Статья подскажет, как сохранить конфиденциальные данные и избежать проблем с утечкой финансовой информации из компании. Скачайте образцы положений о коммерческой тайне.
Информация, составляющая коммерческую тайну
В федеральном законе четко прописано, что следует считать коммерческой тайной. Это особый режим по обращению с определенной информацией, который вводится приказом руководителя.
Закон определяет характер этой информации. Это сведения о компании и способах работы в ней. Во-первых, они имеют коммерческую ценность, так как неизвестны третьим лицам. Например, это производственное ноу-хау. Во-вторых, у людей со стороны нет доступа к этой информации на законном основании.
Какая конкретно информация может охраняться законом? Это должно быть отражено в положении.
Дополнительные материалы к статье:
Информация прописывается без лишней конкретики, перечислением общих пунктов. Не «8 июня 2020 года компания заключила сделку с компанией N», а «сведения о заключенных и планируемых сделках».
Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну
Это могут быть такие конфиденциальные данные как:
- сведения о контрагентах;
- персональные данные об акционерах, компьютерном оборудовании и программном обеспечении;
- сведения о товаро- и документообороте;
- содержимое корпоративного электронного почтового ящика;
- информация о собственных разработках и другое.
Перечень определяет руководство компании.
Закон «О коммерческой тайне» также определяет, что является разглашением. Это «действие или бездействие, в результате которых информация, составляющая коммерческую тайну, в любой возможной форме становится известной третьим лицам без согласия обладателя такой информации либо вопреки трудовому или гражданско-правовому договору».
Какие данные не относятся к коммерческой тайне
Согласно 98-ФЗ, целый ряд сведений не может быть засекречен. К таким данным относятся:
- учредительные документы, сведения о внесении в государственные реестры;
- о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия, государственного учреждения и об использовании ими бюджетных средств;
- социально значимые: о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке и т.д.;
- о численности и составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, и о наличии свободных рабочих мест, а также о задолженности работодателей по выплате заработной платы и социальным выплатам;
- о нарушениях законодательства РФ и привлечении к ответственности за это;
- об условиях конкурсов или аукционов по приватизации объектов государственной или муниципальной собственности;
- о размерах и структуре доходов НКО, о размерах и составе их имущества, расходах, численности, оплате труда их работников, о привлечении волонтеров;
- о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица;
- сведения, обязательность раскрытия которых или недопустимость ограничения доступа к которым установлена иными федеральными законами и другие.
Как предотвратить утечку информации, которая может разрушить бизнес
Узнайте, как ваши коллеги потеряли деньги из-за утечек данных и что они делают теперь, чтобы не пострадать снова. Активируйте гостевой доступ к Системе Финансовый директор и решите проблему без многомиллионных затрат.
Положение о коммерческой тайне: для чего необходимо
Введение такого режима направлено на то, чтобы компания с помощью охраны определенных сведений могла увеличить свои доходы, защитить себя от рисков, связанных с утечкой важной информации, сохранить и упрочить свое положение на рынке.
Другими словами, положение о коммерческой тайне – одно из средств обороны от конкурентов.
Обязательно ли положение о коммерческой тайне? Ответим так: «Что знают двое, то знают все». Если компания состоит из одного человека, что бывает весьма редко, то такой документ можно и не составлять. Для компаний и предприятий с численностью сотрудников в несколько сотен, тысяч человек положение о коммерческой тайне крайне необходимо и должно иметь значение не меньшее, чем уставные и иные обязательные внутренние документы (см. рис.1).
Рис.1. Виновные в утечке информации
Наличие такого документа в компании не является обязательным. Однако положение о коммерческой тайне позволяет привлечь к ответственности сотрудников, допустивших ее разглашение.
Одного наличия такого положения недостаточно. Еще при приеме на работу сотрудник должен ознакомиться с тем, что ему дают доступ к сведениям, составляющим коммерческую тайну компании. Ознакомление с приказом и положением проходит под роспись.
Если появляются новые сведения, которые можно отнести к коммерческим и производственным секретам, то руководство издает еще один приказ - о внесении изменений в действующее положение. Таков же порядок и в том случае, если из положения нужно исключить отдельные пункты или объединить их. С этим приказами сотрудники также должны ознакомиться и поставить свою подпись.
Рис.2. Виды ущерба
Как обеспечить сохранность коммерческой тайны в финансовой службе
Решение Системы Финансовый директор подскажет, как сохранить конфиденциальные данные и избежать проблем с утечкой информации из компании. Получите пошаговый план о том, как хранить данные, где и в каком виде содержать, как уничтожать и архивировать конфиденциальные документы.
