Чтобы сэкономить в период кризиса, определите, какие расходы сократить до нуля без ущерба для бизнеса, и установите, какие затраты можно оптимизировать с максимальной пользой для компании.
Какие расходы в период кризиса можно сократить до нуля
Сокращать расходы – болезненно для любого предприятия. Но есть перечень затрат, которые в тяжелый для компании период можно быстро сократить до нуля и при этом не нанести урона операционной деятельности. Проанализируйте, на чем сэкономить в первую очередь, какие затраты урезать. Как вариант:
- проведение корпоративных мероприятий;
- внешнее обучение – курсы, семинары, бизнес-тренинги, дополнительное высшее образование;
- добровольное медицинское страхование сотрудников;
- оплата фитнеса для них;
- оплата языковых курсов для персонала;
- премии административно-управленческого персонала (квартальные, по итогам года), те, что не увязаны с целями по прибыли. Отмену премиальной части зарплаты закрепите приказом по компании с оговоркой, что он действителен, к примеру, до конца текущего года с последующим пересмотром;
- подарки сотрудникам на Новый год, Восьмое марта, 23 февраля, день рождения;
- услуги внешних консультантов;
- бесплатные рекламные образцы товара, продукции. Если не получится сократить во время кризиса полностью, жестко контролируйте расходование образцов;
- поиск и подбор персонала через кадровые агентства, размещение вакансий в средствах массовой информации. Пересмотрите штатное расписание, заморозьте свободные вакансии до лучших времен, распределите нагрузку на имеющихся сотрудников;
- офисные расходы – чай, кофе, сахар для сотрудников;
- компенсационные выплаты (за исключением предусмотренных законодательством), в том числе компенсация расходов на питание, наем жилья;
- маркетинговые исследования. Учтите, что в кризис покупательская способность падает в разы, потребители предпочитают более дешевые товары. Если маркетинговая стратегия не предусматривает создание и вывод на рынок нового товара, тратить много денег на то, чтобы исследовать вкусы покупателей, проводить мониторинг цен конкурентов, как минимум нецелесообразно;
- услуги дизайнеров – сезонное оформление торговых залов.
Какие затраты стоит оптимизировать в период кризиса
Когда сократите расходы, без которых операционная деятельность компании не пострадает, продумайте, на чем еще сэкономить. К примеру, рассмотрите такие затраты:
-
маркетинговые
услуги:
– реклама. Для начала проанализируйте, сколько денег компания тратила на рекламу за последние два–три года, как выросла за этот период выручка, сопоставимы ли рост продаж и расходы на рекламу, появились ли новые каналы сбыта, покупатели. Иначе говоря, оцените эффект от таких затрат. Далее продумайте варианты оптимизации в детализации по каждой категории: в журналах, газетах, интернете, на телевидении, радио;
– полиграфия – количество листовок, буклетов, которые раздаете;
– сувенирная продукция;
– организация конференций для дистрибьюторов; - аренда офиса. Например , сократите арендуемую площадь, допустим, откажитесь от лишних переговорных комнат. Как вариант – договоритесь с арендодателем о снижении арендной ставки или найдите офис с более низкой арендной платой. Например, смените бизнес-центр класса «А» на «В». См. также Что проверить финансовому директору в договоре аренды офиса;
- аренда торговых площадей, склада. Откажитесь от площади, которую не используете по назначению;
- зарплата. Например, увеличьте переменную часть и уменьшите долю фиксированного оклада или отмените доплаты, принятые в компании (например, за выслугу лет). Как вариант – введите сокращенный рабочий день и пересмотрите систему мотивации, возможно, некоторые ключевые показатели эффективности сотрудников в период кризиса неактуальны ;
- доставка сотрудников до работы. Как вариант – смените перевозчика;
- ремонт автотранспорта. Проверьте, какие машины чаще всего простаивали, по какой причине, пересмотрите график их плановых ремонтов. Лишние единицы техники продайте или сдайте в аренду. Отразите в регламентирующих документах: использовать автотранспорт компании только в служебных целях. См. также Как контролировать расходы на ремонт и техосмотр транспорта;
- горюче-смазочные материалы. Введите жесткий контроль их списания;
- подарки к праздникам, юбилеям контрагентам. Рассмотрите более дешевые варианты;
- деловые обеды с партнерами;
- хранение сырья, материалов, товаров. Проведите инвентаризацию, выявите неликвиды, некондицию. Проанализируйте: может быть, дешевле продать со скидкой или утилизировать, чем хранить их на складе. См. также Как рассчитать стоимость хранения сырья и материалов;
- мобильная связь. Запросите у оператора детализированный отчет о звонках, чтобы определить перечень сотрудников, которым компания оплачивает услуги связи. Список должностных лиц регламентируйте, закрепите за каждым из них индивидуальный лимит;
- оплата электроэнергии – замените лампочки энергосберегающими;
- расходы на уборку помещений. Выведите эту функцию на аутсорсинг, рассмотрите предложения клининговых компаний с почасовой оплатой;
- охранные услуги – тендер поможет выбрать охранное агентство с подходящими расценками;
- командировочные расходы. Закрепите в приказе либо регламенте ограниченный перечень расходов, которые компания оплачивает сотруднику: проезд, проживание, суточные. См. также Как сэкономить на командировочных расходах;
- банковские расходы. Как вариант – введите платежные дни, объединяйте несколько счетов одному контрагенту в одно платежное поручение. Это позволит значительно сэкономить при наличии нескольких сотен контрагентов. См. также Как сократить расходы на банковское обслуживание дочерних подразделений.
Образец документа. Скачайте шаблон отчета об итогах программы сокращения затрат.
В период кризиса компания может существенно сэкономить, например, на закупке сырья, материалов, товаров. Сократите затраты за счет укрупнения заказов, максимальных скидок от поставщиков. Как вариант – централизуйте закупки в холдинге, скооперируйтесь между компаниями. См. также Как подготовиться к централизации вспомогательных служб в группе компаний. Сократите расходы на спецодежду для персонала, например, приобретайте более дешевую спецодежду. При этом учитывайте, что срок ее эксплуатации, скорее всего, меньше. Найдите более дешевые расходные материалы для оргтехники. Экономьте на ремонте техники, применяйте превентивные меры – своевременно проводите плановые ремонтные работы. В период кризиса неиспользуемую технику законсервируйте либо прода йте. Сократите расходы на уборку территорий. Как вариант – предложите проводить субботники на регулярной основе с привлечением сотрудников компании.
В период кризиса в первую очередь мы сокращаем те расходы, отсутствие которых не приведет к проблемам с бизнесом. Как правило, это:
- корпоративные праздники. Эти мероприятия легко отменить или сократить отведенный на них бюджет;
- замена оргтехники и инвентаря. Техника, которую списывают, зачастую имеет свой неотработанный ресурс. Некоторое время ею можно попользоваться;
- почтовые, административно-хозяйственные расходы;
- услуги кадровых агентств по подбору персонала и агентств недвижимости. Искать персонал и помещения можно самостоятельно;
- ремонт офисных помещений. Эти расходы стоит отложить до лучших времен;
- командировочные расходы. Не всегда поездка – единственный и правильный способ эффективно решить деловые вопросы. Командировку можно заменить видеоконференцией или фотоотчетом.
Образец документа. Скачайте шаблон регламента оптимизации расходов компании.
В тяжелые для компании времена, чтобы сэкономить на расходах, попробуйте оптимизировать договорные условия с поставщиками – бонусы за объем, скидки за предварительную оплату. См. также Какие условия оправданно включить в договор с поставщиком . Закупайте кратными партиями. Например, под объем фуры, если транспортировка производится автомобильным транспортом, или под объем контейнера при железнодорожных перевозках. Транспортируйте сборный груз одним видом транспорта , поставляйте товар под заказ покупателя (продажа «с колес»). См. также Как сэкономить на транспортных расходах. Используйте более дешевый вид тары, например, в пищевой промышленности вместо стеклянной – гибкая полиэтиленовая . Используйте более дешевые аналоги упаковочных материалов, например, вместо гофрокартона для комплектации коробок и ящиков – воздушно-пузырьковая пленка, вместо полипропиленовой ленты – шпагат . Введите нормативы на упаковочные материалы , арендуйте рабочую спецодежду. Сейчас на рынке достаточно компаний, которые предоставляют такую услугу. При этом спецодежду планово заменяют, стирают, дезинфицируют. Некоторые предприятия предоставляют ее по желанию заказчика с его логотипом.
Чтобы разработать программу сокращения расходов на рекламу, разберитесь, где компания размещает ее последние два–три года. Допустим , на радио, телевидении , в прессе , интернете, наружная реклама.
Посмотрите в динамике, благодаря каким акциям быстрее и больше росла выручка. К примеру, за счет рекламы на телевидении продажи увеличились вдвое. Проверьте, не было ли перерасхода по сравнению с плановыми значениями. Запросите данные у маркетологов об актуальных расценках на размещение рекламы, попросите проработать альтернативные варианты, которые не требуют значительных расходов компании. См. также Как оценить эффективность расходов на рекламу.
Когда размещаете рекламу в печатных изданиях, ориентируйтесь на репутацию. Этому критерию уделите пристальное внимание, иначе негативная реакция покупателей приведет к падению продаж. Также ориентируйтесь на тираж журнала, газеты, целевую аудиторию , популярность , географию распространения (где они продаются) , на периодичность (еженедельно или ежемесячно) , на направленность на определенный сегмент рынка (выбирайте специализированное издание, по тематике близкое к специфике бизнеса компании). См. также Как оценить экономическую целесообразность проведения маркетинговой акции с помощью Excel.
Чтобы оптимизировать расходы на рекламу, как вариант – сократите количество и продолжительность рекламных роликов на телевизионных каналах. Как правило, средняя продолжительность ролика – 30 секунд. Если товар хорошо известен потребителю, бренд узнаваем, можно время ролика сократить до 15 секунд . Попробуйте размещать рекламу в интернете на тех сайтах, которые могут быть интересны потенциальным покупателям. Допустим, если компания специализируется на выпуске товаров для спорта, рассмотрите сайты, которые пропагандируют здоровый образ жизни . Как вариант – используйте массовую рассылку писем по электронной почте с описанием товара и его конкурентных преимуществ или выступайте спонсором. Допустим, компания, которая производит и реализует товары для детей, может проспонсировать проведение детских конкурсов. Таким образом заявить о своей продукции.
Если все расходы сократили, а финансовое положение компании не улучшилось, продумайте, на чем еще можно сэкономить. К ак вариант – смените поставщика. Разница в закупочной цене может составить сотни тысяч рублей, см. подробнее Как обосновать выбор поставщика. Попробуйте вывести из линейки нерентабельные продукты. Эта мера позволит сократить расходы на материалы и сырье, см. подробнее Как разработать программу снижения себестоимости продукции. Законсервируйте неиспользуемое производственное оборудование, см. подробнее Когда выгодно законсервировать производственное оборудование до момента его продажи. Так сэкономите на амортизации. Проведите инвентаризацию автопарка, возможно, что техосмотр можно передвинуть на пару месяцев. Обсудите с технологами действующие в компании рецептуры, выясните, какие ингредиенты можно заменить на более дешевые аналоги. Проведите инвентаризацию запасов. Если обнаружите брак, неликвиды, продукцию с истекающим сроком годности, избавьтесь от них. Как вариант – продайте по себестоимости сотрудникам. Так не только оптимизируете складские расходы, но и дополнительно заработаете.
Видеосеминар. Посмотрите видео, в котором Евгения Губарева, директор по экономике и финансам консалтинговой компании «ФинПлюс», расскажет, на чем сэкономить без ущерба для бизнеса.
