text
Открыть свежий номер журнала>> / Подписка со скидкой 40% >> ✆ 8 (800) 550-07-98
Журнал

Как избежать конфликтов между финансовой и коммерческой службами

Избежать конфликтов между коммерческой и финансовой службами и добиться высоких результатов в совместной работе можно, если:

Для этого необходимо:

Как довести общие цели компании до коммерческой и финансовой служб

Чтобы обеспечить единое понимание целей компании финансовой и коммерческой службами, а также обозначить роль служб в их достижении, необходимо:

Определение целей – это прерогатива собственников или генерального директора компании. Классическая и в итоге конечная цель любой коммерческой структуры – получение прибыли. Двигаясь к ней, компании определяют для себя промежуточные, например, расширение рынков сбыта, улучшение качества обслуживания, участие в инвестиционных проектах и т. д. (подробнее о том, как установить цели, см. Как отразить цели собственников в стратегии развития компании).

Когда определились с целями на ближайший год, два или три, необходимо довести их до каждого подразделения в письменной форме. Это могут быть отдельные регламенты, приказы, распоряжения, коммерческая политика (подробнее о том, как лучше донести цели компании до сотрудников, см. Как заинтересовать персонал в достижении целей компании).

Кроме того, обязательно нужно пояснить коммерческой и финансовой службам, как они влияют на достижение общей цели, какой вклад вносят, какие задачи решают. Проще всего эту информацию представить в виде схемы, дерева целей с иерархиями:

Дерево целей может выступать как отдельным документом, так и частью какого-то общего документа, например, кодекса компании. Однако нужно помнить, что сотрудники не перечитывают внутренние регламенты ежедневно, поэтому важная информация может забываться. Когда дерево целей оформлено автономно, то схему можно распечатать и поместить в каждом отделе.

Как определить смежные задачи и функции коммерческой и финансовой служб

Чтобы определить, по каким вопросам финансовая и коммерческая службы взаимодействуют друг с другом, необходимо:

Функционал коммерческой службы. Структуру функционала коммерческой службы можно представить в виде схемы 1.

Функционал финансовой службы. Чтобы оценить функционал финансовой службы, можно взять положение о финансовой службе или другой регламентирующий ее работу документ (подробнее см. Как разработать положение о финансовой службе). Выделить все отделы и их основные функции (подробнее о составе см. Как создать финансовую службу с нуля). Наиболее распространенная структура финансовой службы – это:

Иногда в подчинении финансового директора могут быть и другие отделы, напрямую не связанные с финансами (какие именно, см. Какие дополнительные функции могут быть закреплены за финансовым директором). Тогда структуру можно представить в виде схемы (см. схему 2. Схема функционала финансовой службы).

Схема взаимодействия коммерческой и финансовой служб. Необходимо составить схему взаимодействия двух служб и выделить те задачи, которые они решают совместно, или те, где результат их действий взаимозависим. К примеру, при реализации товаров одна из общих задач – подготовка пакета сопроводительных документов, причем неважно, в функции какого отдела входят обязанности по их составлению – финансовой службы или коммерческой. Для наглядности стоит собрать информацию обо всех пересекающихся задачах в отдельную таблицу.

Задачи коммерческой службы Смежные с финансовой службой вопросы Причины возможных конфликтов Пути решения
Установление коммерческих взаимоотношений с покупателями Заключение договоров, выставление счетов Неверное заполнение документов Четкие и понятные регламенты по заполнению счетов и иных учетных документов, с которыми работает коммерческая служба (как это сделать, см. Как регламентировать управление денежными средствами компании)
Неверные условия оплаты, согласованные в договоре Включение в коммерческую политику вариантов условий по оплатам (подробнее см. Как регламентировать продажи).
Включение в бизнес-процессы по согласованию договоров коммерческого директора, юриста, а также при необходимости финансового директора (как избежать серьезных ошибок при согласовании договора, см. Что нужно учесть в договорах с покупателями)
Реализация товаров (работ, услуг) Подготовка сопроводительных документов (товарных накладных, актов выполненных работ) Неверное заполнение документов.
Ошибки при указании сумм реализации (часто возникают при составлении актов оказанных услуг, если эта функция возложена на бухгалтерию)
Обеспечить:
– регламенты работы;
– качественную систему автоматизации;
– эффективные бизнес-процессы
Планирование ассортимента и сбыта Представление планов в финансовый отдел Несоблюдение сроков.
Ошибки в планах (недостаток информации, небрежное заполнение и т. д.)
Регламенты с четкими сроками представления планов и ответственностью за их невыполнение. Визирование планов перед подачей в финансовый отдел у коммерческого директора (подробнее см. Как контролировать продажи)

