Если оборудование компании периодически простаивает из-за внепланового или сезонного падения спроса, стоит определить, как можно минимизировать потери. Это решение поможет проанализировать возникающие расходы – текущие и непроизводительные – и сделать правильные выводы.
Простои оборудования из-за отсутствия заказов могут быть:
- плановыми (сезонный бизнес, низкая загруженность производства при запуске новых продуктов);
- внеплановыми (кризисные явления, связанные с отсутствием спроса на продукцию предприятия или на отдельные ее виды).
От того, к какой из этих категорий относится простой оборудования, зависит подход к анализу расходов, которые в результате него несет предприятие.
Анализ расходов компании (текущих и непроизводительных), возникающих при плановых простоях оборудования из-за отсутствия заказов, подразумевает сопоставление фактических затрат на содержание оборудования с их плановыми значениями, а также выявление причин отклонений. Его цель – повысить качество планирования и разработать мероприятия по предотвращению потерь в будущем.
При планировании простоев оборудования в связи с отсутствием заказов (например, сезонных) техническая служба предоставляет в финансовую службу:
1) данные о расходах на консервацию (если принято решение о ее целесообразности);
2) сведения о потребности в ресурсах для текущего содержания оборудования:
- в ремонтном персонале (численность и количество рабочих часов);
- в материалах (количество и их прогнозная цена без НДС);
- в услугах подрядчиков (перечень работ, которые требуется выполнить, и их стоимость без НДС);
3) информацию о потребности в ресурсах на наладку оборудования при запуске:
- в рабочем и производственном персонале;
- в материальных ресурсах (запасных частях и сырье для выпуска пробной партии);
- в услугах подрядчиков (работы, проверка приборов и средств учета).
Финансовая служба, формируя годовой бюджет, планирует расходы на содержание оборудования при простое. Например, по экономическим элементам:
Или по функциональному назначению (с последующей детализацией по элементам), что предпочтительнее для последующего анализа:
Анализировать расходы целесообразно, детализируя их по функциональному назначению (на текущее содержание оборудования, на консервацию и т. д.). Если отклонения фактических значений от запланированных существенны (допустимый уровень отклонений каждая компания устанавливает самостоятельно), возникшие в рассматриваемом периоде затраты нужно рассмотреть также в разрезе экономических элементов.
Необходимо анализировать все отклонения, превышающие принятые в компании нормы, – как перерасход, так и экономию.
Перерасход затрат на содержание оборудования в период простоя по сравнению с планом – это потери компании. В результате анализа необходимо установить, по каким статьям расходы превышают бюджетные значения и причины этого. Например, плохое качество планирования технического обслуживания основных средств, некорректный расчет плановых показателей, изменившиеся условия деятельности предприятия.
Анализируя экономию, важно определить, за счет чего она произошла – например, из-за изменившихся условий работы или потому, что сотрудники намеренно завысили план расходов.
Если из-за незапланированного отсутствия заказов оборудование бездействует, компания несет расходы:
- на его текущее содержание;
- на наладку при запуске;
- на оплату труда простаивающего персонала и социальные выплаты. Если остановка работы краткосрочная, у компании нет возможности регулировать занятость сотрудников (например, спланировать отпуска или заключать срочные трудовые договоры). Время простоя по вине работодателя необходимо оплачивать в соответствии с положениями статьи 157 Трудового кодекса РФ.
Затраты на консервацию основных средств не возникнут, если незапланированная остановка работы будет краткосрочной.
Все перечисленные расходы – потери компании, так как они носят непроизводительный характер. Например, затраты на обслуживание оборудования при внеплановой остановке его работы не связаны с выпуском продукции, их нельзя отнести на ее стоимость (потери не влекут за собой получение доходов).
Чтобы проанализировать потери от внеплановых простоев оборудования из-за отсутствия заказов, нужно:
- оценить уровень возникших затрат;
- сопоставить с плановыми расходами на содержание производственных фондов и определить, от каких работ по содержанию оборудования можно отказаться в период простоя без ущерба для основных средств. Это позволит сократить непроизводительные затраты;
- изучить их структуру по элементам (зарплата, материалы, услуги подрядчика) и установить, по какому из них возникает большая часть потерь;
- рассмотреть возможные способы снижения непроизводительных затрат. Например, целесообразно ли поручить обслуживание простаивающего оборудования незанятому персоналу компании вместо привлечения подрядчиков.
