Управленческая отчетность: пошаговая инструкция

13866
Богуславская Татьяна
специалист учета и аудита консалтингового Альянса «Информ-плюс»
Разработка управленческой отчетности – процесс очень трудоемкий и, можно сказать, творческий. Если у компании несколько направлений, то целесообразно формировать как консолидированную отчетность, так и отдельный пакет отчетности по каждому направлению деятельности.

В моей практике встречались компании, у которых управленческий учет велся двумя разными способами. В одной компании бухгалтерский учет был организован со скрупулезностью, что позволяло проводить группировку данных относительно любого показателя. Штат бухгалтеров в этой компании был достаточно большой. Учет поставлен таким образом, что каждый бухгалтер на своем участке вводил данные с очень широкой аналитикой, что в последующем позволяло достаточно быстро сформировать необходимые управленческие отчеты, конечно же с корректировкой, где она была необходима. В другой компании для бухгалтерского и управленческого учета были организованы две базы (1С). Уникальность и комичность ситуации в том, что бухгалтера заносили первичку в обе базы вручную, тратя время на выполнение двойной работы.

Управленческая отчетность и детализация статей

Разработка управленческой отчетности – процесс очень трудоемкий и, можно сказать, творческий. Если у компании несколько направлений, то целесообразно формировать как консолидированную отчетность, так и по каждому направлению деятельности отдельный пакет отчетности. Это дает возможность увидеть, каково истинное состояние дел каждого направления деятельности. Но одним из самых кропотливых и важных моментов формирования управленческой отчетности является выделение нужных статей и подстатей. Здесь важно не впадать в крайности:

  1. Недостаточная детализация статей не даст возможности для принятия решения топ-менеджменту. Такая управленческая отчетность просто не будет иметь практической ценности для руководителей.
  2. Излишняя детализация – будет рассеивать внимание пользователей на ненужные факты, что не самым лучшим образом скажется на восприятии информации в управленческой отчетности.

Значительно упростить задачу в выделении нужных статей поможет наличие аналитики прошлых периодов. Если нет аналитики по управленческому учету, например, когда только начинается внедрение управленческого учета, то поможет изучение аналитики расходов из бухгалтерского учета. Каким образом? Это даст возможность увидеть, какие основные расходы есть у компании, что позволит выделить нужную детализацию управленческой отчетности. Но не все расходы должны выделяться в отдельную статью. Здесь очень хорошо будет работать принцип существенности и агрегирования. Так, если статья или подстатья соответствует этому принципу – ее можно отнести в отдельную графу. Если эти расходы характерны для компании на регулярной основе, но сумма их ничтожно мала – нет смысла засорять отчетность. Их, как правило, относят в пугающую графу «Прочее». Например, статья в отчете P&L«Расходы на рекламу» (рис. 1).

Расходы на рекламу

Личный опыт

Дмитрий Антонов, независимый эксперт

Под существенностью в моей практике принимались значения свыше 3-5% и обязательно учитывалось мнение руководителя. То есть, по мнению финансиста некий расход может быть несущественным, а для руководства будет считаться существенным. Например, расходы на благотворительность. Они могут быть несущественны, занимать 1 % в общей сумме расходов, но собственник захочет видеть, сколько он потратил на благое дело. Относительно статьи расходов «Прочие», скажу, что в моей практике ее почти нигде не было. Я считаю, что финансист должен уметь так сформулировать статьи затрат, чтобы всегда можно было определить тип статьи – в этом тоже состоит искусство, грамотность финансиста.

Личный опыт

Анна Васильева, начальник финансового отдела ХК "Подъемные машины"

При принятии решения о детализации статей управленческой отчетности по каждой компании нашего холдинга я руководствовалась критерием материальности статей в целом по группе компаний, а не по каждой в отдельности. Это важно учитывать для холдинговых структур, так как может оказаться, что, например, для головной компании статья "Запасы" не существенна в доли к общим расходам, а для холдинга контроль этой статьи стратегически важен. Для сопоставимости и консолидации данных единая детализация статей крайне важна.

