text
Открыть свежий номер журнала>> / Подписка за 22 308 13 990 руб! >> ✆ 8 (800) 550-07-98
Журнал

Как регламентировать работу с наличными денежными средствами

В регламент по работе с наличными денежными средствами можно включить следующие разделы:

Что включить в общие положения регламента по работе с наличными денежными средствами

Документ, регламентирующий работу с наличными денежными средствами, должен начинаться с общих положений (общий раздел), в которых можно отразить:

Цели и задачи. Среди целей этого документа можно указать упорядочение работы с наличными в компании, минимизацию риска хищений наличных, исполнение нормативных документов в отношении оборота наличных денежных средств. Задачи – те вопросы, решение которых служит достижению поставленных целей. Например, установление порядка поступления наличных денег в кассы компании, формирование лимитов на такие операции.

Этапы движения наличных. В этой части регламента нужно перечислить все этапы движения наличных денежных средств по кассе, которые он регламентирует. Как правило, это оформление необходимых документов, получение и выдача наличных денежных средств, инвентаризация кассы и т. д.

Нормативные документы. Среди этих документов могут быть указания и распоряжения Центробанка России, закон о применении контрольно-кассовых машин, постановления Росстата. Нормативная база, регулирующая оборот наличных денег, может время от времени меняться, а регламент должен быть постоянно актуален – нарушения кассовой дисциплины могут обернуться серьезными штрафами для компании. Поэтому в этой части документа стоит указать, что в случае изменения нормативной базы положения регламента, противоречащие нормам законодательства, будут считаться недействительными.

Участники регламента. В этом разделе предстоит перечислить должности, ответственные за соблюдение порядка работы с наличными (например, главный бухгалтер, кассир).

Порядок утверждения регламента. Здесь нужно указать, что регламент может быть утвержден, изменен или отменен приказом генерального директора компании.

Термины, определения и сокращения. Нужно перечислить все термины, участвующие в регламенте, даже несмотря на то, что большинство из них есть в нормативной базе. Это позволит обеспечить его однозначное понимание всеми участниками регламента.

Как регламентировать прием, хранение и выдачу наличных денег

В регламенте работы с наличными денежными средствами лучше как можно подробнее описать порядок приема, хранения и выдачи наличных.

Приходные операции. В этой части регламента нужно указать все допустимые операции по приходу наличных денежных средств:

Тут же стоит уточнить, что прием наличных оформляется приходным кассовым ордером.

Расходные операции. Здесь нужно указать, в каких случаях возможна выдача денег из кассы. Это может быть:

Стоит указать, кем должен быть подписан документ (расходно-кассовый ордер) на выдачу наличных (например, руководителем, главным бухгалтером компании или прочими уполномоченными лицами).

Кстати, здесь же лучше отметить, что денежные средства могут быть выданы из кассы только при наличии у получателя документа, удостоверяющего его личность (например, паспорта).

Для выплаты зарплаты, пособий в регламенте можно предусмотреть выдачу средств по платежной или расчетно-платежной ведомости, на титульном листе которой должна стоять виза генерального директора, главного бухгалтера или финансового директора компании.

Кроме того, в этой части регламента можно предусмотреть условия выплаты денег лицам, не работающим в компании, например, указать, что:

Хранение наличных. В этой части регламента нужно предусмотреть условия хранения свободных денежных средств. Например, это могут быть следующие условия:

Регламент может установить и порядок хранения денег в течение рабочего дня или смены:

Александр Осипов , финансовый директор Alaska Originale

В регламенте по работе с наличными денежными средствами необходимо указать, что перед началом выполнением своих должностных обязанностей кассир-операционист должен проверить исправность кассового аппарата. Также стоит предусмотреть порядок действий, если в процессе работы произошел обрыв контрольной ленты:

В этом же разделе документа стоит разъяснить, что делать в случае поломки одного из кассовых аппаратов. Если у компании их несколько (например, в трех–пяти розничных магазинах), то можно предусмотреть регистрацию резервного кассового аппарата.

