Чтобы исключить риск несанкционированных платежей, выплат сверх установленных бюджетных лимитов, нецелевое использование средств компании, потребуется включить в процесс оплаты выставленных счетов контрольные процедуры. В этом решении собраны минимальные требования к контролю над расходованием денежных средств, обязательные для любой компании.
Пресечь использование финансов компании не по назначению поможет формализация бизнес-процессов расчетной деятельности в специальном регламенте (см. пример такого документа Порядок прохождения и согласования платежей). В нем определяется сфера ответственности структурных подразделений и должностных лиц организации, а также устанавливаются контрольные процедуры, покрывающие зоны наибольшего риска.
При этом ключевой процедурой регламента послужит разделение полномочий по инициированию платежей, их акцептованию и последующему контролю.
Регламент следует утвердить приказом по компании, ознакомив с ним сотрудников под подпись, что сделает его обязательным для исполнения.
Исключить появление несанкционированных и незапланированных платежей поможет процедура их согласования, порядок которой нужно прописать в регламенте. Зафиксируйте в документе роли участников процесса, их полномочия и обязанности, а также установите временной график прохождения платежей на всех этапах: начиная от подготовки заявки на платеж и заканчивая направлением платежных поручений в обслуживающий банк.
Как правило, устанавливают следующий порядок действий структурных подразделений в рамках процесса согласования платежей: оформление заявки на платеж, проверка суммы заявки на соответствие бюджету, контроль правильности составления прилагаемых к ней первичных документов, определение очереди проведения платежа.
Оформление заявки на платеж. Подразделение – инициатор платежа оформляет на него соответствующую заявку, которая должна содержать исчерпывающую информацию о предстоящей выплате. Как правило, заявка на платеж содержит следующий минимальный набор сведений :
- центр финансовой ответственности (далее – ЦФО) – инициатор платежа;
- назначение платежа, срок и ссылка на документы-основания для выплаты;
- код выплаты в соответствии с утвержденным в компании классификатором статей бюджета.
Какие еще данные включать в заявку, читайте в рекомендации Заявка на платеж: как разработать, образцы форм. Узнайте также, как доработать форму заявки на платеж на время кризиса ликвидности.
Владелец бюджета – руководитель соответствующего ЦФО перед подписанием заявки проводит контрольную процедуру по проверке целесообразности и обоснованности этой выплаты для нужд курируемого подразделения. Убедившись в корректности предстоящей выплаты и прилагаемых первичных документов, он утверждает заявку на платеж и направляет на согласование финансовому контролеру.
Проверка суммы заявки на соответствие бюджету. Финансовый контролер проверяет заявку на предмет того, предусмотрен ли этот платеж в бюджете ЦФО и не превышен ли лимит соответствующей статьи расходов.
При этом регламент должен предусматривать процедуру приостановки платежа, если общей размер ранее оплаченных счетов по конкретной строке бюджета превысил установленный лимит. В этом случае платеж может быть оплачен только при условии получения санкции финансового директора с последующей корректировкой бюджета.
Возможны ситуации, когда ЦФО покрывает превышение расходов по отдельным статьям своего бюджета за счет других статей. При этом общий размер расходов конкретного ЦФО остается в пределах допустимого уровня. В результате возникает риск искажения информации об исполнении бюджета. Поэтому регламент должен устанавливать запрет для руководителя ЦФО по самостоятельному перераспределению перерасходов за счет других статей без получения соответствующей санкции финансового директора.
Если замечаний к заявке не имеется, то после ее утверждения финансовым контролером она поступает в бухгалтерию.
Проверка корректности заполнения заявки на платеж. Бухгалтерия контролирует правильность составления прилагаемых к заявке на платеж первичных документов (договор, акт сдачи-приемки, счет-фактура, счет на оплату при проведении авансового платежа). А именно корректно ли указаны цена за единицу, количество и общая стоимость продукции. При наличии расхождений оплата приостанавливается. Если замечаний нет, заявка на платеж поступает в казначейство.
Контроль очередности оплаты заявок. Казначейство или отдельное подразделение финансовой службы (в случае, если казначейство не создано) отвечает за планирование платежей и мониторинг ликвидности.
Чтобы избежать ситуации, когда количество поступивших заявок на платеж превышает наличие денег на счетах, регламент должен устанавливать порядок действий для казначейства по определению приоритетности оплат. Как правило, приоритетность платежа определяют исходя из последствий, которые возникнут для компании в случае его несвоевременной оплаты.
