text
Журнал

Как сократить представительские расходы компании

Чтобы сократить представительские расходы без ущерба репутации компании, необходимо тщательно планировать их и следить за непревышением затрат сверх установленного бюджета. Для этого стоит определить:

Какие расходы отнести к представительским

К представительским расходам на предприятиях принято относить:

Как правило, такие расходы регламентируются общими законодательными нормами или внутренними приказами и распоряжениями компании.

В каких случаях возникают представительские расходы

Если в компании представительские расходы не планировались, а возникали по мере надобности, важно определить их точную сумму и назначение, например, составить отчет. Это поможет сократить их в будущем или поддерживать на определенном уровне. Для этого нужно:

Данные о расходах. Необходимо собрать в один отчет расходы за последние несколько периодов (три–пять лет). Из полученных данных нужно выделить случаи, в которых представительские расходы повторялись из года в год. Это могут быть обязательные выставки, встречи региональных представительств в головном офисе компании, приезд представителей, праздничные даты, юбилеи компаний-партнеров или клиентов – все обоснованные причины расходов, встречающиеся более одного раза. Важно не привязывать анализ к конкретному событию, например, юбилей генерального директора фирмы-партнера, а зафиксировать, что такие расходы, как персональные поздравления с юбилеями, возможны.

Ответственность за расходы. Чтобы точно распределить расходы по местам их возникновения, необходимо определить ответственных – директор по направлению, начальник отдела или рядовой сотрудник. Это важно, если на предприятии статья представительских расходов фигурирует и в коммерческих затратах, и в общеадминистративных и существует отдельный бюджет дирекции, где собираются затраты всех директоров по направлениям деятельности.

Отчет о расходах. Нужно собрать все расходы в одном документе. Суммы затрат следует разнести по годам их возникновения и классифицировать по назначению: поздравительные мероприятия, деловые встречи, прием в офисе и т. д. Такая детализация важна особенно в крупных подразделениях, например, в коммерческой службе, где чаще всего возникают представительские расходы.

Кому поручить планирование представительских расходов

Кому поручить планирование представительских расходов, зависит от того, как поставлен процесс бюджетирования на предприятии.

Если затраты планируют централизованно в планово-бюджетном отделе, то суммы представительских расходов устанавливаются там же.

Если бюджеты составляются по направлениям деятельности или подразделениям, то планировать расходы для этой статьи будут, соответственно, в каждом подразделении (отделе), а планово-бюджетное управление сможет проконтролировать и убедиться в обоснованности представленных затрат.

Как планировать представительские расходы

Определившись с тем, где возникают представительские расходы и в каком объеме, кто отвечает за их планирование, необходимо установить единый принцип планирования затрат.

Планирование от общих затрат. Размер представительских расходов можно установить в процентах от общих затрат (прямых, косвенных, коммерческих, общеадминистративных), например, 0,01 процента. Значение можно определить экспертным путем либо на основании отчетности прошлых периодов – оценить, какой процент в структуре затрат принадлежал представительским расходам. Полученную сумму необходимо распределить по директорам направлений (руководителям отделов) или подразделениям равномерно или по какому-либо иному принципу. Например, лимиты для директоров можно установить как средние по году на основании анализа расходов за несколько лет. Аналогично для отделов и представительств. Главное, чтобы общая сумма (представительские расходы в коммерческих и общеадминистративных статьях) не превышала установленного предела.

Планирование в подразделениях. Бюджеты составляют сотрудники на местах – в подразделениях, представительствах, которые планируют назначение и суммы расходов в соответствии с планом мероприятий и другими пожеланиями. Далее бюджет передается на согласование в планово-бюджетное управление. Его специалисты проверяют, чтобы расходы не оказались необоснованно высоки: сопоставив их с остальными статьями затрат, где могут возникнуть представительские расходы (командировки, выставки и др.), либо сравнив с аналогичными расходами за прошлые периоды по этому подразделению.