Лимиты. В регламенте стоит указать, что лимиты остатка наличных денег в кассе могут быть рассчитаны исходя из размера поступлений наличных за реализованные товары (работы, услуги) за расчетный период или же из суммы выдачи наличных.

Также лучше пояснить, что рассчитанный лимит остатка кассы должен быть в обязательном порядке утвержден приказом генерального директора, а денежные средства сверх этого лимита нужно вносить на расчетный счет. Соблюдение этого порядка поможет избежать излишнего скопления наличных средств в кассовом узле и минимизировать риск крупных хищений.

Как регламентировать документооборот при работе с наличными денежными средствами

В регламенте по работе с денежной наличностью стоит перечислить все учетные и первичные бухгалтерские документы, а также описать алгоритм создания последних и утилизации.

Среди документов, которые должны находиться в подразделении, занимающемся работой с наличными денежными средствами, можно указать:

В этой же части документа нужно упомянуть об обязательном наличии в кассе печатей и штампов компании.

Александр Осипов , финансовый директор Alaska Originale

«В кассе должны находиться следующие документы:

Здесь же лучше раскрыть порядок оформления учетных и отчетных кассовых документов:

Также в этой части регламента стоит отметить, что приходные и расходные кассовые ордера, а также квитанции к ним и заменяющие их документы могут быть выписаны ответственным лицом (например, бухгалтером) в одном экземпляре. Несмотря на то что в нормативных документах порядок заполнения учетных документов подробно описан, в регламенте можно отразить отдельные моменты, учитывающие специфику деятельности компании (например, для компаний, работающих и не работающих с кассовыми аппаратами).

Тут же стоит указать, что при заполнении первичных документов исключены подчистки или исправления. Важно, чтобы операции с наличными проводились только в день составления приходных и расходных кассовых ордеров. При этом в последних должно быть обязательно указано основание для их составления, а также перечислены реквизиты (номера и даты) прилагаемых к ним документов (например, договор купли-продажи).

И еще следует предусмотреть период хранения и уничтожения кассовых документов. Допустимо повторить нормы законодательства или сослаться на конкретные пункты законов (например, НК РФ, Закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и др.), в рамках которых регламент может предусматривать уничтожение кассовых документов после пяти лет хранения при условии проведения проверки (ревизии).

Как регламентировать порядок проведения инвентаризации кассы

В регламенте по работе с наличными денежными средствами важно предусмотреть раздел о проведении плановых и внеплановых проверок кассы (инвентаризации). В нем необходимо отразить виды, частоту и порядок проведения инвентаризаций. Например, можно указать, что плановая проверка должна проводиться раз в год. А внеплановая – гораздо чаще, например, раз в два месяца. Здесь можно установить порядок утверждения графика внеплановых инвентаризаций (например, приказом по предприятию) и указать только период (например, раз в три месяца).

Как регламентировать материальную ответственность при работе с наличными денежными средствами

В документ, регламентирующий работу с наличными денежными средствами, стоит включить раздел о полной материальной ответственности сотрудников. Где отметить необходимость заключения договора (предусматривающего эту ответственность) со специалистами, занимающимися кассовыми операциями (подробный перечень должностей, для которых стоит предусмотреть такой договор, установлен законодательно). Там же нужно отразить случаи, предусмотренные законодательством, в которых сотрудник будет обязан возместить ущерб, причиненный работодателю. Например, при недостаче ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора.

Кроме того, в регламенте стоит предусмотреть обязательное ознакомление (под подпись) материально ответственного сотрудника (кассира) с порядком ведения кассовых операций в России: их оформления (с использованием кассовых аппаратов и без) и сдачи денежной выручки (инкассаторам или в кассу компании).

Также можно предусмотреть обязательное проведение инвентаризации кассы при уходе (возвращении) материально ответственных лиц в отпуск и на случай продолжительной болезни и увольнения.

Александр Осипов , финансовый директор Alaska Originale

В регламенте по работе с наличными денежными средствами могут быть указаны следующие ответственные за кассовую дисциплину в компании, в том числе:

Остальных ответственных можно назначить отдельными приказами руководителя компании (например, состав инвентаризационной комиссии при проверке кассовой дисциплины).

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.