В регламент по работе с наличными денежными средствами включите пять разделов. Первый – общие положения. Второй – порядок поступления и расходования наличных денег. Третий – алгоритм документооборота. Четвертый – порядок хранения и инвентаризации наличных денег. Пятый – основания для материальной ответственности сотрудников.
Что включить в общие положения регламента по работе с наличными денежными средствами
Начните регламент с общих положений, где отразите шесть пунктов. Первый – цели и задачи документа. Второй – основные этапы движения наличных. Третий – нормативные документы. Четвертый – должности и подразделения компании, для которых предназначен регламент. Пятый – порядок утверждения, изменения или отмены этого документа. Шестой – основные термины и определения, а также прочие важные моменты на усмотрение составителей документа. Например, классификация касс для компаний розничной торговли – центральная касса, кассы в магазинах. Для каждого вида кассы установите специфические требования – лимиты, разрешенные операции и прочие.
Цели и задачи. Среди целей документа укажите: упорядочить работу с наличными в компании, минимизировать риск хищений наличных, исполнять нормативные документы в отношении оборота наличных денежных средств. Задачи – те вопросы, решение которых позволяет достичь цели. Например, установить порядок поступления наличных денег в кассы компании, сформировать лимиты на такие операции.
Этапы движения наличных. Перечислите все этапы движения наличных денежных средств по кассе, которые регламентирует документ. Как правило, это оформление необходимых документов, получение и выдача наличных денежных средств, инвентаризация кассы и т. д.
Нормативные документы. Среди нормативных документов отметьте указания и распоряжения Центробанка, закон о применении контрольно-кассовых машин, постановления Росстата. Нормативная база, которая регулирует оборот наличных денег, время от времени меняется, поэтому не забывайте актуализировать регламент – нарушения кассовой дисциплины могут обернуться серьезными штрафами для компании. Укажите, что, если изменится нормативная база, положения регламента, которые противоречат нормам законодательства, будут считаться недействительными.
Участники регламента. Перечислите должности, которые отвечают за порядок работы с наличными. Например, главный бухгалтер, кассир. Смотрите также Должностная инструкция бухгалтера-кассира.
Порядок утверждения регламента. Укажите, что регламент утверждает, изменяет или отменяет генеральный директор компании приказом.
Термины, определения и сокращения. Перечислите все термины, которые участвуют в регламенте, в том числе те, которые есть в нормативной базе. Это позволит всем участникам регламента однозначно понимать документ.
Как регламентировать прием, хранение и выдачу наличных денег
В регламенте работы с наличными денежными средствами подробнее опишите порядок приема, хранения и выдачи наличных.
Приходные операции. Укажите все допустимые операции по приходу наличных денежных средств:
- компания снимает денежные средства со счетов в банке;
- контрагент оплачивает за выполненные работы, услуги, реализованные товары, а также поставщики и подрядчики возвращают полученные ранее авансы;
- сотрудники погашают причиненный ими материальный ущерб компании;
- собственники оплачивают приобретенные доли, акции;
- подотчетные лица возвращают остатки денег, полученных под отчет;
- компания получает заемные средства и ранее выданные займы и ссуды.
Уточните, что прием наличных оформляется приходным кассовым ордером.
Расходные операции. Укажите, в каких случаях можно выдавать деньги из кассы, например:
- оплатить контрагентам за выполненные работы, услуги или приобретенные товары, в том числе авансы по договорам;
- выплатить зарплаты, пособия, стипендии;
- сдать неиспользованные денежные суммы в банк;
- выдать деньги под отчет;
- предоставить займы и ссуды или вернуть полученные ранее займы;
- выплатить собственнику компании рыночную стоимость доли, когда он выходит из общества и т. д.
Укажите, кто должен подписывать расходно-кассовый ордер на выдачу наличных. Например, руководитель, главный бухгалтер компании или прочие уполномоченные лица.
Отметьте, что денежные средства можно выдать из кассы, только если у получателя есть документ, который удостоверяет его личность, например, паспорт.
Для того чтобы выплачивать зарплату и пособия, в регламенте предусмотрите выдачу средств по платежной или расчетно-платежной ведомости, на титульном листе которой должна стоять виза генерального директора, главного бухгалтера или финансового директора компании. Смотрите также Какие отчеты помогут финансовому директору разобраться в расходах на персонал.
Предусмотрите условия выплаты денег лицам, которые не работают в компании. Например, укажите, что на каждого получателя необходимо выписывать отдельный расходный кассовый ордер и нельзя выплачивать по одной ведомости деньги получателям, которые не состоят в штате компании.
