Имущество, хранимое на территории склада, - это важная часть активов компании, которые необходимо постоянно контролировать и вести их учет. Инвентаризация - это ключевой инструмент контроля для бизнеса. Расскажем как правильно и быстро провести инвентаризацию склада.
Как инвентаризировать склад
Ревизия остатков товаров и основных средств на складах помогает собственникам компании и менеджменту контролировать сотрудников и следить за имуществом компании. По результатам внеплановых проверок могут быть обнаружены недостачи имущества, могут быть выявлены кражи или другие противоправные действия. Для предотвращения и минимизации последствий подобных действий необходимо не только внепланово, но и регулярно проводить инвентаризацию складов компании.
Как часто необходимо проводить инвентаризацию складов? Читайте в рекомендациях экспертов.
Основные задачи, которые решаются при ревизии складских остатков:
- выявление фактических остатков товаров и иного имущества;
- проверка соблюдения правил эксплуатации оборудования;
- выявление факта недостач, ее количества, точного номенклатурного состава;
- сравнение данных учетных систем и фактических остатков;
- оценка состояния имущества с учетом их рыночной стоимости.
Инвентаризация склада можно быть начата в любой день, т.к. решение о проведении ревизии принимает руководитель компании. Решение о проверке оформляется в виде приказа, в котором указываются:
- причины проведения инвентаризации;
- сроки проверки имущества;
- перечень инвентаризируемых активов;
- состав инвентаризационной комиссии;
- иные данные необходимые для выполнения проверки.
Предварительные действия перед началом инвентаризационных мероприятий.
Инвентаризировать складские остатки можно в полном объеме (когда проверяется наличие всего имущества, которое числится на складе) или частично (когда инвентаризируется только часть товаров, готовой продукции или основных средств). Список имущества, которое будет проверяться в рамках ревизии, указывается в приказе в виде групп ОС или товаров.
О методике проведения ревизий рассказали в статье >>>
Другой важный аспект назначения проверки - ее обязательность в соответствии с законодательными требованиями. Обязательная инвентаризация проводится в следующих случаях:
- при продаже имущества или его передаче в аренду;
- при нахождении компании в статусе ликвидации или реорганизации;
- при смене одного или нескольких материально ответственных лиц, руководителя подразделения;
- перед подготовкой к составлению годовой бухгалтерской отчетности;
- при наличии подозрений на расхищение материально-производственных запасов, злоупотребление, порчу имущества у руководства компании;
- при чрезвычайных ситуациях, таких как стихийные бедствия, пожары и землетрясения.
Ключевые правила проведения инвентаризации - в рекомендациях экспертов.
В остальных случаях, компания имеет право провести добровольную проверку имущества, хранимого на складе.
Сроки проведения инвентаризации напрямую зависит от её разновидности. Годовая инвентаризация магазина проходит в 4 квартале отчетного года – с 1 октября по 31 декабря. Конкретные сроки зависят от инвентаризируемого имущества: переучет товаров и внеоборотных активов начинается за 3 месяца до даты подведения итогов, а денежные средства (например, в кассе магазина) начинают проверять за 60 календарных суток. К моменту утверждения годовой бухгалтерской отчетности проверка должны быть закончена.
Важно отметить: складские помещения чаще всего являются обособленным подразделением и основные бизнес-операции (начисление зарплаты, учет налогов и прочие) выполняются обособленно от места хранения товаров. Соответственно, инвентаризация обязательств и специфических активов (например, расходов будущих периодов) будет выполняться отдельно от ревизии склада.
Алгоритм проведения инвентаризации склада
Общеобязательные правила проведения ревизии складских помещений закреплены законодательно, однако часть положений о ревизии регламентируется на уровне учетной политики предприятия и иных локальных нормативных актов. При проведении проверки сохранности имущества, необходимо следовать утвержденному регламенту. В общем виде алгоритм проведения инвентаризации торговой точки следующий.
Первоначально необходимо составить приказ о проведении инвентаризации склада. Это может быть как обособленная проверка (проверяется только склад), так общая ревизия всего имущества компании. При составлении приказа можно воспользоваться унифицированной формой этого документа или использовать собственный формат. Минимально в нем необходимо заполнить базовые сведения о проверке (сроки, перечень проверяемого имущества, состав инвентаризационной комиссии).
Если в компании создана постоянно действующая ревизионная комиссия, она может провести инвентаризацию склада. При ее отсутствии - группа для проверки формируется по приказу руководителя. В состав комиссии обычно входят работники бухгалтерии, администраторы, юристы, техники и инженеры.
В законодательстве нет четких требований относительно количества проверяющих, но на практике это как минимум три человека. Для проведения инвентаризации крупного магазина нередко формируется несколько комиссии, на каждое направление проверки соответственно. Состав инвентаризационной комиссии может быть утвержден как отдельным приказом, так и совместно с распоряжением о проведении переучета.
Лайфхаки для проведения инвентаризации - в нашей подборке.
Материально ответственные сотрудники обязаны присутствовать при инвентаризации имущества, которое им вверили. Во время инвентаризации материально ответственные лица проверяют сохранность и состояние имущества.
Следующий этап – проведение инвентаризации и оформление её результатов членами комиссии. Работа комиссии проходит в одном или нескольких предварительно подготовленных помещениях. Методическими указаниями рекомендуется обращать внимание на:
- оформление первичных учетных документов об оприходовании и списании товаров и другого имущества;
- наличие документов, подтверждающих право на перемещение между складами (обособленными подразделениями);
- корректность и своевременность отражения документов в учете;
- состав номенклатурные состав имущества и товаров.
Основные нарушения при проведении инвентаризации.
Помимо того комиссией ведется пересчет товаров на складе, взвешивание, обмер, а также проверка соблюдения правил хранения. После завершения пересмотра актива и обязательств, комиссия отражает результаты своей работы в инвентаризационном акте. В документе фиксируют сведения о проведенной инвентаризации: состав проверяющих, объекта пересчета, временной интервал и итоги мероприятия.
При выявлении расхождений между данными бухгалтерского учета и фактическим наличием материальных ценностей обязательным приложением к акту является ведомость расхождений. В ней излагают информацию по излишкам и недостачам в количественном и стоимостном выражении. Несоответствия также следует отразить в сличительных ведомостях по формам ИНВ-18 (для ОС и НМА) и ИНВ-19 (для ТМЦ).
Для товаров применяют ИНВ-3 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей», если используют унифицированные формы. В опись заносятся сведения по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества, артикула, сорта и других необходимых данных. Нельзя вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия. На чужие товарно-материальные ценности составьте форму ИНВ-5 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение».
Полная библиотека шаблонов документов по инвентаризации
Далее идет заключительный этап проверки – принятие решений комиссией и руководством компании. Свое решение по итогам инвентаризации члены комиссии отражают в протоколе, указывая в нем предложения по пересортице, причины недостач, а также список имущества на списание или уценку.
После ознакомления с данным документом, руководством компании будет принято окончательное решение, оформленное в виде приказа об утверждении результатов инвентаризации. Как правило, директор в своем распоряжении приказывает принять определенные меры (а также санкции виновным сотрудникам) и назначает ответственного за выполнение своего приказа.
Порядок оформления итогов инвентаризации читайте в рекомендациях Системы Финансовый директор.
Подготовлено экспертами Актион Финансы