Автоматизация учета по МСФО на базе «1С». Практический опыт

В структуре ГК «Пионер» 50 дочерних компаний, которые работают на территории Москвы и Санкт-Петербурга. Бухгалтерский и налоговый учет мы ведем в «1С». Раньше подготовка отчетности по МСФО происходила путем трансляции данных в промежуточные таблицы Excel, конечный результат переносился в специализированную программу на базе Access. Было автоматизировано несколько участков, однако такой масштабный блок, как внутригрупповые операции (ВГО), осуществлялся вручную. Трансформация данных отнимала массу времени.

Если кратко, подготовка отчетности по МСФО происходила так. Бухгалтеры заполняли вручную пакет отчетов (формы сбора данных) в Excel. Данные импортировали в Access - в этой программе вручную создавали необходимое количество корректировок. Делали сверку ВГО, если что-то не сходилось, то процесс повторялся. Отдел МСФО получал информацию от всех компаний, обрабатывал и проверял ее. Итоговые отчеты и примечания заполнялись вручную - программа позволяла видеть только общую картину.

Больше полезной информации по теме Бюджетирование, читайте по ссылке>>>

На обработку информации по ВГО и остаткам требовалось три недели. Ручное заполнение пакета отчетности из 29 форм ввода данных по каждой дочерней компании, 50 итоговых отчетных форм и примечаний занимало до полутора месяцев. В среднем на подготовку отчетности уходило до двух-трех месяцев. Так как сдать ее требовалось в сжатые сроки, на время ее формирования приходилось либо увеличивать штат, либо принуждать бухгалтеров и специалистов по МСФО работать сверхурочно. Ко всему прочему отмечу, что наша компания имеет облигационные займы, получила рейтинг на рынке, поэтому есть определенные требования к ней, и акционеры уделяют огромное внимание именно международной отчетности. А когда руководство компании приняло решение о подготовке и проведении полугодового аудита (ранее был только годовой), то проблема встала наиболее остро. Предприятию требовалась информационная система, которая позволила бы упростить сбор данных от дочерних компаний и ускорить формирование консолидированной отчетности по МСФО.

Автоматизация учета: проблемы и решения

Мы используем решения «1С» («1С: Управление производственным предприятием 8» и «1С: Бухгалтерия 8»). Поэтому экспериментировать не стали, выбрали для автоматизации учета по МСФО «1С: Управление холдингом 8» - новое комплексное решение класса CPM (Corporate Performance Management), разработанное на инновационной платформе «1С: Предприятие 8.3». Партнером по внедрению стала компания ООО «МКСКОМ», которая является партнером «1С», имеет опыт автоматизации задач управления финансами в холдингах и успешно реализовала более ста проектов в области автоматизации управления, интеграции и учета.

Стартовый проект мы запустили в московском регионе. Сначала решили сформировать параллельно две отчетности, в новой системе и старым способом, используя Excel-файлы, но потом пошли на риск: полностью автоматизировали заполнение форм ввода данных с помощью добавления в основные справочники учетных систем унифицированных реквизитов МСФО.

• Как за шесть месяцев создать собственную систему для автоматизации бюджетирования

Не буду лукавить, мы очень переживали о том, что в случае ошибок вся отчетность окажется неверной. Ведь времени на разминку не было - процесс автоматизации учета был практически совмещен со сдачей полугодовой отчетности. Плюс играл роль человеческий фактор. Новая программа в бухгалтерии воспринималась нелегко. У сотрудников не было уверенности, все ли пройдет гладко. Представляете, 20 бухгалтеров мне постоянно звонили, задавали вопросы!

Специально для них был проведен тренинг. Сотрудников разделили на две группы, и каждая проходила обучение один день. Затем вместе с бухгалтерией мы проверяли отчетность на корректность - применяли полученные знания на «передовой». Поскольку в результате проверка заняла всего два дня вместо двух недель - бухгалтерия стала более лояльной. Успокоилась.

Результаты автоматизации учета

Проект автоматизации учета был выполнен за полтора месяца - один месяц настройка и полмесяца тестирование. Был автоматизирован процесс формирования итоговых отчетов и примечаний, а также основных корректировок и сверка ВГО. Это позволило упростить важнейший этап трансформации отчетности.

Перечислим основные результаты автоматизации учета. 

