Когда и почему надо поменять структуру статей бюджета доходов и расходов

Актуальную статью по теме Бюджетирование и Бюджет денежных средств, читайте по ссылке>>>

Если вы перестраивали структуру статей бюджета доходов и расходов (БДР), вы наверняка сталкивались с теми же проблемами, что и я. Необходимо:

• оценить целесообразность изменения структуры статей БДР;
• обеспечить сопоставимость периодов;
• внести соответствующие изменения в регламентирующие документы;
• отразить в учетной системе принятые преобразования;
• объяснить сотрудникам, как работать с новыми статьями.

Расскажу пошагово, как действовать.

Скачайте дополнительные материалы к статье:

Пример изменения структуры статей БДР

Методические рекомендации по планированию бюджета доходов и расходов

Приложения к положению о бюджетировании

Шаг 1. Соберите заявки на пересмотр статей БДР и оцените целесообразность изменений

Правки бюджетной формы не должны быть хаотичными. Определите, кто может их предлагать и когда они оправданны.

Кто может инициировать изменения

В компании пересмотр структуры статей бюджета доходов и расходов могут инициировать: генеральный директор, собственники, руководители подразделений или финансовый директор.

Причины пересмотра структуры статей БДР

Собственники заинтересованы развивать свой бизнес. Новые направления вынуждают пересматривать статьи бюджета доходов и расходов: какие-то убрать, другие добавить. Например, если торговая компания открывает цех по производству продукции, то в доходной части БДР появятся «Доходы от реализации собственной продукции», в расходной — статьи затрат на производство продукции.

Генеральный директор может предложить перестроить статьи бюджета, если действующая структура БДР не соответствует его видению и не позволяет эффективно управлять бизнесом. Например, руководителю нужна дополнительная аналитика по статье «Прочие расходы», чтобы понять, за счет чего так резко выросла эта статья в сравнении с планом.

Когда руководители подразделений внедряют новые формы управленческой отчетности, в существующей структуре бюджета может не быть требуемой информации. Рекомендую поддерживать соответствие показателей из новых форм и аналитики по статьям БДР. Так избежите разногласий. Финансовый директор и руководитель подразделения будут оперировать одним набором данных. (см. табл. 1).

Таблица 1. Пример аналитики в альбоме бюджетных форм (фрагмент)

Финансовый директор может сам инициировать пересмотр структуры бюджета, если собственник постоянно просит дополнительную расшифровку по отдельным статьям.

Когда целесообразно менять структуру

Чтобы оценить целесообразность исполнения заявок на изменение структуры БДР, соберите все статьи, которые предлагают пересмотреть, в таблицу (см. табл. 2). Проанализируйте, дает ли показатель нужную аналитику, приходится ли его детализировать и как он влияет на финансовый результат. Выберите способ, как получить информацию, — разделите статью на несколько или укрупните.

Таблица 2. Эффективность статей бюджета доходов и расходов

Внимание! Если планируете менять статьи бюджета не с начала года, данные станут несопоставимыми. Так, если разделяете статью затрат на несколько новых в середине периода, за второе полугодие расходы по этой статье резко снизятся и появятся затраты по новым. До того как перестроите структуру, проанализируйте количество хозяйственных операций. Если с начала года их не много, перепроведите операции вручную в учетной базе. При большом количестве проводок учтите, что сравнить данные до изменений и после получится, только если суммировать показатели по статьям, которые образовались при детализации.

Пример

Собственники компании «Альфа» запустили новое направление бизнеса — производство и реализацию мясной продукции. Поэтому финансовый директор добавил в БДР новые статьи:

— выручку от реализации мясной продукции;

— себестоимость мясной продукции;

— ветеринарные услуги;

— доставку мясосырья.

Руководитель коммерческой службы сформировал заявку на детализацию статьи «Расходы на маркетинг». Так как по итогам каждого отчетного периода финансовой службе приходится расшифровывать статью, ее поделили на несколько: «Промоакции», «Расходы на рекламу» и «Бонусы покупателям».

IT-служба предложила укрупнить группу статей «Расходы на связь». В ее составе «Услуги ГТС», «Услуги МТС» и «Абонентская плата за телефон». Так как затраты по ним занимают незначительный удельный вес и не требуют подробного рассмотрения, их можно объединить в одну — «Расходы на стационарные телефоны».

Заявку от логистического отдела на дополнительную аналитику для пяти видов ГСМ решили отклонить. Затраты слабо влияют на финансовый результат, и для них есть отдельный аналитический отчет «Расходы ГСМ».

Финансовый директор проанализировал статью «Прочие доходы». Она складывается из доходов разной целевой направленности. За последние три года статья увеличилась на 47 процентов. Чтобы было удобно анализировать и контролировать доходы, из нее выделили отдельные статьи: «Арендная плата за основные средства», «Автотранспортные услуги сторонним организациям», «Аренда помещения под банкоматы и терминалы оплаты».

Шаг 2. Отразите изменения в регламентирующих документах

После того как вы приняли решение, какие статьи бюджета доходов и расходов нужно укрупнять, а какие детализировать, внесите соответствующие изменения в регламентирующие документы.

Если в положении о бюджетировании есть приложение «Перечень бюджетных статей», удалите старые наименования статей и добавьте новые.

В альбоме бюджетных форм измените образцы отчетов об исполнении бюджета доходов и расходов.

В методических рекомендациях по планированию БДР покажите, как применять новую структуру. Уберите описание тех статей бюджета, которые исключили из перечня.

В инструкции по бюджетному контролю расходов укажите порядок проверки или взаимозачета по принятым статьям, удалите информацию по старым.

Внимание! Если в компании вы нигде не регламентируете систему изменений в структуре БДР, создайте документ, который будет устанавливать порядок пересмотра. В нем укажите, какие корректировки допустимо вносить, причину и периодичность (см. табл. 3).

Таблица 3. Допустимые изменения в структуре бюджета доходов и расходов

Шаг 3. Внесите изменения в справочник учетной системы

Принятые изменения в структуре и составе статей БДР надо внести в справочники учетной системы.

Если вы укрупняете статью, старые пометьте на удаление — это не даст вам их использовать в последующем.

Когда детализируете или вводите новые статьи, создайте новый элемент в справочнике «Статьи бюджета». Привяжите его к взаимосвязанным справочникам учетной системы.

Шаг 4. Обучите сотрудников работать с новыми статьями бюджета

Чтобы сотрудники быстро освоили новую структуру бюджета доходов и расходов, проведите инструктаж по работе с измененными статьями. Это касается всех, кто проводит в учетной системе документы «Планирование бюджетов» и «Фактические данные по бюджетам». А также тех руководителей структурных подразделений, которые пользуются «Отчетом по бюджетам».

ВИДЕО: Топ-10 распространных ошибок в бюджетировании

Подготовлено по материалам журнала «Финансовый директор»