Сводные таблицы – это инструмент, который позволит настроить свои управленческие отчеты так, чтобы видеть главные цифры на одном листе, легко обновлять их и дополнять аналитикой. Они экономят время на подготовку аналитики, даже если нужно собрать данные из нескольких баз. Покажем на примерах, как сделать сводные таблицы в Excel.
Сводные таблицы Excel
При работе с данными в Эксель периодически возникает необходимость их анализировать. Это важно, например, в продажах – кто, в какой период сколько совершил продаж, когда был спад, а когда всплеск, какие товары пользуются наибольшим спросом, какие – наименьшим. Чем больше данных, тем сложнее их анализ. Тем выше вероятность ошибки из-за человеческого фактора. Поэтому необходимо применять инструменты, которые предоставляются самим Excel.
Как за 10 минут подготовить отчет по выручке: сводные таблицы против формул
Сводные таблицы – это инструмент для аналитики и представления данных в удобном и легко понятном виде. Их используют в следующих случаях:
- Большой объем исходных данных. Небольшое количество данных можно просчитать и проанализировать вручную. Однако если в распоряжении имеется сотни и тысячи записей, ошибки неизбежны и их будет много. В разы увеличится и время, необходимое для обработки.
- Необходимо выявить тенденции и динамику в данных. В сводных таблицах можно легко преобразовать вывод информации, не нужно сортировать ее вручную.
- Чтобы создать диаграмму или построить график на основе отформатированных данных.
- Нужно делать промежуточный «срез» итогов, которые часто меняются, для последующего их сравнения. В этом случае достаточно обновить данные, Excel пересчитает все автоматически.
- Для анализа и поиска экстремальных значений – минимумы и максимумы данных.
- Для сведения разрозненных данных из разных источников. При необходимости в исходные данные можно добавить необходимую строку или столбец и обновить итоговое отображение отчета.
Excel поможет превратить бесчеловечные отчеты в удобные сводные таблицы
Как за пять минут из отчета с многоуровневой шапкой, вложенной иерархией статей и объединенными ячейками собрать удобную сводную таблицу.
Сводные таблицы эксель: как они выглядят
Перед тем, как говорить о том, как построить сводную таблицу в Эксель, покажем, как она выглядит. Данные для таблицы берутся из указанной пользователем общей таблицы. Функционально таблица разделена на четыре сегмента:
- значения;
- строки;
- столбцы;
- фильтр отчета.
Сводная таблица файла .xlsx имеет следующие ограничения:
- максимальное количество полей строк – 1 048 576 или ограничено размером оперативной памяти;
- максимальное количество полей столбцов – 16 384;
- максимальное количество полей страниц – 16 384;
- максимальное количество полей данных – 16 384.
Возьмем в качестве примера следующие данные.
Пример сводной таблицы в Excel:
В правой части таблицы – фамилии, вверху – даты, в центре – итоги работы. Очевидно, что такая подача информации удобнее и понятнее. См. также 8 функций Ехсеl, которые помогут сократить работу вдвое.
На этом изображении красным цветом выделен сегмент значений. Это сегмент, в котором ведутся вычисления. Здесь можно увидеть стоимость заключенных сделок по дням и по фамилиям.
Это сегмент строк. Здесь может быть одно или несколько значений. В нашем случае – это фамилии менеджеров. Напротив фамилий в соответствующих строках – сводный итог работы.
Это сегмент столбцов. Обычно это временная шкала, ее использование облегчает анализ и восприятие данных.
В специальном мастере сводных таблиц можно менять размещение данных. В нашем случае фамилии можно вынести в сегмент столбцов, в даты – в сегмент строк. Тогда сводная таблица примет новый вид.
Конструктор сводной таблицы интуитивно понятен. В нем можно перетаскивать значения в поля, можно выбирать значения из выпадающего списка. Далее в статье самоучитель по созданию сводных таблицы в Excel с примерами. Читайте также, как создать наглядную финансовую модель в Excel.
