Как применять натуральные показатели при подготовке бюджета

Актуальную статью по теме Бюджетирование и Бюджет денежных средств, читайте по ссылке>>>

Игорь Николаев, финансовый директор ООО «Профмеханика»

Часто бюджет организации включает только финансовые показатели: доходы, расходы и денежные потоки. Однако не всегда по этим данным финансовый директор может качественно проанализировать планы компании и перспективы их выполнения.

Учитывая, что в основе этих планов лежат натуральные величины, зачастую бывает полезно использовать натуральные показатели. Это делает бюджет более гибким, прозрачным и наглядным, упрощает процесс его пересмотра и контроля исполнения.

Нефинансовые показатели: преимущества и недостатки

В трех плановых формах (прогнозном балансе, бюджете движения денежных средств и бюджете доходов и расходов) все показатели представлены в денежной оценке. Это закономерно, ведь почти все компании создаются и работают для получения прибыли, а значит, главная цель составления бюджета – установка ее планового значения. Вместе с тем очевидно, что практически все финансовые показатели тесно связаны с натуральными, которые измеряются в неденежных единицах и характеризуют суть хозяйственных операций. Например, выручка от реализации продукции определяется как произведение количества проданных товаров и услуг и их средневзвешенной цены за единицу, а расходы на оплату труда – произведение числа сотрудников компании и средневзвешенной зарплаты и т.д. И натуральные показатели зачастую бывают намного информативнее денежных. К примеру, расходы на привлечение персонала в бюджете составляют 1 млн рублей в год. Это дает весьма смутное представление о масштабах найма сотрудников и росте штатной численности компании. Более полезной будет информация о том, что средства потратят на поиск двух топ-менеджеров через кадровые агентства, из расчета 500 тысяч рублей на каждого. Повышается и прозрачность налогового планирования. Например, страховые взносы в бюджете составляют 250 тысяч рублей в месяц, но детализация показывает, что они рассчитаны на почти сотню сотрудников с официальными зарплатами по 8,5 тысячи.

Особенно важны натуральные показатели при анализе продаж. Рассмотрим это на примере компании «Альфа», занимающейся оптовой реализацией безалкогольных напитков трех видов под собственными брендами: сок, минеральная вода и квас. Профильное направление организации – продажа сока, а вода и квас были добавлены в ассортиментную матрицу сравнительно недавно, их доля в общем объеме невелика, но быстро увеличивается. В такой ситуации принцип планирования продаж нужно изменить и рассматривать отдельно каждую линейку продукции, причем как в денежном, так и в натуральном выражении (см. табл. 1).

таблица 1. План продаж компании «Альфа» (извлечение)

Если оценивать лишь последнюю строку таблицы (выручку по всем видам продукции), картина выглядит вполне оптимистично: объем продаж должен устойчиво расти в среднем на 1,93 млн рублей ежемесячно. Если же детализировать данные до натуральных показателей, то выявится ряд интересных фактов. Оказывается, компания теряет долю рынка по своей профильной продукции (соку), но пытается компенсировать это за счет нового направления сбыта (минеральной воды), а продажи кваса относительно стабильны. Подобный анализ позволяет не только составить корректный финансовый план на предстоящий год, но и заранее наметить контуры маркетинговой и ценовой политики. Возможно, «Альфа» проведет кампанию по продвижению сока, которая остановит падение продаж, либо, напротив, переориентируется на рынок воды, оценив его как перспективный.

Еще одна особенность бюджетирования натуральных показателей применительно к расходам на маркетинг – возможность точнее оценить рыночные позиции компании и приоритеты ее финансовой политики. Вернемся к примеру: на продвижение сока «Альфа» в течение первых трех месяцев планирует направить значительный объем средств (табл. 2), организовав массированную рекламу на федеральных телеканалах, после чего активность будет смещена в сторону региональных телекомпаний. Если же детализировать кампанию (реклама сока, минералки и кваса), корреляция между маркетинговыми усилиями по продвижению продуктов и динамикой их продаж в натуральном выражении будет очевидна. Конечно, корреляцию статей можно отслеживать и в денежном выражении (что в большинстве случаев и происходит). Однако дополнительные данные позволяют увеличить глубину анализа в случаях, когда финансовые показатели недостаточно информативны.

