Оптимизация планирования потребности в МТР и услугах

1241
Затраты на закупку материально-технических ресурсов (МТР) и услуг представляют существенную часть операционных расходов компании – в зависимости от специфики бизнеса это может быть и 20, и 50 и 80% расходов. Эффективное управление этими затратами – важная задача экономической службы. Проектная практика специалистов IBS показывает, что оптимизация процесса планирования закупок МТР и услуг позволяет добиться снижения расходов компании на 5-10%.

«Вестник McKinsey»: Закупки материально-технических ресурсов и услуг составляют от 20 до 50% от всех операционных расходов. Оптимизируя снабженческую деятельность, можно улучшить финансовые показатели бизнеса: при снижении этих затрат на 10% вполне реально увеличить прибыльность компании на 10-20%.

Изменение подхода к финансовому планированию позволит
увеличить прибыльность компании на 10-20
 %

Дефицит информации

Процесс планирования потребности подразделений в МТР и услугах является частью процесса бюджетирования компании. В большинстве крупных компаний этот процесс автоматизирован на базе  одной из промышленных платформ – SAP, Oracle, IBM. Классический подход к бюджетированию предполагает сбор с центров финансовой ответственности бюджетных данных (потребностей), их согласование и последующую консолидацию.

Практика, к которой обычно прибегают компании, чтобы точнее управлять затратами на МТР и услуги, – это планирование затрат по нормативам. Затраты там, где это возможно, привязаны к реальным показателям деятельности компании. Например, затраты на медицинскую страховку, обучение, сотовую связь и прочие затраты на персонал можно соотнести с численностью персонала. Статьи затрат ИТ-службы, связанные с закупкой новых компьютеров – к количеству новых сотрудников и  нормативам устаревания оборудования. Закупки ГСМ – к пробегу автотранспорта, и так далее.

Как показывает опыт, детализация плановых данных в корпоративных системах бюджетирования недостаточна для анализа эффективности планируемых закупок МТР. Бюджетирование МТР и услуг сводится к планированию на уровне статей бюджета, без подробного натурально-стоимостного обоснования на уровне бюджетных заявок. Получая укрупненную информацию о плановых расходах на МТР в денежной форме на уровне статьи бюджета, финансовый контролер, не может проверить  обоснованность бюджетных лимитов, в частности, состав и объем потребности подразделения в ресурсах и услугах, их соответствие бизнес-потребностям подразделения компании, ключевым показателям деятельности компании. Все это может привести  к завышению затрат на МТР и услуг и возможному росту складских запасов и затрат, связанных с ними.

Есть примеры, когда в компании существует процесс обоснования подразделениями планируемой потребности в МТР и услугах, но он не автоматизирован в информационной системе бюджетирования. Бюджетные заявки ведутся в отдельных файлах, итоговые данные из них вручную вводятся в систему бюджетирования, что приводит к многократному вводу информации и возможным неточностям при согласовании и изменении бюджета. 

Обычно финансовый директор не получает исчерпывающей информации, что именно и в каком количестве закупают подразделения. Он контролирует только объем затрат.

http://www.imageup.ru/img260/2007895/planirovanie-sajjta.jpg

Необходимость в программном продукте для усовершенствования финансового планирования назрела уже давно

Инструмент управления эффективностью

Инструмент, который необходим для более эффективной организации процесса планирования МТР – автоматизированная система планирования потребности подразделений в МТР и услугах, дополняющая имеющуюся у компании систему бюджетирования. Эта система должна обеспечить сбор, электронное согласование бюджетных заявок подразделений, консолидировать потребности в натуральных показателях и в денежной форме, обеспечить нормирование потребности подразделений в МТР (там, где это целесообразно) , а также контроль их исполнения. Анализ информации об обоснованности планируемых закупках в единой системе дает очевидные преимущества с точки зрения обоснования бюджетных лимитов, выявления ситуаций неэффективного планирования средств.

Разработка компании IBS «Управление эффективностью затрат на МТР и услуги» является готовым продуктом, специально разработанным для решения этой задачи.

Компания IBS обладает обширным (более 15 лет) опытом разработки систем планирования финансовых и материально-технических ресурсов для российских компаний, включая решение методологических вопросов и внедрение автоматизированных систем на наиболее распространенных промышленных платформах Oracle, SAP, IBM  и других. Продукт «Управление эффективностью затрат на МТР и услуги» разработан на основе обобщения этого опыта внедрений и с учетом актуальных требований компаний-заказчиков.

Затраты под контролем

Продукт «Управление эффективностью затрат» позволяет автоматизировать в единой информационной системе планирование потребности подразделений компании в  МТР и услугах в рамках бюджетной кампании, обеспечивая высокую степень детализации процесса и предоставляя необходимую аналитику. Продукт расширяет и дополняет функции имеющейся в компании системы бюджетирования, полностью интегрируясь с ней.

Система позволяет собирать с ЦФО (подразделений) данные о потребностях в тех или иных МТР и услугах в форме бюджетных заявок, с обеспечением их электронного согласования по преднастроенным маршрутам. Бюджетные заявки также могут автоматически создаваться на основе нормативов.  Продукт использует нормативы для планирования затрат по статьям , позволяет контролировать баланс МТР и бюджетов подразделений, формирует сводный план в натуральном и стоимостном выражении для составления мастер-бюджетов компании. Решение поддерживает все виды бюджетных аналитик, позволяет вести неограниченное число версий бюджета, а также поддерживает бюджетные корректировки в течение года.

Решение не требует замены системы бюджетирования, а может быть интегрировано с уже внедренной системой. Решение IBS также интегрируется с транзакционными системами – с бухгалтерским учетом для контроля фактических расходов в учете (план/факт анализ), а также с системой закупок, позволяя в автоматическом режиме передавать потребности для формирования оперативного плана  закупок, складского планирования и т.д.

Продукт разработан для работы в компаниях любого масштаба, в том числе со сложной территориально разветвленной структурой. Независимо от направления деятельности организации и состояния ее системы бюджетирования, внедрение занимает примерно один месяц. Продукт может внедряться как целиком, так и в виде отдельных функциональных блоков, с учетом существующих процессов планирования и информационного ландшафта заказчика (не заменяя уже внедренные компоненты, а дополняя нужную функциональность). 

Ваша выгода

  • Сокращение стоимости закупки МТР за счет детального обоснования состава и стоимости закупаемых МТР, нормирования затрат на закупку МТР.
  • Контроль обоснованности цен при планировании МТР за счет планирования в натурально-стоимостных показателях на основе бюджетных заявок.
  • Снижение трудозатрат на планирование и контроль МТР за счет централизации и стандартизации процесса.
  • Четкая ответственность между подразделениями за планирование и использование МТР.
  • Однозначная взаимосвязь потребности в МТР с показателями основной деятельности.
  • Быстрое и недорогое внедрение коробочного решения по сравнению с типовыми проектами внедрения информационных систем.

Узнать подробнее о продукте для планирования расходов на МТР, о других продуктах IBS и связаться с экспертами можно на сайте IBS: http://www.ibs.ru/budgeting/

Алексей Зайцев, Руководитель направления Hyperion, Primavera компании IBS

Также читайте экспертов IBS на сайте FD.ru: Елена Саяпина – Пять советов, которые сэкономят время финансовой службы 



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Вы любите свою работу?

  • Обожаю! 39.85%
  • У нас с работой то любовь, то ненависть 30.83%
  • Работаю исключительно за деньги 19.55%
  • А вам зачем знать? 9.77%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании
Прочитать книгу «Я – финансовый директор. Секреты профессии» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Доставка новостей

Подпишитесь на рассылку и получайте решения, которые пригодятся Вам в работе. Бесплатно.