text
Читать свежий номер бесплатно >>>
Финансовый директор

Как свести к минимуму риск мошенничества со стороны сотрудников

Как правило, противоправные действия персонала компании обусловлены следующими предпосылками (треугольник мошенничества):

Для противодействия им следует разработать программу мероприятий, включающую упреждение, предотвращение, выявление и расследование мошеннических действий. А кроме того, повышать эффективность этих процессов за счет координации и слаженной работы структурных подразделений компании.

Как лучше упреждать мошенничество в компании

Чем выше корпоративная культура и лояльность персонала компании, тем меньше злоупотреблений. Поэтому, чтобы свести к минимуму риск мошенничества со стороны сотрудников, необходимо создать условия, при которых большая часть персонала даже не задумается о возможности хищений, фальсификации данных и т. д. Более того, сотрудники будут считать своим долгом сообщить о выявлении подобных фактов.

Данила Актянов , внутренний аудитор дивизиона «Наука и инновации» госкорпорации «Росатом», член Международного института внутренних аудиторов

Aкты мошенничества можно выявить, к примеру, по следующим признакам:

  • увеличение количества брака по сравнению с предыдущими периодами (списание нового товара как бракованного за счет фальсификации первичных документов на списание ТМЦ);
  • снижение финансовых показателей (выручка, прибыль) по отдельным сегментам относительно предыдущего периода (признаки предоставления необоснованно крупных скидок или закупки у поставщиков по завышенным ценам за личное вознаграждение);
  • наличие расхождений по физическим объемам ТМЦ, отпущенных в производство, по сравнению с объемами ТМЦ, полученными со склада;
  • выявление дублирующих друг друга первичных документов (признаки «задвоения» платежей в рамках одного и того же контрагента, при этом часть денег может попадать на личный счет сотрудника);
  • наличие расхождений по весу груза, замеренного в момент получения в компании и при отправке от склада поставщика (признаки хищения части груза при транспортировке);
  • увеличение расходов по материалам, купленным сотрудниками компании за средства, полученные под отчет (риск фиктивного списания материалов в целях последующего хищения).

Этические требования к ведению бизнеса персоналом компании следует формализовать, зафиксировав обязательные для всех правила в специальном документе (кодекс этики), и донести до всех сотрудников. Кодекс этики утверждается приказом по организации, а сотрудники знакомятся с ним под подпись. Так документ включается в перечень внутренних локальных актов, нарушение которых может быть приравнено к нарушению трудовой дисциплины (подробнее о том, что может содержать такой документ, см. Кодекс делового поведения персонала Сибирской угольной энергетической компании). Например, к действиям, влекущим за собой дисциплинарную ответственность, можно отнести невыполнение должностных инструкций, опоздание, ранний уход, прогул, превышение полномочий, подделку документов и фальсификацию данных, нарушение правил конфиденциальности и корпоративных правил передачи информации контрагентам, инструкций по технике безопасности и санитарным нормам, правил пожарной безопасности и т. д.

Кроме того, для упреждения мошеннических действий можно выделить специальный канал связи (горячую линию) по приему сообщений о фактах злоупотреблений, обеспечить конфиденциальность для его респондентов и утвердить порядок работы по приему и первичной проверке сообщений. Если горячая линия организуется по телефонной связи, то для позвонившего сотрудника из любой точки страны звонки должны быть бесплатными (к примеру, многоканальный телефон 8-800). Для удобства сотрудников ее можно дополнить другими каналами связи – e-mail или абонентским почтовым ящиком (подробнее о том, как выстроить схему передачи сообщений о фактах мошенничества в компании, см. Руководство по пользованию каналами передачи сообщений о хищениях компании «СУЭК»).

Дополнительно стоит предусмотреть в бюджете расходы на проведение агитационной кампании. Она может включить выпуск плакатов, календарей, выход публикаций в корпоративной прессе на тему недопустимости мошеннических действий, в которых также будут содержаться контакты горячей линии. Кстати, о выявленных фактах правонарушений молчать не стоит, лучше написать о них в корпоративных СМИ.

Какие мероприятия по предотвращению мошенничества стоит провести в компании

Предотвратить мошенничество со стороны сотрудников в компании можно с помощью следующих мероприятий:

Оценка рисков процессов, подверженных мошенничеству. В первую очередь следует систематизировать и классифицировать риски совершения мошенничества в текущих бизнес-процессах. Оценка их существенности в привязке к бизнес-процессам позволит выявить недостатки в системе внутреннего контроля, на исправление которых следует распределить основные ресурсы. Как правило, в группу рисков входят следующие бизнес-процессы:

Ликвидация недостатков в действующих системах контроля. Если обнаружится, что в том или ином бизнес-процессе есть условия для злоупотреблений, нужно разработать для него и внедрить контрольные процедуры, противодействующие совершению мошенничества.

