Как автоматизировать работу казначейства без существенных затрат. Опыт практика

5792
Привалов Дмитрий
начальник финансово-экономического отдела ООО «Иркутскэнергосвязь»
Чтобы добиться качественного выполнения казначейских функций и повысить финансовую дисциплину компании, достаточно собственными силами создать базу данных, позволяющую вести учет заявок на оплату, проверять их на соответствие бюджету и в случае положительного решения выписывать финансовые распоряжения. В качестве инструмента можно использовать Access. Созданная в программе база может пригодиться и компаниям, которые пока не планируют внедрять готовые решения для автоматизации казначейства.

С момента образования ООО «Иркутскэнергосвязь» в 2002 году и до 2005 года, когда был создан полноценный финансовый отдел, в компании не было единой политики в части управления деньгами предприятия. Отсутствовал оперативный бюджет движения денежных средств (БДДС), ответственность за проведение платежей ни за кем не была закреплена, любая оплата проводилась после утверждения генеральным директором. По мере развития компании и роста платежей стало понятно, что необходимо обеспечить эффективное управление финансами. В компании разработали форму БДДС и бланк финансовой заявки на оплату, а затем утвердили положение, регулирующее процесс подачи заявок, а также определяющее порядок подготовки оперативного БДДС.

Тогда же учет поступающих заявок и формирование финансовых распоряжений на оплату автоматизировали с помощью самописной базы в Access. Готовое решение покупать не стали. Во-первых, нужно было реализовать задуманные преобразования максимально оперативно. На изучение и внедрение программного обеспечения не было времени. Во-вторых, Access позволял настроить все так, как нужно самой компании. Используемый язык программирования (VBA, Visual Basic for Application) был хорошо знаком специалистам.

Теперь подробнее о структуре решения и порядке работы с ним.

Главное меню

Работа в системе начинается с «Главного меню» (см. рис. 1). Оно открывает доступ к модулям, которые отвечают за работу с поступающими заявками, формирование финансовых распоряжений, создание новых сессий, редактирование справочников и др. В этом же окне раз в месяц задаются пути к каталогу для загрузки финансовых заявок (это может быть общая папка на сервере), а также к БДДС на ближайший месяц.

рисунок 1. Главное меню системы

Как автоматизировать работу казначейства без существенных затрат. Опыт практика

Входящие

Модуль предназначен для обработки поступающих финансовых заявок (см. рис. 2). Форма для них унифицирована (шаблон можно скачать вместе с базой в Access). Перед началом работы с модулем в каталог, предназначенный для загрузки заявок, необходимо поместить поступившие запросы (программа «подхватит» файлы в формате Excel). Затем нажать кнопку «Загрузить бланки» – после подтверждения операции список заявок в окне «Входящие» обновится.

Обратите внимание: несмотря на то, что в бланке есть обязательное поле «Контрагент», в окне «Входящие» в нем будет отражено значение «Контрагент не указан». Это сделано умышленно, ведь автор заявки может ошибиться в наименовании компании или привести его не в том формате, как это сделано в справочнике «Контрагенты». Поэтому понадобится вручную выбрать имя делового партнера из списка, а если его там нет, добавить в справочник. Кстати, в серой области под полем «Контрагент» отображается оригинальное наименование юридического лица из заявки, поэтому вероятность ошибочного выбора минимальна. Аналогичный механизм применяется и при выборе заявителя по каждому запросу. После загрузки заявкам присваивается уникальный код, который можно отредактировать. Однако делать это стоит осторожно, чтобы исключить повторение индексов.

Атрибуты платежа можно просмотреть и скорректировать, выделив нужный из списка. Если в заявке указан правильный код статьи, соответствующий справочнику базы данных, то он будет присвоен автоматически. Остается нажать кнопку «Бюджет», чтобы загрузить данные по лимитам в каждую заявку. Если последние соответствуют бюджету, то регистрируются в журнале финансовых заявок (кнопка «Регистрация») и перемещаются в журнал (только при условии, что все поля были заполнены правильно).

