Сделать систему бюджетирования удобной и полезной для бизнеса, при этом не затягивая проект, можно. Достаточно учесть несколько важных факторов.
Используйте пошаговые руководства:
Елена Саяпина, директор финансово-экономической практики компании IBS
1. Сократите сроки внедрения системы
При внедрении системы бюджетирования необходимо учитывать три ключевых фактора.
1. Методологический — насколько эффективно выстроены
2. Технологический — насколько система бюджетирования удобна с точки зрения автоматизации. Система должна поддерживать все требуемые методологией функции, отвечать современным требованиям надежности, быстродействия, эргономичности, безопасности.
3. Организационный — в процессе бюджетирования не должно быть лишних шагов, а весь цикл должен укладываться в оптимальное время. У некоторых наших заказчиков процесс бюджетирования занимал
Если эти факторы учтены, то система получается удобной и полезной для бизнеса, а проект не затягивается. К примеру, в ряде крупных компаний мы начинали проект в марте, а в ноябре—декабре уже проводили бюджетную кампанию следующего года в новой системе.
Приведу несколько практических советов по сокращению срока внедрения системы бюджетирования.
Еще один совет: выбирайте адекватную степень детализации данных. В нашей практике был случай, когда исходные данные за месяц вводились в течение трех месяцев. Годовая система финансового планирования не должна доходить до того, что расходы на канцтовары планируются до числа пачек бумаги, а расходы на проведение собрания акционеров — до статьи «Конфеты». Это не создает дополнительной ценности для управления экономикой компании, такая детализация избыточна.
2. Быстро консолидируйте бюджеты
Консолидировать бюджеты можно и в Excel, но сбор данных может затянуться. Информация, присылаемая подразделениями, может быть неактуальной, противоречивой, выявлять это придется вручную. Благодаря автоматизации эти проблемы практически полностью устраняются.
- допустимую величину расхождения;
- приоритетный источник данных (например, всегда права получившая актив сторона или, наоборот, передавшая).
При ведении бюджетирования в Excel два файла, полученных от одной компании в разное время, могут содержать разные данные о входящих остатках на начало одного периода. На выяснение причины придется потратить время. В автоматизированной системе сохраняется единая версия правды и вся история изменений.
Облегчить процесс консолидации помогут еще два решения.
1. Создайте единую бюджетную модель для группы и приведите справочники или узловые статьи к сопоставимости и одинаковым правилам формирования. Тогда консолидация превратится в простую математическую задачу.
2. Определите четкие уровни консолидации, не надо делать
3. Повышайте масштабируемость системы
В зависимости от ситуации возможны два подхода к масштабированию.
Подход 1. Если изначально есть четкие границы оргструктуры, в рамках которой мы внедряем систему, то в качестве пилотного нужно выбрать наиболее типовое подразделение или такое, в котором представлено максимальное количество видов деятельности, видов активов. Это позволит минимально дорабатывать шаблон в ходе тиражирования.
Подход 2. Если происходит такая реорганизация, когда в компании появляются новые
4. Расширяйте возможности аналитики
Современные системы промышленного класса не имеют ограничений по уровням иерархичности аналитик. Пользователь может их расширять, если ему предоставлены права администратора
Мнение эксперта
В системе Microsoft Dynamics AX в. любой момент набор и состав аналитик можно расширить. Аналитики привязываются к базовым справочникам — счетам из плана счетов, клиентам, поставщикам
5. Оперативно обучите сотрудников
В ходе внедрения системы бюджетирования предусмотрите два вида обучения сотрудников. На начальных этапах проекта ключевые пользователи должны увидеть внедряемую систему — ее интерфейс и возможности. Перед апробацией, тестированием и эксплуатацией системы сотрудников надо обучить работе с ней.
Мы применяем следующий прием. Нескольких ключевых пользователей глубоко вовлекаем в процесс внедрения. В ходе запуска системы эти функциональные тренеры активно помогают обучать других своих коллег. Таких тренеров нужно закрепить за каждым участком системы (например, бюджет ФОТ, бюджет закупок
Ускорить обучение можно, используя средства телекоммуникаций: тогда не придется собирать сотрудников из регионов в центре. Кроме того, люди быстрее обучаются, если отрабатывают в системе практические задачи. Мы вводим в программу обучения кейсы, чтобы научить пользователей действовать в условиях, максимально приближенных к реальным.
Об авторе
Елена Саяпина
Окончила экономический факультет Сыктывкарского госуниверситета, аспирантуру РЭА им. Плеханова. В компании IBS — с 2003 года. Участвовала в реализации более 20 проектов в сфере разработки и внедрения