Как правильно разграничить полномочия финансовой и коммерческой служб для их эффективного взаимодействия

Определив, в каких задачах коммерческая служба взаимодействует с финансовой, и выявив возможные конфликты, а также пути их нейтрализации, необходимо:

Бизнес-процессы компании. Составив классификацию бизнес-процессов компании (подробнее о том, как это сделать, см. Как классифицировать бизнес-процессы для управленческого учета), нужно выделить те из них, в которых совместно участвуют коммерческая и финансовая службы, а затем представить их в виде схемы (шаблона). В этой схеме необходимо указать:

При инициировании бизнес-процесса стоит убедиться в его соответствии двум критериям – краткость и оптимальность (чем понятнее и короче бизнес-процессы, тем быстрее они приживутся в компании и тем легче им следовать, не создавая конфликтов и не нарушая регламентов). Например, если договор с клиентом типовой и разработан юристами компании, а клиент не вносит своих правок, то вполне возможно обойтись без дополнительного согласования документа юристом, тем самым сократив время его подготовки.

Мотивация сотрудников компании. Важно выстроить такую систему мотивации коммерческой и финансовой служб, которая будет стимулировать сотрудников не только хорошо работать, но и правильно общаться друг с другом (о том, как стоит мотивировать финансовых специалистов, см. Как разработать систему мотивации для сотрудников финансовой службы). Если корректности заполнения учетных документов можно достигнуть с помощью регламентов, то, например, несвоевременное представление планов, бюджетов, отчетов, некачественное управление дебиторской задолженностью одними регламентами не структурируешь. Поэтому необходимо усилить их – включить в систему мотивации ключевые показатели эффективности не только по выполнению планов, управлению дебиторской и кредиторской задолженностями, но и по своевременности представления документов в финансовую службу, а также по правильности и полноте их заполнения (подробнее об этом см. Что проверить в системе мотивации коммерческой службы финансовому директору).

Следует также определить и регламентировать, кто будет контролировать выполнение ключевых показателей, как часто, как их оценивать, какие действия при отклонениях должны предпринять те или иные ответственные лица отделов. Например, один из ключевых показателей эффективности коммерческой службы – период оборота дебиторской задолженности. Поэтому финансовой службе необходимо:

Чем подробнее будет прописан алгоритм контроля ключевых показателей, тем меньше противоречий возникнет между коммерческой и финансовой службами.

Нематериальное стимулирование сотрудничества. Для эффективного сотрудничества финансовой и коммерческой служб компании должна быть развита культура конструктивного диалога. Для этого стоит ввести такое понятие, как «внутренний клиент». Внутренняя клиентоориентированность позволяет считать сотрудников из смежных отделов клиентами друг друга. Тогда при выстраивании коммуникаций применяются те же правила, что и при взаимодействии с внешним контрагентом: клиент всегда прав, ему грубить нельзя, он должен уйти довольным и т. д. При таком подходе сотрудники начинают искать общие решения, которые будут устраивать обе стороны, находить компромиссы, а не виноватых. Главную роль в этом процессе будут играть руководители подразделений – соответственно, коммерческие и финансовые директора. Именно от их поведенческих навыков и принципов во многом будет зависеть и уровень межличностного восприятия друг друга сотрудниками подчиненных им отделов (подробнее о том, как финансовому директору организовать такую работу, см. Как наладить взаимодействие финансовой службы с другими подразделениями компании).

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Здравствуйте, меня зовут Александр
Давайте знакомиться!

Чтобы я открыл вам доступ, пожалуйста, пройдите короткую регистрацию

Вам будут доступны:

  • - 15 000 рекомендаций по управлению финансами;
  • - 1000 образцов положений и форм отчетов
  • - 300 финансовых Excel-моделей.

После регистрации пришлю Вам подарок
КНИГА "Cash is king. Управление денежными потоками"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
...и получить подарки!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.