таблица 2. План расходов на рекламу по товарной категории «Сок»

Бюджетирование натуральных показателей можно использовать и при анализе расходов компании на ФОТ. Компания «Альфа» заложила в бюджет зарплаты, обозначенные в строке 1 таблицы 3. Если не учитывать остальные показатели, данные мало о чем говорят финансовому директору. К примеру, почему расходы на оплату труда с апреля увеличиваются на 200 тысяч рублей? Вариантов может быть множество: зарплата сотрудников индексируется на 10 процентов, либо в этот период планируется нанять двух специалистов с окладами по 100 тыс. рублей, либо прибавка для всех работников составит 15 процентов при одновременном сокращении штата (два человека с окладами по 50 тыс. рублей) и т.д. Однако, если рассматривать таблицу целиком, с учетом натуральных показателей, ситуация сразу проясняется: с апреля компания нанимает четверых сотрудников с зарплатой по 50 тысяч рублей.

Учет в бюджете натуральных показателей существенно повышает его информативность. Однако бывают ситуации, когда их использование в тех или иных направлениях планирования бывает попросту излишне, например:

• компания продает однородный товар, цена которого не изменяется для разных групп покупателей – нет смысла анализировать выручку в количественном выражении;
• уровень оплаты труда персонала напрямую привязан к выручке от продаж (активно практикуется в системах мотивации сотрудников сбытовых подразделений) – аналитическая ценность данных о средневзвешенной зарплате и количестве сотрудников невысока;
• компания не использует серые схемы оптимизации, и база по налогам соответствует фактическим значениям прибыли, ФОТ, добавленной стоимости и т.п. – не нужно бюджетировать отдельно налоговую базу. Зачастую же бывает иначе. Например, если официальный ФОТ сотрудников составляет 1 млн рублей на 100 человек, можно учитывать в бюджетировании налогов штатную численность, чтобы понимать величину налоговой нагрузки на одного сотрудника и, возможно, планировать постепенное ее увеличение (то есть, фактически, «обеление» организации).

Включение натуральных показателей в бюджет компании имеет смысл в том случае, если они дают полезную информацию о планируемой величине доходов и расходов, а не засоряют документ.

таблица 3. Расходы на ФОТ компании «Альфа»

Исполнение бюджета натуральных показателей

Бюджетирование натуральных показателей можно описать в виде алгоритма. Вначале стандартный финансовый бюджет анализируют и определяют, какие статьи полезно дополнить натуральными показателями, а также устанавливают порядок их формирования. Затем добавленные статьи вносят в бюджеты соответствующих ЦФО и корректируют регламент бюджетирования. При защите бюджета особое внимание уделяется обоснованию величины натуральных показателей. Например, если расходы на персонал предполагается увеличить за счет найма сотрудников, оценивается обос­нованность этого действия, а также потенциальный эффект для компании. В процессе исполнения бюджета контролируются не только расходы (как при обычном бюджетировании), но и факты хозяйственной деятельности, связанные с нефинансовыми данными. Например, нового сотрудника могут взять лишь в том случае, если есть соответствующая запись по статье бюджета «Штатная численность». И, наконец, в процессе исполнения бюджета сравниваются как финансовые, так и натуральные показатели, а это требует изменений в управленческой отчетности.

Пример

Компания «Альфа» составляет бюджет на 2012 год. Исходная форма включает такие строки, как выручка от реализации, себестоимость реализованной продукции, валовая прибыль, накладные расходы, расходы на персонал, налоговые расходы, коммерческие и маркетинговые расходы, общехозяйственные, управленческие расходы, операционная прибыль. Данный бюджет – классический пример финансового бюджета, все его показатели представлены в финансовом измерении. Теперь дополняем его натуральными показателями из приведенных ранее примеров (см. «Дополнительный материал» на сайте www.fd.ru). Важное отличие расширенного бюджета – некоторые его показатели не бюджетируются напрямую, а формируются на основе других данных. Например, затраты на рекламу на федеральных телеканалах определяются как произведение объема рекламы в минутах и стоимости одной минуты рекламы. Затем для всех статей бюджета (как натуральных, так и финансовых), как обычно, определяется перечень ЦФО. Таким образом, ЦФО теперь обязаны бюджетировать не только финансовые, но и натуральные показатели. Объем работы для них увеличивается, поскольку защищать такой бюджет сложнее (придется обосновывать больше показателей), однако прозрачность плана повышается: каждый финансовый показатель распадается на более простые для понимания составляющие.

После защиты бюджетов ЦФО они консолидируются в подробный бюджет компании на текущий год. Чтобы контролировать его исполнение, нужно корректировать форматы управленческой отчетности таким образом, чтобы они давали фактическую информацию в тех же разрезах, что и в бюджете. Таким образом, детализация планов приводит к значительным изменениям в системе управленческого учета и отчетности.

Вы можете скачать файл Excel с управленческим отчетом, в котором, помимо финансовых, учитываются и натуральные показатели, по ссылке в конце статьи.