text
Открыть свежий номер журнала>> / Подписка со скидкой 40% >> ✆ 8 (800) 550-07-98
Журнал

Как сокращать затраты

Для того чтобы оптимизировать расходы, начать придется с инвентаризации всех издержек компании. Эту работу можно поручить сотрудникам финансовой службы.

Затем необходимо определиться, насколько могут быть сокращены те или иные затраты. В погоне за экономией нельзя потерять в качестве выпускаемой продукции, иначе меры по снижению расходов в конечном итоге обернутся падением выручки.

Работая над оптимизацией издержек, стоит предусмотреть выделение разных категорий затрат:

Какие статьи затрат можно и нужно сократить

В результате инвентаризации должен быть сформирован полный перечень расходов, который удобно оформить в виде таблицы (см. таблицу 1. Перечень расходов компании). Помимо самих статей, в ней же стоит отразить данные о «расходных» договорах к каждой статье затрат и указать ответственные за них подразделения. Связка «расходы – договоры – подразделения» и послужит отправной точкой в разработке плана мероприятий по сокращению затрат.

После того как все статьи затрат описаны, последовательно рассматривается строка, соответствующие ей договоры и анализируются способы снижения издержек. В этой работе потребуется участие не только сотрудников финансовой службы, но и руководителей, ответственных за конкретные расходы подразделений. Определяя возможные мероприятия по снижению издержек, рассуждать можно так:

Оформить разработанные мероприятия можно приложением к утвержденному комплекту бюджетов или же издать ряд внутренних распоряжений или приказов.

Анна Чернова , финансовый директор ООО «Ньюс медиа-Рус»

ПРИКАЗ № 1

В связи с сокращением производственных издержек приказываю:

С 1 января 2018 года ввести пакет антикризисных мер.

Начальникам производственных подразделений довести до сотрудников следующие финансово-экономические меры:

  1. Исключить внебюджетные платежи.
  2. Расторгнуть договоры по маркетинговым услугам.
  3. Отменить семинары и конференции, а также обучающие программы на время кризиса.
  4. Уменьшить цветность продукции.
  5. Перейти на печать 32-полосной газеты в регионах.
  6. Закрыть позиции по набору персонала в регионах и Москве.
  7. Нормировать расходы на командировочные, услуги связи, канцтовары.
  8. Провести инвентаризацию основных средств, по итогам которой представить на утверждение основные средства, не участвующие в производственном процессе, для дальнейшей продажи.
  9. Сократить расходы на аренду.
  10. Сократить расходы на содержание автотранспортных средств.
  11. Использовать служебный автотранспорт только после заполнения заявки от руководителя подразделения.
  12. Закрыть доступ на развлекательные сайты.

Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на финансового директора.

Инвентаризацию затрат и разработку мер по их сокращению имеет смысл проводить не реже одного раза в год, например, параллельно с разработкой бюджетов. За год появятся новые виды расходов, изменится круг контрагентов, да и ситуация на рынке может стать кардинально другой. Для развивающейся компании контроль расходов и поиск путей для их оптимизации превращается в бесконечный процесс.

На чем можно быстро сэкономить

В зависимости от того, сколько времени нужно для разработки и реализации мероприятий по сокращению издержек, их можно условно разбить на оперативные (до месяца), среднесрочные (несколько месяцев) и долгосрочные (до года). Приведем в качестве примера несколько способов сократить издержки, актуальные практически для любой компании.

Оперативные меры лежат на поверхности, для их разработки требуется минимум информации, а реализовать их можно буквально за несколько дней. Прежде всего они касаются пересмотра условий договоров на техническое обслуживание, консультационных услуг. Перестать закупать кофе и чай для сотрудников – тоже оперативная мера. Но поскольку большинство компаний уже прошло через сокращение затрат, то такого легко ликвидируемого «лишнего жирка» практически не осталось.

Если в компании присутствуют расходы на командировки, то уместно их нормировать – установить максимальные значения по оплате проезда и проживания для наиболее распространенных направлений. За норматив можно взять средние расценки по региону. Затраты свыше установленных норм обязать согласовывать с генеральным директором. Кроме того, не стоит забывать о том, что авиакомпании периодически предлагают скидки на те или иные направления. Не будет лишним внедрить процедуру условного тендера – обязать сотрудника, ответственного за покупку авиабилетов, изучить доступные варианты перелета и выбрать наиболее дешевый. Отчет об итогах такого тендера можно приложить в качестве обоснования к заявке на оплату билетов.

На подготовку среднесрочных мер уйдет от нескольких недель до месяца и больше, поскольку они подразумевают пересмотр условий текущих договоров, от выполнения которых зависит работа компании. Речь идет о сокращении затрат на закупку материалов, оплату труда, экспедиционные услуги и т. д.

Закупка сырья и материалов. Как правило, расходы на сырье и материалы значительны в суммарном выражении и крайне важны для производства. Как уже говорилось, стоит побеспокоиться о том, чтобы меры по их сокращению не привели к остановке производства или к ухудшению качества продукции. Потребуется последовательно рассмотреть каждый договор по поставке сырья – насколько конкурентоспособна стоимость сырья у текущих поставщиков по сравнению с другими игроками на рынке, насколько велика привязка к качеству сырья, можно ли изменить схемы сотрудничества и т. д.

Внедрение процедуры контроля над объемом производственных запасов позволит не только оптимизировать процесс закупки (покупать ровно столько, сколько нужно), но и сократить издержки на складские помещения. Имеет смысл обязать филиалы (подразделения) компании ежемесячно отчитываться о том, какие остатки сырья и материалов у них есть, а какие запасы нужно пополнить. Благодаря такой информации головная компания получает возможность в случае необходимости перекидывать излишки запасов из одного филиала в другой и не закупать новое сырье, а использовать имеющееся.

Брак. Нередко под видом бракованной продукции списываются качественные товары, поэтому данную статью следует взять под особый контроль. В частности, пересмотреть процедуру списания. Отказаться от практики списания по акту нереализованной продукции, добиться от контрагентов включения в условия договора необходимости в фактическом пересчете морально устаревшей продукции. Такие меры позволят не только контролировать объемы списанной продукции, но и оперативно влиять на объемы закупок, не позволяя производить ненужную продукцию.

ГСМ. Это одна из наиболее затратных статей для компаний, имеющих собственный автотранспорт. Целесообразно полностью отказаться от оплаты бензина наличными, лучше заключить договор с определенной топливной компанией (конечно, предварительно изучив возможные предложения) и работать по безналичному расчету. Кстати, стоимость ГСМ у таких компаний ниже, чем на заправочных станциях, а за большие объемы полагаются скидки.

Пожалуй, экономия на ГСМ в большей части заключается не в снижении затрат на их закупку, а в предотвращении хищений топлива и использования автомобилей в личных интересах. Поэтому в рамках работы по сокращению издержек стоит перейти на новые правила использования служебного автотранспорта. В частности, ввести лист заявки на транспорт (обоснование необходимости в поездке), предусмотреть ответственность за нарушения – отклонения от изначального маршрута и т. д. Стоит заключить договор с охранной фирмой, предоставляющей услуги по слежению за объектами, – затраты полностью себя окупят. Сопоставив маршрутный лист, отчет топливной компании о заправке автомобиля с данными охранной компании, можно стопроцентно исключить хищение топлива, а также использование автомобиля в личных целях.

Аренда помещений. Сэкономить на аренде помещений можно двумя путями – отказаться от лишней площади или договориться с арендодателем о снижении стоимости услуг. Кстати, в последнем случае переговоры сложатся удачнее, если предварительно подготовить сводную таблицу по аналогичным офисным помещениям и указать их преимущества (уборка включена в стоимость аренды, охраняемая парковка).

Оплата труда. Экономию на ФОТ вряд ли можно назвать оригинальной мерой, многие компании уже прошли через сокращение персонала и снижение зарплаты. Тем не менее к этой статье затрат следует возвращаться регулярно как одной из самых значительных в структуре затрат любой компании. Доступные и сейчас варианты экономии – перевести часть сотрудников на договор подряда или на неполный рабочий день, передать вспомогательные функции на аутсорсинг.

Наталия Алексеева , финансовый директор ГК «ТРИЭР», к. э. н.

Одно из направлений снижения расходов компании «Альфа» – оплата сотовой связи. Для этих целей специалисты финансовой службы разработали положение о корпоративной связи, в котором указали:

Кроме того, в положении закрепили правила пользования служебными мобильными телефонами:

Чтобы сотрудники не нарушали установленные правила, в компании организовали ежемесячную проверку их лицевых счетов. Если было установлено, что сотрудник использовал служебную мобильную связь в личных целях, он должен был написать в бухгалтерию заявление с просьбой удержать из его зарплаты стоимость таких телефонных разговоров.

Благодаря этим мерам удалось добиться того, чтобы персонал компании сократил использование корпоративной мобильной связи, что позволило уменьшить затраты на нее.

Артем Ворончихин , заместитель председателя наблюдательного совета НП «РусРиск»

Один из самых действенных способов сэкономить на рекламе – продвигать продукцию совместно с компаниями, товары которых дополняют друг друга, а сопутствующие расходы оплачивать в равных пропорциях.

Второй способ – завести партнерские отношения с компаниями, близкими по специфике бизнеса. Например, дизайнеры при работе с заказчиком рассказывают ему об отделочных материалах компании-производителя, с которым есть договоренность о сотрудничестве. Такая реклама будет намного эффективнее, чем публикация в дорогом глянцевом журнале.

Также стоит рассмотреть такой вариант – мобильные приложения. Многие предприятия сферы услуг используют их для привлечения клиентов, продвижения своих продуктов. Например, рестораны, службы доставки еды, торговые центры, сети кинотеатров. Забронировать столик в кафе, вызвать курьера, такси с помощью мобильного приложения просто и доступно для всех пользователей. Чтобы это было возможно, нужно заключить договор с интернет-магазином приложений (к примеру, App Store, Google Play). Специфика мобильных приложений такова: чем больше пользователей скачивают их, тем популярнее становится продукт у потенциальных потребителей, то есть он сам себя рекламирует без существенных затрат.

Кроме того, сэкономить на рекламе можно так – раздавать пробники продукции компании в местах концентрации потенциальных потребителей – в торговых центрах, на городских ярмарках, в парках.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.