text
Читать свежий номер бесплатно >>>
Финансовый директор

Как оптимизировать расходы на содержание зданий и сооружений

Оптимизировать расходы на содержание зданий и сооружений – значит сократить их так, чтобы не причинить ущерб дальнейшей эксплуатации объектов недвижимости. Сокращение расходов не должно привести к ухудшению качества обслуживания, претензиям пользователей имущества, снижению оценочной стоимости зданий и сооружений как на рынке аренды недвижимости, так и при купле-продаже и т. д.

Оптимизация расходов необходима:

Показатель эффективности использования объекта недвижимости – доход, который он приносит владельцу. В случае если помещения сдаются в аренду – арендная ставка, а для производственных площадей – доход от выпуска продукции и т. д.

Тогда оптимизация – это:

Чтобы выяснить, какие затраты возможно сократить без ущерба, нужно:

На каких расходах по содержанию зданий и сооружений можно сэкономить

Чтобы оптимизировать затраты на содержание объекта недвижимости, необходимо выделить их из общей структуры расходов компании. Для этого нужно определить, какие работы ведутся на объектах недвижимости, на какие статьи затрат они списываются.

Первое: нужно перечислить все действия, связанные с поддержанием безотказного рабочего состояния объекта в соответствии с его функциональным назначением (производственная площадь, арендуемые офисные помещения, складские сооружения и др.) и сохранением его эксплуатационных свойств:

Сюда не входят работы по капитальному ремонту зданий и сооружений.

На каждый вид работ по содержанию и обслуживанию объекта недвижимости приходится одна или несколько статей затрат. Следует определить, как в компании организован учет и классификация этих расходов (подробнее об этом см.  Как классифицировать затраты в управленческом учете и Как учитывать общепроизводственные затраты в управленческом учете):

Как оценить расходы на содержание зданий и сооружений для их оптимизации

Определившись с работами, которые необходимы для поддержания зданий и сооружений в рабочем состоянии, выделив расходы на их проведение, необходимо выяснить, какие из этих затрат нужно оптимизировать.

Шаг 1. Разделить расходы на постоянные и переменные. Постоянные – те, которые не зависят от темпов производства. К ним можно отнести плату за аренду помещений, их техническое обслуживание (закупку материалов для ремонтных работ, оплату труда технического персонала), уборку и прочее. Переменные расходы зависят от объемов производства выпускаемой продукции – расходы на содержание складских площадей, электроэнергию, водоснабжение и т. д.

Шаг 2. Определить расходы, требующие оптимизации. Для этого необходимо собрать фактические данные о затратах за прошлые периоды (за два–три года), а также планируемые на текущий момент (можно воспользоваться бюджетом доходов и расходов компании или бюджетом общехозяйственных и общепроизводственных расходов). Выяснить, для каких статей затрат установлены нормы и лимиты (подробнее о том, как найти нормы, см.  Как нормировать общехозяйственные расходы). Динамику изменения расходов от периода к периоду стоит оценивать и в количественном, и в стоимостном выражении (например, ежемесячный расход моющих средств в упаковках и рублях). Из всего списка нужно выделить наиболее крупные статьи затрат, а также статьи с существенными отклонениями от плановых показателей. Для этого их потребуется сравнить:

Не стоит рассматривать небольшие отклонения (уровень критичности отклонений устанавливается в компании самостоятельно) или расходы, имеющие наименьший удельный вес в общей массе затрат.

Шаг 3. Выделить расходы, на которые можно повлиять. Для этого финансовой службе необходимо привлечь специалистов технических подразделений. Они определят, можно ли сократить затраты без снижения качества или эффективности использования объектов недвижимости. Расходы оптимизировать не стоит, если:

Шаг 4. Разделить плановые и внеплановые расходы. К внеплановым можно отнести спонтанные затраты, возникшие в чрезвычайных случаях, при поломках и т. д. Далее следует выяснить, насколько часты такие ситуации, каковы причины их возникновения, а если они регулярны, то почему не планируются на каждый период (к примеру, сезонные восстановительные работы в связи с паводками и др.).

Какие меры помогут оптимизировать расходы на содержание зданий и сооружений

После того как определили расходы, которые нужно оптимизировать, следует разработать план мероприятий по их эффективному перераспределению и выбрать его исполнителей. Работа может быть направлена на снижение затрат в денежном выражении либо на рациональное расходование ресурсов.

Необходимо выбрать оптимальный план сокращения затрат, а далее разработать программу их оптимизации.

Как сократить расходы. Для сокращения затрат на содержание зданий и сооружений стоит:

Как снизить объем потребления ресурсов. Необходимо оценить количество потребляемых ресурсов и пути его сокращения. Например, сократить расходы на электроэнергию возможно, используя энергосберегающие лампы (как оценить расходы на энергию, см.  Как оценивать энергозатраты в управленческом учете). А оптимизировать ремонт и техническое обслуживание можно предварительным планированием работ и т. д.

Следует провести инвентаризацию недвижимого имущества и выявить незадействованные в деятельности компании или нерационально используемые объекты. Если помещение пустует, необходимо рассмотреть возможность извлечь выгоду – например, увеличить производственные мощности (учитывая, что это потребует новых капитальных вложений) или сдать в аренду. Если использование объекта невозможно, лучше законсервировать его, то есть по возможности отключить помещения от коммунального снабжения, закрыть входы, обеспечить сохранность. Физическая консервация может существенно снизить эксплуатационные расходы, сократятся и амортизационные отчисления.

Как контролировать расходы. Стоит ввести контроль бюджетов расходов:

Оксана Афонина , начальник бюро финансового анализа и планирования ФГУП «ЦНИИХМ»

Если оптимизацию расходов на содержание зданий и сооружений планируется проводить своими силами, необходимо организовать специальную комиссию, в состав которой войдут как технические специалисты, так и представители финансовой службы. К недостаткам такой организации можно отнести следующее:

Привлекая внешнюю организацию, предприятие получает специалистов, нацеленных на результат. К недостаткам можно отнести:

Оксана Афонина , начальник бюро финансового анализа и планирования ФГУП «ЦНИИХМ»

В компании «Альфа» возникла необходимость оптимизировать расходы на содержание зданий и сооружений. Чтобы определить, какой объем затрат приходится на обслуживание объектов недвижимости, какова тенденция их изменения, собрали статистику за последние три года (2015–2017 годы). Полученные данные свели в одну таблицу (см. таблицу 1. Анализ расходов на содержание зданий и сооружений) и рассчитали:

Статьи расходов 2015 2016 2017
План, тыс. руб. Факт, тыс. руб. Отклонение, тыс. руб. Выполнение плана, % Изменение по прошлому году, % ... План, тыс. руб. Факт, тыс. руб. Отклонение, тыс. руб. Выполнение плана, % Изменение по прошлому году, %
Оплата труда и социальные отчисления ремонтно-технического отдела 1800 1780 -20 98,89 3,55 ... 2200 2250 50 102,27 3,55
Оплата труда и социальные отчисления хозяйственного отдела 3000 2950 -50 98,33 3,3 ... 3500 3505 5 100,14 3,3
Оплата труда и социальные отчисления отдела эксплуатации помещений 2000 1980 -20 99,00 2,9 ... 2500 2499 -1 99,96 2,9
Материалы для выполнения текущих ремонтов 500 450 -50 90,00 3,1 ... 1000 964 -36 96,40 3,1
Хозяйственное обеспечение (материалы для уборки) 200 195 -5 97,50 2,5 ... 210 300 90 142,86 2,5
Материалы для выполнения обслуживания зданий и сооружений 460 460 0 100,00 3,5 ... 560 545 -15 97,32 3,5
Услуги по обслуживанию сетей и коммуникаций, выполняемые сторонними организациями 210 210 0 100,00 2,80 ... 375 375 0 100,00 2,80
Итого 8170 8025 -145 98,23 3,80 ... 10 345 10 438 93 100,90 3,80

Из таблицы 1 видно, что в 2015 и 2016 годах тенденция роста расходов сохранялась на уровне 4 процентов, но фактические показатели оставались ниже плановых. В 2017 году произошел существенный рост, по нескольким статьям наблюдается превышение фактических данных над плановыми.

Для детального анализа расходов 2017 года и выяснения причин их увеличения привлекли специалистов технической службы. Оказалось, что в 2017 году в эксплуатацию были введены новые помещения, для содержания которых потребовались дополнительные средства. Превышение фактических данных над плановыми было вызвано ошибочным планированием этих расходов, так как на этапе составления бюджетов не было точной информации о необходимых средствах. Для оптимизации этих расходов было решено:

Чтобы выяснить, выгодно ли компании содержать в своем штате рабочих, обслуживающих здания и сооружения, сравнили затраты текущего года и предложения сторонних подрядчиков на открытом рынке услуг (см. таблицу 2. Анализ расходов на штатных сотрудников и оплату услуг сторонней организации).

Из таблицы 2 видно, что выполнение текущих ремонтных работ силами сторонней организации обойдется компании «Альфа» дешевле содержания собственной службы на 20 процентов. Это связано с тем, что такие мероприятия проводятся эпизодически, однако зарплату штатного ремонтно-технического персонала приходится платить за полный рабочий месяц. Причем сами сотрудники не заинтересованы в сокращении сроков сдачи. Тогда как сторонней организации можно платить по факту выполненных работ, а результаты принимать как можно быстрее.

Уборку помещений и их эксплуатацию оказалось экономичней делать своими силами, поскольку эти работы проводятся в постоянном режиме и сотрудники отделов загружены полностью.

Чтобы оптимизировать расходы на услуги сторонних поставщиков и подрядчиков, сравнили действующие контракты с потенциальными предложениями рынка (см. таблицу 3. Анализ материальных расходов и подрядных работ при смене поставщика за 2017 год).

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.