“Рабочей минуте - строгий счет”. Лозунг из советской эпохи актуален до сих пор. Хотя предприятия могут устанавливать разные режимы труда, они по-прежнему обязаны вести ежедневный учет рабочего времени сотрудников. Как это происходит и какие есть законодательные требования.
По Трудовому кодексу РФ, рабочее время - это период, в течение которого работник выполняет свои обязательства. Продолжительность, согласно кодексу, не должна превышать 40 часов в неделю.
Если человек трудится дольше установленной планки, ему платят сверхурочные. За первые два часа - в полуторном размере от его тарифной ставки, за последующие - не менее чем в двойном. Вместо денег сотрудник может взять часы отгула. Продолжительность сверхурочной работы не должна быть больше четырех часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год.
Что такое режим рабочего времени?
Это то, как структурировано рабочее время. В правилах внутреннего распорядка организации указывают:
- продолжительность рабочей недели (4/3, 5/2, 6/1);
- продолжительность ежедневной смены, количество смен;
- время начала и конца трудового дня;
- время начала и завершения перерывов в течение дня;
- порядок чередования рабочих и нерабочих дней (при скользящем графике);
- категории работников, для которых учреждается ненормированный рабочий день.
Если у сотрудника режим рабочего времени разнится с общими для всех корпоративными правилами, это прописывают в его трудовом договоре.
При составлении режима рабочего времени организации обязаны руководствоваться требованиями Трудового кодекса. Например, между рабочими неделями человек должен отдыхать не менее 42 часов подряд (за исключением вахтовиков).
Зачем вести учет рабочего времени на предприятии
Во-первых, это требует закон. Трудовая и налоговая инспекции во время проверок запрашивает табели (о них ниже). Если их не окажется, компанию оштрафуют.
Во-вторых, учет нужен, чтобы корректно и справедливо начислять заработную плату (учесть прогулы, больничные, сверхурочные и т.п.). Также эти данные можно использовать, чтобы рассчитать производительность труда и другие экономические показатели.
В-третьих, учет помогает поддерживать дисциплину команды, особенно если за нарушения режима предусмотрены санкции в виде лишения премии.
Виды учета рабочего времени
- Поденный. Подходит для ситуаций, когда сотрудник изо дня в день проводит на работе одно и то же количество времени;
- Недельный. Его используют, когда человек проводит на работе разное количество часов ото дня в день, но в течение недели отрабатывает строго определенное время (например, 40 часов).
- Суммированный. Бывает, что режим работы настолько нестабильный, что невозможно выровнять переработки и недоработки в течение недели. Такое случается, к примеру, когда люди работают вахтовым способом. В подобных ситуациях учетный период берут шире - до года. На установленной дистанции сотрудник должен отработать установленную норму часов.
Как проанализировать эффективность использования рабочего времени
Используйте решение от финансового директора холдинга РБК Игоря Селиванова.
Формы учета
От работодателей требуют, чтобы они вели табель учета рабочего времени, графики сменности, кадровые приказы и еще несколько документов. В какой форме это делать, юрлица решают сами. Большинство пользуются шаблонами Госкомстата.
Главные документы - табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда - заполняют в единичном экземпляре по формам Т-12 и Т-13. Подписи на них ставят начальник структурного подразделения, сотрудник кадровой службы и специалист, который их оформлял.
Ответственного за заполнение табелей назначает руководство. В скромных по размерам фирмах это часто поручают секретарю или сотруднику кадрового отдела, а на больших предприятиях нанимают специалиста-табельщика (или даже нескольких).
Табель учета рабочего времени нужно хранить 5 лет после года, в котором его заполнили. Но если на предприятии вредное производство, тогда срок увеличивается в 10 раз - то есть документ требуют сохранять в течение полувека.
При составлении режима работы важно учитывать производственный календарь на текущий год. В нем содержится информация о количестве рабочих, выходных и праздничных дней и норме рабочего времени.
Организация учета рабочего времени
Есть следующие способы:
1. С помощью бумажного журнала учета. До начала трудового дня работник обязан отметить в нем приход, после — уход. Доступ к журналу нужно обеспечить за полчаса до начала смены и сразу после его окончания. Рядом должны быть часы с точным временем.
2. Установить систему контроля и управления доступом (СКУД). У каждого сотрудника персональная пластиковая карточка, попасть на рабочее место можно только по ней. Система фиксирует, когда человек приходил и уходил, а также сколько времени провел на территории работодателя.
3. Использовать системы контроля реального рабочего времени. Они показывают, какую часть дня подчиненный трудился добросовестно, а сколько потратил на ерунду. Такую информацию собирают с помощью видеонаблюдения, биометрических систем, а также специализированного программного обеспечения.
Есть ли штрафы за несоблюдение учета рабочего времени?
Да. Государство считает это нарушением и может привлечь организацию по статье 5.27 КоАП (“Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов...”). По ней должностное лицо могут оштрафовать на сумму от тысячи до пяти тысяч рублей. Юрлицо же накажут на 30-50 тысяч рублей. Также госорганы вправе остановить работу предприятия на срок до 90 суток.