Чтобы значительно сэкономить в период кризиса, нужно сделать следующее:
- определить, какие расходы стоит сократить до нуля без ущерба для бизнеса;
- установить, какие затраты можно оптимизировать с максимальной пользой для компании.
Какие расходы в период кризиса можно сократить до нуля
Сокращение расходов – болезненная ситуация для любого предприятия. Но есть перечень затрат, которые в тяжелый для компании период можно быстро сократить до нуля, не нанося урона ее операционной деятельности. Стоит проанализировать, на чем может предприятие сэкономить в первую очередь, какие затраты урезать. Как вариант:
- проведение корпоративных мероприятий;
- внешнее обучение – курсы, семинары, бизнес-тренинги, дополнительное высшее образование;
- добровольное медицинское страхование сотрудников;
- оплата фитнеса для них;
- оплата языковых курсов для персонала;
- премии административно-управленческого персонала (квартальные, по итогам года), те, что не увязаны с целями по прибыли. Отмену премиальной части зарплаты стоит закрепить приказом по компании с оговоркой, что он действителен, к примеру, до конца текущего года с последующим пересмотром;
- подарки сотрудникам на Новый год, Восьмое марта, 23 февраля, день рождения;
- услуги внешних консультантов;
- бесплатные рекламные образцы товара, продукции. Эта статья может быть очень затратной. Если не получится сократить ее во время кризиса полностью, введите жесткий контроль расходования образцов;
- поиск и подбор персонала через кадровые агентства, размещение вакансий в средствах массовой информации. Пересмотрите штатное расписание, заморозьте свободные вакансии до лучших времен, распределите нагрузку на имеющихся сотрудников;
- офисные расходы – чай, кофе, сахар для сотрудников;
- компенсационные выплаты (за исключением предусмотренных законодательством), в том числе компенсация расходов на питание, наем жилья;
- маркетинговые исследования. Здесь стоит учесть, что в кризис покупательская способность падает в разы, предпочтения потребителей меняются в сторону более дешевых товаров. Если маркетинговая стратегия не предусматривает создание и вывод на рынок нового товара, тратить много денег на исследования вкусов покупателей, мониторинг цен конкурентов как минимум нецелесообразно;
- услуги дизайнеров (сезонное оформление торговых залов).
Какие затраты стоит оптимизировать в период кризиса
Сократив расходы, без которых операционная деятельность компании не пострадает, можно продумать, на чем еще стоит сэкономить. К примеру, можно рассмотреть такие затраты:
-
маркетинговые
услуги:
– реклама. Для начала хорошо бы проанализировать, сколько денег компания тратила на рекламу за последние два–три года, как выросла за этот период выручка, сопоставимы ли рост продаж и расходы на рекламу, появились ли новые каналы сбыта, покупатели. Иначе говоря, оценить эффект от таких затрат. Далее продумать варианты оптимизации в детализации по каждой категории (в журналах, газетах, на телевидении, радио, в Интернете);
– полиграфия. Количество раздаваемых листовок, буклетов можно сократить;
– сувенирная продукция;
– организация конференций для дистрибьюторов; -
аренда
офиса. Сэкономить можно так:
– сократить арендуемую площадь (допустим, отказаться от лишних переговорных комнат);
– договориться с арендодателем о снижении арендной ставки;
– найти офис с более низкой арендной платой. Например, переехать из бизнес-центра класса «А» в центр класса «В», экономия существенная; - аренда торговых площадей, склада. Откажитесь от площади, которая не используется по назначению;
-
зарплата.
Здесь можно рассмотреть такие направления:
– увеличение переменной части и уменьшение доли фиксированного оклада;
– пересмотр системы мотивации, возможно, некоторые ключевые показатели эффективности сотрудников в период кризиса неактуальны;
– отмена доплат, принятых в компании (например, за выслугу лет);
– введение сокращенного рабочего дня; - доставка сотрудников до работы. Как вариант – смена перевозчика;
- ремонт автотранспорта. Проверьте, какие машины чаще всего простаивали, по какой причине, пересмотрите график их плановых ремонтов. Лишние единицы техники можно продать, сдать в аренду. Хорошо бы отразить в регламентирующих документах такой момент: использовать автотранспорт компании только в служебных целях;
- горюче-смазочные материалы. Введите жесткий контроль их списания;
- подарки к праздникам, юбилеям контрагентам. Рассмотрите более дешевые варианты;
- деловые обеды с партнерами;
- хранение сырья, материалов, товаров. Хорошо бы провести инвентаризацию, выявить неликвиды, некондицию. Проанализируйте: может быть, дешевле продать со скидкой или утилизировать, чем хранить их на складе;
- мобильная связь. Запросите у оператора детализированный отчет о звонках, чтобы определить перечень сотрудников, которым компания оплачивает услуги связи. Список должностных лиц лучше всего регламентировать, закрепить за каждым из них индивидуальный лимит;
- оплата электроэнергии (замена имеющихся в наличии лампочек энергосберегающими);
- расходы на уборку помещений. Можно вывести эту функцию на аутсорсинг, рассмотреть предложения клининговых компаний с почасовой оплатой;
- охранные услуги – тендер поможет выбрать охранное агентство с подходящими расценками;
- командировочные расходы. Закрепите в приказе либо регламенте ограниченный перечень расходов, которые компания оплачивает сотруднику: проезд, проживание, суточные;
- банковские расходы. Как вариант – введение платежных дней, объединение нескольких счетов одному контрагенту в одно платежное поручение. Это позволит значительно сэкономить при наличии нескольких сотен контрагентов.