Сводная таблица в Экселе: пошаговая инструкция
Расскажем и покажем на примерах, как создать сводную таблицу в Excel. В качестве исходных данных возьмем нашу таблицу со сведениями по работе менеджеров за май. Для создания таблицы, необходимо в верхнем меню во вкладке «Вставка» выбрать «Сводная таблица». На картинке они выделены цветом.
Появится новое окно:
В нем надо будет указать источник, чьи данные будут использованы для построения сводной таблицы. Для этого надо выделить нужную область или всю таблицу и Excel подставит эти данные в строку.
Цветом показано, что выделен весь массив, в строке появились данные. Затем необходимо указать, куда Excel должен построить сводную таблицу. Можно выбрать текущий лист или выбрать новый лист.
Если выбрать новый лист, то в этом случае он будет создан, на нем появится конструктор сводной таблицы. Рекомендуем так и делать. После того, как указаны все сведения – исходные данные и место для отчета, надо нажать кнопку «ОК» и появится подсказка с предложением выбрать поля для построения нового отчета.
Справа от него откроется раздел в котором можно указать поля для добавления их в сводную таблицу.
Под ним будет еще одно рабочее поле, где можно перетаскивать поля в разные области.
Нужно проставить галочки для необходимых полей. Указанные позиции автоматически появятся в нижнем разделе. Их можно настраивать по собственному усмотрению.
При перестроении исходных данных, отображение будет автоматически перестраиваться. Если значений много, то это может мешать нормальной работе. Поэтому можно поставить галочку «Отложить обновление макета». Автоматическое перестроение будет отключено. Чтобы обновить сводную таблицу, достаточно нажать кнопку «Обновить».
Таким образом, создадим сводную таблицу и она примет следующий вид.
Видно, что порядок строк имеет значение. Первая строка в конструкторе идет первой. Вторая строка в конструкторе становится подпунктом первой. В нашем случае показаны итоги работы каждого менеджера с разбивкой по товарным позициям – артикулам с привязкой к датам.
Можно поменять порядок строк – для этого достаточно мышкой перетянуть вверх или вниз нужную строку. Если поменять местами фамилию и артикул, то сводная таблица примет следующий вид.
Для удобства восприятия информации, подпункты можно сворачивать. По умолчанию они выводятся в раскрытом виде. Чтобы свернуть ненужные позиции, необходимо нажать значок минус возле артикула. Тогда подпункты будут скрыты. Чтобы их развернуть, надо нажать значок плюс. На картинке они выделены цветом.
В центральном сегменте значений будет отображаться вся информация, сведенная и подсчитанная программой. Также будет показан общий итог – по датам, по артикулам, а если артикул не свернут – то и по фамилиям менеджеров.
Чтобы консолидировать несколько однотипных по структуре бюджетов компании, воспользуйтесь мастером сводных таблиц в Excel. О том, как подготовить исходные данные и модифицировать готовые таблицы, читайте в этом решении. Как быстро консолидировать бюджеты в Excel
Если вы внесете изменения в исходную таблицу, сводную надо обновить. Для этого необходимо в любом ее месте нажать правой кнопкой мыши и выбрать в появившемся контекстном меню «Обновить». Данные будут перестроены.
В случае, если добавились новые строки или столбцы и старое отображение отчета не охватывает весь необходимый набор данных, необходимо включить их в сводную таблицу. Для примера – в основной массив информации добавлены новые данные (выделены цветом) и сводная таблица их пока не учитывает.
Чтобы добавить их в отчет нужно кликнуть на сводной таблице, перейти во вкладку «Параметры» и выбрать «Изменить источник данных» – на картинке эта опция выделена цветом.
В появившемся окне указать источник данных вместе с обновленными строками и нажать «ОК».
Сводная таблица автоматически перестроится. На изображении цветом выделены данные за 29.05.2018, которых не было ранее.
ВИДЕО: Как работать со сводными таблицами
Больше полезной информации по теме Бюджетирование, читайте по ссылке>>>