Как правильно оформить отпуск по уходу за ребенком генеральному директору?

Ответ на вопрос подготовила Наталья Кузнецова, финансовый директор управляющей компании ГК «ЯВА»:

Оформить замещение руководителя можно несколькими способами.

Если работник организации будет исполнять обязанности генерального директора в основное рабочее время наряду с основной работой за доплату, то оформляется исполнение обязанностей временно отсутствующего работника, т.е. временное замещение (ст. 60.2 ТК РФ).

Для оформления временного замещения с работником должно быть заключено дополнительное соглашение, в котором определяются срок, содержание, объем дополнительной работы и доплата за ее выполнение (ч. 3 ст. 60.2, ст. 151 ТК РФ). На основании допсоглашения издается приказ.

В этом случае работник будет занимать только свою основную должность, т.е. должность генерального директора он не занимает. В связи с этим, на наш взгляд, нет оснований для внесения сведений о нем в ЕГРЮЛ.

Для представления интересов организации во взаимоотношениях с третьими лицами (банками, контрагентами и т.п.) работнику нужно выдать доверенность.

Если необходимо, чтобы работник исполнял обязанности руководителя с освобождение от основной работы, то можно оформить временный перевод работника на должность руководителя (ст. 72.2 ТК РФ).

Временный перевод оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору и изданным на его основании приказом.

Отметим, что перевод на должность руководителя не урегулирован в достаточной степени, т.к. в этом случае не ясно, кто подписывает дополнительное соглашение (учредитель не является представителем работодателя для работника, однако назначение руководителя осуществляет учредитель).

Также возможно оформление внутреннего совместительства.

При внутреннем совместительстве работник в свободное от основной работы время будет выполнять работу в качестве генерального директора на основании трудового договора (ст. 282 ТК РФ).

Прием на должность руководителя по совместительству осуществляется с соблюдением всей процедуры назначения на должность.

Необходимо отметить, что переводить и принимать работника по совместительству нужно именно на должность генерального директора, а не ВРИО или ИО генерального директора.

Это объясняется тем, что должность работника должна соответствовать штатному расписанию (ст. 15, абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ, Письмо Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1 «О соответствии должности, профессии и специальности, указанных в трудовом договоре, штатному расписанию организации»).

При этом квалификационные справочники и профстандарты не содержат должностей, которые имеют приставку «и. о.», «ио», «врио».

При совместительстве и временном переводе работник будет занимать должность руководителя и, соответственно, обладать всеми его полномочиями.

Так как вопрос о ведении ЕГРЮЛ не регулируется трудовым законодательством, то вопрос о необходимости внесения сведений о генеральном директоре в данном случае следует уточнить в налоговой инспекции.

Какие документы нужно оформить до начала замещения генерального директора

Перед тем как приступить к временному исполнению обязанностей руководителя компании, необходимо убедиться в том, что оформлены документы, передающие ему полномочия на время замещения:

• доверенность на право представлять интересы предприятия;
• приказ о назначении заместителя.

Доверенность. Чтобы исполнять обязанности генерального директора, необходимо составить доверенность, в которой подробно перечислить все полномочия. Это важно сделать, чтобы правомерность действий заместителя впоследствии не оспаривалась.

Образцы доверенности

• Доверенность на осуществление полномочий генерального директора в его отсутствие
• Доверенность исполняющему обязанности директора на время отпуска
• Доверенность на исполнение обязанностей руководителя

Например, для судебных разбирательств важно указать, что заместитель уполномочен заключать мировые соглашения, признавать иски, представлять интересы компании в суде, подписывать определенные юридические документы, к примеру, заявления, жалобы, ходатайства и т. д. – виды документов лучше перечислить.

Можно дополнительно прописать в доверенности право распоряжаться имуществом компании, в том числе денежными средствами, указав, например, что сотрудник может передавать от имени доверителя или получать для доверителя любое имущество.

Чтобы не тратить время на оформление новой банковской карточки с образцами подписей перед отъездом руководителя, стоит изначально предусмотреть две первых и две вторых подписи. Например, первая подпись – генеральный директор и финансовый директор, вторая подпись – главный бухгалтер и заместитель главного бухгалтера – начальник финансового отдела, казначей.

Замещающий также имеет право участвовать в налоговых правоотношениях. Это означает, что ему доверяется подписывать отчетность и налоговые декларации. Такие полномочия лучше детализировать в доверенности, перечислив виды документов, которые он имеет право визировать.

Например, заявления о постановке на учет и снятие с учета в налоговых органах и фондах, письма, жалобы, заявления в налоговые органы и фонды, декларации и расчеты по налоговым платежам, представляемые в налоговые органы и фонды, документы отчетности для органов статистики и иных государственных органов и организаций и т. д.

Чтобы обозначить полномочия заместителя в сфере трудовых отношений, в доверенности нужно указать право от лица компании визировать приказы и задания на командировки, приказы об отпусках, о материальной помощи, об изменении системы мотивации, дополнительные соглашения к трудовым договорам, утверждать табеля посещения, графики сменности и другие текущие документы, не связанные с кардинальными изменениями в трудовых отношениях, как то: прием на работу или увольнение сотрудника, проведение собраний трудового коллектива по утверждению условий коллективного договора или его подписание, изменение штатного расписания, тарифных сеток и т. д.

Заместитель должен иметь право подписывать документы, связанные с операционной деятельностью компании: счета, счета-фактуры, торгово-транспортные, накладные, акты выполненных работ, доверенности на получение товаров. Все виды таких документов стоит перечислить в доверенности, указав, что заместитель уполномочен подписывать, согласовывать и утверждать их. Желательно также указать, что он имеет право совершать любые сделки: купли-продажи, поставки, аренды, возмездного оказания услуг, ссуды, займа, кредита и любые иные.

Желательно заверить доверенность нотариально, особенно если руководитель будет отсутствовать длительный период. Часто это необходимо для взаимодействия с банками.

Подготовлено экспертами Актион Финансы