Также при разработке форм управленческой отчетности нашего холдинга я руководствовалась не только информацией об уровне материальности той или иной статьи, но и учитывала специфику бизнеса и стратегию компании. Дело в том, что некоторые статьи могут быть несущественны в текущем периоде, но в рамках стратегии компании это направление развивается, или принимается решение о его развитии. В таком случае доходы и/или расходы по данному направлению требуют особого внимания.

Как составить расшифровку к статьям управленческой отчетности

Если вместить все показатели, необходимые управленцам в одну форму управленческой отчетности, это просто будет нечитабельно. Поэтому расшифровки к отдельным статьям делают отдельно, в качестве приложения или отдельного отчета. Основными детализированными отчетами являются отчеты по дебиторской и кредиторской задолженности, запасах, продажах и др. Их количество зависит от статей, которые того требуют, и, как правило, от вида деятельности предприятия. Например, если это производственное или торговое предприятие, то детализация статьи «Запасы» даже не обсуждается. А если это предприятие, предоставляющее услуги, для оказания которых нужны только трудовые ресурсы, но никак не материальные, необходимость в таком приложении равна нулю.

Личный опыт

Дмитрий Антонов, независимый эксперт

В компаниях, где я работал, финансовая служба составляла для руководства оперативные управленческие отчеты, которые включали основные параметры, необходимые для оценки деятельности компании. Это были ежедневные и еженедельные отчеты, а в одной компании - подекадные. В отчет мы включали поступления средств от клиентов, расходы по основным/крупным статьям,  данные по отгрузкам, остаток товаров на складе,  изменения  по дебиторской задолженности – общий отчет и по ключевым клиентам, плановые даты и суммы поступлений товара, получения и погашения кредитов банков и т.п. А при отчете за месяц/квартал при необходимости прикладывали отдельные отчеты, как и указано выше.

Следует отметить, что перекфалификация для управленческого отчета – важный инструмент, учитывая особенность управленческого отчета отображать не только прошлые события, например, такие как отгрузка товара, получение предоплаты, но и события, которые запланированы в будущем.

На примере

Предприятие планирует в ближайшем времени начать капитальное строительство. Строительство еще не началось, но материалы для этого компания уже приобретает. Отобразить такую ситуацию в управленческой отчетности можно двумя способами:

  1. с помощью перекласификации - стоимость таких запасов отобразить в качестве подстатьи или статьи внеоборотных активов (оптимальный способ);
  2. детализировав статью «запасы» (рис. 2), выделив отдельной строкой стоимость тех, которые будут вложены в строительные работы (это менее удачный способ, так как в других периодах подобных расходов может не быть, и строчка будет нулевой во всех отчетах).

Запасы

Личный опыт

Анна Васильева, начальник финансового отдела ХК "Подъемные машины"

Расшифровки к отчетности в нашей компании содержат дополнительную информацию к отчетности. Вся основная информация отражена в самих формах управленческой отчетности. Так, например, расчет показателей финансовой деятельности предприятия мы показываем непосредственно в отчетности, ссылаясь на представленные данные.

Управленческая отчетность на примере

Тема управления дебиторской задолженности знакома многим компаний. Отчет о дебиторской задолженности – это своего рода «musthave» для каждой организации. Его детализируют относительно периодов просрочки, которые каждая организация устанавливает для себя (в основном это 30, 60, 90, 180 дней),  по менеджерам и по компаниям, которые работают с такими клиентами и др. (рис. 3). Иногда целесообразно выделить самых крупных дебиторов отдельной строкой – в качестве подстатьи. Например, если задолженность такого дебитора отвечает принципу существенности, то есть составляет внушительную сумму по сравнению с их общей массой.

