Диаграмма Ганта традиционно применяется для отображения этапов проекта. Она наглядно показывает длительность разных этапов работы и может использоваться даже непрофессионалами. Расскажем, как построить простую диаграмму Ганта в Excel – подробно и с примерами. Скачайте готовую модель в Excel – останется только ввести свои задачи и сохранить.
Для чего строить диаграмму Ганта в Excel
Диаграмма Ганта представляет собой планировщик того или иного проекта, который хочет реализовать организация. Этот инструмент показывает движение проекта от задумки к цели по шагам, поскольку типичная модель представляет собой две шкалы: временную и шкалу выполнения задач.
Конечно, без диаграммы можно обойтись. Например, использовать обычный план действий, либо устно передавать сотрудникам информацию о задачах и сроках. Однако графическое представление сроков и этапов работ дает важное преимущество — наглядность. Человек гораздо лучше воспринимает информацию в виде визуальных образов, поэтому одна диаграмма поможет гораздо быстрее передать массу информации, чем многостраничный тест с планом действий.
Особенно это актуально когда в проекте меняются участники. Также наглядное представление более уместно при презентации проекта перед аудиторией.
Диаграмма может применяться в проектах любой сложности. На этапы можно разбить проект по приобретению автомобиля, созданию нового направления бизнеса или постройки бизнес-центра.
Кроме того, эта диаграмма используется в презентациях инвестиционных проектов, стартапов, инновационных производств. Такая подача информации упрощает и ускоряет понимание — насколько сложен проект, как много времени надо на его реализацию, насколько он проработан. В целом, диаграмма Ганта в Excel стала стандартом в практике управления проектами и широко применяется проектными менеджерами.
Дополнительный материал к статье:
Как сделать диаграмму Ганта в Excel
Получите пошаговую инструкцию и примеры, как в Excel построить диаграмму Ганта, чтобы контролировать график работ по проекту.
Шаг 1. Введите данные, которые необходимо отобразить в виде диаграммы Ганта в Excel. Укажите название задач, даты начала и конца работ, их длительность. Количество указанных работ зависит от сложности проекта и от того, насколько детализировано он прописывается. В нашем случае используются название «Задача 1», «Задача 2» и так далее. Подразумевается, что каждая следующая задача начинается после окончания предыдущей. Затем, для создания диаграммы необходимо выделить данные этой таблицы.
Шаг 2. Выберите вкладку «Вставка».
В этой вкладке нажмите на иконку с изображением диаграммы, обычно она первая в списке. При наведении указателя мыши на иконку появится всплывающая подсказка.
При нажатии на иконку появится дополнительное окно, с перечнем возможных диаграмм — гистограмма, объемная гистограмма, линейчатая, объемная линейчатая, другие гистограммы.
В этом окне в строке «Линейчатая» надо выбрать иконку диаграммы «Линейчатая с накоплением».
При наведении указателя мыши на эту иконку появится всплывающая подсказка. На заднем фоне появится сам график. Нажать на иконку.
После нажатия в окне появится пример диаграммы Ганта. Ее нужно будет дополнительно отредактировать.
Шаг 3. В первую очередь удалите легенду диаграммы, она не несет смысловой нагрузки. Для этого надо выделить легенду и в контекстном меню, которое появится при нажатии правой кнопки мыши выбрать «Удалить».
Шаг 4. Теперь необходимо отредактировать временную ось, Excel по умолчанию подставляет некорректные параметры. Дважды кликнуть на оси времени, появится дополнительное меню.
Выберите «Параметры оси» и установите значение границы, минимум — 1.01.2017 (исходя из данных примера). Максимум — 1.02.2017. Excel автоматически преобразует эти значения в иной формат, но в таблице будут верные значения дат.
Шаг 5. Установите единицы измерения. В данном примере выбрано значение главных единиц — «2», дополнительные оставлены по умолчанию. Данные единицы имеет смысл устанавливать исходя из удобства восприятия и эргономичности отображения данных. На диаграмме видно, что с таким шагом даты указываются через день.
Шаг 6. Для удобства отображения имеет смысл поставить первую задачу вверх, пятую — вниз. Для этого надо выделить ось задач и в появившемся меню установить галочку «Обратный порядок категорий». Также параметр «Горизонтальная ось пересекает» установить в значении «в максимальной категории».
Ось времени переместится вверх. Если такое расположение неудобно, можно выделить ось времени и в появившемся меню в разделе «Подписи» выбрать значение «вверху». Подпись переместится вниз.