рисунок 2. Модуль «Входящие»

Как автоматизировать работу казначейства без существенных затрат. Опыт практика

Сессии

Модуль используется для обобщения данных по операциям со средствами и выгрузки информации о перечислениях в оперативный БДДС (для пересчета лимитов по статьям). Сессии открываются каждый день, когда проводятся платежи. Делается это так: сначала нужно ввести дату сессии в соответствующем поле, а затем нажать кнопку «Открыть новую». Система предложит ввести остатки по всем местам хранения денежных средств. Теперь можно приступить к формированию финансовых распоряжений.

После того как распоряжения сформированы, нужно вернуться в модуль «Сессии» и вновь выбрать текущую дату. В верхнем списке отобразятся остатки по всем местам хранения средств, а в нижнем списке (после нажатия на кнопку «Обновить») – сумма распоряжений по каждому из них.

Теперь сотруднику, работающему с базой, достаточно распечатать реестр финансовых распоряжений. Изначально в системе уже есть специальная настройка – реестр печатается в двух экземплярах: «принял» и «выдал». Один экземпляр остается у работника, ответственного за выгрузку платежей в банк, а другой – у того, кто формирует распоряжения. Это позволяет контролировать совершаемые операции.

Заключительное обязательное действие в модуле – завершение сессии. Эта операция переносит суммы платежей в столбец «Оплата» файла оперативного бюджета движения денежных средств. В этот момент он не должен быть открыт, иначе запись в него будет невозможна. Об этом также стоит упомянуть в инструкции для сотрудников.

Журнал

В модуле «Журнал» (см. рис. 3) учитываются обработанные и зарегистрированные финансовые заявки, а также формируются финансовые распоряжения на перечисление средств. Есть возможность отфильтровать заявки с помощью нескольких полей (контрагент, статья), вывести их все на экран (кнопка «Весь список») или только те, которые не оплачены в полном объеме (кнопка «Статус: Активные»). Чтобы просмотреть статистику по оплатам, нужно нажать одноименную кнопку.

Для формирования финансового распоряжения на перечисление средств потребуется выделить нужную заявку в списке, а затем кликнуть по кнопке «Распоряжение» и в открывшемся окне выбрать нужный расчетный счет. Если предполагается частичная оплата, сумму можно скорректировать непосредственно в этом же окне. Эта опция пригодится еще и в том случае, если размер платежа пересчитывается в зависимости от текущего курса валюты. Кстати, по каждой заявке может быть выписано несколько финансовых распоряжений.

рисунок 3. Модуль «Сессии» и справочник «Счета»

Как автоматизировать работу казначейства без существенных затрат. Опыт практика

Исходящие (финансовые распоряжения)

Модуль нужен для учета сформированных финансовых распоряжений на перечисление средств. Так, все распоряжения отражаются списком, а фильтрация аналогична модулю «Журнал».

Справочники

В справочнике «Счета» (см. рис. 3) перечислены места хранения средств (расчетные счета, касса и пр.), с которых будут перечисляться (выдаваться) деньги. Чтобы добавить позицию в классификатор, перейдите на нижнюю не занятую данными строку и впишите нужное. Каждому новому счету следует присваивать уникальный код (это может быть просто следующий порядковый номер).

Справочник «Контрагенты» используется для хранения наименований всех компаний-партнеров. По опыту «Иркутскэнергосвязь», удобнее указывать их в таком формате: «Ромашка, ООО». Для внесения нового контрагента используется кнопка «Добавить», для корректировки данных – кнопка «Режим редактора».

Классификатор позволяет настроить связи для автоматического переноса информации из исполненных заявок в файл с оперативным БДДС, в его разделе «Бюджетный мэппинг» перечисляются адреса ячеек бюджета для обмена данными.

В справочнике «Персонал» указываются сотрудники, которые могут выступать в роли заявителей, контролеров (отмечаются галочкой в поле «Бюдж. контр.») или финансовых распорядителей. При добавлении нового работника в список указывается его уникальный код. Им, например, может служить табельный номер.

Будьте внимательны, удаляя записи. Пользуйтесь только контекстным меню (правой кнопкой мыши слева от удаляемой строки), командой «Вырезать».

По ссылке в конце статьи вы можете скачать форму заявки, пример ее заполнения и пример бюджета на месяц в Excel. 

Методические рекомендации по управлению финансами компании

Вложенные файлы

Доступно только подписчикам
  • Система автоматизации казначейства в Access, форма заявки, пример ее заполнения и пример бюджета на месяц в Excel.rar


Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль