В компании «Урал Лото» разработали модель в Excel, с помощью которой финансовая служба сможет быстро составить бюджет доходов и раходов.
Пример в Excel
Скачать пример БДР и БДДС в Excel
Пример в Excel в целом по компании приведены на листах «PL Budget» и «CF Budget» . В отличие от детализированных планов, они формируются не напрямую из рабочей таблицы, а после промежуточной обработки информации на вспомогательных листах («Свод ст.» и «Свод ст.-подст.»).
Первая из вспомогательных таблиц – «Свод ст.» – предназначена для консолидации бюджетных данных по основным статьям расходов и доходов (поступлений и выплат). Настраивается аналогично детализированным бюджетам – с помощью поля «Название бюджета» (см. рис. 1).
Поскольку она используется для обоих бюджетов можно сформировать только по очереди, применяя фильтр в поле «Название бюджета». Одновременное же обновление обоих бюджетов в данной версии файла невозможно. Конечно, можно сделать две такие вспомогательные таблицы – для каждого бюджета, но пользоваться файлом станет сложнее, ведь каждый раз пришлось бы обновлять большее количество сводных таблиц. Да и сам файл станет «тяжелее».
Рисунок 1. Вспомогательная таблица
Во второй вспомогательной таблице («Свод ст.-подст.») консолидируются данные с детализацией «Статья» и «Подстатья первого уровня». Объединенные названия последних приводятся в столбце «Для отчета» в рабочей таблице. Работа проходит аналогично с описанной ранее «Свод ст.» – необходимо выбрать название бюджета в зависимости от того, какой из них формируется.
Бюджеты заполняются данными из вспомогательных таблиц c помощью формулы ВПР. Например, расчет «Выручки от реализации лотереи по “6 из 40”» за январь (ячейка Е10 на листе «PL Budget») будет задан как ВПР($A10;'Свод ст.-подст.'!$A:$T;4;0), где A10 – ячейка, содержащая наименование подстатьи («6 из 40»), 'Свод ст.-подст.'!$A:$T – исходный диапазон во второй вспомогательной таблице, где будет происходить поиск строки с тем же наименованием, 4 – номер столбца с данными за январь.
Единый бюджет в Excel существенно упростил процесс планирования в компании. Корректировки бюджета стали проходить проще. Достаточно ввести новое значение в одной таблице, и это отразится во всех остальных. Вероятность ошибок снижается.
Формат «все в одном» позволил отказаться от создания отдельных бюджетов по продажам, закупкам, налогам, ФОТ и т.д. Компания «Урал Лото» относительно небольшая: один центральный офис (численность сотрудников – 55 человек), филиалов нет. Поэтому гораздо проще заполнять всего лишь одну рабочую таблицу.
Таблица. Структура рабочей таблицы бюджета в Excel (лист «Work table»)
|
Название столбца
|
Назначение
|
|
Для отчета, для справочника
|
Вспомогательные столбцы, служат для связи таблиц бюджетной модели
|
|
Год
|
Указывается год, на который составляется бюджет
|
|
ЦФО
|
Закрепляется центр финансовой ответственности, то есть отдел, который непосредственно отвечает за соответствующую статью расходов или доходов
|
|
Код Д/Р
|
Вспомогательный столбец, указывает на принадлежность статьи к расходной или доходной части бюджета
|
|
Название бюджета
|
Показывает, в какой бюджет попадет сумма из соответствующей строки – БДР, БДДС, в оба бюджета или будет задействована при подготовке справочной информации
|
|
Статья затрат/дохода, Подстатья-1, Подстатья-2
|
Указываются основные статьи доходов или расходов, а также подстатьи первого и второго уровня (все в соответствии со справочником)
|
|
Примечание
|
Дополнительная информация о статье (расчет, поставщик товара, услуги и др.)
|
|
Количество за год, шт.
|
Приводится итоговое количество единиц товара, работ, услуг за год
|
|
Цена, руб.
|
Отражается цена за единицу товара, работы, услуги. Если цена изменяется в течение года, то указывается средняя цена за год, которая рассчитывается по формуле: Средняя цена = Стоимость за год : Количество за год
|
|
Месяц, квартал, год
|
Указывается стоимость товаров, работ, услуг за указанный в названии период
|
Про составление бюджета доходов и расходов, читайте в статье>>>