Сотрудник, который несколько лет руководил бухгалтерией, отвечал за отчетность и налоги, а, возможно, и контролировал финансовые потоки, написал заявление об увольнении по собственному желанию. Как сделать так, чтобы уход главного бухгалтера не разрушил компанию?
Как оформить увольнение главбуха в 2019 году
Процесс ухода главбуха ничем не отличается от особенностей увольнения других сотрудников. Этот порядок оформлен прописан в статье 80 Трудового кодекса РФ.
Если работник написал заявление по собственному желанию, то он должен сообщить об этом работодателю за 14 дней до даты увольнения. Организация может пойти навстречу и отпустить сотрудника раньше времени, однако в случае с руководителем бухгалтерии это случается редко, так как на нем лежит большая ответственность и замкнуты многие процессы.
Как принять дела после увольнения главбуха
Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности, как и передача дел при увольнении главного бухгалтера вовсе не являются обязательными. Это всего лишь элемент профессиональной этики. Законодательством процесс увольнения главбуха никак не регламентирован. Вы можете разработать свои правила и закрепить их во внутренних документах. Мы же предлагаем придерживаться следующего алгоритма.
Шаг 1. Проведите инвентаризацию
Инвентаризация перед увольнением главбуха обязательна только, если он материально-ответственное лицо. А это возможно в ситуации, когда главбух занимает по совместительству должность кассира и подписал договор о полной материальной ответственности. В остальных случаях составить акт инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности – дело добровольное. Тем не менее, ее лучше провести, и вот почему.
Во-первых, вы узнаете, насколько отчетные данные соответствуют реальным.
Во-вторых, если увольняющийся главный бухгалтер, допустил нарушения, повлекшие штрафы и пени, вы их выявите. Ведь в ходе инвентаризации пересчитывают не только имущество, но и обязательства, в том числе и перед бюджетом.
В третьих, результаты инвентаризации пригодятся при приеме нового главбуха.
Читайте подробнее о том, как провести инвентаризацию дебиторской и кредиторской задолженности >>.
В ситуации, когда объем проверяемых данных большой, и в две недели уложиться нельзя, предложите главному бухгалтеру уволиться по соглашению сторон. В этом случае срок отработки может быть любым (о том, как оформить увольнение по соглашению сторон и выплатить компенсацию читайте здесь >>).
Порядок проведения инвентаризации подробно описан в Методических рекомендациях по инвентаризации имущества, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 года № 49. Поэтому останавливаться на нем мы не будем.
Как понять на собеседовании, сможете ли сработаться с главным бухгалтером
Я дважды брала на работу суперпрофессиональных главных бухгалтеров, которые увольнялись на первой же неделе. Этот негативный опыт заставил пересмотреть подход к собеседованию, рассказывает Валентина Ермакова, финансовый директор компании «Клевер-Медиа-Групп».
Результаты инвентаризации нужно оформить актом. Как быть, если главбух не согласен с результатами проверки и отказывается ставить свою подпись в акте инвентаризации? Нужно составить еще один акт за подписями тех же членов комиссии. В нем зафиксировать факт отказа сотрудника от подписи. В противном случае результаты инвентаризации без подписи главбуха могут признать недействительными, если дело дойдет до суда.
Шаг 2. Организуйте передачу дел
При увольнении главного бухгалтера в передаче дел заинтересованы обе стороны. Руководству нужно получить в целости и сохранности все дела, а бухгалтеру нужно уйти так, чтобы впоследствии к нему не предъявляли претензий и вспоминали исключительно добрым словом (подробнее о том, как правильно организовать передачу дел при увольнении сотрудника финансовой службы >>).
Оптимальный вариант – если уходящий сотрудник передаст дела своему преемнику. Для этого новый человек должен быть принят в штат. Поскольку место главбуха еще занято, новичка можно временно оформить на другую должность, к примеру, заместителя главного бухгалтера. Если кандидата на замену еще нет, то увольняющийся главбух передает дела своему заму, финансовому директору или руководителю организации.
5 основных проблем общения с главным бухгалтером - как их решить
Если договоритесь с главбухом, сможете быстрее внедрять новые решения и эффективнее управлять своей службой.
В случае увольнения главного бухгалтера передачу дел необходимо оформить приказом, в нем нужно указать кто, кому, в какой срок передает дела, каким документом оформляется процедура. Передача происходит по акту, который составляется в двух экземплярах. Один остается в организации, другой забирает уходящий сотрудник. Акт приема-передачи подписывают обе стороны – человек передающий дела и принимающий, а утверждает директор.
Акт можно составить в любой форме, главное – не забудьте указать в нем дату. В акте перечисляют наименования, даты и номера передаваемых документов. Если документов много, то достаточно указать папки или перечислить их в описи к акту. Утерянные бумаги, выявленные расхождения и несоответствия обычно также указывается в акте.
