Как регламентировать работу с наличными денежными средствами

В регламент по работе с наличными денежными средствами можно включить следующие разделы:

• общие положения;
• порядок поступления и расходования наличных денег;
• алгоритм документооборота;
• порядок хранения и инвентаризации наличных денег;
• основания для материальной ответственности сотрудников.

Что включить в общие положения регламента по работе с наличными денежными средствами

Документ, регламентирующий работу с наличными денежными средствами, должен начинаться с общих положений (общий раздел), в которых можно отразить:

• его цели и задачи;
• основные этапы движения наличных;
• нормативные документы;
• должности и подразделения компании, для которых предназначен регламент;
• порядок утверждения, изменения или отмены этого документа;
• основные термины и определения, а также прочие важные моменты (на усмотрение составителей документа). Например, классификация касс для компаний розничной торговли (центральная касса, кассы в магазинах). Для каждого вида кассы могут быть установлены специфические требования (лимиты, разрешенные операции и прочие).

Цели и задачи. Среди целей этого документа можно указать упорядочение работы с наличными в компании, минимизацию риска хищений наличных, исполнение нормативных документов в отношении оборота наличных денежных средств. Задачи – те вопросы, решение которых служит достижению поставленных целей. Например, установление порядка поступления наличных денег в кассы компании, формирование лимитов на такие операции.

Этапы движения наличных. В этой части регламента нужно перечислить все этапы движения наличных денежных средств по кассе, которые он регламентирует. Как правило, это оформление необходимых документов, получение и выдача наличных денежных средств, инвентаризация кассы и т. д.

Нормативные документы. Среди этих документов могут быть указания и распоряжения Центробанка России, закон о применении контрольно-кассовых машин, постановления Росстата. Нормативная база, регулирующая оборот наличных денег, может время от времени меняться, а регламент должен быть постоянно актуален – нарушения кассовой дисциплины могут обернуться серьезными штрафами для компании. Поэтому в этой части документа стоит указать, что в случае изменения нормативной базы положения регламента, противоречащие нормам законодательства, будут считаться недействительными.

Участники регламента. В этом разделе предстоит перечислить должности, ответственные за соблюдение порядка работы с наличными (например, главный бухгалтер, кассир).

Порядок утверждения регламента. Здесь нужно указать, что регламент может быть утвержден, изменен или отменен приказом генерального директора компании.

Термины, определения и сокращения. Нужно перечислить все термины, участвующие в регламенте, даже несмотря на то, что большинство из них есть в нормативной базе. Это позволит обеспечить его однозначное понимание всеми участниками регламента.

Как регламентировать прием, хранение и выдачу наличных денег

В регламенте работы с наличными денежными средствами лучше как можно подробнее описать порядок приема, хранения и выдачи наличных.

Приходные операции. В этой части регламента нужно указать все допустимые операции по приходу наличных денежных средств:

• снятие денежных средств со счетов в банке;
• оплата (авансы) за выполненные работы (услуги), реализованные товары (от контрагентов), а также возврат полученных ранее авансов (поставщиками и подрядчиками);
• погашение сотрудниками причиненного ими материального ущерба компании;
• оплата собственниками (учредителями) приобретенных долей (акций);
• возврат подотчетными лицами остатка денег, полученных под отчет;
• получение заемных средств;
• погашение (поступление) выданных ранее займов и ссуд.

Тут же стоит уточнить, что прием наличных оформляется приходным кассовым ордером.

Расходные операции. Здесь нужно указать, в каких случаях возможна выдача денег из кассы. Это может быть:

• оплата контрагентам за выполненные работы (услуги) или приобретенные товары, в том числе авансы по договорам;
• выплата зарплаты, пособий, стипендий;
• сдача неиспользованных денежных сумм в банк;
• выдача денег под отчет;
• предоставление займов и ссуд или возврат полученного ранее займа;
• выплата собственнику компании рыночной стоимости доли при его выходе из общества и т. д.

Стоит указать, кем должен быть подписан документ (расходно-кассовый ордер) на выдачу наличных (например, руководителем, главным бухгалтером компании или прочими уполномоченными лицами).

Кстати, здесь же лучше отметить, что денежные средства могут быть выданы из кассы только при наличии у получателя документа, удостоверяющего его личность (например, паспорта).

Для выплаты зарплаты, пособий в регламенте можно предусмотреть выдачу средств по платежной или расчетно-платежной ведомости, на титульном листе которой должна стоять виза генерального директора, главного бухгалтера или финансового директора компании.

Кроме того, в этой части регламента можно предусмотреть условия выплаты денег лицам, не работающим в компании, например, указать, что:

• на каждого получателя должен быть выписан отдельный расходный кассовый ордер;
• нельзя выплачивать по одной ведомости деньги получателям, не состоящим в штате компании.

Хранение наличных. В этой части регламента нужно предусмотреть условия хранения свободных денежных средств. Например, это могут быть следующие условия:

• касса компании должна находиться в изолированном помещении, предназначенном для приема, выдачи и временного хранения наличных денег;
• все наличные должна храниться в несгораемых металлических шкафах, которые по завершении работы должны быть закрыты на ключ и опечатаны печатью кассира;
• ограничение доступа сотрудников компании в помещение кассового узла в нерабочее время;
• обязательная установка сигнализации в кассовом узле на вскрытие двери кассового узла;
• в кассе нельзя хранить наличные деньги других компаний или личные деньги.

Регламент может установить и порядок хранения денег в течение рабочего дня или смены:

• запрет на нахождение в кассовом узле посторонних лиц;
• порядок сдачи наличных денег из кассового аппарата в кассу компании в течение рабочего дня или смены.

Лимиты. В регламенте стоит указать, что лимиты остатка наличных денег в кассе могут быть рассчитаны исходя из размера поступлений наличных за реализованные товары (работы, услуги) за расчетный период или же из суммы выдачи наличных.

Также лучше пояснить, что рассчитанный лимит остатка кассы должен быть в обязательном порядке утвержден приказом генерального директора, а денежные средства сверх этого лимита нужно вносить на расчетный счет. Соблюдение этого порядка поможет избежать излишнего скопления наличных средств в кассовом узле и минимизировать риск крупных хищений.

Как регламентировать документооборот при работе с наличными денежными средствами

В регламенте по работе с денежной наличностью стоит перечислить все учетные и первичные бухгалтерские документы, а также описать алгоритм создания последних и утилизации.

Среди документов, которые должны находиться в подразделении, занимающемся работой с наличными денежными средствами, можно указать:

• заверенные копии приказов руководства компании. В том числе о назначении (генерального директора, главного бухгалтера, кассира и др.), об утверждении лимита остатка по кассе и т. д.;
• свидетельство о постановке на учет контрольно-кассовой машины (при наличии последней), инструкцию по ее эксплуатации;
• бланки строгой отчетности, расходные и приходные кассовые ордера и т. д.

В этой же части документа нужно упомянуть об обязательном наличии в кассе печатей и штампов компании.

Здесь же лучше раскрыть порядок оформления учетных и отчетных кассовых документов:

• приходный кассовый ордер (ф. КО-1);
• расходный кассовый ордер (ф. КО-2);
• журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. КО-3);
• кассовая книга (ф. КО-4);
• книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. КО-5).

Также в этой части регламента стоит отметить, что приходные и расходные кассовые ордера, а также квитанции к ним и заменяющие их документы могут быть выписаны ответственным лицом (например, бухгалтером) в одном экземпляре. Несмотря на то что в нормативных документах порядок заполнения учетных документов подробно описан, в регламенте можно отразить отдельные моменты, учитывающие специфику деятельности компании (например, для компаний, работающих и не работающих с кассовыми аппаратами).

Тут же стоит указать, что при заполнении первичных документов исключены подчистки или исправления. Важно, чтобы операции с наличными проводились только в день составления приходных и расходных кассовых ордеров. При этом в последних должно быть обязательно указано основание для их составления, а также перечислены реквизиты (номера и даты) прилагаемых к ним документов (например, договор купли-продажи).

И еще следует предусмотреть период хранения и уничтожения кассовых документов. Допустимо повторить нормы законодательства или сослаться на конкретные пункты законов (например, НК РФ, Закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и др.), в рамках которых регламент может предусматривать уничтожение кассовых документов после пяти лет хранения при условии проведения проверки (ревизии).

Как регламентировать порядок проведения инвентаризации кассы

В регламенте по работе с наличными денежными средствами важно предусмотреть раздел о проведении плановых и внеплановых проверок кассы (инвентаризации). В нем необходимо отразить виды, частоту и порядок проведения инвентаризаций. Например, можно указать, что плановая проверка должна проводиться раз в год. А внеплановая – гораздо чаще, например, раз в два месяца. Здесь можно установить порядок утверждения графика внеплановых инвентаризаций (например, приказом по предприятию) и указать только период (например, раз в три месяца).

Как регламентировать материальную ответственность при работе с наличными денежными средствами

В документ, регламентирующий работу с наличными денежными средствами, стоит включить раздел о полной материальной ответственности сотрудников. Где отметить необходимость заключения договора (предусматривающего эту ответственность) со специалистами, занимающимися кассовыми операциями (подробный перечень должностей, для которых стоит предусмотреть такой договор, установлен законодательно). Там же нужно отразить случаи, предусмотренные законодательством, в которых сотрудник будет обязан возместить ущерб, причиненный работодателю. Например, при недостаче ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора.

Кроме того, в регламенте стоит предусмотреть обязательное ознакомление (под подпись) материально ответственного сотрудника (кассира) с порядком ведения кассовых операций в России: их оформления (с использованием кассовых аппаратов и без) и сдачи денежной выручки (инкассаторам или в кассу компании).

Также можно предусмотреть обязательное проведение инвентаризации кассы при уходе (возвращении) материально ответственных лиц в отпуск и на случай продолжительной болезни и увольнения.