text
Открыть свежий номер журнала>> / Подписка за 22 308 13 990 руб! >> ✆ 8 (800) 550-07-98
Журнал

Как составить отчет о поступивших заказах на производство

Отчет о полученных заказах помогает контролировать статусы всех принятых компанией заявок покупателей, а также он полезен для оперативного планирования.

Как сформулировать требования к отчету о полученных заказах

Перед тем как приступить к разработке формы отчета о полученных заказах, необходимо определить, какой именно заказ будет считаться полученным:

В отчет войдут заказы, соответствующие выбранным критериям. Если для руководства компании важно иметь возможность прогнозировать выручку на следующие периоды, имеет смысл включить в отчет и те заявки, переговоры по которым еще только ведутся. Если отчет необходим для оценки реального портфеля заказов, то в него целесообразно включать уже подписанные договоры с зафиксированными объемами продаж и сроками поставок.

На этом же этапе нужно определиться с детализацией показателей отчета. Нужно отражать только перечень покупателей и суммы заказов или требуется отобразить всю историю прохождения заказа от момента заключения договора до отгрузки покупателю, включая сроки расчетов.

Кому поручить формирование отчета о полученных заказах

Краткий отчет о полученных заказах может формировать один человек – сотрудник коммерческой службы или отдела маркетинга. Выбор зависит от того, в каком подразделении оперативнее всего появляется информация о заключенных договорах. Если необходимо подготовить максимально полный отчет о портфеле заказов – со сроками расчетов, датами отгрузки и т. д., лучше выделить в штате компании отдельного специалиста, который бы занимался составлением только этого отчета. Такой сотрудник должен иметь оперативный доступ к информации о поступлении денежных средств на расчетный счет предприятия от покупателей, а также разбираться в плане и факте выполнения бюджета доходов. Формирование отчета можно поручить:

Что включить в отчет о полученных заказах

При разработке формы отчета предусмотрите различные варианты его представления в многочисленные службы предприятия и руководству:

В отчете о полученных заказах выборку можно проводить как по порядковому номеру строки, так и по номеру заказа. Можно установить сквозную нумерацию, то есть присваивать цифровой код заявке по мере поступления заказа в работу. Как вариант, номер заказа может указывать на вид продукции, год и месяц его поступления в обработку. Очень важно, чтобы, услышав номер заявки, сотрудники предприятия понимали, о каком заказе и виде продукции идет речь.

Если отчет составляется для производственного предприятия, для удобства имеет смысл разбить его на блоки – общий, финансовый, производственный.

Общий блок отчета о полученных заказах. Раскрывает информацию о продукции, покупателе, об объеме партии и т. д. Пример блока представлен в таблице 1.

№ строки Отрасль Заказчик Плательщик Cтатус
заказа
Договор,
Дата
заключения
Заказ,
Спецификация,
Продукция Количество, ед. Стоимость
без НДС, руб.
Стоимость
с НДС, руб.
Дата отгрузки, план Дата
отгрузки,
факт
Отдел Менеджер
1.0. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. 1.8. 1.9. 1.10. 1.11. 1.12. 1.13. 1.14. 1.15. 1.16.
2 ФСК ПС Фроловская Сетьстройсервис Получен ПСТ-ПЩ-10/35 15.10.2013 754 КУ-10 22 44 521 038 52 534 825 01.05.14 ДСП Кошкин
3 ФСК ПС Грибово Сетьстройсервис Получен ПСТ-ПЩ-12/18 22.12.2013 818 КУ-35 17 49 104 407 57 943 200 01.07.14 ДСП Кошкин
4 Металлургия Выксунский МЗ Выксунский МЗ Проект КРУ-10кВ (4РП) КУ10С ОПП Смирнов
5 Металлургия ОМЗ-Спецсталь Форпост-менеджмент На подписании ПСТ-ПЩ-11/1 07.11.2013 РУ-35 9 35 192 412 41 527 046 01.05.14 ОПП Смирнов
6 Горнодобывающая ПС Черемуховская СУБР Получен ПСТ-ПЩ-02/5 10.02.2013 374 3КВЭ-10РН 20 10 278 400 12 128 512 01.05.13 01.05.13 ОПП Иванов