Дебиторская задолженность

Условный пример расшифровки дебиторки по периоду просрочки. По такой же аналогии создается расшифровка по другим критериям. Отдельно следует акцентировать внимание на дебиторах - банкротах. В случае, когда предприятие точно знает, что долг не будет возвращен, но такая задолженность продолжает «висеть» в общей массе, ее можно выделить отдельной строкой или же сразу включить в расходы, где тоже указать их происхождение.

Конечно, для создания и поддержания единой системы управленческого учета и отчетности на предприятии необходимо создать регламент по управленческому учету, своего рода правила игры. Аналогично учетной политике бухгалтерского учета, прописать в нем выбранную методику, закрепить формы отчетности и расшифровок и т.д. Создание такой целостной, хорошо взвешенной и продуманной до мелочей системы управленческого учета и отчетности даст возможность менеджменту исполнять свою главную функцию - управлять.

Личный опыт

Анна Васильева, начальник финансового отдела ХК "Подъемные машины"

Регламент должен также отражать периодичность предоставления управленческой отчетности. На мой взгляд, некоторые из расшифровок к управленческой отчетности проще и информативнее вести на еженедельной основе. Таким образом, к наступлению срока формирования ежемесячных управленческих отчетов, часть информации уже будет готова и сведена, что существенно облегчит и сократит сроки формирования такой отчетности. Оперативность предоставления управленческой отчетности – её важнейший критерий, в ином случае отчетность теряет актуальность и не может служить надёжным источником для принятия менеджментом своевременных управленческих решений.

Личный опыт

Ирина Коваленко, финансовый директор ГК «РЕСПЕКТ», к. э. н.

Имея опыт подготовки управленческой отчетности в компаниях, работающих в различных отраслях, я советую финансовым директорам максимально использовать аналитику, содержащуюся в бухгалтерской программе, а также руководствоваться отраслевыми нормативными документами. Это позволит не только сблизить бухгалтерский и управленческий учет, но и готовить грамотную управленческую отчетность с прицелом на дальнейшее использование ее в работе с инвесторами, банками и т.д.
Например, одна из компаний, входящих в наш девелоперский холдинг, осуществляла реализацию инвестиционного проекта по строительству многофункционального комплекса. В управленческой отчетности о доходах мы использовали бухгалтерские данные о поступлениях денежных средств в разрезе видов договоров (долевого участия в строительстве, купли-продажи) и видов помещений (жилые, нежилые, машиноместа).

В итоговой таблице для руководителей для этого выделялись всего две строки – жилье и нежилье, поскольку поступления от различных видов договоров, с различными налоговыми последствиями для компании, например, необходимость уплаты НДС при поступлении авансов по договорам купли-продажи, – это фактор, в оперативном управлении не играющий важной роли. Налоговым планированием на более глубоком уровне занимается финансовая служба.

В отчетности о расходах, которая готовилась, в том числе и для инвестора проекта, мы указывали суммированные показатели платежей подрядчикам по видам работ в соответствии с главами сводного сметного расчета: подготовка к строительству, проектно-изыскательские работы, строительно-монтажные работы, строительство наружных и внутренних сетей и т.д. Такой расчет мы делали на основе методики определения стоимости строительной продукции на территории РФ, принятой  Госстроем России.

При подготовке этих данных мы снова использовали бухгалтерскую аналитику: настраивая рабочий план счетов, сразу же вводили дополнительный аналитический признак для договоров с поставщиками и подрядчиками, указывающий на отнесение вида работ по договору к определенной главе сводного сметного расчета. В течение всего срока реализации проекта мы также оперативно копировали первичную документацию – акты выполненных работ по форме КС-2, справки о стоимости работ по форме КС-3, счета-фактуры поставщиков, наши платежные поручения.

В итоге нас была практически готовая форма отчета для передачи инвестору затрат по проекту, в соответствии с требованиями бухгалтерского учета. А также готовый объем материалов, позволивший быстро сформировать сводный счет-фактуру для инвестора и счета-фактуры для участников долевого строительства и покупателей помещений.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль