Как навести порядок во всех удаленных филиалах

458
Быкова Юлия Валентиновна
главный бухгалтер ГКНПЦ им. Хруничева
Перед вами стоит задача унифицировать учет, отчетность и управление в головной организации и филиалах, исключить искажение бухгалтерской информации, обеспечить руководство предприятия оперативной консолидированной информацией, выстроить контроль за формированием себестоимости продукции. Сначала необходимо определить различия в учете и отчетности, затем унифицировать методологическую базу и процессы во всех филиалах, закрепить новые правила в единой IT-системе.

В нашу компанию входят 13 крупных филиалов и структурных подразделений в разных регионах РФ: Москва, Московская, Владимирская, Омская, Воронежская и Челябинская области. До 2015 года финансово-экономические и бухгалтерские службы в каждом из них работали в своих информационных системах. Всего использовалось более 65 программ, включая модули Oracle-E-Business Suite, приложения собственной разработки на базе FoxPro и Clarion, MS Excel, MS Access, разрозненные приложения из линейки продуктов "1С:Предприятие 7.7/8". Правила учета и формирования отчетности филиалов различались, не существовало единой унифицированной методологии. Поэтому консолидировать отчеты и анализировать информацию по всей компании было сложно, требовались расшифровки и дополнительная обработка информации.

Как навести порядок во всех удаленных филиалах

Руководством предприятия было принято решение внедрить единую систему, в которой все филиалы смогли бы работать по общим правилам, в соответствии с законодательством РФ и внутренними регламентирующими документами, а руководители – быстро получать актуальные данные и сводную отчетность.

В качестве требований к программному обеспечению определили, что оно должно позволить вести управленческий, бухгалтерский и налоговый учет, единую базу договоров и контрагентов по всем филиалам, контролировать заявки на платежи, рассчитывать себестоимость каждого заказа и ужесточить учет затрат и калькуляцию готовой продукции. Также требовалось хранить в системе все реквизиты договоров: статьи аналитического учета, параметры учета НДС и определения просроченной задолженности, графики платежей и др. Мы хотели унифицировать правила учета, автоматизировать формирование всех видов отчетности и ее сведение в Головном офисе, а также сэкономить на дальнейшем обслуживании системы. Полностью запустить систему рассчитывали за 1,5 года, а учет в ней начать вести – через 10 месяцев после старта проекта. Бюджет проекта был ограничен – провели открытый конкурс, победителем которого стала компания КРОК с предложением, основанном на продуктах «1С:Управление холдингом» и «1С:Управление производственным предприятием».

Комментарий

Евгений ЗавьяловЕвгений Завьялов, руководитель направления финансовых систем компании КРОК

Руководство ГКНПЦ им. Хруничева хотело внедрить новую систему финансово-экономического управления во всех филиалах одновременно. Единые данные и правила нужны были бухгалтерии, казначейству, плановому и экономическому отделам, чтобы повысить точность и оперативность подготовки отчетности, четко выстроить процесс управления себестоимостью. Ведь производство распределено по всей стране, а производимый предприятием продукт, помимо того, что технологически сложный, еще и характеризуется длительным циклом производства и сложной межфилиальной кооперацией. Надо было учесть и требования ключевого заказчика – Министерства обороны. Для этого требовалась единая информационная система.

Шаг 1. Формирование рабочей группы

С 2015 года предприятие внедряет систему управления проектами. Когда мы определились с учетной системой, под эту задачу был открыт проект, определены его сроки и график реализации, назначены куратор и руководитель проекта, определена проектная команда. На протяжении всего периода внедрения руководила проектом заместитель главного бухгалтера Тимченко Ю.В. Я курировала этап опытно-промышленной эксплуатации.

Чтобы заранее учесть производственную специфику филиалов – создали в них центры компетенции, куда вошли руководители бухгалтерской, финансовой, экономической, договорных, снабженческих и производственных служб и ключевые пользователи будущей системы. Они формировали требования к системе, участвовали в тестировании и осуществляли приемку работ. Всего задействовали около 300 человек. Управляли проектом из головного офиса, при этом взаимодействие с центрами компетенции филиалов было организовано через еженедельные совещания в формате видеоконференций. Также еженедельно в Головном офисе проводили встречи управляющего комитета и совещания с подрядчиком по проекту.

На всем этапе внедрения контроль осуществлялся через отчеты по исполнению задач в соответствии с графиком работ проекта, а также задач из протоколов совещаний. Необходимо обратить внимание на значимость личной заинтересованности генерального директора в успешной реализации проекта, который получил наивысший приоритет, и контроль за исполнением графика работ со стороны руководства предприятия осуществлялся еженедельно.

Шаг 2. Сбор требований, унификация методологии

Проект стартовал в феврале 2015 года. В первую очередь мы изучили, как ведут учет филиалы и разработали единый детальный план счетов, альбом проводок, аналитические справочники, формы отчетности и налоговых регистров. За основу взяли требования Головного офиса, которые корректировались с учетом специфики деятельности филиалов.