Важно сразу определить, нужна ли в отчете информация о том, к какой отрасли экономики относится тот или иной заказчик. Столбец 1.1 таблицы 1 «Отрасль» может быть введен на предприятии, сотрудничающем с компаниями из различных отраслей. Информацию может предоставлять как отдел маркетинга, так и непосредственно сотрудник коммерческой службы, ответственный за реализацию продукции покупателям данной отрасли. Эти данные могут быть важны для маркетинговых исследований, стратегического планирования и определения дальнейших путей развития предприятия.

Необходимо установить, стоит ли включать в отчет юридическую информацию о заказчике: работает он как независимая компания или это часть крупного холдинга, дочернее предприятие, филиал и т. д., а также совпадают ли юридические лица заказчика и плательщика. В столбце 1.2 «Заказчик» указывается наименование предприятия, непосредственно разместившего заказ. Если деньги по договору будет перечислять иная компания, заполняется столбец 1.3 «Плательщик».

Если планируется включить в отчет информацию о будущих заказах – не забудьте добавить данные об их статусе, то есть в какой стадии находится оформление: ведутся переговоры, договор на подписании, ведется техническая проработка, заказ получен. Информация представлена в столбце 1.4. Важно стандартизировать все возможные виды статусов, чтобы была возможность делать выборку в таблице, а также чтобы избежать путаницы и недопонимания среди пользователей отчета. Также стоит зафиксировать, сколько времени максимально заказ может находиться на каждой стадии. Возможно, понадобится ввести столбец с указанием даты, когда статус заказа изменится.

Определите, насколько детальная нужна информация о продукте. То есть будет отчет содержать полный перечень заказанной продукции или достаточно только одного (объединяющего весь заказ) продукта. Столбцы с 1.5 по 1.8 заполняются, когда статус заказа меняется на «Получен». Это означает, что договор заключен, продукция, поставляемая по этому договору или спецификации, определена, утверждены сумма заказа и сроки поставки. Если есть необходимость перечисления всей номенклатуры продукции, входящей в тот или иной заказ, предусмотрите возможность выборки информации как по одному, так и по всем заказам в целом. Детальное отражение информации по столбцу 1.9 «Продукция» дает возможность оценить, какой именно продукт пользуется спросом в текущий момент. Это позволит проанализировать доходность и рентабельность деятельности предприятия на момент ведения переговоров. То есть определить, имеет смысл активизировать работу по получению заказа в свете высокой рентабельности продукции или целесообразно приостановить ведение переговоров из-за того, что данный вид продукта отвлечет значительное количество ресурсов на его производство и реализацию, но экономический эффект будет ничтожным.

Столбец 1.10 «Количество» нужен, если принято решение подробно раскрывать номенклатуру заказа. Сумма заказа может быть указана в отчете как без НДС (поскольку все отчеты планово-экономических служб формируются без учета НДС) – столбец 1.11, так и с НДС (поскольку расчеты с заказчиком производятся с НДС и данная информация может быть использована в финансовом блоке) – столбец 1.12.

В столбцах 1.13 и 1.14 представлены планируемые и фактические даты отгрузки товара заказчику.

Ответственные за соблюдение договоров сотрудники предприятия указаны в столбце 1.16, подразделения, в которых они работают, – в столбце 1.15.

Финансовый блок отчета о полученных заказах. Данные этого блока могут стать отправной точкой для составления бюджета движения денежных средств на месяц. Возможный вид финансовой части отчета о полученных заказах представлен в таблице 2.

