Оптимизация планирования потребности в МТР и услугах

1438
Затраты на закупку материально-технических ресурсов (МТР) и услуг представляют существенную часть операционных расходов компании – в зависимости от специфики бизнеса это может быть и 20, и 50 и 80% расходов. Эффективное управление этими затратами – важная задача экономической службы. Проектная практика специалистов IBS показывает, что оптимизация процесса планирования закупок МТР и услуг позволяет добиться снижения расходов компании на 5-10%.

«Вестник McKinsey»: Закупки материально-технических ресурсов и услуг составляют от 20 до 50% от всех операционных расходов. Оптимизируя снабженческую деятельность, можно улучшить финансовые показатели бизнеса: при снижении этих затрат на 10% вполне реально увеличить прибыльность компании на 10-20%.

Оптимизация планирования потребности в МТР и услугах

Изменение подхода к финансовому планированию позволит
увеличить прибыльность компании на 10-20
 %

Дефицит информации

Процесс планирования потребности подразделений в МТР и услугах является частью процесса бюджетирования компании. В большинстве крупных компаний этот процесс автоматизирован на базе  одной из промышленных платформ – SAP, Oracle, IBM. Классический подход к бюджетированию предполагает сбор с центров финансовой ответственности бюджетных данных (потребностей), их согласование и последующую консолидацию.

Практика, к которой обычно прибегают компании, чтобы точнее управлять затратами на МТР и услуги, – это планирование затрат по нормативам. Затраты там, где это возможно, привязаны к реальным показателям деятельности компании. Например, затраты на медицинскую страховку, обучение, сотовую связь и прочие затраты на персонал можно соотнести с численностью персонала. Статьи затрат ИТ-службы, связанные с закупкой новых компьютеров – к количеству новых сотрудников и  нормативам устаревания оборудования. Закупки ГСМ – к пробегу автотранспорта, и так далее.

Как показывает опыт, детализация плановых данных в корпоративных системах бюджетирования недостаточна для анализа эффективности планируемых закупок МТР. Бюджетирование МТР и услуг сводится к планированию на уровне статей бюджета, без подробного натурально-стоимостного обоснования на уровне бюджетных заявок. Получая укрупненную информацию о плановых расходах на МТР в денежной форме на уровне статьи бюджета, финансовый контролер, не может проверить  обоснованность бюджетных лимитов, в частности, состав и объем потребности подразделения в ресурсах и услугах, их соответствие бизнес-потребностям подразделения компании, ключевым показателям деятельности компании. Все это может привести  к завышению затрат на МТР и услуг и возможному росту складских запасов и затрат, связанных с ними.

Есть примеры, когда в компании существует процесс обоснования подразделениями планируемой потребности в МТР и услугах, но он не автоматизирован в информационной системе бюджетирования. Бюджетные заявки ведутся в отдельных файлах, итоговые данные из них вручную вводятся в систему бюджетирования, что приводит к многократному вводу информации и возможным неточностям при согласовании и изменении бюджета. 

Обычно финансовый директор не получает исчерпывающей информации, что именно и в каком количестве закупают подразделения. Он контролирует только объем затрат.

Оптимизация планирования потребности в МТР и услугах

Необходимость в программном продукте для усовершенствования финансового планирования назрела уже давно

Инструмент управления эффективностью

Инструмент, который необходим для более эффективной организации процесса планирования МТР – автоматизированная система планирования потребности подразделений в МТР и услугах, дополняющая имеющуюся у компании систему бюджетирования. Эта система должна обеспечить сбор, электронное согласование бюджетных заявок подразделений, консолидировать потребности в натуральных показателях и в денежной форме, обеспечить нормирование потребности подразделений в МТР (там, где это целесообразно) , а также контроль их исполнения. Анализ информации об обоснованности планируемых закупках в единой системе дает очевидные преимущества с точки зрения обоснования бюджетных лимитов, выявления ситуаций неэффективного планирования средств.

Разработка компании IBS «Управление эффективностью затрат на МТР и услуги» является готовым продуктом, специально разработанным для решения этой задачи.

Компания IBS обладает обширным (более 15 лет) опытом разработки систем планирования финансовых и материально-технических ресурсов для российских компаний, включая решение методологических вопросов и внедрение автоматизированных систем на наиболее распространенных промышленных платформах Oracle, SAP, IBM  и других. Продукт «Управление эффективностью затрат на МТР и услуги» разработан на основе обобщения этого опыта внедрений и с учетом актуальных требований компаний-заказчиков.

Затраты под контролем

Продукт «Управление эффективностью затрат» позволяет автоматизировать в единой информационной системе планирование потребности подразделений компании в  МТР и услугах в рамках бюджетной кампании, обеспечивая высокую степень детализации процесса и предоставляя необходимую аналитику. Продукт расширяет и дополняет функции имеющейся в компании системы бюджетирования, полностью интегрируясь с ней.

Система позволяет собирать с ЦФО (подразделений) данные о потребностях в тех или иных МТР и услугах в форме бюджетных заявок, с обеспечением их электронного согласования по преднастроенным маршрутам. Бюджетные заявки также могут автоматически создаваться на основе нормативов.  Продукт использует нормативы для планирования затрат по статьям , позволяет контролировать баланс МТР и бюджетов подразделений, формирует сводный план в натуральном и стоимостном выражении для составления мастер-бюджетов компании. Решение поддерживает все виды бюджетных аналитик, позволяет вести неограниченное число версий бюджета, а также поддерживает бюджетные корректировки в течение года.

Решение не требует замены системы бюджетирования, а может быть интегрировано с уже внедренной системой. Решение IBS также интегрируется с транзакционными системами – с бухгалтерским учетом для контроля фактических расходов в учете (план/факт анализ), а также с системой закупок, позволяя в автоматическом режиме передавать потребности для формирования оперативного плана  закупок, складского планирования и т.д.

Продукт разработан для работы в компаниях любого масштаба, в том числе со сложной территориально разветвленной структурой. Независимо от направления деятельности организации и состояния ее системы бюджетирования, внедрение занимает примерно один месяц. Продукт может внедряться как целиком, так и в виде отдельных функциональных блоков, с учетом существующих процессов планирования и информационного ландшафта заказчика (не заменяя уже внедренные компоненты, а дополняя нужную функциональность). 

Ваша выгода

  • Сокращение стоимости закупки МТР за счет детального обоснования состава и стоимости закупаемых МТР, нормирования затрат на закупку МТР.
  • Контроль обоснованности цен при планировании МТР за счет планирования в натурально-стоимостных показателях на основе бюджетных заявок.
  • Снижение трудозатрат на планирование и контроль МТР за счет централизации и стандартизации процесса.
  • Четкая ответственность между подразделениями за планирование и использование МТР.
  • Однозначная взаимосвязь потребности в МТР с показателями основной деятельности.
  • Быстрое и недорогое внедрение коробочного решения по сравнению с типовыми проектами внедрения информационных систем.

Узнать подробнее о продукте для планирования расходов на МТР, о других продуктах IBS и связаться с экспертами можно на сайте IBS: http://www.ibs.ru/budgeting/

Алексей Зайцев, Руководитель направления Hyperion, Primavera компании IBS

Также читайте экспертов IBS на сайте FD.ru: Елена Саяпина – Пять советов, которые сэкономят время финансовой службы 

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Какие вопросы вам задают на защите годового отчета директор и акционеры? Выберите, пожалуйста, все возможные варианты.

  • Почему столько ушло на налоги? 49.12%
  • Почему такая выручка? 22.81%
  • Если есть прибыль, то где деньги? 59.65%
  • Какие дивиденды получим? 19.3%
  • Какой результат будет в следующем году? 45.61%
  • Почему мы платим премии сотрудникам отдела «Н» если план компании не выполнен? 24.56%
  • У нас прибыль, зачем брать еще кредит? 19.3%
  • Почему не все расходы учли в налоговом учете? 19.3%
  • А почему такая большая кредиторская задолженность? 29.82%
  • А почему в августе нет выручки, ведь были заказы в работе и оплаты приходили? 12.28%
  • Какие премии в этом году вы планируете выплатить топ-менеджерам и почему? 12.28%
  • Какие результаты будут у компании через 5-10 лет. Ваши прогнозы? 24.56%
  • Если у нас убытки, может просто закрыть фирму или продать? 40.35%
  • Как мне понять, что годовой отчет составлен верно, что в нем нет манипуляций? 33.33%
  • Как обстоят дела у других предприятий конкурентов? 15.79%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль