Затраты на закупку материально-технических ресурсов (МТР) и услуг представляют существенную часть операционных расходов компании – в зависимости от специфики бизнеса это может быть и 20, и 50 и 80% расходов. Эффективное управление этими затратами – важная задача экономической службы. Проектная практика специалистов IBS показывает, что оптимизация процесса планирования закупок МТР и услуг позволяет добиться снижения расходов компании на 5-10%.
Используйте пошаговые руководства:
«Вестник McKinsey»: Закупки материально-технических ресурсов и услуг составляют от 20 до 50% от всех операционных расходов. Оптимизируя снабженческую деятельность, можно улучшить финансовые показатели бизнеса: при снижении этих затрат на 10% вполне реально увеличить прибыльность компании на 10-20%.
Изменение подхода к финансовому планированию позволит
увеличить прибыльность компании на 10-20 %
Дефицит информации
Процесс планирования потребности подразделений в МТР и услугах является частью процесса бюджетирования компании. В большинстве крупных компаний этот процесс автоматизирован на базе одной из промышленных платформ – SAP, Oracle, IBM. Классический подход к бюджетированию предполагает сбор с центров финансовой ответственности бюджетных данных (потребностей), их согласование и последующую консолидацию.
Практика, к которой обычно прибегают компании, чтобы точнее управлять затратами на МТР и услуги, – это планирование затрат по нормативам. Затраты там, где это возможно, привязаны к реальным показателям деятельности компании. Например, затраты на медицинскую страховку, обучение, сотовую связь и прочие затраты на персонал можно соотнести с численностью персонала. Статьи затрат ИТ-службы, связанные с закупкой новых компьютеров – к количеству новых сотрудников и нормативам устаревания оборудования. Закупки ГСМ – к пробегу автотранспорта, и так далее.
Как показывает опыт, детализация плановых данных в корпоративных системах бюджетирования недостаточна для анализа эффективности планируемых закупок МТР. Бюджетирование МТР и услуг сводится к планированию на уровне статей бюджета, без подробного натурально-стоимостного обоснования на уровне бюджетных заявок. Получая укрупненную информацию о плановых расходах на МТР в денежной форме на уровне статьи бюджета, финансовый контролер, не может проверить обоснованность бюджетных лимитов, в частности, состав и объем потребности подразделения в ресурсах и услугах, их соответствие бизнес-потребностям подразделения компании, ключевым показателям деятельности компании. Все это может привести к завышению затрат на МТР и услуг и возможному росту складских запасов и затрат, связанных с ними.
Есть примеры, когда в компании существует процесс обоснования подразделениями планируемой потребности в МТР и услугах, но он не автоматизирован в информационной системе бюджетирования. Бюджетные заявки ведутся в отдельных файлах, итоговые данные из них вручную вводятся в систему бюджетирования, что приводит к многократному вводу информации и возможным неточностям при согласовании и изменении бюджета.
Обычно финансовый директор не получает исчерпывающей информации, что именно и в каком количестве закупают подразделения. Он контролирует только объем затрат.
Необходимость в программном продукте для усовершенствования финансового планирования назрела уже давно
Инструмент управления эффективностью
Инструмент, который необходим для более эффективной организации процесса планирования МТР – автоматизированная система планирования потребности подразделений в МТР и услугах, дополняющая имеющуюся у компании систему бюджетирования. Эта система должна обеспечить сбор, электронное согласование бюджетных заявок подразделений, консолидировать потребности в натуральных показателях и в денежной форме, обеспечить нормирование потребности подразделений в МТР (там, где это целесообразно) , а также контроль их исполнения. Анализ информации об обоснованности планируемых закупках в единой системе дает очевидные преимущества с точки зрения обоснования бюджетных лимитов, выявления ситуаций неэффективного планирования средств.
Разработка компании IBS «Управление эффективностью затрат на МТР и услуги» является готовым продуктом, специально разработанным для решения этой задачи.
Компания IBS обладает обширным (более 15 лет) опытом разработки систем планирования финансовых и материально-технических ресурсов для российских компаний, включая решение методологических вопросов и внедрение автоматизированных систем на наиболее распространенных промышленных платформах Oracle, SAP, IBM и других. Продукт «Управление эффективностью затрат на МТР и услуги» разработан на основе обобщения этого опыта внедрений и с учетом актуальных требований компаний-заказчиков.
Затраты под контролем
Продукт «Управление эффективностью затрат» позволяет автоматизировать в единой информационной системе планирование потребности подразделений компании в МТР и услугах в рамках бюджетной кампании, обеспечивая высокую степень детализации процесса и предоставляя необходимую аналитику. Продукт расширяет и дополняет функции имеющейся в компании системы бюджетирования, полностью интегрируясь с ней.
Система позволяет собирать с ЦФО (подразделений) данные о потребностях в тех или иных МТР и услугах в форме бюджетных заявок, с обеспечением их электронного согласования по преднастроенным маршрутам. Бюджетные заявки также могут автоматически создаваться на основе нормативов. Продукт использует нормативы для планирования затрат по статьям , позволяет контролировать баланс МТР и бюджетов подразделений, формирует сводный план в натуральном и стоимостном выражении для составления мастер-бюджетов компании. Решение поддерживает все виды бюджетных аналитик, позволяет вести неограниченное число версий бюджета, а также поддерживает бюджетные корректировки в течение года.
Решение не требует замены системы бюджетирования, а может быть интегрировано с уже внедренной системой. Решение IBS также интегрируется с транзакционными системами – с бухгалтерским учетом для контроля фактических расходов в учете (план/факт анализ), а также с системой закупок, позволяя в автоматическом режиме передавать потребности для формирования оперативного плана закупок, складского планирования и т.д.
Продукт разработан для работы в компаниях любого масштаба, в том числе со сложной территориально разветвленной структурой. Независимо от направления деятельности организации и состояния ее системы бюджетирования, внедрение занимает примерно один месяц. Продукт может внедряться как целиком, так и в виде отдельных функциональных блоков, с учетом существующих процессов планирования и информационного ландшафта заказчика (не заменяя уже внедренные компоненты, а дополняя нужную функциональность).
Ваша выгода
- Сокращение стоимости закупки МТР за счет детального обоснования состава и стоимости закупаемых МТР, нормирования затрат на закупку МТР.
- Контроль обоснованности цен при планировании МТР за счет планирования в натурально-стоимостных показателях на основе бюджетных заявок.
- Снижение трудозатрат на планирование и контроль МТР за счет централизации и стандартизации процесса.
- Четкая ответственность между подразделениями за планирование и использование МТР.
- Однозначная взаимосвязь потребности в МТР с показателями основной деятельности.
- Быстрое и недорогое внедрение коробочного решения по сравнению с типовыми проектами внедрения информационных систем.
Узнать подробнее о продукте для планирования расходов на МТР, о других продуктах IBS и связаться с экспертами можно на сайте IBS: http://www.ibs.ru/budgeting/
Алексей Зайцев, Руководитель направления Hyperion, Primavera компании IBS
Также читайте экспертов IBS на сайте FD.ru: Елена Саяпина – Пять советов, которые сэкономят время финансовой службы