№ строки План расчетов Факт расчетов
Аванс Платеж 2 Платеж 3 Аванс Платеж 2 Платеж 3
Сумма, руб. Процент от общей суммы, % Дата Сумма, руб. Процент от общей суммы, % Дата Сумма, руб. Процент от общей суммы, % Дата Сумма, руб. Процент от общей суммы, % Дата Сумма, руб. Процент от общей суммы, % Дата Сумма, руб. Процент от общей суммы, % Дата
1.0. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8. 2.9. 2.10. 2.11. 2.12. 2.13. 2.14. 2.15. 2.16. 2.17. 2.18.
2 15 760 447 30 01.10.13 26 267 412 50 01.05.14 10 506 965 20 01.07.2014 15 760 447 30 01.10.2013
3 17 382 960 30 01.12.13 28 971 600 50 01.07.14 11 588 640 20 01.09.2014
4 10   80 ––
5 4 152 705 10 0 33 221 637 80 01.06.2014
6 6 064 256 50 6 064 256 50 01.05.14

Отражение данных в формате план-факт даст возможность проанализировать поставщиков на предмет обязательности и точности оплат. Пустые ячейки таблицы означают, что договоренность по сумме и срокам выплат еще не достигнута либо платеж еще не проведен.

Выплаты заказчика разбиты на аванс и два последующих транша. Необходимо обратить внимание, что суммы столбцов 2.2, 2.5, 2.8 в плане расчетов и 2.11, 2.14, 2.17 в факте расчетов должны быть тождественны и равны 100 процентам.

Этот блок пересекается с производственным блоком в части соблюдения сроков прохождения заказов. Так, если заказ поступил в производство с нарушением сроков – велика вероятность, что сроки готовности заказа сдвинутся. И, как следствие, поступление денег за партию тоже отложится.

Производственный блок отчета о полученных заказах. В этой части отчета указываются следующие данные о продукции: даты поступления заказа в производство и его готовности, плановый и фактический сроки изготовления партии, а также информация о месте производства – завод, цех и т. д. (см. таблицу 3. Производственный блок отчета о полученных заказах).

Настолько подробная форма отчета отражает весь жизненный цикл заказа на предприятии.

Краткий отчет о полученных заказах. В сокращенную форму отчета о полученных заказах можно включить реестр заявок, в настоящий момент находящихся в обработке, краткую информацию о заказчике, об объеме партии и о ее стоимости. Также важно указать плановые и фактические даты отгрузки товара покупателю и сотрудников предприятия, курирующих исполнение договора (см. таблицу 4. Краткая форма отчета о полученных заказах).

№ строки Заказчик
(покупатель)
Договор,
Дата
заключения
Заказ,
Продукция Количество Дата
отгрузки,
план
Стоимость
без НДС
план, руб.
Дата
отгрузки,
факт
Стоимость
без НДС,
факт, руб.
Отдел Менеджер
1.0. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2 ПС Фроловская ПСТ-ПЩ-10/35 15.10.2013 754 КУ-10 22 01.05.2014 44 521 038 ДСП Кошкин
3 ПС Грибово ПСТ-ПЩ-12/18 22.12.2013 818 КУ-35 17 01.07.2014 49 104 407   ДСП Кошкин
4 Выксунский МЗ КРУ-10кВ (4РП) КУ10С       ОПП Смирнов
5 ОМЗ-Спецсталь ПСТ-ПЩ-11/1 07.11.2013 РУ-35 9 01.05.2014 35 192 412 ОПП Смирнов
6 ПС Черемуховская ПСТ-ПЩ-02/5 10.02.2013 374 3КВЭ-10РН 20 01.05.2013 10 278 400 01.05.2013 10 278 400 ОПП Иванов

Татьяна Иванова , заместитель финансового директора управляющей компании ГК «ЯВА»

Излишне детальный отчет, подготовкой которого занимаются несколько специалистов из разных отделов компании, как правило, быстро теряет свою актуальность и ценность информации. Также сроки его представления зачастую затягиваются. Причины могут быть различными, например, нехватка времени у сотрудников, так как формирование такого отчета, скорее всего, будет дополнительной нагрузкой к уже имеющимся обязанностям. Также могут различаться подходы в плане занесения информации в отчет, даже если будет написан регламент формирования отчета с правилами занесения информации. Если за отчет будет отвечать один сотрудник, это упростит процедуру его составления и всегда будет известно, у кого можно уточнить данные и кто ответственен за их корректность.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.