Бюджет движения денежных средств

Что такое БДДС

Бюджет движения денежных средств (БДДС) – это прогноз поступлений и расходований денежных средств, сформированный по периодам (неделя, месяц, год) для предотвращения кассовых разрывов.

Цель составления БДДС – обеспечить предприятию положительный остаток денег в течение всего периода планирования и сделать это самым оптимальным с точки зрения затрат образом.

Бюджет состоит из трех разделов.

В каждом из разделов платежи разносятся по статьям движения денежных средств. Некоторые статьи БДДС соответствуют тем, что приводятся в бюджете доходов и расходов (БДР). Но есть такие, которые в БДР отсутствуют. Например, получение и выплата кредита или покупка основных средств.

Важно помнить: лишь за редким исключением суммы по строкам даже со схожим названием будут совпадать. Допустим, выручка из БДР – это общая сумма продаж за период. Аналогичная статья из БДДС увеличится на полученные авансы и уменьшится на дебиторскую задолженность покупателей. Главная причина расхождений – принципиальное различие в подходах, лежащих в основе документов.

Базой для составления БДДС служат:

• БДР. По нему планируются (1) поступления от покупателей и заказчиков, (2) платежи поставщикам за материалы, (3) работникам по оплате труда, (4) бюджету и внебюджетным фондам по налогам, сборам, страховым взносам и т.п.;
• графики предстоящих платежей или общие условия расчетов с контрагентами. Они пригодятся, чтобы от сумм доходов и расходов из БДР перейти к денежным притокам и оттокам в БДДС. Последние будут отличаться от первых на значения выданных и полученных авансов, а также отсроченных платежей;
• информация о безнадежных долгах дебиторов. Учитывайте ее при подготовке бюджета. Так не завысите ожидаемые поступления, а значит, остатки денег. Где ее взять? Самое простое – рассчитать процент подобной задолженности по данным прошлого года. Затем минусовать его из планируемой выручки каждого периода. Для вычисления пригодятся бухгалтерские данные и формула:

Приведенный перечень документов – не единственный вариант. Иногда наряду с БДР потребуется бюджетный баланс. Так будет для косвенного метода формирования. О нем пойдет речь далее.

Зачем составлять бюджет движения денежных средств

Выше мы уже обозначили цель документа. Расскажем подробнее.

О процессе бюджетирования читайте в статье>>>

В отличие от БДР БДДС решает проблему планирования денег. Если предприятие работает со значительными отсрочками платежей, значит, денежные потоки будут существенно отличаться от доходов и расходов, а остаток средств на счетах и в кассе от финансового результата.

Пример. Проследим отличие БДДС от БДР на примере покупки автомобиля.

В БДР его стоимость попадет не сразу полной суммой, а частями через амортизационные отчисления, причем без НДС. Период включения в расходы равняется сроку полезного использования в месяцах.

В БДДС отток отразится с НДС исходя из особенностей оплаты. Например, два раза, если предполагается аванс и окончательный платеж. Или единожды, когда отсрочка платежа со стороны поставщика не ожидается.

Очевидно: между бюджетами появятся различия в суммах расходов и оттоков, а еще прибыли и остатка денег.

Еще примеры схожих ситуаций смотрите на схеме.

 Рисунок 1. БДДС и БДР: в чем отличия на примерах

БДДС нужен, чтобы увидеть:

• сколько поступлений ожидается;
• сколько платежей предстоит;
• в какой момент денег начнет недоставать.

В итоге все сводится к предупреждению появления кассовых разрывов за счет планирования внешнего финансирования.

Документ особенно важен предприятиям с длительным финансовым циклом. Период с момента оплаты поставщикам за товары или материалы до даты получения денег от покупателей за готовую продукцию может составлять полгода и более. В течение этого времени нужно изыскивать средства для закупки новых партий материальных ценностей, выплаты зарплаты, налогов, погашения кредитов и т.д.

Когда денежные потоки не планируются, то даже прибыльное предприятие угодит в долговую яму. Это серьезная угроза операционной деятельности. Ведь срочное привлечение заемного капитала не всегда возможно. А даже если и так, то второпях выторговать приемлемый процент не получится.

Выходит, БДДС – залог выстраивания разумной политики в сфере расчетов с контрагентами, внешнего финансирования и размещения излишка денег.

Как составить бюджет движения денежных средств (БДДС)

Есть два метода: прямой и косвенный.

Прямой. Состоит в том, чтобы посчитать плановые денежные притоки и оттоки. Затем найти разницу между ними (чистый денежный поток – ЧДП). Все это реализуется минимум в трех аналитических разрезах:

• по видам деятельности (операционная, инвестиционная, финансовая);
• по статьям движения денег (поступления от продажи продукции или товаров, платежи поставщикам за материалы, выплата зарплаты работникам и т.д.);
• по периодам планирования (декада, месяц или квартал).

Косвенный. Предполагает расчет ЧДП через плановый финансовый результат из БДР и изменения по статьям бюджетного баланса.

