников.

Конечно, такие фразы – из области «Сказать легко. Как сделать?». Однако отметим: на данном этапе развития управленческого учета особую роль в нем играет именно поведенческий подход. Хотя он и не нов. Например, еще в начале прошлого века специалист в области научной организации труда Х. Л. Гант сформулировал жесткое, но справедливое правило: «Все сверхнормативные траты относите на виновных лиц и никогда не включайте в затраты предприятия».

Принцип 9. Подконтрольность или знать, с кого и за что спрашивать.

Идея использовать отклонения от норм как оценку деятельности ответственных лиц в итоге трансформировалась в концепцию центров ответственности и выделение в составе затрат еще двух элементов: контролируемых и неконтролируемых.

Этот принцип управленческого учета влияет, в том числе на организационную структуру предприятия. В идеале взять за основу технологический процесс производства и сбыта и определиться с тем, где будут:

• центры затрат;
• центры доходов и/или прибыли;
• центры инвестиций.

В ведении каждого центра есть только некоторые параметры, которые ему подотчетны. Например, бухгалтерия не отвечает за объем продаж, а отдел маркетинга не имеет никакого отношения к реальным или портфельным инвестициям. Исходя из этого формируется набор показателей, за которые отвечает менеджер конкретного подразделения.

Принципы управленческого учета помогают определиться с тем, каковы его цель и задачи.

 Рисунок 3. Цель и основные задачи управленческого учета

Отличия бухгалтерского учета от управленческого

Выше мы уже коснулись вопросов сравнения бухгалтерского и управленческого учета. Конкретизируем некоторые моменты и приведем дополнительные отличительные черты.

Таблица 1. Бухгалтерский и управленческий учет: в чем разница

Заблуждения про управленческий учет

Бухгалтерский учет регламентируется законодательно. Поэтому ошибаться по вопросам его постановки и ведения – трудно. Для управленческого учета нормативных актов нет. Из-за этого некоторые моменты оказываются спорными. Рассмотрим два из них.

Заблуждение 1. Бухгалтерский и управленческий учет – автономные системы, которые никак не связаны.

Правда в том, что они оба основываются на одних и тех же фактических данных. Последние берутся из первичных документов. Поэтому отделить одно от другого нельзя.

Кроме того, управленческий учет можно интегрировать с бухгалтерским через систему двойной записи и 30-е счета. Если использовать подход, который приводится в статье «План счетов», то на них вы будете видеть информацию о затратах в разрезе:

• пяти элементов;
• прямой и косвенной составляющей;
• мест возникновения и центров ответственности.

Большую часть управленческих отчетов, которые используются в компаниях, можно формировать на основе бухгалтерского учета. Оперативность данных и детальность управленческой информации не пострадает. Смотрите, как внести необходимые для ведения управленческого учета корректировки в существующий план счетов и разработать правила учета документально не подтвержденных операций. Как вести управленческий учет на основе бухгалтерских данных

Заблуждение 2. Управленческий учет нужен только крупному бизнесу.

Конечно, большие компании могут содержать целый штат специалистов управленческого учета. На малых предприятиях все упирается в невозможность выделить сотрудника, который будет заниматься исключительно этими вопросами.

Однако стоит подумать над двумя моментами.

Первый. Если бухучет автоматизирован, то считайте: база для формирования управленческой отчетности у вас уже есть. Когда аналитика к затратным счетам задана грамотно, то по анализу счета 20 из «1С» вы сумеете:

• выделить переменные и постоянные затраты на продукт и вычислить точку безубыточности;
• рассчитать маржинальность в разрезе номенклатурных позиций;
• провести факторный анализ себестоимости и т.п.

Все это – вотчина именно управленческого учета.

Второй. Наверное, вам приходилось слышать: «Бухгалтеры как профессия скоро исчезнут. Их заменит поголовная автоматизация». Отчасти это правда. Та же «1С» взяла на себя многие рутинные операции. На этом фоне ценность сотрудника учетной сферы для организации любого масштаба тем выше, чем больше он привносит того, что не дает стандартный программный продукт. Например, умеет:

• выбрать из разных вариантов калькулирования себестоимости тот, который выгоден предприятию;
• задать группировку затрат, ориентированную на потребности организации;
• придумать формат внутренней отчетности, данные которой лягут в основу ценообразования, выстраивания продуктовой линейки, мотивации персонала и т.п.

Больше о том, как учетная методология способна влиять на финансовые результаты, читайте в статьях:

• себестоимость реализованной продукции;
• метод ФИФО.