Так, например, в процессы закупочной деятельности можно:

Для платежных процессов компании (подробнее об этом см. Как контролировать платежи компании) следует:

Что касается процессов производства продукции, то в их отношении следует:

Для контроля сбыта продукции (подробнее об этом см. Как контролировать продажи) стоит:

Чтобы процессы ремонта и технического обслуживания (подробнее об этом см. Как контролировать процессы технического обслуживания и ремонтов) сделать более прозрачными, следует:

А например, для усиления контроля за капитальным строительством и инвестиционной деятельностью (подробнее об этом см. Как контролировать инвестиционную деятельность) необходимо:

Обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей. Предотвратить хищения продукции можно, если защитить внешний периметр предприятия, оборудовать склады системой видеонаблюдения и другими специальными средствами, ограничить физический доступ в места хранения материальных ценностей, а также включить в трудовые договоры положения о полной материальной ответственности.

Кроме того, не будет лишним установить в компании режим коммерческой тайны, приняв соответствующее положение и заключив с сотрудниками соглашения о ее неразглашении.

Легализация применения технических средств. Эффективное средство предотвращения мошеннических действий – IT-программы, позволяющие контролировать электронную переписку сотрудников по корпоративной почте по ключевым словам и восстанавливать удаленную информацию. Также бывают полезны системы видеонаблюдения и полиграф.

Для их применения необходимо:

Как выявлять и расследовать факты мошенничества

Процессы выявления и расследования фактов мошенничества прежде всего следует регламентировать. А именно разработать специальный документ, устанавливающий строгий порядок мероприятий, связанных с этим. В нем следует установить процедуры служебного расследования. Четкий алгоритм проведения внутрикорпоративного расследования, предусмотренный в локальном нормативном акте, позволит выявить факты мошеннических действий, собрать доказательства совершения злоупотребления и установить виновных должностных лиц. При этом служебное расследование должно проходить в полном соответствии с требованиями действующего законодательства.

Как задействовать в борьбе с мошенничеством подразделения компании

Эффективно противодействовать мошенничеству поможет слаженная работа структурных подразделений компании, таких как управление рисками, кадровая, PR- и IT-службы, а также подразделение внутреннего аудита, служба безопасности и юридический отдел.

При этом в обязанности подразделения управления рисками входят анализ, оценка и мониторинг рисков мошенничества.

К обязанностям кадровой службы следует добавить:

Сотрудников PR-службы необходимо обязать:

IT-службе следует также поручить:

Подразделение внутреннего аудита должно заниматься:

Служба безопасности прежде всего должна отвечать:

В обязанности юридической службы стоит включить:

Вопрос:  Как ужесточить контроль над деньгами компании

Данила Актянов , внутренний аудитор дивизиона «Наука и инновации» госкорпорации «Росатом», член Международного института внутренних аудиторов

Кроме основных мероприятий по предотвращению мошенничества можно принять в компании дополнительные меры, а именно:

  • еженедельно анализировать первичные отчетные документы сотрудников, напрямую участвующих во взаимоотношениях с клиентами компании (выборочно или на основе суммового критерия, например, свыше 50 000 руб.);
  • периодически делать выборку из платежных поручений в целях сверки банковских реквизитов с данными, указанными в договорах;
  • проводить инвентаризацию банковских счетов, сверять бухгалтерские записи с банковскими выписками;
  • анализировать списания дебиторки в крупном размере;
  • проверять на выборочной основе основания для предоставления скидок в соответствии с утвержденными внутренними документами, регламентирующими порядок получения скидок клиентами компании;
  • сверять цены в счетах на продажу с ценами, указанными в официальных прайс-листах;
  • исследовать обоснованность предоставления кредитных лимитов отдельным клиентам;
  • проводить выборочную сверку счетов на оплату, актов выполненных работ и договора на предмет соответствия стоимости и порядка оплаты;
  • выборочно проверять документацию по крупным тендерам и соответствие победителя и условий договора с победителем положениям закупочной документации;
  • выборочно анализировать отдельные инвестиционные проекты на предмет наличия корпоративных согласований и одобрений, а кроме того, проводить план-факт-анализ ключевых показателей проекта.
Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.