Разработка единой методологии осуществлялась в течение 3 месяцев. Время на внедрение было ограничено, поэтому совместно с подрядчиком сразу создавали ее с учетом методологии, заложенной в программные продукты 1С. Сначала все прорабатывали на московской площадке, где представлены все виды хозяйственной деятельности ГКНПЦ им. Хруничева: управление предприятием, производственные филиалы и конструкторское бюро. Потом данные передавали филиалам для анализа и согласования. Их замечания и предложения учитывали в случаях, когда они были связаны с производственными особенностями их деятельности. В остальных случаях – настаивали на использовании единого подхода.

В основном доработка системы требовалась для учета масштабов или особенностей компании. Это, например, цепочка внутренней кооперации филиалов, особенности раздельного учета НДС, правила формирования сводной отчетности большого числа филиалов и структурных подразделений, учет внутрихозяйственных расчетов, организация работы в системе Казначейства с учетом использования счетов, открытых в рамках исполнения государственного оборонного заказа, а также собственные правила калькуляции себестоимости готовой продукции. В общей сложности был проработан 261 процесс и выдвинуто 983 требования, из которых 674 собрали в центре, а остальные добавили филиалы. Следует отметить, что специалисты КРОК оказывали нам в этом всестороннюю помощь и поддержку.

Шаг 3. Тестирование

Тестирование новой системы осуществлялось поэтапно. Как только подрядчик заканчивал блок работ, он передавал его пользователям – сначала в Головной офис и структурные подразделения, расположенные на московской площадке, потом в удаленные филиалы. Проверку результатов работ осуществляли центры компетенции. Одновременно сотрудники учились работать с программой на практике.

На этом же этапе представители подрядчика собирали дополнительные требования пользователей в филиалах и передавали их в Головной офис. Спорные вопросы решали руководители по функциональным направлениям в Головном офисе. Для этого был сформирован методологический совет, который собирался почти каждый день, потому что вопросов и расхождений в запросах было огромное количество.

Все, что было доработано в системе подрядчиком, он описал в проектной документации, и теперь это помогает нам в поддержке и развитии системы сотрудниками IT-службы предприятия.

Комментарий

Евгений ЗавьяловЕвгений Завьялов, руководитель направления финансовых систем компании КРОК

Филиалы были вовлечены в создание системы с самого начала: формировали требования, тестировали и пр. Так мы подготовили программу к одновременному запуску во всех подразделениях одновременно и исключили ситуацию, в которой система не подходит какому-то предприятию, или оно сопротивляется новым правилам.

Шаг 4. Опытно-промышленная эксплуатация

Опытно-промышленная эксплуатация новой учетной системы началась с января 2016 года. Все пользователи одновременно приступили к работе по единым правилам. В оставшиеся 6 месяцев проекта учились, привыкали к новому инструменту и требованиям, меняли структуру и бизнес-процессы, потому что в филиалах появились функции, которых раньше не было, например, централизованного казначейства.

В рамках подготовки к запуску системы в эксплуатацию из старых учетных приложений была перенесена информация об остатках на счетах учета, необходимые справочники, например, контрагентов, и действующие договоры. В ходе переноса исторических данных, была выполнена нормализация справочника «Контрагенты» в автоматическом режиме средствами 1С, в том числе за счет проверки записей справочника через веб-сервисы ЕГРЮЛ. Сотрудники выгружали данные в таблицы Excel, проверяли их и загружали в 1С. Одновременно мы анализировали все отчеты, соответствие аналитик и процессов. На дополнение и перенос исторических данных было потрачено 3 месяца. Это была самая трудоемкая часть работы, так как многое приходилось делать вручную из-за несоответствия аналитик исторических систем и 1С.

У каждого функционального направления был свой график внедрения функционального блока. Так, финансовая служба проверила работу всех операций и получила нужные отчеты за первые 2 месяца, а бухгалтерия – к концу апреля. В июне мы завершили тестирование и определили готовность системы к промышленной эксплуатации.

Одна из проблем, которая была решена в ходе проекта, связана с внутрихозяйственными расчетами. Раньше в них часто возникали несоответствия, например, когда один филиал отражал в учете передачу комплектующих, а другой не отражал прием. Теперь движения в учете у отправителя и получателя формируются зеркально и только при акцептовании авизо.

В системе исключено какое-либо ручное влияние на формирование отчетности, реализованы обязательные механизмы контроля и проверочные процедуры по разным разделам учета. Теперь, при вводе пользователем некорректных первичных данных, система не даст сформировать отчетность и передать ее в Головной офис для консолидации.

На текущий момент к системе подключено более 2300 пользователей, это сотрудники финансово-экономических служб, казначейства, бухгалтерских служб, служб снабжения, ЦФО, договорных и других служб. За два прошедших года штат всего финансового блока сократился на 20%, а штат бухгалтерии – на 30%. Сроки подготовки отчетности пока прежние, так как в первый год сотрудники лишь учились работать в программе, то на все операции уходило много времени.

Комментарий

Евгений ЗавьяловЕвгений Завьялов, руководитель направления финансовых систем компании КРОК

Благодаря слаженной работе обеих команд, со стороны КРОК и заказчика, а также хорошо организованному руководству проектом, система была внедрена без срыва сроков. Теперь, за счет сквозной аналитики и единых правил составления отчетности, повысилось качество управления и снизилась его стоимость. Внедренная система «подсветила» моменты, требующие внимания руководства и специалистов планово-экономических служб Центра Хруничева, поэтому некоторые изменения на предприятии еще будут продолжаться.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль