Полная внеплановая инвентаризация

Когда проводится внеплановая инвентаризация

В Системе Финансовый директор Александра Шевченко, финансовый директор компании «АМЛ», поделилась планом проведения инвентаризации расчетов с контрагентами для оценки состояния дебиторской задолженности. Оформите доступ подписчика и воспользуйтесь опытом практикующих финансистов. Обратите внимание на образцы документов для организации инвентаризации и проведения сверки расчетов.

Внеплановая инвентаризация дебиторской задолженности

Обратите внимание также на эти решения Системы Финансовый директор для проведения инвентаризации:

• Инвентаризация: как провести
• Как регламентировать проведение инвентаризации в компании
• Как провести инвентаризацию по ФСБУ 28/2023
• Как передать инвентаризацию на аутсорсинг
• Внеплановая проверка состояния активов в филиале. Чек-лист

Сплошные инвентаризации охватывают все материальные ценности и активы организации. Внеплановая ревизия может начаться по распоряжению руководителя в целях внутреннего контроля. Для проведения проверки существует несколько оснований:

• при обнаружении фактов хищения, злоупотребления полномочиями, порчи имущества;
• при стихийных бедствиях, пожарах, и других чрезвычайных ситуациях;
• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;
• при смене материально ответственного лица или руководителя подразделения.

Как часто необходимо проводить инвентаризацию в компании? Читайте в рекомендациях экспертов. 

Если на предприятии была зафиксирована кража, провести внеплановую инвентаризацию необходимо в соответствии с п.3 ст. 11 № 402-ФЗ от 06.12.2011. Одновременно с проверкой может проводиться внутреннее расследование, опрос сотрудников компании. Только после завершения ревизии возможно списание недостачи или отнесение на счет виновного лица.

При коллективной материальной ответственности внеплановая инвентаризация проводится при смене руководителя коллектива, а также при выбытии из группы более 50% сотрудников.

Какие активы необходимо проверять при инвентаризации? Ответили в рекомендациях Системы Финансовый директор. 

При продаже имущества, и выкупе объектов требуется внеплановая проверка перечисленного имущества, пересмотр правоустанавливающих документов. Проведение инвентаризации недвижимости входит в обязанности арендодателя. Также в соответствии с методическими указаниями арендатору надлежит учитывать не принадлежащее ему имущество на забалансовых счетах и периодически его инвентаризировать.

Порядок проведения внеплановой инвентаризации

Внезапное объявление о приближающейся внеплановой ревизии увеличивает шансы проверяющих выявить различные нарушения. В этом и заключается главная особенность внеплановой инвентаризации. Дата и время проведения контрольных мероприятий не разглашаются заранее, о проверке работников предупреждают всего за два дня до её начала.

Предварительные действия перед началом инвентаризационных мероприятий. 

Каждой организацией может быть составлена собственная инструкция, устанавливающая порядок проведения плановых и внеплановых ревизий. Наличие таких документов в компании позволяет быстро и без ошибок проверить достоверность учета и отчетности.

В соответствии с нормативно-правовыми актами и методическими указаниями проводить внеплановую ревизию следует в несколько этапов.

Этап 1: составление приказа о проведении инвентаризации и утверждение состава комиссии. Перед началом инвентаризации распоряжение директора компании оформляют в виде приказа. Составление документа допустимо как в произвольной, так и в унифицированной форме ИНВ-22, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Обязательными реквизитами приказа являются: наименование организации, причины и даты проведения внеплановой проверки, объект переучета, состав рабочей комиссии и сроки передачи документов в бухгалтерию.

Срок проведения внеплановой ревизии зависит от особенностей конкретного предприятия и объема предстоящей работы. Как правило, внеплановая инвентаризация длится от 1 до 20 рабочих дней.

Состав инвентаризационной комиссии также утверждается директором компании отдельным приказом, либо в приказе о проведении ревизии. В состав комиссии обычно входят работники бухгалтерии, представители администраторы, юристы, техники и инженеры. В законах РФ не предъявляется никаких требований относительно количества проверяющих, но на практике это как минимум три человека. Если внеплановая проверка планируется на крупном предприятии, возможно формирование сразу нескольких рабочих комиссий.

Члены комиссии собирают не только документы на собственность, отчеты о движении денежных средств, но и расписки с материально ответственных лиц об оприходовании ТМЦ, сдаче ПКО и РКО в бухгалтерию.

Ключевые правила проведения инвентаризации - в рекомендациях экспертов. 

Этап 2: проведение ревизии и составление сопроводительной документации. Для работы комиссии отводится одно или несколько помещений. Комнаты необходимо ежедневно опечатывать, поскольку на момент проверки комиссия несет ответственность за полученные документы. От направления проверки зависит место её проведения: если комиссию интересует документация, инвентаризация может быть проведена прямо в кабинете бухгалтера.

Помимо работы с бумагами, проверяющие осуществляют пересчет товаров на складе, взвешивание, обмер, а также проверку соблюдения правил хранения. Часть проверяющих может быть задействована на пересмотре инвентарных карточек, технической документации, ордеров и бланков.

Полученные сведения заносят в специальные инвентаризационные описи, а расхождения между данными бухгалтерского учета и фактическим наличием материальных ценностей отражают в сличительных ведомостях по формам ИНВ-18 (для ОС и НМА) и ИНВ-19 (для ТМЦ).

Результаты своей работы комиссия отражает в инвентаризационном акте. В документе содержатся сведения о проведенной инвентаризации: состав проверяющих, объекта переучета, сроки проверки, сведения об излишках и недостачах.

Этап 3: выбор порядка отражения результатов. После контрольных мероприятий, члены комиссии проводят заседание, где оформляют итоги своей работы в виде протокола. В документе указывают не только фактические данные по объектам проверки, но и предложения по пересортице, причины недостач, а также список имущества на списание или уценку. После утверждения протокол передается руководителю компании. С учетом представленных документов, главой организации принимается окончательное решение, которое будет изложено в виде приказа об утверждении результатов инвентаризации.

Порядок оформления итогов инвентаризации читайте в рекомендациях Системы Финансовый директор. 

Как отразить результаты внеплановой инвентаризации

Помимо инвентаризационных описей, сличительных ведомостей, результаты ревизии заносят в форму ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией». В документе содержатся сведения об излишках и недостачах, итоги проведенной инвентаризации за конкретный период. Также в бланке можно отразить информацию об испорченном имуществе, оценив ущерб в рублях, и отнесении убытков на виновных лиц.

После составления перечисленных документов можно отразить результаты инвентаризации в бухгалтерском учете в том месяце, когда закончилась внеплановая ревизия.

Выявленные излишки отражаются в учете следующими проводками:

Дт 08 Кт 91.1 – объекты незавершенного строительства поставлены на учет;

Дт 04 (10, 41, 43, 45, 50) Кт 91.1 – материальные ценности, отражены в учете в составе прочих доходов;

Дт 01 (03) Кт 91.1 – объекты ОС, выявленные в ходе ревизии, приняты в учете.

Для отражения недостач используется счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В зависимости от определения виновного лица, в учете будут сформированы следующие проводки:

Дт 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кт 94 – списание стоимости материальных ценностей в пределах норм естественной убыли;

Дт 91.2 Кт 94 – отнесение недостачи на прочие расходы в связи с отсутствием виновного лица;

Дт 73 Кт 94 – отнесение недостачи на материально ответственное лицо.

Подготовлено экспертами Актион Финансы