1. С двух-трех недель до трех-четырех дней сокращено время на первичное заполнение форм ввода данных (сверку ВГО), и то потому, что возникают нестандартные ситуации, например, агентские договоры, договоры долевого участия. Мы унифицировали и автоматизировали корректировки, в том числе и наиболее сложные: повтор проводок предыдущего периода, импорт ручных корректировок из электронных таблиц. Это позволило сократить время на технические операции при трансформации отчетности до одной недели и уделить внимание анализу информации, сравнению данных с предыдущими периодами, прогнозированию.
2. Минимизировано количество ручного труда. Оно составляет менее 10 процентов: это проводки по нетиповым операциям, например авансы, выданные под приобретение основных средств. То есть там, где нужны суждения, применить проводку или нет, вносим ее через шаблон корректировок и записываем в систему. Если корректировка повторяется, то ее автоматизируют.
3. Бухгалтерия сократила трудозатраты на обработку Excel-файлов и представление данных в отдел МСФО. Руководство компании получило возможность не расширять штат бухгалтеров для подготовки отчетности, хотя для этого были все предпосылки.
4. Пользователи могут за несколько «кликов» спуститься до первичной операции благодаря интеграции системы с ERP и учетными решениями предприятия. Это помогает сотрудникам быстро проводить необходимый анализ отчетности. Аудиторы задают меньше вопросов, так как сами могут «провалиться» до первичного документа.
5. Основной подход и внешний вид трансформационного отчета остались прежними. В новой программе есть структурное представление данных, схематичность — это очень удобно. Наглядная трансформация отчетности была реализована в привычной сотрудникам табличной модели заполнения Trial Balance (ОСВ МСФО), и им не пришлось привыкать к новым формам документов (см. рисунок ниже).
6. Новая программа дает формы отчетов, которые позволяют быстро анализировать данные. Например, вся бонусная программа в ближайшее время будет подвязана под отчетность МСФО. Сейчас уже можно сформировать отчет одной кнопкой, посмотреть, какую долю составляет Москва в общем объеме. Также настроены следующие отчеты: Реестр корректировок с аналитиками, Реестр корректировок, Сводный ОСВ МСФО Аналитики, Сводный ОСВ МСФО. Планируем сформировать шаблоны в Сводном отчете ОСВ МСФО для более удобной расшифровки приложений и итоговых отчетов.
7. Мы закрыли и подписали в срок полугодовую международную отчетность. И это самый главный показатель работы новой системы, поскольку ранее используемая программа не позволяла формировать отчетность в сжатые сроки.

Выводы и рекомендации по автоматизации учета

После внедрения новой программы в московском регионе и формирования полугодовой отчетности мы заметили огромную разницу с питерским направлением, ведь оно еще было не автоматизировано. Руководство изначально сомневалось, нужно ли его переводить на новую систему, но когда увидело отличия, то все вопросы отпали. Проект автоматизации там длился месяц. Теперь отчетность всей нашей компании за 2014 год будет уже в новой программе. Планируем подписывать ее уже как публичная компания, делать упор на анализ и прогнозирование международной отчетности.

• Как автоматизировать работу казначейства без существенных затрат. Опыт практика

И в заключение хочу еще раз отметить, что процесс перехода на новую систему достаточно сложный, особенно психологически. Нужно помнить, что из-за различий в учетной политике МСФО и РСБУ невозможно учесть все нюансы в типовой конфигурации системы. Требуется серьезная методическая работа перед запуском проекта, дополнительные настройки системы. Следует грамотно составить техзадание на доработку функционала типового модуля так, чтобы он максимально удовлетворял требованиям компании. Важно аккуратно вносить все изменения в программу и отражать их в техзадании, чтобы можно было найти корректировки в системе.

Личное мнение

Маргарита Барыкина, методолог по МСФО группы автоматизации управленческого учета и корпоративной отчетности фирмы «1С»

Новое прикладное решение «1С: Управление холдингом 8» поддерживает учет по МСФО в двух моделях — транзакционной и трансформационной. Транзакционная модель учета наиболее эффективна, когда учет по МСФО ведется в той же информационной системе, что и учет по РСБУ. Трансформационный подход рекомендую использовать, если данные РСБУ передаются дочерними и зависимыми обществами в виде форм сбора данных. Для обоих вариантов учета в новой системе реализованы функции трансляции финансовой информации РСБУ на план счетов МСФО. Кроме того, автоматизированы расчеты и отражение для целей МСФО 14 объектов, учетные политики, учет и оценка которых, как правило, отличается в РСБУ и МСФО, например основные средства, нематериальные активы, лизинг, начисление операций (accruals), резервы по запасам и дебиторской задолженности и т. д.

Также в системе реализована подготовка пакета индивидуальной и консолидированной отчетности с примечаниями. Разработан инструмент сверки и элиминации внутригрупповых операций (портал сверки внутригрупповых операций), обеспечивающий сверку в режиме «Каждый с каждым», кардинально снижающий нагрузку на управляющую компанию и дочерние общества. Портал поддерживает произвольную детализацию сверки, урегулирование расхождений и содержит сервисы, упрощающие коммуникации в процессе сверки и сокращающие ее сроки. Конструктор шаблона сверки внутригрупповых операций поддерживает основные стандартные варианты элиминационных корректировок: элиминация внутригрупповых остатков на балансе, элиминация внутригрупповых оборотов в ОПУ, расчет и элиминация нереализованной прибыли/убытка по внутригрупповым реализациям ТМЦ.

При консолидации поддерживаются обе модели учета инвестиций по МСФО: метод долевого участия и метод приобретения. Система позволяет организовать периметр консолидации таким образом, чтобы консолидировать отчетность по нескольким субхолдингам в рамках одного холдинга. В ней автоматизированы следующие операции:

• параллельный учет инвестиций, что позволяет хранить информацию о поступлениях, выбытиях, частичных выбытиях и докупках долей;
• расчет эффективных долей владения для групп, у которых имеются доли владения в компаниях не только напрямую, но и через другие дочерние предприятия (косвенное владение);
• расчет и отражение гудвила (в том числе и отрицательного), неконтролирующей доли участия;
• элиминация инвестиций в дочерние предприятия и их чистых активов;
• расчет эффекта от частичных выбытий-приобретений долей владения;
• расчет и отражение инвестиции и результата в прибыли/убытке и прочем совокупном доходе ассоциированных и совместных предприятий.

Полезный материал? Добавьте страницу в закладку, сохраните, распечатайте или переадресуйте.