Обособленные подразделения

Что такое обособленное подразделение

Обособленное подразделение - это офис, складское помещение или другое помещение компании, расположенное по адресу, отличному от адреса, указанного в ЕГРЮЛ.

Компания вправе открывать любое количество отделений. Однако для индивидуальных предпринимателей отделений не существует - они регистрируются только в налоговой инспекции по месту жительства или месту осуществления деятельности при работе по патенту.

Существует некоторые нюансы при определении обособленного подразделения в гражданском и налоговом законодательстве.

Определение по Гражданскому законодательству

В гражданском законодательстве обособленные подразделения ограничиваются филиалами и представительствами, которые не являются юридическими лицами. Информацию о них необходимо вносить в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ).

Определение по Налоговому законодательству

В налоговом законодательстве обособленное подразделение - это часть компании, которая соответствует двум критериям:

• обособленное подразделение находится по адресу, отличному от адреса, указанного в ЕГРЮЛ.
• наличие хотя бы одного стационарного рабочего места, которое было создано на срок не менее одного месяца.

Если хотя бы одно из этих условий не выполняется, то данная часть компании не может считаться обособленным подразделением.

Важно! Информация об обособленных подразделениях без статуса филиала или представительства не вносится в ЕГРЮЛ.

Как платить ЕНП по обособленным подразделениям в 2024 году, рассказали эксперты Системы Финансовый директор.

Виды обособленных подразделений

Компания может открыть три вида подразделения:

Обособленное подразделение

Обособленное подразделение - это структурное подразделение,информация о котором не вносится в ЕГРЮЛ. Такое подразделение не участвует в тендерах, не вступает в судебные споры с контрагентами и не заключает договоры с поставщиками.

Представительство

Представительство - это структурное подразделение, представляющее и защищающее интересы организации. Представительство не занимается коммерческой деятельностью, однако может проводить анализ рынка, организовывать кампании для продвижения бренда и т.д.

Филиал

Филиал - это расширенная версия представительства, которая частично или полностью повторяет функции головной компании. Филиал может осуществлять продажу товаров или предоставлять услуги, заключать сделки с партнерами и т.д.

Как открыть обособленное подразделение

Обособленные подразделения могут быть открыты только юридическими лицами.

Для открытия отдельного подразделения ООО необходимо решение единственного учредителя или всех участников, которое составляется в произвольной форме.

На основании этого решения выдается приказ, в котором должны содержаться данные об обособленном подразделении:

• вид и наименование;
• решение о его создании;
• дата создания;
• сфера деятельности;
• адрес;
• количество сотрудников;
• руководитель отдельного подразделения;
• срок постановки на налоговый учет.

Далее разрабатывается положение - свод правил, которые определяют функции обособленного подразделения.

В положении прописывается направление деятельности, полномочия, штат сотрудников и другие важные детали, необходимые для эффективного функционирования подразделения.

При регистрации филиала или представительства все соответствующие изменения отражаются в Уставе компании. В таких случаях выпускается новая редакция Устава или создается отдельный документ, дополняющий существующий Устав.

Как зарегистрировать в налоговом органе

В течение 30 дней с момента регистрации о создании обособленного подразделения  уведомляют налоговую инспекцию. Дату регистрации можно найти в приказе или решение единственного учредителя/общего собрания участников.

В налоговую инспекцию по месту нахождения обособленного подразделения направляется уведомление в соответствии с формой С-09-3-1.

Если открывается представительство или филиал, то необходимо заполнить заявление по форме Р13014 о внесении изменений в ЕГРЮЛ. Для этого собирается пакет документов:

• Решение о создании филиала (представительства);
• Положение о деятельности филиала (представительства);
• Обновленный устав компании с указанием информации о филиале (представительстве);
• Свидетельство о регистрации основного предприятия;
• Приказы о назначении сотрудников в филиал (представительство);
• Договор аренды, если филиал (представительство) арендует помещение.

