Скидка на подписку 30% | 8(800)550-07-98
Журнал

Как регламентировать работу с наличными денежными средствами

В регламент по работе с наличными денежными средствами включите пять разделов. Первый – общие положения. Второй – порядок поступления и расходования наличных денег. Третий – алгоритм документооборота. Четвертый – порядок хранения и инвентаризации наличных денег. Пятый – основания для материальной ответственности сотрудников.

Что включить в общие положения регламента по работе с наличными денежными средствами

Начните регламент с общих положений, где отразите шесть пунктов. Первый – цели и задачи документа. Второй – основные этапы движения наличных. Третий – нормативные документы. Четвертый – должности и подразделения компании, для которых предназначен регламент. Пятый – порядок утверждения, изменения или отмены этого документа. Шестой – основные термины и определения, а также прочие важные моменты на усмотрение составителей документа. Например, классификация касс для компаний розничной торговли – центральная касса, кассы в магазинах. Для каждого вида кассы установите специфические требования – лимиты, разрешенные операции и прочие.

Цели и задачи. Среди целей документа укажите: упорядочить работу с наличными в компании, минимизировать риск хищений наличных, исполнять нормативные документы в отношении оборота наличных денежных средств. Задачи – те вопросы, решение которых позволяет достичь цели. Например, установить порядок поступления наличных денег в кассы компании, сформировать лимиты на такие операции.

Этапы движения наличных. Перечислите все этапы движения наличных денежных средств по кассе, которые регламентирует документ. Как правило, это оформление необходимых документов, получение и выдача наличных денежных средств, инвентаризация кассы и т. д.

Нормативные документы. Среди нормативных документов отметьте указания и распоряжения Центробанка, закон о применении контрольно-кассовых машин, постановления Росстата. Нормативная база, которая регулирует оборот наличных денег, время от времени меняется, поэтому не забывайте актуализировать регламент – нарушения кассовой дисциплины могут обернуться серьезными штрафами для компании. Укажите, что, если изменится нормативная база, положения регламента, которые противоречат нормам законодательства, будут считаться недействительными.

Участники регламента. Перечислите должности, которые отвечают за порядок работы с наличными. Например, главный бухгалтер, кассир. Смотрите также Должностная инструкция бухгалтера-кассира.

Порядок утверждения регламента. Укажите, что регламент утверждает, изменяет или отменяет генеральный директор компании приказом.

Термины, определения и сокращения. Перечислите все термины, которые участвуют в регламенте, в том числе те, которые есть в нормативной базе. Это позволит всем участникам регламента однозначно понимать документ.

Как регламентировать прием, хранение и выдачу наличных денег

В регламенте работы с наличными денежными средствами подробнее опишите порядок приема, хранения и выдачи наличных.

Приходные операции. Укажите все допустимые операции по приходу наличных денежных средств:

Уточните, что прием наличных оформляется приходным кассовым ордером.

Расходные операции. Укажите, в каких случаях можно выдавать деньги из кассы, например:

Укажите, кто должен подписывать расходно-кассовый ордер на выдачу наличных. Например, руководитель, главный бухгалтер компании или прочие уполномоченные лица.

Отметьте, что денежные средства можно выдать из кассы, только если у получателя есть документ, который удостоверяет его личность, например, паспорт.

Для того чтобы выплачивать зарплату и пособия, в регламенте предусмотрите выдачу средств по платежной или расчетно-платежной ведомости, на титульном листе которой должна стоять виза генерального директора, главного бухгалтера или финансового директора компании. Смотрите также Какие отчеты помогут финансовому директору разобраться в расходах на персонал.

Предусмотрите условия выплаты денег лицам, которые не работают в компании. Например, укажите, что на каждого получателя необходимо выписывать отдельный расходный кассовый ордер и нельзя выплачивать по одной ведомости деньги получателям, которые не состоят в штате компании.

Хранение наличных. Предусмотрите условия хранения свободных денежных средств. Например, учтите, что:

Установите порядок хранения денег в течение рабочего дня или смены . Например, запретите находиться в кассовом узле посторонним лицам. А также предусмотрите порядок сдачи наличных денег из кассового аппарата в кассу компании в течение рабочего дня или смены.

Александр Осипов , финансовый директор Alaska Originale

В регламенте по работе с наличными денежными средствами укажите, что, перед тем как начать выполнять свои должностные обязанности, кассир-операционист должен проверить исправность кассового аппарата. Также предусмотрите порядок действий, если в процессе работы произошел обрыв контрольной ленты, например, пропишите три шага. Первый – вписать время обрыва . Второй – пробить несколько нулевых чеков, чтобы проверить четкость и правильность печати всех реквизитов на чековой и контрольной лентах . Третий – нулевые чеки приложить в конце дня к кассовому отчету.

В этом же разделе документа разъясните, что делать, если сломается один из кассовых аппаратов. Если у компании их несколько, например, в трех–пяти розничных магазинах, то можно предусмотреть регистрацию резервного кассового аппарата.