По сравнению с прямым подходом у него есть весомое преимущество. Он позволит проследить зависимость между остатком денег и прибылью компании и дать ответ на вопрос: «Почему финансовый результат и остаток денежных средств не равны друг другу?».

Однако столь же весом недостаток. По-правильному косвенный метод подходит для планирования потоков лишь от операционной деятельности. По инвестиционной и финансовой – расчеты ведутся прямым способом. Из-за этого придется долго возиться с плановой прибылью, дебиторкой и кредиторкой, выбирая оттуда то, что относится к каждому направлению. Хотя теоретический подход поддается практическому упрощению.

Алгоритм составления БДДС прямым методом

О планировании БДДС читайте в статье>>>

Для начала:

• получите доступ к БДР, планам продаж, договорам с контрагентами, графикам платежей;
• выделите время на общение с коллегами из бухгалтерии, отделов закупок и продаж;
• приступайте к процессу формирования бюджета с раздела «Операционная деятельность».

В БДДС по аналогии с БДР есть статьи прямых поступлений и платежей. Они напрямую зависят от объема производства и продаж и часто составляют около 65-90% всех денежных потоков. С них и начнем.

Рассчитайте поступления

О том, как составить прогноз движения денежных средств, читайте в статье>>>

Если БДР ведется не на каждом предприятии, то план продаж есть практически у всех. Данные по реализации в разрезе заказчиков – отправная точка для планирования денежных поступлений. Остается только учесть особенности расчетов, скорректировать выручку и выйти на приток денег. В частности:

• прибавляйте к выручке ожидаемые авансы к получению;
• вычитайте отсроченные платежи из текущего месяца и включайте их в те, где задолженность заказчика должна закрыться;
• минусуйте прогнозные значения безнадежных долгов.

Смотрите в статье «БДР и БДДС: как правильно связать с балансом» конкретные формулы увязки бюджетов.

Скорее всего, детализация продаж по заказчикам окажется доступной только на первые месяцы планирования. Для этого периода используйте детализированные поступления. На более отдаленную перспективу применяйте средние значения полученных авансов и отсрочки по платежам к ожидаемой выручке. В этом пригодятся формулы:

Важный момент: в формулах используются фактические значения прошлого периода. Значит, они сработают, только если система расчетов с контрагентами не претерпевала серьезных изменений. Например, не переходили со 100%-й предоплаты на отсрочку платежа в два месяца.

Внесите оплаты основным поставщикам

С планированием поступлений обычно проще, чем с платежами. Для последних учитывайте операционный и финансовый циклы предприятия.

Напомним, операционный цикл – это период от момента приобретения материалов (перехода права собственности на них) до даты реализации готовой продукции (передачи ее конечному потребителю). Финансовый – от момента оплаты материалов до даты получения денег от покупателя за проданный продукт.

Учитывайте следующие особенности отражения прямых затрат, расходов и оплат:

• в бюджете производства затраты на единицу продукции возникают в момент списания материалов в производство;
• в БДР материальные расходы появляются в период, когда планируется продажа готового продукта;
• в БДДС платежи появляются исходя из договорных обязательств перед поставщиками. Обычно это намного раньше, чем дата передачи материалов в производственный процесс.

Если предприятие придерживается плана закупок, то платежи отражайте в бюджете исходя из договорных условий с поставщиками.

Если плана закупок нет, то считайте операционные и финансовые циклы по каждой группе выпускаемых продуктов. Для этого ответьте на вопросы:

• сколько дней в среднем материалы хранятся до отпуска в производство (N_{материалы})?
• за какой период изготавливается продукт (N_{производство})?
• сколько он лежит на складе перед отправкой покупателю (N_{склад ГП})?

Даты оплат в разрезе продуктов вычисляйте по формуле:

Добавьте условно-постоянные платежи

После подготовки «скелета» бюджета, нанизывайте на него прочие поступления и платежи, относящиеся к операционной деятельности.

Это следующие статьи ДДС:

• зарплата персонала;
• страховые взносы с нее;
• налоги;
• арендные выплаты;
• коммуналка;
• услуги связи;
• траты на поддержание хозяйственной деятельности;
• траты на послепродажное обслуживание;
• оплата расходов на маркетинг, развитие и т.д.

Обычно прочие платежи являются периодическими (ежемесячными или ежеквартальными). Чтобы определить периодичность и плановые суммы, воспользуйтесь:

• коллективным договором и положением о премировании (чтобы верно разнести по времени и суммам зарплату персонала);
• договорами с поставщиками (например, для связи и коммунальных услуг);
• нормативными документами (в отношении дат уплаты налогов, сборов, страховых взносов).

Для непериодических платежей указывайте средние значения. Ориентиром по сумме и месяцу послужат банковские выписки прошлого года.

Определите ЧДП по операционной деятельности

Для этого из сумм поступлений вычитайте платежи. Проверьте себя: итог может оказаться отрицательным в нескольких периодах. В целом же суммарный приток должен быть больше оттока, при условии что предприятие работает с прибылью и не находится в стадии активного роста.

