text
Журнал

Как избежать сопротивления сотрудников при внедрении системы внутреннего контроля

Чтобы избежать сопротивления сотрудников при внедрении системы внутреннего контроля, предстоит:

Как правильно разъяснить сотрудникам необходимость внедрения системы внутреннего контроля

Для разъяснения сотрудникам необходимости внедрения в компании системы внутреннего контроля прежде всего следует провести тематическое совещание. Для удаленных структурных подразделений (дочерних компаний группы) оно может быть организовано в форме конференции. На совещание важно пригласить руководителей и ключевых сотрудников подразделений, деятельность которых будет напрямую затронута в ходе реализации проекта: например, департаменты закупок, сбыта, финансов, инвестиций и строительства. За несколько дней до совещания сотрудникам нужно направить раздаточные материалы, которые помогут понять цели и задачи проекта, его актуальность, основные этапы, роль структурных подразделений в проекте, порядок взаимодействия с консультантами (в случае привлечения внешних подрядчиков). Вся эта информация должна помочь обеспечить целенаправленность действий. По итогам совещания стоит собрать отзывы его участников, а также их предложения по реализации проекта.

Что касается первичного информирования рядовых сотрудников, то его можно провести в форме текстового и (или) видеообращения собственника и (или) генерального директора, ретранслируемого по внутренним каналам связи: Интернет, e-mail, корпоративная пресса и т. п. В обращении стоит рассказать:

Учитывая, что система внутреннего контроля потребует от сотрудников выполнения новых обязанностей, понадобится позаботиться и об их обучении. В ходе тренингов необходимо рассказать о цели проводимых преобразований, о том, как изменится порядок выполнения персоналом своих функций, например, в связи с разграничением полномочий, внедрением контрольных процедур.

Кроме того, нужно предусмотреть возможность для сотрудников высказывать свои пожелания по проекту, а за наилучшие предложения премировать.

Задача финансовой службы – включить в бюджет расходы на проведение информационной кампании, включая создание соответствующего раздела на корпоративном портале, выпуск статей в корпоративной прессе, размещение плакатов и листовок, проведение обучающих семинаров.

Как вовлечь сотрудников в реформы по внедрению внутреннего контроля и наделить реальными полномочиями

Чтобы персонал компании не воспринимал нововведения как навязанные извне, необходимо вовлечь его в работу по созданию системы внутреннего контроля, обеспечив максимальный охват представителей структурных подразделений. Это позволит снизить негативный информационный фон.

Основной инструмент – создание личной заинтересованности сотрудников в проекте. Чтобы их вовлечь в реформы и снизить вероятность протестов, необходимо:

Кроме того, можно организовать конкурс на лучшее рационализаторское предложение. Например, конкурс «Лучшая контрольная процедура».

Что касается сотрудников, которые злоупотребляли, очевидно, что они это будут делать всегда вне зависимости от степени их мотивации. Поэтому все эти мероприятия вряд ли их заинтересуют. Поскольку после внедрения внутреннего контроля возможности для махинаций будут серьезно ограничены, такие сотрудники сами уволятся.

При запуске контрольных мероприятий важно сотрудников наделить реальными полномочиями. Иначе будет невозможно своевременно вносить изменения в работу компании. Например, перераспределить функции в сфере снабжения, когда отдельные должностные лица компании в этом крайне не заинтересованы.

Нужно, чтобы проектную команду возглавил руководитель, имеющий неограниченные полномочия на инициирование реформ. При этом состав этой команды и порядок ее работы необходимо утвердить приказом по компании. В нем же нужно привести список ее прав, в том числе принимать решения без дополнительных согласований.

Кроме того, необходимо определить проводников реформ. Это могут быть сотрудники, участвующие в проектной команде. Они-то и смогут разъяснить цели и задачи системы внутреннего контроля остальным линейным специалистам. Что в свою очередь позволит избежать эффекта испорченного телефона и построить правильную коммуникацию внутри компании.

Учитывая, что финансовая служба напрямую заинтересована в системе внутреннего контроля как в механизме обеспечения достоверности отчетности и снижения рисков существенных отклонений, внедрение контрольных мероприятий могут взять на себя представители финансового департамента.

Как мотивировать сотрудников при внедрении системы внутреннего контроля

При внедрении системы внутреннего контроля систему мотивации стоит применять в отношении:

Премирование проектной команды. Повысить заинтересованность участников проектной команды помогут премии, привязанные к соблюдению графика выполнения работ и достижению запланированных результатов в установленные сроки.

В число показателей, определяющих эффективность работы участников проекта, включают:

Премирование линейных сотрудников. В этом случае цель мотивации – стимулирование надлежащего выполнения контрольных процедур. Понадобится выбрать показатели, характеризующие это выполнение, и включить их в уже имеющиеся карты ключевых показателей эффективности (KPI) сотрудников, а затем учесть при подсчете годового бонуса.

В число дополнительных показателей, к примеру, могут войти:

Премирование сотрудников по итогам конкурса. Подразумеваются единовременные выплаты, например, по итогам проведенного конкурса сотрудникам, подготовившим лучшие рационализаторские предложения по внедрению внутреннего контроля.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
×

Вам предоставлен неограниченный доступ к «Системе Финансовый директор»

Активируйте доступ прямо сейчас.
Завтра он сгорит!

 
10:11:49


Также, вы сможете прочитать свежий номер журнала Финансовый Директор, архив с 2008 года, скачать книги и формы документов, а также воспользоваться всеми сервисами  для подписчиков.

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.