text
Читать свежий номер бесплатно >>>
Финансовый директор

Как снизить расходы на IT-поддержку

Чтобы снизить расходы на IT-поддержку корпоративной информационной системы, предстоит выяснить, какие именно статьи затрат они содержат. Затем выбрать для каждой способы сокращения. Кроме разовых мероприятий, предстоит обеспечить и регулярные процедуры для контроля.

Как правило, к основным расходам компании на IT-поддержку относят:

Как сократить затраты на обслуживание IT-оборудования

Основной метод сокращения затрат на поддержку оборудования – это его унификация. Если перейти на максимально возможно одинаковые модели оборудования (принтеров, копировальной техники, телефонных аппаратов), это позволит сократить запасы критичных запасных частей, а также сэкономить на персонале. Чем более широкими знаниями линеек оборудования обладают специалисты IT-службы, тем выше их стоимость на рынке труда.

Кроме того, стоит рассмотреть вариант передачи обслуживания оборудования на аутсорсинг. Для оценки экономического эффекта необходимо проанализировать, сколько тратит компания на него (включая все накладные расходы), и сравнить эту сумму с предложениями сервисных компаний. Если занятость собственных специалистов заметно меньше 100 процентов, вполне может оказаться, что привлечение аутсорсера будет экономически оправданно.

Существенная доля поломок оборудования связана с его неправильной эксплуатацией (например, подача в лоток потокового копирования скрепленных скобами страниц, постоянно открытая крышка копировального аппарата). Отсюда затраты на ремонт можно снизить, обеспечив персонал необходимыми инструкциями по работе с техникой (их лучше разместить в местах расположения печатного и копировального оборудования), а также введя персональную ответственность за ее порчу.

Как сэкономить на поддержке программного обеспечения

Прежде всего необходимо определить, имеет ли смысл оплачивать поддержку по каждому программному продукту, установленному в компании. Особенно это касается корпоративных информационных систем, которые в процессе внедрения и развертывания зачастую довольно существенно дорабатываются. Для них обновления, подготовленные производителями, нередко оказываются бесполезными. Усовершенствованный компанией функционал намного шире и лучше отражает особенности ее бизнес-процессов, чем предоставляемый поставщиком системы. Кроме того, работы по установке обновлений могут быть настолько дороги, что выгоднее самостоятельно провести дополнительные доработки, равноценные этим обновлениям.

Если же компания использует относительно стандартное программное обеспечение (с минимальными доработками), то приобретение поддержки, скорее всего, целесообразно. В этом случае стоит уговорить поставщика на скидку. Хороший аргумент – готовность компании к стандартизации программного обеспечения. Для решения одной и той же задачи на рынке существует, как правило, несколько программных продуктов различных производителей. При несущественной разнице в функциональности и цене между ними можно попробовать решать задачи компании на основе линейки одного производителя. Так удастся получить скидку на объеме как закупки, так и поддержки программного обеспечения.

Еще один путь снижения стоимости – замена программного обеспечения, приобретенного у производителя (с гарантией на его работоспособность, поддержку, развитие), на свободно распространяемое (оно бесплатно для компании, но затраты на его поддержку, развитие и риски поломок несет она сама).

Как сократить затраты на расходные материалы IT-службы

Сократить затраты на расходные материалы поможет унификация печатающего оборудования. Так удастся уменьшить виды расходных материалов (картриджей), оптимизируя тем самым запасы.

Следующее – контроль объемов печати, персонификация учета затрат на нее. Можно отслеживать, кто сколько печатает (по персональному паролю или чип-карте). Периодический контроль этих объемов печати позволит установить персональную ответственность сотрудников.

Другие действенные меры – организация централизованной цветной печати (доступ к ней только ограниченного круга сотрудников в соответствии с установленными регламентами), настройка принтеров по умолчанию на режим экономии картриджа и двусторонней печати. Следует также максимально отказаться от персональных принтеров и перейти к централизованной печати, когда доступ к одному принтеру имеют многие сотрудники: так стоимость печати одного листа ниже.

Кроме того, как и в случае с обслуживанием оборудования, стоит рассмотреть передачу функции печати на аутсорсинг, когда сторонняя компания-аутсорсер полностью берет на себя обслуживание печатного оборудования, закупку картриджей, бумаги. Ее услуги оплачивают в расчете за печатный лист. Стоимость может оказаться ниже (по сравнению с тем, когда компания полностью занимается печатью самостоятельно), поскольку аутсорсер закупает расходные материалы по более низким закупочных ценам (скидки за объем).

Как оптимизировать расходы на сотрудников IT-службы

Чтобы снизить расходы на оплату труда сотрудников IT-службы, предстоит оптимизировать структуру этого подразделения. Необходимо убедиться в том, что его функции не задвоены, а численность сотрудников не превышает объем задач, стоящих перед службой. Если такие недостатки есть, нужно закрепить выполнение нескольких функций за одной должностной единицей или же передать услуги на аутсорсинг.

Труд сотрудников IT-службы сложно нормировать, поэтому в оптимизации структуры должен быть заинтересован ее руководитель. Самый простой способ его заинтересовать – установить соответствующую систему мотивации и поощрения. Переменную часть оплаты стоит привязать к ключевым показателям эффективности. Их разработка для IT-службы – задача непростая, но необходимая, так как ее решение позволяет не только повысить качество IT-сервисов, но и привязать затраты к результатам.

Сфера информационных технологий постоянно развивается, поэтому IT-специалистам необходимо быть в курсе новинок программного обеспечения и оборудования, средств защиты информации, законодательства – на эти темы издается множество журналов и проводится немало тренингов. Многие из них платные, и специалисты, как правило, ожидают компенсации затрат компанией. Такие расходы оправданы для компаний только при внедрении принципиально новых IT-решений, дающих ей ощутимый экономический эффект. В прочих же случаях целесообразно рекомендовать IT-специалистам использовать бесплатные интернет-тренинги и издания.

Как сократить затраты на поддержку пользователей программного обеспечения в компании

К затратам на поддержку пользователей программного обеспечения в компании относят расходы на инструкции и тренинги, развивающие навыки работы с этими программами. Они актуальны, например, при внедрении корпоративной информационной системы.

Чтобы не нести затраты на обучение нового персонала, можно поручить его более опытным сотрудникам-наставникам (последних премировать). Так удастся не только сократить затраты, но и повысить качество преподавания, ведь за него будут отвечать специалисты, работающие в нужной программе весь день, знающие все ее нюансы.

Если приток нового персонала постоянный и достаточно большой, то стоит организовать централизованное обучение.

Как контролировать затраты IT-службы

Чтобы отслеживать расходы на IT-поддержку, нужно обеспечить регистрацию и учет всех запросов на обслуживание. Для этого понадобится внедрить специализированную информационную систему регистрации запросов и выделить единый телефонный номер, e-mail службы поддержки.

IT-служба должна периодически анализировать запросы в детализации по их видам и подразделениям-инициаторам: кто и что запрашивал, во сколько обошлось исполнение. Помимо финансового, понадобится и качественный анализ. Например, если в каком-то месяце количество обращений в службу поддержки за консультациями по какой-либо информационной системе возросло, то причин может быть несколько. Если это связано с внедрением новой функции, то вполне возможно, что это временное явление и количество запросов снизится по мере ее освоения пользователями и устранения ошибок в новом программном обеспечении. Если причины в чем-то другом, то, возможно, стоит провести дополнительные тренинги для персонала подразделения либо проанализировать и дополнить пользовательские инструкции.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.