Шаг 3. Проверьте наличие технических средств
Следующее, что нужно сделать при увольнении главного бухгалтера – принять по списку всю технику, которую он использовал в работе. Имейте в виду, удержать с главбуха деньги за испорченный или утерянный ноутбук вы можете только в пределах его средней зарплаты (ст. 241 ТК РФ).
Причина в том, что случаи полной материальной ответственности четко определены законодательством. Она наступает, к примеру, если ущерб нанесен намеренно (это нужно доказать в суде) или сотрудник материально-ответственное лицо. Заключить с главбухом договор о полной матответственности нельзя, поскольку эта должность не поименована в перечне материально-ответственных лиц, утвержденном постановлением Минтруда РФ от 31 декабря 2002 г. № 85.
Обратите внимание, доказать что главбух несет полную материальную ответственность по так называемому «разовому документу» не получится даже в суде. Если сотрудник расписался в накладной, ведомости или другом документе, его подпись свидетельствует лишь о том, что он получил имущество. Считать эти бумаги разовым документом, на основании которого наступает полная ответственность в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 243 Трудового кодекса РФ нельзя. Причина в том, что бухгалтер использует технику «для выполнения своей трудовой функции», а не отвечает за ее хранение. К таким выводам приходят суды в аналогичных спорах, пример — Постановление президиума Санкт-Петербургского городского суда от 12.03.2014 № 44г-38/14.
Шаг 4. Правильно оформите документы
Инвентаризация закончена, дела переданы. Осталось издать приказ и внести запись в трудовую книжку. Если главбух увольняется «по собственному» или по соглашению сторон, здесь все просто. Давайте разберемся с ситуациями, когда есть конфликт и руководство ищет статью для увольнения. По какому основанию бухгалтера можно уволить и когда это сделать нельзя?
Особые случаи увольнения главного бухгалтера
Помимо общих оснований увольнения для главных бухгалтеров законодательством предусмотрены и специальные. Их два — смена собственника имущества организации (ч. 4 ст. 81 ТК РФ) и принятие необоснованного решения (п. 9 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
Смена собственника имущества организации. Этот случай встречается крайне редко, поскольку речь идет именно о смене собственника имущества организации, а не о смене ее собственников (участников). Смена собственника имущества – это приватизация, национализация и некоторые другие ситуации, они перечислены в пункте 32 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»). Запомните, уволить главбуха при смене участников в АО или ООО нельзя!
Принятие необоснованного решения. Увольнение главного бухгалтера по этому основанию возможно, если его необоснованное решение повлекло за собой «нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации». Здесь важно наличие одновременно нескольких условий:
- главбух принял решение. Бездействие, например, неуплата налогов, к решениям не относится. Если только вы не соберете доказательства, что налоги не уплачены в результате осознанно принятого сотрудником решения;
- наступили неблагоприятные последствия в виде прямого ущерба. Упущенная выгода ущербом не считается;
- между неблагоприятными последствиями и решением должна прослеживается связь. Кроме того, последствий можно было избежать, если бы бухгалтер принял другое решение;
Увольнение главного бухгалтера по этой статье – мера дисциплинарного взыскания (ч. 3 ст. 192 ТК РФ), поэтому применить ее можно в течение ограниченного периода. С одной стороны, уволить сотрудника можно не позднее одного месяца со дня, когда вы обнаружили проступок. Из этого периода исключаются дни болезни, отпуска и время, необходимое на соблюдение процедуры учета мнения представительного органа (ч. 3 ст. 193 ТК РФ).
С другой стороны, дисциплинарное взыскание нельзя применить позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, внутренней или аудиторской проверки – позднее двух лет со дня его совершения. В любом случае, увольняя главного бухгалтера по этому основанию, будьте готовы представить доказательства, если дело дойдет до суда.
За что нельзя уволить главбуха
Иногда к бухгалтерам пытаются применить не имеющие к ним отношения статьи Трудового кодекса РФ. Так, увольнение главбуха по причине утраты доверия невозможно (п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ), поскольку его работа не связана с непосредственным обслуживанием материальных ценностей и с ним не заключен договор о материальной ответственности.
Разъяснение дано в пункте 45 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2: «расторжение трудового договора с работником по пункту 7 части 1 статьи 81 ТК РФ в связи с утратой доверия возможно только в отношении работников, непосредственно обслуживающих денежные или товарные ценности (прием, хранение, транспортировку, распределение и т.п.), и при условии, что ими совершены такие виновные действия, которые давали работодателю основание для утраты доверия к ним».
Кроме того, невозможно увольнение главного бухгалтера за «однократное грубое нарушение руководителем организации (филиала, представительства), его заместителями своих трудовых обязанностей» (п. 10 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Об этом сказано в пункте 49 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2.