В период кризиса компания может существенно сэкономить на таких расходах:
- закупка сырья, материалов, товаров. Сократить затраты стоит за счет укрупнения заказов, максимальных скидок от поставщиков. Как вариант – централизация закупок в холдинге, кооперация между компаниями;
- спецодежда для персонала. Здесь возможен такой вариант – приобретение более дешевой спецодежды. При этом стоит учесть, что срок ее эксплуатации, скорее всего, меньше;
- ремонт техники. Лучше всего применить превентивные меры – своевременно проводить плановые ремонтные работы. В период кризиса неиспользуемую технику нужно законсервировать либо продать;
- расходные материалы для оргтехники – найти более дешевые;
В период кризиса в первую очередь мы сокращаем те расходы, отсутствие которых не приведет к проблемам с бизнесом. Как правило, это:
- корпоративные праздники. Эти мероприятия легко отменить или значительно сократить отведенный на них бюджет;
- замена оргтехники и инвентаря. Списываемая техника зачастую имеет свой неотработанный ресурс. Некоторое время ею еще можно попользоваться;
- почтовые, административно-хозяйственные расходы;
- услуги кадровых агентств по подбору персонала и агентств недвижимости. Искать персонал и помещения вполне можно и самостоятельно;
- ремонт офисных помещений. Эти расходы стоит отложить до лучших времен;
- командировочные расходы. Далеко не всегда поездка – единственный и правильный способ эффективно решить деловые вопросы. Командировку можно заменить видеоконференцией или фотоотчетом.
В тяжелые для компании времена можно рассмотреть следующие меры для экономии расходов:
- оптимизация договорных условий с поставщиками (бонусы за объем, скидки за предварительную оплату);
- закупка кратными партиями (например, под объем фуры, если транспортировка производится автомобильным транспортом, или под объем контейнера при железнодорожных перевозках);
- транспортировка сборных грузов одним видом транспорта;
- поставка товара под заказ покупателя (продажа «с колес»);
- использование более дешевых видов тары (например, в пищевой промышленности вместо стеклянной – гибкая полиэтиленовая);
- использование более дешевых аналогов упаковочных материалов (вместо гофрокартона для комплектации коробок и ящиков – воздушно-пузырьковая пленка, вместо полипропиленовой ленты – шпагат);
- введение нормативов на упаковочные материалы;
- аренда рабочей спецодежды. Сейчас на рынке достаточно компаний, которые предоставляют такую услугу. При этом спецодежду планово заменяют, стирают, дезинфицируют. Некоторые предприятия предоставляют ее по желанию заказчика с его логотипом.
Чтобы разработать программу сокращения расходов на рекламу, разберитесь, где компания размещает ее последние два–три года. Допустим;
Посмотрите в динамике, благодаря каким акциям быстрее и больше росла выручка. К примеру, за счет рекламы на телевидении продажи увеличились вдвое. Проверьте, не было ли перерасхода по сравнению с плановыми значениями. Запросите данные у маркетологов об актуальных расценках на размещение рекламы, попросите проработать альтернативные варианты, не требующие значительных расходов компании.
Размещая рекламу в печатных изданиях, ориентируйтесь:
- на репутацию. Этому критерию уделите пристальное внимание, иначе негативная реакция покупателей приведет к падению продаж;
- на тираж газеты, журнала;
- на целевую аудиторию;
- на популярность;
- на географию распространения (где они продаются);
- на периодичность (еженедельно или ежемесячно);
- на направленность на определенный сегмент рынка (лучше всего выбрать специализированное издание, по тематике близкое к специфике бизнеса компании).
Для оптимизации расходов на рекламу можно рассмотреть такие варианты:
- сократить количество и продолжительность рекламных роликов на телевизионных каналах. Как правило, средняя продолжительность ролика – 30 секунд. Если товар хорошо известен потребителю, бренд узнаваем, можно время ролика сократить до 15 секунд;
- размещать рекламу в Интернете на тех сайтах, которые могут быть интересны потенциальным покупателям. Допустим, компания специализируется на выпуске товаров для спорта. В этом случае стоит рассмотреть сайты, пропагандирующие здоровый образ жизни;
- использовать массовую рассылку писем по электронной почте с описанием товара и его конкурентных преимуществ;
- спонсорство. Допустим, компания, которая производит и реализует товары для детей, может выступить спонсором проведения детских конкурсов. Таким образом можно заявить о своей продукции.
Если все расходы сократили, а финансовое положение компании не улучшилось, продумайте, на чем еще можно сэкономить. Как вариант:
- сменить поставщика. Разница в закупочной цене может составить сотни тысяч рублей (см. подробнее Как обосновать выбор поставщика);
- вывести из линейки нерентабельные продукты. Эта мера позволит сократить расходы на материалы и сырье (см. подробнее Как разработать программу снижения себестоимости продукции);
- законсервировать неиспользуемое производственное оборудование (см. подробнее Когда выгодно законсервировать производственное оборудование до момента его продажи). Так сэкономите на амортизации;
- провести инвентаризацию автопарка. Вполне возможно, что техосмотр можно передвинуть на пару месяцев;
- обсудить с технологами действующие в компании рецептуры. Выясните, какие ингредиенты можно заменить на более дешевые аналоги;
- провести инвентаризацию запасов. Если обнаружите брак, неликвиды, продукцию с истекающим сроком годности, от них лучше избавиться. Как вариант – продать по себестоимости сотрудникам. Так не только оптимизируете складские расходы, но и дополнительно заработаете.