После сбора нотариально заверенных копий документов, пакет документов направляется в отделение налоговой службы по месту нахождения основного предприятия.

После рассмотрения заявления и предоставленных документов, налоговая служба внесет данные о создании представительства или филиала компании в ЕГРЮЛ.

Подать документы в ФНС можно лично или через представителя по доверенности (в этом случает также платится пошлина за государственную регистрацию),  заказным письмом по почте (также платится пошлина), через нотариуса, в МФЦ или в личном кабинете на сайте ФНС или Госуслуг.

Как организовать бухгалтерский и налоговый учет

Расскажем о некоторых нюансах ведения бухгалтерского и налогового учета в обособленных подразделениях.

Бухгалтерский учет

Бухгалтерский учет обособленным подразделением не ведется (его ведет головная организация) либо ведется частично (если обособленное подразделение выделено на отдельный баланс).

В первом случае между головной фирмой и обособленным подразделением к рабочему плану счетов добавляются субсчета. Расходы распределяются по усмотрению компании, обычно опираясь на доли в общей выручке.

Во втором случае все расходы обособленного подразделения учитываются им самостоятельно.

Бухгалтерскую отчётность за все обособленные подразделения всегда сдаёт основное предприятие. Первичные документы подразделение выставляет от лица основного предприятия, добавляя в них только свой КПП.

Налоговый учет

Если компания на УСНО (упрощенная система налогообложения)  - следует уплатить единый налог, даже если обособленное подразделение находится в другом городе или регионе.

Если компания на ОСНО (общая система налогообложения) - требуется составить декларации по налогу на прибыль в двух вариантах:

• общая, отражающая совокупные показатели по головной компании и обособленному подразделению,
• сокращенная для каждого обособленного подразделения.

Общую декларацию сдают по месту регистрации головной компании, а сокращенную - в налоговую инспекцию, к которой относится обособленное подразделение.

О том, как заполняются счета-фактуры от обособленного подразделения, рассказали эксперты Системы Финансовый директор.

Страховые взносы и налог на доходы физических лиц уплачивает головная компания, даже если у обособленного подразделения есть отдельный расчетный счет и оно самостоятельно рассчитывает зарплаты.

С 2023 года действует единый налоговый платеж, каждой компании открывается единый налоговый счет с привязкой к идентификационному номеру налогоплательщика. Обособленное подразделение не имеет собственного налогового идентификатора, поэтому не может самостоятельно погашать налоговые обязательства или пополнять единый налоговый счет.

Как засчитывают положительное сальдо ЕНС при наличии обособленных подразделений, читайте в рекомендациях Системы Финансовый директор.

Как закрыть обособленное подразделение

Порядок закрытия обособленного подразделения аналогичен процессу его открытия:

1. Учредители компании принимают решение о закрытии и оформляют соответствующий документ в установленной форме.
2. После этого компания составляет и регистрирует приказ о закрытии подразделения, указывая в нем лицо, ответственное за проведение процедуры закрытия в соответствии с действующим законодательством.
3. В течение трех дней с момента регистрации приказа в налоговой инспекции по месту нахождения головной компании необходимо направить уведомление о закрытии.
4. Для оформления данного документа используется форма С-09-3-2. Если закрывается филиал или представительство, к уведомлению С-09-3-2 прилагаются изменения в Уставе компании и заявление о регистрации этих изменений по форме Р13014.
5. Уведомление о закрытии подразделения от налоговой будет получено в течение 10 рабочих дней. Если представительство или филиал находится в графике выездных проверок, закрытие будет отложено до завершения проверки.
6. Сотрудников необходимо перевести в другое подразделение, основное предприятие, или расторгнуть с ними трудовые договоры по соглашению сторон.
7. Предоставляется налоговая отчетность по закрываемому подразделению и оплачиваются все налоговые обязательства. После завершения всех процедур подразделение должно быть снято с учета в Системе Федеральной Регистрации.

Подготовлено экспертами Актион Финансы