Первый раздел бюджета готов. Переходим к блоку «Инвестиционная деятельность».

Отразите в БДДС капитальные траты

Здесь источником информации является инвестиционный бюджет. Если его нет, то о планах приобретения основных средств, нематериальных активов и ценных бумаг других компаний узнайте в ходе общения с ключевыми сотрудниками предприятия.

Главное правило для платежей по инвестиционной деятельности – отражение суммы оплаты в периоде ее осуществления. Для этого учитывайте будет ли перечисляться аванс и предоставит ли поставщик отсрочку. Если есть конкретные договоренности о будущей поставке, то запланировать такое нетрудно. Когда договоренностей нет, то ориентируйтесь на прошлый опыт или предварительные согласования с потенциальными контрагентами.

Укажите поступления от инвестиционной деятельности 

Предприятие может не только приобретать внеоборотные активы, но и продавать их. Финансовые вложения в ценные бумаги приносят доходы в виде дивидендов и процентов. Займы не только выдаются, но и возвращаются назад. Все названное отражается в поступлениях от инвестиционных операций.

ЧДП считается аналогично предыдущему разделу. Заметьте: в отличие от операционной деятельности он часто бывает отрицательным. Это нормальная ситуация. Ведь если предприятие развивается, то значительные траты на приобретение оборудования, транспорта и прочего – логичны и ожидаемы.

На последнем этапе формируется блок «Финансовая деятельность».

Компенсируйте кассовые разрывы внутренними и внешними источниками финансирования

Как отмечали в начале статьи, финансовые операции призваны закрыть возможные отрицательные сальдо от инвестиционной и операционной деятельности.

Можно привлечь в оборот деньги собственников. Для этого проводится дополнительная эмиссия акций или привлекаются новые вклады от участников.

Есть и другой вариант. Это внешние заимствования через:

• кредитные линии;
• овердрафт;
• факторинг;
• выпуск долговых ценных бумаг.

В БДДС отдельно показывайте получение и возврат денег по каждому из видов финансирования. Пóмните о процентах к уплате: они не отражаются в данном разделе. Их место:

• либо в инвестиционном блоке, если кредит (заем) берется для приобретения основных средств или нематериальных активов;
• либо в операционном. Так будет во всех прочих случаях.

Итогом планирования станет ЧДП по финансовой деятельности и итоговое неотрицательное сальдо по всем денежным потокам предприятия.

Формирование БДДС косвенным методом

О том, как формировать БДДС косвенным методом, в статье>>>

Если предпочтителен косвенный подход при подготовке документа, причем нет желания копаться в аналитике, то посмотрите статью «Отчет о движении денежных средств косвенным методом». В ней мы рассказывали, как строится документ по фактическим данным. Однако для плана все аналогично. Заменяйте бухгалтерский баланс и отчет о финансовых результатах на бюджетный баланс и БДР, и все получится.

В материале есть в том числе Excel-файл, который поможет в подготовке БДДС упрощенным косвенным способом.

Как контролировать исполнение бюджета

После составления БДДС начинается процесс контроля за его реализацией. Не секрет, что в бизнесе планы редко воплощаются в жизнь в первозданном состоянии. Форс-мажоры вносят свои коррективы, появляются дополнительные затраты и возможности, о которых не знали на момент планирования.

Пример БДДС в excel смотрите в статье>>>

Чтобы труд по составлению бюджета движения денежных средств не был напрасен, следуйте намеченному в нем и при необходимости вносите корректировки. Иначе столкнетесь с незапланированной нехваткой денежных средств. Когда начнете выяснять причины, окажется, что:

• или непредвиденные расходы «съели» весь резерв свободных денег;
• или фактические поступления оказались меньше плановых при прежнем объеме платежей.

Хорошей практикой является внедрение на предприятии заявок на расход денег, которые проверяются на соответствие бюджету и согласуются. Форма заявки обычно содержит минимум четыре позиции:

• статья движения денежных средств;
• подразделение – инициатор платежа;
• дата/период платежа;
• сумма.

Подобный документ поможет ответственным за исполнение БДДС:

• контролировать ситуацию в текущем режиме, а не по окончании отчетного периода;
• управлять платежами, блокируя те, по которым идет превышение лимита.

Вариант сценария по использованию заявок и согласованию выплат смотрите на схеме.

Важная составляющая процесса контроля за исполнением БДДС – это получение фактических данных по платежам и их разнесение по статьям движения денег. В идеале процесс стоит автоматизировать. Вот несколько советов от практиков:

• используйте Excel, если штат вашей организации не более 100 человек, а количество заявок на платеж не выше 20 в день;
• если бухучет ведется в 1С, то поищите разработки на базе этой программы. Они хороши тем, что относительно недороги, а факт оплаты будет самостоятельно подтягиваться из учетных данных;

в зарубежных ERP-системах модули БДДС обычно входят в стандартную конфигурацию. Возможно, потребуется дополнительная настройка исходя из российской специфики и терминологии.