Затраты на запуск оборудования, которые не возникают при работе основных средств в штатном режиме, минимизировать нельзя. Их анализ ограничивается оценкой.
В случае длительного внепланового простоя из-за отсутствия заказов анализ потерь нужно проводить в рамках разработки антикризисной программы.
Анастасия Мартьянова, финансовый директор ООО «Донской Кондитер»
У компании «Шоколадница» есть собственный цех по производству мороженого. В связи со снижением спроса на продукцию ежегодно с ноября по март не работают две производственные линии из трех. На период с ноября 2012 года по март 2013 года сотрудники компании запланировали простой оборудования в связи с отсутствием заказов. Предполагалось законсервировать обе бездействующие производственные линии на это время – пять месяцев.
Однако в ноябре и декабре у компании были заказы. В результате период простоя оборудования уменьшился до трех месяцев (январь–март). Руководство решило отказаться от консервации производственных линий и связанных с ней расходов (подробнее о том, какие расходы возникают при консервации оборудования, см. Как оценить экономическую целесообразность консервации производственных мощностей при сокращении объемов производства).
Так как оборудование не было законсервировано, возросли расходы на его техническое обслуживание: потребовалось задействовать трех электромехаников вместо запланированных двух (ежемесячная оплата труда каждого из них – 22 000 руб. без подоходного налога), израсходовали больше горюче-смазочных материалов, увеличились расходы на запуск производственных линий, при котором, кроме того, не удалось избежать выпуска брака.
Чтобы установить, насколько целесообразным было решение обойтись без консервации оборудования, и сделать выводы на будущее, сотрудники финансовой службы проанализировали расходы компании, связанные с этим простоем.
Сопоставив фактические и плановые показатели (см. таблицу 1. Анализ расходов при плановом простое оборудования, связанном с отсутствием заказов), они определили, что отказ от консервации на короткий период (январь–март) был экономически не обоснован – из-за этого решения компания потратила на 30 440 руб. больше, чем планировалось.
Таблица 1. Анализ расходов при плановом простое оборудования, связанном с отсутствием заказов, руб. Скачать
Анастасия Мартьянова, финансовый директор ООО «Донской Кондитер»
Компания «Шоколадница» в связи с внеплановым отсутствием заказов на трое суток остановила работу линии по производству зефира, которую обслуживали три электромеханика. На это время один из механиков продолжал обслуживание, чтобы линия могла начать работу в любой момент. Двум другим пришлось оплатить время простоя в размере 2/3 среднего заработка за трое суток.
Все затраты компании, связанные с данной внеплановой остановкой работы, – это ее потери.
Сотрудники финансовой службы оценили и проанализировали их, сравнив с плановыми расходами на содержание производственных фондов (см. таблицу 2. Оценка потерь при внеплановых простоях оборудования, связанных с отсутствием заказов). Цель анализа – установить, как в будущем в подобных случаях можно снизить непроизводительные расходы.
Таблица 2. Оценка потерь при внеплановых простоях оборудования, связанных с отсутствием заказов Скачать
Как показали расчеты, несмотря на то что по некоторым статьям за период простоя возникает экономия (оплата труда обслуживающего персонала, покупка ГСМ), потери предприятия, связанные с наладкой оборудования при запуске (см. стр. 9 гр. 4 таблицы), значительно превосходят ее.
Посовещавшись с технологами, специалисты финансовой службы установили, что сократить эти непроизводительные затраты было невозможно.
Финансисты приняли решение продолжить учет данных о простоях, чтобы выявить, насколько часто возникают последние. А также чтобы оценить целесообразность отказа от коротких (один–два дня) многочисленных простоев, заменив их на редкие, но более продолжительные. Такая мера позволит сократить затраты при запуске производства.