Данила Актянов, консультант консалтинговой компании «Тимборн»
Обычно в компаниях устанавливается следующий порядок приоритетности оплат:
- платежи первой очереди – зарплата персоналу, налоги и сборы, штрафные санкции, погашение кредитов;
- платежи второй очереди – оплата счетов ключевых поставщиков (электроэнергия, аренда офиса и т. п.), задержка которой нанесет ущерб репутации компании и (или) может вызвать приостановку поставки продукции, выполнения работ, оказания услуг;
- платежи третьей очереди – оплата счетов, по которым допустима разумная задержка (в пределах 3–5 банковских дней).
Если не хватает денег на платежи первого и второго уровней, можно покрыть кассовый разрыв за счет краткосрочного займа от учредителей или банковского кредитования.
Снизить риск кассовых разрывов при необходимости оплаты платежей первой и второй очереди можно за счет создания резервного фонда при кураторстве генерального или финансового директора. Размер фонда определяют исходя из размеров незапланированных платежей прошлых периодов. Как можно создать резерв, подскажет рекомменация Как избежать краткосрочных кассовых разрывов.
Уполномоченный сотрудник казначейства проводит сверку платежа с соответствующей статьей бюджета движения денежных средств. Если отклонения нет, сотрудник вносит заявку в реестр платежей, который утверждает финансовый директор.
Чтобы снизить нагрузку на финансового директора, в регламенте допустимо предусмотреть делегирование полномочий по утверждению реестра платежей. Если платеж находится «в бюджете», пороговый лимит не превышен, то для его оплаты вполне достаточно визы руководителя казначейства. При этом финансовый директор будет санкционировать только внеплановые платежи.
Оригиналы счетов, по которым проведена оплата, казначейство передает в бухгалтерию. После оплаты в системе «Банк-Клиент» казначейство обеспечивает информирование инициаторов платежей о проведенной оплате в соответствии с реестром платежей.
Чтобы проведение платежно-расчетных операций сделать максимально оперативным и прозрачным, достаточно правильно автоматизировать этот процесс, сократить количество банковских счетов, а кроме того, внедрить соответствующий IT-контроль.
Автоматизировать процедуры. На практике процессы, установленные в регламенте платежей, как правило, реализуются в автоматизированной системе управления денежными потоками. Это ускоряет выполнение процедур и снижает риск ошибок, вызванных человеческим фактором.
Для этого система должна обладать следующими минимальными характеристиками:
- создавать документы в электронном виде (заявки на платеж, реестры на оплату и т. д.);
- инициировать, акцептовать и отклонять поступившие документы;
- готовить отчетность в целях обеспечения контроля платежей, исполнения бюджета движения денежных средств и платежного календаря.
Снизить количество банковских счетов. Повысить контроль над финансовыми потоками поможет минимизация расчетных счетов и обслуживаемых банков до минимально допустимого уровня, необходимого для ведения компанией своих операций.
Внедрить IT-контроль. Если для предотвращения несанкционированных платежей вполне достаточно внедрить работающий регламент, то для снижения рисков хищения средств необходимо соблюдать элементарные меры информационной безопасности.
Данила Актянов, внутренний аудитор дивизиона «Наука и инновации» госкорпорации «Росатом», член Международного института внутренних аудиторов
IT-безопасность редко входит в круг ответственности финансового директора, за исключением случаев, когда ему подчиняется IT-служба. Тем не менее ему стоит знать о минимальных требованиях в этой области и следовать нескольким правилам:
- количество паролей и ключей электронно-цифровой подписи (ЭЦП) должно соответствовать количеству сотрудников, имеющих право подписи;
- ключи ЭЦП должны храниться в сейфе;
- лица, ответственные за пользование системой «Банк-Клиент», должны быть определены в соответствующем организационно-распорядительном документе по компании;
- доступ в «Банк-Клиент» следует организовать с одного компьютера, IP-адрес которого привязывается к платежной системе;
- для защиты компьютера с установленной платежной программой от вирусов и кражи пароля важно исключить на нем выход в Интернет и не использовать для каких-либо целей, не связанных с оплатой счетов;
- в договоре с банком следует прописать параметры компьютера, на котором будет установлена программа, что заблокирует вход в «Банк-Клиент» с другого компьютера;
- необходимо периодически менять пароль к системе.
Больше полезной информации по теме Бюджетирование, читайте по ссылке>>>