Хранение наличных. Предусмотрите условия хранения свободных денежных средств. Например, учтите, что:
- касса компании должна находиться в изолированном помещении, где принимают, выдают и временно хранят наличные деньги;
- все наличные должны храниться в несгораемых металлических шкафах, которые должны закрывать на ключ и опечатывать печатью кассира в конце работы, среди них нельзя хранить наличные деньги других компаний или личные деньги;
- доступ сотрудников компании в помещение кассового узла должен отличаться в зависимости от режима работы кассы;
- сигнализация должна присутствовать в кассовом узле на вскрытие двери кассового узла.
Установите порядок хранения денег в течение рабочего дня или смены . Например, запретите находиться в кассовом узле посторонним лицам. А также предусмотрите порядок сдачи наличных денег из кассового аппарата в кассу компании в течение рабочего дня или смены.
В регламенте по работе с наличными денежными средствами укажите, что, перед тем как начать выполнять свои должностные обязанности, кассир-операционист должен проверить исправность кассового аппарата. Также предусмотрите порядок действий, если в процессе работы произошел обрыв контрольной ленты, например, пропишите три шага. Первый – вписать время обрыва . Второй – пробить несколько нулевых чеков, чтобы проверить четкость и правильность печати всех реквизитов на чековой и контрольной лентах . Третий – нулевые чеки приложить в конце дня к кассовому отчету.
В этом же разделе документа разъясните, что делать, если сломается один из кассовых аппаратов. Если у компании их несколько, например, в трех–пяти розничных магазинах, то можно предусмотреть регистрацию резервного кассового аппарата.
Лимиты. Укажите, что лимиты остатка наличных денег в кассе можно рассчитать исходя из размера поступлений наличных за реализованные товары, работы, услуги за расчетный период или же из суммы выдачи наличных.
Поясните, что рассчитанный лимит остатка кассы должен в обязательном порядке утвердить генеральный директор приказом, а денежные средства сверх этого лимита нужно вносить на расчетный счет. Если соблюдать этот порядок, удастся не скапливать излишние наличные средства в кассовом узле и минимизировать риск крупных хищений. Смотрите подробнее Лимит расчетов наличными.
Как регламентировать документооборот при работе с наличными денежными средствами
В регламенте по работе с денежной наличностью перечислите все учетные и первичные бухгалтерские документы, а также опишите, как создавать и утилизировать их.
Среди документов, которые должны находиться в подразделении, которое занимается работой с наличными денежными средствами, укажите, к примеру:
- заверенные копии приказов руководства компании. В том числе о назначении генерального директора, главного бухгалтера, кассира и др., об утверждении лимита остатка по кассе и т. д.;
- свидетельство о постановке на учет контрольно-кассовой машины (при наличии последней), инструкцию по ее эксплуатации;
- бланки строгой отчетности, расходные и приходные кассовые ордера и т. д.
В этой же части документа укажите обязательное наличие в кассе печатей и штампов компании.
«В кассе должны находиться документы:
- надлежащим образом заверенная копия приказа о назначении генерального директора и главного бухгалтера;
- надлежащим образом заверенная копия устава компании в действующей редакции;
- надлежащим образом заверенная копия приказа генерального директора компании, который устанавливает лимит наличности на магазин;
- надлежащим образом заверенная копия приказа генерального директора о возложении функции кассира на сотрудников магазина или надлежащим образом заверенные копии должностных инструкций сотрудников магазина с возложением на них прав и обязанностей кассиров. На документах должны стоять отметки сотрудников магазина об ознакомлении;
- регламент по работе с денежной наличностью и приказ генерального директора о введении регламента в действие;
- свидетельство о постановке на учет контрольно-кассовой машины;
- инструкция по эксплуатации контрольно-кассовой машины;
- паспорт-версии контрольно-кассовой машины;
- журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4;
- журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ по форме № КМ-8;
- образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать первичные и отчетные кассовые документы, заверенные генеральным директором и печатью компании;
- печать (штамп) с реквизитами компании».
Опишите, как оформлять учетные и отчетные кассовые документы: приходный кассовый ордер (ф. КО-1) , расходный кассовый ордер (ф. КО-2) , журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. КО-3) , кассовую книгу (ф. КО-4) , книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. КО-5).
Отметьте, что приходные и расходные кассовые ордера, а также квитанции к ним и документы, которые их заменяют, могут выписывать ответственные лица в одном экземпляре. Несмотря на то что нормативные документы подробно описывают, как заполнять учетные документы, в регламенте отразите отдельные моменты, которые учитывают специфику деятельности компании. Например, для компаний, которые работают и не работают с кассовыми аппаратами.