Лимиты. Укажите, что лимиты остатка наличных денег в кассе можно рассчитать исходя из размера поступлений наличных за реализованные товары, работы, услуги за расчетный период или же из суммы выдачи наличных.

Поясните, что рассчитанный лимит остатка кассы должен в обязательном порядке утвердить генеральный директор приказом, а денежные средства сверх этого лимита нужно вносить на расчетный счет. Если соблюдать этот порядок, удастся не скапливать излишние наличные средства в кассовом узле и минимизировать риск крупных хищений. Смотрите подробнее Лимит расчетов наличными.

Как регламентировать документооборот при работе с наличными денежными средствами

В регламенте по работе с денежной наличностью перечислите все учетные и первичные бухгалтерские документы, а также опишите, как создавать и утилизировать их.

Среди документов, которые должны находиться в подразделении, которое занимается работой с наличными денежными средствами, укажите, к примеру:

В этой же части документа укажите обязательное наличие в кассе печатей и штампов компании.

Александр Осипов , финансовый директор Alaska Originale

«В кассе должны находиться документы:

Скачать пример

Опишите, как оформлять учетные и отчетные кассовые документы: приходный кассовый ордер (ф. КО-1) , расходный кассовый ордер (ф. КО-2) , журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. КО-3) , кассовую книгу (ф. КО-4) , книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. КО-5).

Отметьте, что приходные и расходные кассовые ордера, а также квитанции к ним и документы, которые их заменяют, могут выписывать ответственные лица в одном экземпляре. Несмотря на то что нормативные документы подробно описывают, как заполнять учетные документы, в регламенте отразите отдельные моменты, которые учитывают специфику деятельности компании. Например, для компаний, которые работают и не работают с кассовыми аппаратами.

Укажите, что заполнять первичные документы необходимо без подчистки или исправления. Важно проводить операции с наличными только в день составления приходных и расходных кассовых ордеров. Последние должны содержать основание для их составления, а также реквизиты – номера и даты прилагаемых к ним документов, например, договора купли-продажи.

Предусмотрите период хранения и уничтожения кассовых документов. Допустимо повторить нормы законодательства или сослаться на конкретные пункты законов, например, НК, Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и др. В рамках закона регламент может предусматривать уничтожать кассовые документы после пяти лет хранения при условии, что в компании провели проверки (ревизии).

Как регламентировать порядок проведения инвентаризации кассы

В регламенте по работе с наличными денежными средствами предусмотрите раздел о проведении плановых и внеплановых проверок кассы – инвентаризации. В нем отразите виды, частоту и порядок проведения инвентаризаций. Например, укажите, что плановую проверку необходимо проводить раз в год, а внеплановую – раз в два месяца. Установите, как утверждается график внеплановых инвентаризаций. Например, приказом по предприятию раз в три месяца.

Как регламентировать материальную ответственность при работе с наличными денежными средствами

В документ, который регламентирует работу с наличными денежными средствами, включите раздел о полной материальной ответственности сотрудников. Отметьте необходимость заключать договор материальной ответственности со специалистами, которые занимаются кассовыми операциями. Подробный перечень должностей, для которых стоит предусмотреть такой договор, устанавливает законодательство. Отразите случаи согласно законодательству, в которых сотрудник будет обязан возместить ущерб, причиненный работодателю. Например, при недостаче ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора.

Предусмотрите обязанность ознакомить под подпись материально ответственного сотрудника с тем, как вести кассовые операции в России: как оформлять с использованием кассовых аппаратов и без, как сдавать денежную выручку инкассаторам или в кассу компании.

Предусмотрите проводить инвентаризацию кассы, когда материально ответственное лицо уходит или возвращается из отпуска, продолжительно болеет или увольняется.

Александр Осипов , финансовый директор Alaska Originale

В регламенте по работе с наличными денежными средствами укажите ответственных за кассовую дисциплину в компании, в том числе:

Остальных ответственных назначьте отдельными приказами руководителя компании. Например, состав инвентаризационной комиссии при проверке кассовой дисциплины.

Шаблон документа. Регламент ведения кассовых операций в группе компаний

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

"Финансовый директор" - единственный профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами. Пройдите короткую регистрацию и получите доступ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц сети
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войдите через соц.сети
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Простите, что прерываем чтение

"Финансовый директор" - профессиональный ресурс по управлению финансами компании. Авторские материалы подготовлены финансовыми директорами и экспертами находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь или войдите через соцсеть, чтобы прочитать эту статью бесплатно

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войдите через соц сети
Зарегистрироваться
×

Мы подобрали для вас книги:

Как решать нерешаемые задачи, посмотрев проблему с другой стороны Управление финансовой службой по KPI Как не потерять на налогах: проверенные способы
Скачать бесплатно Скачать бесплатно Скачать бесплатно
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.