Дебиторская задолженность в балансе: полное руководство

В этой статье мы разберем:

• что такое дебиторская задолженность и зачем она нужна
• как отражается дебиторская задолженность в бухгалтерском балансе
• анализ дебиторской задолженности
• списание дебиторской задолженности

Что такое дебиторская задолженность и зачем она нужна

Дебиторская задолженность, или дебиторка, – долги и обязательства покупателей, сотрудников, заемщиков и прочих контрагентов перед компанией. Это не только денежные средства, но и недоставленные товары, невыполненные работы или неоказанные услуги.

Представьте ситуацию: компания «С» поставила компании «Л» материалы на сумму 3 миллиона рублей, а «Л» взял отсрочку платежа. В этом случае 2 миллиона становятся дебиторской задолженностью для «С».

А если взглянуть с другой стороны: компания «Л» перечислила предоплату в размере 2 миллионов рублей на счета «С» за материалы, которые ещё не были доставлены. До момента доставки эти 2 миллиона будут числиться как дебиторская задолженность «Л».

Читайте в Системе Финансовый директор, как грамотно планировать дебиторскую задолженность в бизнесе. 

В деловой практике компанию или предпринимателя, ожидающих погашения долга, называют кредитором, а их должников — дебиторами. К последним могут относиться контрагенты, покупатели, сотрудники или даже государство.

Виды дебиторской задолженности: классификация и примеры

Из-за многообразия хозяйственных операций, в бизнесе могут возникнуть разные типы дебиторской задолженности:

1. Авансовый платёж. Например, фирма внесла предоплату за материалы. Пока поставщик осуществляет доставку, в бухучете фирмы отображается сумма дебиторской задолженности в размере внесённого аванса.
2. Рассрочка платежа. Рассмотрим такую ситуацию: ИП выполнил ремонт офисных помещений компании, а та попросила об отсрочке платежа за его услуги. До тех пор, пока компания не перечислит оставшуюся сумму, у предпринимателя будет отображаться дебиторская задолженность. 
3. Заёмные средства. К примеру, одна компания предоставила другой денежные средства в долг. С момента передачи денег у первой компании формируется дебиторская задолженность, которая уменьшается по мере погашения долга второй компанией. Этот же пример применим для банков, для которых выданные кредиты - это дебиторская задолженность.
4. Излишне уплаченные деньги. Предположим, бухгалтерия ошиблась в расчётах и перевела сотруднику большую сумму. До того момента, как работник вернёт переплату или бухгалтерия сделает перерасчёт зарплаты в следующем месяце, в учётных данных компании будет фигурировать дебиторская задолженность.
5. Переплата по налогам и взносам. Возьмём ИП, который должен был заплатить налог в сумме 35 тысяч рублей, но вместо этого перевёл 50 тысяч. В таком случае у предпринимателя появится дебиторская задолженность в размере 15 тысяч, и он сможет потребовать возврата этой суммы или учесть её в будущих платежах.

Как вести корректный и детальный учет дебиторской задолженности? Читайте в рекомендациях Системы Финансовый директор. 

Существующую дебиторскую задолженность дополнительно классифицируют по вероятности погашения. Долги могут быть:

• непросроченные,
• сомнительные,
• безнадежные.

Чтобы бизнес был финансово устойчив, необходимо на постоянной основе отслеживать, какая часть дебиторки относится к безнадежной и сомнительной. 

Еще один подход к классификации долгов - по срочности погашения. Если оплата от должника поступит более чем через год от текущей даты, дебиторка - долгосрочная. Если срок погашения менее одного года - краткосрочная.

Дебиторская задолженность: актив или пассив баланса?

Дебиторская задолженность относится к разряду активов в бухгалтерском балансе компании. Активы представляют собой ресурсы и права компании, которые могут принести будущую выгоду или поток денежных средств. 

Дебиторская задолженность является денежным долгом, который клиенты (контрагенты) должны оплатить в будущем. Следовательно, в бухгалтерском балансе дебиторская задолженность отражается в составе активов.

Как установить правила предоставления отсрочки платежа? Читайте в Системе Финансовый директор. 

Как отражается дебиторская задолженность в бухгалтерском балансе

Все типы дебиторки, которые отражены в бухучете компании на 31 декабря, должны быть показаны в бухгалтерском балансе.

Строка баланса для дебиторской задолженности: инструкция

Дебиторская задолженность в балансе – это строка 1230, она является одним из типов оборотных активов бизнеса. При необходимости, общую сумму можно детализировать по строкам: 

• строка 12301 «покупатели и заказчики»; 
• строка 12302 «авансы выданные»; 
• строка 12303 «прочие дебиторы».

В строке 1230 необходимо заполнить:

1. Дебетовое сальдо по счету 62 субсчета по учету расчетов с покупателями, заказчиками и полученным векселям.
2. Дебетовое сальдо по счету 60 субсчет «Авансы выданные»3 минус Кредит 76.ВА или субсчет «НДС с аванса выданного».
3. Дебетовое сальдо по счету 68 и 69, на которых отражаются расчета компании (ИП) по налогам, страховым взносам и прочим обязательным платежам в бюджет.
4. Дебетовое сальдо по счету 76 субсчет "Чистые инвестиции в аренду". Если компания сдает объекты в финансовую аренду, то надо показать в балансе величину чистой инвестиции в аренду.
5. Дебетовое сальдо по счетам расчетов с сотрудниками и прочими физлицами: 70, 71, 73, 75, 76.
6. Дебетовое сальдо по счету 46 "Выполненные этапы по незавершенным работам" - если баланс составляет строительная компания-подрядчик, использующая ПБУ 2.
7. Дебетовое сальдо по счету 76 - задолженность прочих дебиторов по займам выданным, по выданным авансам, по прочим расчетам.

Шаблон заполненного бухгалтерского баланса скачайте в Системе Финансовый директор. 

Важно! Все типы дебиторской задолженности должны быть отражены в регламентированной отчетности за вычетом резерва по сомнительным долгам (кредитовое сальдо по счету 63), который был начислен на эту дебиторку.

Например, компания реализовала ООО "Альфа" товаров на 100 тысяч рублей. Контрагент оплатил 50%, после - в отношении него была введена процедура наблюдения. На остаток задолженности - 50 тысяч рублей - компания должна начислить резерв по сомнительным долгам. 

Учетной политикой компании установлено: резерв начисляется на полную сумму дебиторской задолженности, в нашем примере - 50 тыс.руб. Значит, в баланс этот долге не попадает: дебиторка = 50 тыс. руб., резерв = 50 тыс.руб., разница = 0 руб.

Сам по себе резерв по сомнительным долгам не гарантирует возмещение ущерба компании: бизнес должен предпринимать дополнительные шаги для компенсации убытков (например, обращаться в суд). Резервы – это отчисления, установленные Минфином для достоверного отражения в регламентированной отчетности данных по имуществу и обязательствам компании.

Подробнее о формировании резерва по сомнительным долгам читайте в рекомендациях Системы Финансовый директор. 

Проводки по дебиторской задолженности: примеры и особенности

Для учета дебиторской задолженности по каждой операции проводят соответствующие бухгалтерские проводки

Сумма задолженности, возникшей в результате реализации товаров и услуг, отражают проводкой: 

Дебет 62 Кредит 90.01 (Выручка) 

Подробнее о том, как учитывать дебиторскую задолженность в управленческом учете, вы узнаете из статьи Системы Финансовый директор. 

Рассмотрим пример: компания «А» осуществила продажу оборудования на сумму 212 400 руб., в том числе НДС 32 400 руб. Себестоимость изготовления составила 126 000 руб. 

Отгрузка покупателю отражается следующими записями: 

Дебет 62.1 Кредит 90.1 – отражены дебиторка покупателя и выручка от продаж – 212 400 руб.; 

Дебет 90.2 Кредит 41 – списана стоимость реализованного товара – 154 000 руб.; 

Дебет 90.3 Кредит 68.2 – начислен НДС к уплате в бюджет – 32 400 руб.; 

Дебет 90.9 Кредит 99.1 «Прибыли и убытки» – отражен финансовый результат от продажи товара – 54 000 руб. (212 400 – 32 400 – 126 000). 

Дебиторская задолженность отражается в балансе по строке 1230 в сумме 212 400. Начисленная сумма НДС к уплате 32 400 руб., прибыль по отгрузке 54 000 руб., с которой уплачивается налог на прибыль. При этом поступления денежных средств от покупателя может еще не быть. 

В момент поступления денежных средств от покупателя бухгалтер делает следующую проводку: 

Дебет 50 (51) Кредит 62.

Анализ дебиторской задолженности: как оценить финансовое состояние компании

Данные о дебиторке – это ценный источник знаний о деятельности бизнеса, из анализа долгов покупателей можно узнать о ликвидности, оборачиваемости, финансовой устойчивости компании.

Коэффициенты оборачиваемости дебиторской задолженности: формула и расчет

Оборачиваемость – показатель, который отражает, как скоро организация, предоставляющая клиентам возможность платить с отсрочкой, получает оплату за реализованную продукцию, услуги или выполненные работы. Он позволяет оценить эффективность работы компании с дебиторской задолженностью. 

Эксперты Системы Финансовый директор подготовили Excel-модель для расчета оборачиваемости. 

Для того чтобы оценить скорость оборота, применяют коэффициент оборачиваемости и период оборота. Коэффициент оборачиваемости рассчитывается по формуле:

Кдз = В / ДЗс,

Эффективность управления дебиторской задолженностью прямо пропорциональна величине рассматриваемого показателя. Поскольку не существует универсального стандарта, норматив определяется спецификой сферы деятельности и стратегией конкретной организации.

Для нормирования можно ориентироваться на данные финансовой отчётности предприятия за время с наилучшими результатами или изучить документы открытых акционерных обществ, работающих в той же отрасли. Подробнее - читайте в рекомендациях Системы Финансовый директор. 

Период оборота дебиторской задолженности (или DSO – days sales outstanding) демонстрирует, на протяжении какого количества дней она остаётся неоплаченной. Простыми словами, этот индикатор позволяет оценить среднюю фактическую отсрочку платежа покупателями.

Чтобы вычислить данный показатель, нужно продолжительность периода в днях разделить на коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности. При этом продолжительность периода может измеряться как месяц, так и квартал или год – в зависимости от того, за какой именно временной отрезок вы хотите проанализировать ситуацию.

Формула расчета:

Тдз = Т / Кдз,

Формулы расчета других показателей оборачиваемости смотрите в рекомендациях Системы Финансовый директор. 

Как управлять дебиторской задолженностью: советы экспертов FD.ru

Дебиторка – это комплексный показатель, который формируется различными факторами. Бизнес-эксперты сформулировало несколько практических советов по управлению дебиторской задолженностью:

Совет 1. Внедрите четкую систему оценки контрагентов:

• Проверяйте потенциальных клиентов перед предоставлением отсрочки платежа.
• Анализируйте их финансовую историю и платежеспособность.
• Устанавливайте индивидуальные кредитные лимиты.

Читайте в Системе Финансовый директор, как проверить контрагента. 

Совет 2. Автоматизируйте учет и контроль задолженности:

• Используйте специализированные программные решения. Большинство из них дает возможность оценить функционал бесплатно в рамках предоставления тестового доступа.
• Настройте автоматические напоминания о приближающихся сроках оплаты. Удобно их получить в электронном виде.
• Ведите регулярный мониторинг выплаченных и начисленных долгов.

Совет 3. Разработайте эффективную кредитную политику:

• Определите обязательные условия предоставления отсрочки платежа.
• Установите разумные сроки погашения.
• Пропишите штрафы за просрочку платежа.
• Регулярно пересматривайте и корректируйте политику.

Совет 4. Создайте систему раннего реагирования на просрочки:

• Налаживайте контакт с должником сразу после возникновения просрочки.
• Ведите документацию и календарь всех коммуникаций.
• Оценивайте целесообразность судебных разбирательств.
• Рассмотрите возможность факторинга для проблемных долгов.