Шаг 7. Следующий этап — убрать заливку цветом с ненужных прямоугольников, убрать синий и серый цвета, оставить только оранжевый. Для этого нужно выделить, например, серое поле гистограммы. В контекстном меню выбрать «Заливка» и указать «Нет заливки».
Для голубого цвета повторить указанную манипуляцию. График примет следующий вид.
Дополнительно можно сократить расстояние между строками, тогда диаграмма будет более наглядной. Для этого необходимо щелкнуть по оранжевому прямоугольнику и в появившемся меню установить параметр «Боковой зазор» в 10%. Строки будут расположены плотнее. При необходимости можно уменьшить сам график, перетягивая его за окружности на нижних или боковых гранях.
Диаграмма примет следующий вид. При необходимости ее можно дополнительно отредактировать — выбрать цвета, добавить наименование диаграммы, выполнить иные манипуляции по оформлению.
Диаграмма Ганта в экселе готова и ее можно использовать в дальнейшей работе. Однако стоить помнить, что данный график обладает некоторыми ограничениями. В частности — задачи в нем не связаны. При изменении длительности одной задачи, другие, что идут позже, сдвигаться не будут. Эти манипуляции необходимо производить вручную. При достаточно загруженной диаграмме это может быть затруднительно.
Полученный шаблон диаграммы Ганта в Excel может использоваться в дальнейшей работе с другими данными. Можно добавлять новые работы, новые задачи, изменять временные рамки работы. Также можно изменять графическое отображения графика, группируя работы по цветам.
Как планировать и контролировать выполнение плана работ финансовой службы
Скачайте готовую Excel-модель с диаграммой Ганта, чтобы планировать и контролировать выполнение заданий сотрудниками финансовой службы. Подробная инструкция к модели – в этом решении Системы Финансовый директор.
Зависимость задач в диаграмме Ганта
Иногда возникает необходимость внести изменения в длительность одного или нескольких процессов таким образом, чтобы все остальные ячейки сдвигались автоматически. Для этого можно использовать формулы. Достаточно один раз настроить связь между задачами, тогда изменение на любом этапе по срокам работы автоматически повлечет сдвиг будущих задач.
Допустим, старт работ по задачам известен. Тогда в ячейку В3 необходимо ввести дату старта работ по проекту. В ячейку С3 ввести количество дней, необходимое для выполнения работ по Задаче 1. А ячейке D3 присвоить значение, указанное в строке формул «= В3 + С3». Тогда ячейка D3 примет значение дня, соответствующее введенной формуле. В нашем примере — 7 января.
Далее — необходимо указать, с какого дня стартует следующая работа. Это может быть как в нашем примере 7 января и тогда ячейке В4 необходимо присвоить значение ячейки D3, это выглядит так «= D3».
Либо, если работы могут начинаться позже — то добавить количество дней задержки. В нашем примере — Задача 3 начинает выполняться через два дня после окончания Задачи 2. Формула примет вид «= D4 + 2». На графике появится соответствующий разрыв между прямоугольниками.
Также работы могут начинаться раньше, чем закончится предыдущая работа. Например, Задача 3+ начинается на два дня раньше, чем заканчивается Задача 3. Формулы будет выглядеть так «= D5 — 2». На графике также будут видны изменения.
Таким образом, прописывая формулы для всех ячеек, можно вносить изменения в одну или несколько задач, остальные задачи будут автоматически пересчитаны в диаграмме Ганта в Excel. При увеличении сроков работ по проекту необходимо внести изменение в ось времени и указать новый максимум для границы.
Отчеты в Excel: образцы, шаблоны, примеры для скачивания
Скачайте модели в Excel для подготовки управленческих отчетов: от ОДДС до отчета о прибыли отдельного бренда. Смотрите, как преобразовать оборотно-сальдовую ведомость и карточку счета из «1С». Здесь же вы найдете подборку нестандартных графиков и диаграмм, а также рекомендации, как составить интерактивный отчет в Power BI. Активируйте гостевой доступ к Системе Финансовый директор и получите безлимитный доступ ко всем решениям на три дня.
ВИДЕО. Продвинутая работа с формулами в ваших отчетах Excel
Дмитрий Щербаков, тренер, разработчик и консультант по программам пакета Microsoft Office рассказывает, как правильно работать с длинными формулами. И как быстро найти и устранить ошибку в расчетах, если она все-таки возникла.
Больше полезной информации по теме Бюджетирование, читайте по ссылке>>>