Еще в предыдущий кризис многие директора компаний и руководители финансовых блоков проанализировали, произвели расчеты эффективности и начали «реформировать» свои отношения с бумажными документами в пользу электронных.
Используйте пошаговые руководства:
Причина – возможность в среднесрочной, а иногда и в краткосрочной, перспективе начать экономить значительные средства по статьям на обеспечение деятельности. Касается это не только корпораций, но также государственных органов и самых обычных компаний.
Посмотрите на свой офис: какими документами заняты шкафы в отделах? Это преимущественно договоры, финансовые отчеты, ПБД. Зачастую в компаниях создается по 7-8 копий одного договора, так как каждый отдел, - даже юристы, - сохраняет копию для себя, «на всякий случай». Об этих документах и поговорим.
Итак, компании обращаются за услугой оцифровки документов, стремясь решить несколько задач:
-
Освободить офис от «бумажного монстра», который с каждым годом захватывает новые площади. Перевод в электронный вид в данном случае позволяет не только впоследствии вывезти документы в удаленное хранилище или уничтожить, но также намного повысить скорость доступа и качество анализа информации.
Есть и более осязаемый эффект: вы освобождаете в среднем 23% офисного пространства, то есть можете на такой же процент снизить стоимость аренды или улучшить условия труда сотрудников.
- Вторая причина – необходимо наполнить внедренные системы ERP и contract management (SAP, 1С, Парус и т.д.), так как эффективность их использования напрямую зависит от количества загруженной информации.
Услуги в этом случае заказывают как для оцифровки ретроспективы (обычно за 1-3 года), так и для регулярного ввода, когда сотрудники уже не справляются с ежедневной обработкой документов.
Практика показала, что стоимость услуг оцифровки в 1,5-2,7 раза ниже суммарных затрат на организацию самостоятельного ввода (з/п сотрудников, покупка и обслуживание техники, покупка и настройка ПО и т.д.)
-
В-третьих, к оцифровке часто прибегают, готовясь к проверкам. Причем некоторые заказчики готовятся заранее, в том числе договариваясь с надзорным органом о предоставлении электронных копий без изъятия бумаги. А другим требуется срочная оцифровка, так как запрос на документы уже поступил, а они нужны в работе.
Перевод в электронный вид помогает подготавливать комплекты документов быстро.
Особенно это актуально для холдинговых структур, которые все чаще заказывают регулярную оцифровку в рамках создания ОЦО.
А теперь о том, как можно провести оцифровку «с умом».
Недавно на рынке появился новый формат услуг «СК+», ориентированный именно на договоры, ПБД и финансовую документацию. Именно на них, потому что:
- Это современные печатные документы, в большинстве случаев представленные в формате – основной документ и приложения к нему. Благодаря этому появляется возможность максимально автоматизировать процесс оцифровки, снизить долю ручного труда и, соответственно, стоимость работ.
- Компании предпочитают не вывозить финансовые документы за пределы своего офиса.
В рамках «СК+» комплекс оцифровки осуществляется «под ключ» на территории организации-заказчика. В общем виде процесс выгладит так:
1. Наши специалисты приезжают и оперативно сканируют востребованные документы. Все оборудование мы привозим с собой – для выполнения работ достаточно предоставить небольшое помещение.
2. Электронные копии документов (в том числе подготовленные вами) с помощью автоклассификации разделяются по типам – счета-фактуры, товарные накладные, договоры, приказы, свидетельства и т.д.
3. Далее все зависит от поставленной задачи. Если необходимо наполнить учетную систему, например, счетами-фактурами, то они индексируются по минимальному составу полей (номер, дата) и автоматически привязываются к проводкам в учетной системе.
С целью сокращения стоимости оцифровки документы могут объединяться по признакам группы: например, договор и приложения к нему, реестр счетов и сами счета-фактуры. Для многих задач этого достаточно – вы получаете готовые комплекты электронных копий документов с возможностью поиска информации. А бумагу уже можно вывезти или уничтожить.
В таком формате также возможно проведение автоматизированных проверок: например, соответствия сумм счетов реестру, полноты приложений к договору и т.д.
4. Для создания ресурса с широкими возможностями поиска и анализа информации может проводиться полнотекстовое распознавание и расширенное индексирование – извлечение для каждого вида и типа документов своего набора атрибутов (номер, дата, сумма, ИНН, КПП, наименование контрагента, адрес и пр.).
Услуга позволяет обрабатывать любые печатные документы, в том числе неформализованные. Кроме того, до конца года можно оформить бесплатную экспертизу документов и получить дополнительную скидку, заключив долгосрочный договор: например, на регулярную оцифровку по окончанию определенных отчетных периодов.
В заключение приведу показательный пример. Однажды мы столкнулись с бумажным ресурсом, в котором оказалось более 90 типов финансовых документов, в т.ч. неформализованных. Заказчик не смог самостоятельно решить задачу оцифровки с использованием ПО распознавания форм из-за дороговизны создания 90 шаблонов и крайне медленной работы программы при таком разнообразии документов (программы подбирают формы, накладывая их последовательно). В результате были заказаны услуги СК+.