Положение о коммерческой тайны: образец 2023
Составление документа можно поручить юристу компании или специалистам подразделения по вопросам внутренней безопасности.
Единственно верного, установленного законодательством, образца не существует, поэтому оно составляется на усмотрение компании, но с учетом правил оформления подобных документов.
И положение о коммерческой тайне предприятия, и положение о коммерческой тайне ООО должно иметь вид официального корпоративного документа: содержать в правом верхнем углу «шапку» с ФИО, должностью руководителя и словом «Утверждаю». В конце документа должен быть приложен лист согласования, включающий такие графы, как ФИО, должность и подпись сотрудника. Положение, содержащее несколько страниц, должно быть прошито, страницы пронумерованы, и заверено печатью и подписью на обороте последнего листа.
К положению должны также прилагаться обязательства сотрудников о неразглашении коммерческой тайны. Сотрудник должен указать, что дает согласие на доступ к этим сведениям, что он ознакомлен с порядком их охраны, положением, мерами ответственности, и обязуется выполнять все действия по сохранности коммерческой тайны компании. Структура этого документа должна включать ряд разделов (см. Таблицу 1).
Таблица 1. Структура положения о коммерческой тайне
| Раздел положения | Предмет | Комментарий |
|
Общие положения |
В них отмечены цель документа, круг его действия. | В этом пункте могут быть перечислены федеральные законы, регламентирующие обращение информации, персональных данных и т.д. |
|
Информация, составляющая коммерческую тайну |
В первом абзаце отмечается, что перечень информации, составляющей коммерческую тайну компании, определен настоящим положением и может быть изменен или дополнен в порядке, установленном для изменения настоящего положения. Далее следует перечисление сведений, которые компания относит к категории коммерческой тайны. |
В этой же части положения фиксируется порядок внесения изменений и дополнений в этот документ – кто и каким документом их вносит. |
|
Режим коммерческой тайны |
В этом разделе отражены порядок ознакомления сотрудников с положением, а также порядок маркировки материальных носителей, электронных документов и электронных почтовых сообщений грифом «Коммерческая тайна». Здесь стоит прописать, что следует считать разглашением: когда конфиденциальная информация стала известна третьим лицам, которые не должны были о ней знать. В последнем абзаце отмечается, что информация может быть передана третьим лицам, если это необходимо для осуществления деятельности компании, при этом третьи лица должны взять на себя обязательства по неразглашению коммерческой тайны. |
Также можно отметить, в отношении каких сведений режим коммерческой тайны действует постоянно, а в отношении каких – временно (к примеру, до срока исполнения обязательств, до окончания реализации проекта, до публикации открытых сведений и т.д.) |
|
Обязанности сотрудников |
В этой части положения обычно перечислены такие действия сотрудников, как:
Последний абзац содержит напоминание о том, что незаконное разглашение коммерческой тайны влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации. |
В соответствии с 98-ФЗ ответственность за разглашение коммерческой тайны может быть разной. Работник, скорее всего, будет наказан дисциплинарно – штрафом, предупреждением о неполном служебном соответствии, переводом на должность рангом ниже, вплоть до увольнения. Органы государственной власти и местного самоуправления несут гражданско-правовую ответственность. |
|
Заключительные положения |
Здесь, как правило, указано, когда настоящее положение вступает в силу – с момента подписания руководителем. |
Структура документа может выглядеть иначе и включать еще и такие разделы, как полномочия руководителя, используемые термины (коммерческая тайна, контрагент, разглашение, ответственность за разглашение коммерческой тайны и т.д.) и другие.
Ответственность за разглашение коммерческой тайны
Для сотрудника предусмотрена дисциплинарная, административная или уголовная ответственность (ч. 2 ст. 14 Закона № 98-ФЗ, ст. 22, 81, 192 ТК, ст. 13.14 КоАП, ст. 183 УК). При этом наказание варьируется от выговора до тюрьмы. Ведь тайны, которые он раскрыл, могут повлиять на деятельность организации.
Привлечь сотрудника к ответственности за разглашение можно даже спустя несколько лет после увольнения. Эти особенности прописывают в трудовом договоре. Срок сохранности данных не может превышать пяти лет.
Резюме
В итоге, положение о коммерческой тайне – это внутренний документ компании, составление которого не следует откладывать и важность которого нельзя недооценивать. Введение режима коммерческой тайны на предприятии или в компании – это своего рода страховка от целого ряда рисков, связанных с информационными процессами внутри бизнес-сообщества. Информация о компании, которая будет циркулировать в этом сообществе, должна быть дозированной и пройти ряд внутренних фильтров, в частности, режим коммерческой тайны – не зря же такой механизм предусмотрен в федеральном законодательстве.