Укажите, что заполнять первичные документы необходимо без подчистки или исправления. Важно проводить операции с наличными только в день составления приходных и расходных кассовых ордеров. Последние должны содержать основание для их составления, а также реквизиты – номера и даты прилагаемых к ним документов, например, договора купли-продажи.
«Когда кассир получит ПКО или РКО, он должен проверить:
- подлинность подписи главного бухгалтера и разрешительной надписи генерального директора компании на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе;
- корректность оформления документов в соответствии с действующими унифицированными формами;
- наличие документов-оснований. Например, договора, заявления, приказа руководителя.
Если не соблюдается одно из этих требований, кассир должен отправить документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.
После того как получит или выдаст наличные денежные средства, кассир заверяет своей подписью приходный (расходный) кассовый ордер, а на приложенные к нему документы ставит штамп «Оплачено» и указывает даты оплаты – число, месяц, год».
Предусмотрите период хранения и уничтожения кассовых документов. Допустимо повторить нормы законодательства или сослаться на конкретные пункты законов, например, НК, Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и др. В рамках закона регламент может предусматривать уничтожать кассовые документы после пяти лет хранения при условии, что в компании провели проверки (ревизии).
Как регламентировать порядок проведения инвентаризации кассы
В регламенте по работе с наличными денежными средствами предусмотрите раздел о проведении плановых и внеплановых проверок кассы – инвентаризации. В нем отразите виды, частоту и порядок проведения инвентаризаций. Например, укажите, что плановую проверку необходимо проводить раз в год, а внеплановую – раз в два месяца. Установите, как утверждается график внеплановых инвентаризаций. Например, приказом по предприятию раз в три месяца.
«Порядок проведения инвентаризации кассы:
- оформить приказ руководителя компании на проведение инвентаризации и назначить инвентаризационную комиссию;
- пересчитать наличные деньги и проверить учетные данные. Комиссия пересчитывает денежные средства, которые находятся в кассе и (или) кассовом аппарате, снимает показания кассовых аппаратов (X-отчет), проверяет остаток по кассе по данным учета;
- получить объяснения. Если выявятся отклонения учетных данных от фактического наличия денег, подготовить необходимые документы, получить письменные объяснения ответственных лиц;
- оформить документы. После проведения инвентаризации составить акт инвентаризации денежных средств по форме № ИНВ-15 с комплектом поясняющих документов к нему».
Как регламентировать материальную ответственность при работе с наличными денежными средствами
В документ, который регламентирует работу с наличными денежными средствами, включите раздел о полной материальной ответственности сотрудников. Отметьте необходимость заключать договор материальной ответственности со специалистами, которые занимаются кассовыми операциями. Подробный перечень должностей, для которых стоит предусмотреть такой договор, устанавливает законодательство. Отразите случаи согласно законодательству, в которых сотрудник будет обязан возместить ущерб, причиненный работодателю. Например, при недостаче ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора.
Предусмотрите обязанность ознакомить под подпись материально ответственного сотрудника с тем, как вести кассовые операции в России: как оформлять с использованием кассовых аппаратов и без, как сдавать денежную выручку инкассаторам или в кассу компании.
Предусмотрите проводить инвентаризацию кассы, когда материально ответственное лицо уходит или возвращается из отпуска, продолжительно болеет или увольняется.
В регламенте по работе с наличными денежными средствами укажите ответственных за кассовую дисциплину в компании, в том числе:
- за общую организацию и контроль кассовой дисциплины. Обычно финансовый директор или главный бухгалтер;
- за организацию работы локальной кассы. Это может быть, например, директор территориально обособленного подразделения, филиала. Он контролирует работу этой кассы, подписывает кассовые документы, принимает решение о возврате денег розничным покупателям, визирует заявления розничных покупателей и подписывает акты возврата денежных сумм по кассе (ф. КМ-3);
- за проверку кассовой дисциплины в локальной кассе: работу счетчиков кассового аппарата, данные книги кассира-операциониста, пересчет и приемку наличных денег из кассового аппарата, проверку данных справки-отчета кассира-операциониста, оформление сведений о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации (ф. КМ-7), акта возврата денежных сумм по кассе (ф. КМ-3), подписание расходных и приходных кассовых документов от имени главного бухгалтера;
- за кассовые операции, выдачу и получение денежных средств, оформление кассовых документов и кассовые отчеты, подписание всех форм и актов, связанных с работой кассы. Это кассир или кассир-операционист.
Остальных ответственных назначьте отдельными приказами руководителя компании. Например, состав инвентаризационной комиссии при проверке кассовой дисциплины.
Шаблон документа. Регламент ведения кассовых операций в группе компаний