Например, предприятие планирует принять участие в четырех выставках в предстоящем году. Одна выставка федерального масштаба – имиджевая, ориентированная на действующих клиентов, а три – региональные, где предприятие будет представлено впервые. Имиджевую выставку планируют посетить генеральный директор, коммерческий директор и директор по маркетингу. Кроме того, там будут присутствовать три директора региональных представительств. Тогда при согласовании бюджета необходимо проверить, для каждого ли из директоров головного офиса запланированы расходы, достаточно ли средств в региональных представительствах и т. д. Это особенно важно для тех подразделений, которые находятся в регионе, где будут проходить локальные выставки, поскольку чаще всего переговоры начинаются на выставке и продолжаются в офисе компании (представительства).

Если бюджет предприятия планируется с поправкой на инфляцию, то все расходы, в том числе и представительские, должны быть запланированы с этой поправкой.

Комплексное планирование. Бюджет планируется для каждого руководителя в отдельности – устанавливается фиксированная сумма. Лимит выводит планово-бюджетное подразделение на основании анализа фактических затрат за несколько периодов, для точности лучше взять отчеты более чем за три года. Такой подход возможен, когда предприятие давно на рынке, у него сложился определенный имидж, есть готовые стандарты работы с клиентами (например, на праздники всем клиентам презентуется торт или представительские встречи организуются только в определенном ресторане и т. д.). Максимальную сумму расходов можно зафиксировать для каждого месяца или квартала.

Подразделениям средства на представительские расходы можно выделять по запланированным мероприятиям, например, на Новый год, 23 февраля, 8 марта и профессиональный праздник (День строителя, День энергетика и др.), либо установить лимит на один подарок.

Планируя представительские расходы генерального директора в офисе компании, нужно оговорить, что именно будет закупаться в офис для гостей, с какой периодичностью и т. д.

Регламентация расходов. Всю процедуру планирования представительских расходов (порядок планирования и согласования бюджета, лимиты средств отделов или руководителей) необходимо закрепить в корпоративном стандарте, описывающем процесс бюджетирования. Если представительские расходы нерегулярны, то стоит по мере актуальности издавать приказы, где следует утверждать суммы лимитов для каждого из директоров и подразделений (отделов) предприятия.

Татьяна Иванова , заместитель финансового директора управляющей компании ГК «ЯВА»

Убедиться в достоверности представительских расходов не всегда возможно, так как сотрудники могут злоупотреблять этой статьей затрат, используя средства не по прямому назначению.

Если деньги выделялись на повышение лояльности клиентов, то сложно удостовериться в обоснованности расходов и принесенной ими пользе. Улучшит ли поставщик действующие условия договора, расторгнет ли покупатель свой контракт или заключит новый, не будет зависеть от того, как часто преподносились подарки и насколько они были дорогими, регулярно ли проводились деловые обеды и т. д. Кроме того, может возникнуть обратный эффект, к примеру, когда компания систематически задерживает поставщику оплату за отгруженный товар, оправдывая это нехваткой денежных средств, но к праздникам всегда вручает дорогие подарки. Такой подход может привести к потере партнера.

Татьяна Иванова , заместитель финансового директора управляющей компании ГК «ЯВА»

Если общий бюджет представительских расходов подразделений превышает установленный в компании лимит (например, 0,01% от суммарных затрат), необходимо сократить его так, чтобы не навредить репутации компании.

Стоит предложить сотрудникам оценить целесообразность каждого расхода, принимая во внимание и такие доводы, как: «В прошлый раз мы пришли поздравлять только с коробкой конфет, и нам было неудобно! Наш подарок был самым скромным».

Если отказаться от затрат в какой-либо ситуации невозможно, нужно искать компромисс. Например, вместо коробки конфет подарить оригинально упакованную выпечку из известного ресторана. Или поздравлять директора компании только с днем его рождения, каждый раз преподнося дорогой подарок, а в остальных случаях ограничиваться открытками. Или дарить бутылку коньяка емкостью не 1 литр, а 0,75, не в подарочной упаковке, а в обычной, но той же марки и того же качества.

Можно ввести корпоративный стандарт на подарки. Это позволит спланировать их заранее, возможно, получить скидки от поставщика.

При таком подходе сумма представительских расходов из года в год не будет меняться. Даже если говорить о том, что все дорожает, всегда можно будет отказаться от каких-то расходов или сократить их без существенного вреда для имиджа компании.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.