Совет 5. Поддерживайте партнерские отношения с клиентами:

• Выстраивайте диалог на основе взаимного доверия.
• Составляйте и регулярно обновляйте списки ответственных лиц и пользователей контрагента.
• Будьте готовы к конструктивному диалогу при возникновении проблем.
• Предлагайте гибкие условия оплаты добросовестным клиентам.
• Регулярно проводите анализ удовлетворенности клиентов.

Помните, что эффективное управление дебиторской задолженностью – это постоянный процесс, требующий внимания и регулярных корректировок в зависимости от изменений рыночной ситуации и поведения контрагентов.

Списание дебиторской задолженности: когда и как это делать

Если компания не может взыскать с дебитора долг, есть возможность его списать с баланса. В бухучете дебиторку можно списать, если:

• по ней истек срок исковой давности;
• организация-должник исключена ЕГРЮЛ;
• суд отказал во взыскании этого долга.

Сроки исковой давности по дебиторской задолженности: что нужно знать

В общем случае, компания может обратиться за принудительным взысканием долга в течение трех лет. Порядок расчета этого периода:

• если срок исполнения обязательства определен, то срок исковой давности отсчитывается с даты окончания срока исполнения обязательства;
• если срок оплаты не определён, то исковая давность считается со дня, когда кредитор предъявил требования исполнить обязательства (например, прислал письмо).

Срок исковой давности может быть прерван, если должник совершает действия, которые указывают на признание им долга:

1. Признание претензии. При этом ответ на претензию сам по себе не свидетельствует о признании долга. В нем должно быть указано, что дебитор признал долг;
2. Изменение договора, из которого следует, что дебитор признал наличие долга. Или просьба должника изменить такой договор (например, об отсрочке или о рассрочке платежа);
3. Подписание акта сверки задолженности.

После перерыва срок исковой давности начинается заново, при этом время, прошедшее до перерыва, в новый срок не засчитывается.

Признание долга должником возможно и после истечения срока исковой давности. В таких случаях с момента признания долга срок исковой давности начинает течь заново. Это положение закреплено в пункте 2 статьи 206 Гражданского кодекса.

Документы для списания дебиторской задолженности

Потребуется оформить:

• акт инвентаризации по форме ИНВ-17, 
• бухгалтерскую справку,
• приказ руководителя о списании по форме ИНВ-22.

Шаблон приказа скачайте в Системе Финансовый директор. 

Чтобы доказать факт возникновения долга и его статус как безнадёжного, необходимо предоставить соответствующие документы. При этом в Налоговом кодексе не приводится конкретный список таких документов. 

В качестве подтверждения могут выступать:

• выписка из Единого государственного реестра юридических лиц;
• постановление судебного пристава-исполнителя;
• договоры, соглашения, товарные накладные, акты выполненных работ, акты приёма-передачи, счета на оплату.

Бухгалтерский проводки по списанию дебиторки смотрите в Системе Финансовый директор. 

Резервы по сомнительным долгам: создание и использование

По действующим правилам бухгалтерского учета, компания при выявлении сомнительной задолженности обязана сформировать резерв на этот долг. Это необходимо для соблюдения принципа осмотрительности в бухучете.

Долг будет считаться сомнительным, если отвечает двум условиям:

1. дебиторская задолженность не оплачена или есть высокая вероятность, что ее не оплатят;
2. долг не обеспечен залогом, поручительством и иными способами.

В бухучете резерв формируется и пересматривается на дату формирования бухгалтерского баланса, но компания может установить другую периодичность.

В какой сумме формировать резерв по сомнительным долгам решает компания: можно установить различные абсолютные или относительные показатели от величины задолженности. Например, при просрочке более 30 дней резервировать 100% от суммы долга, а при нарушении срока оплаты на 15 дней – 50%. Размер резерва оценивается по рискам: получит компания, причитающиеся ей выплаты или нет?

Важно: бухгалтерское законодательство не устанавливает предельной суммы резерва. Компания в учетной политики может ограничить его, например, общей суммой дебиторки по всем контрагентам.