Открыть свежий номер журнала>> / Оформите подписку по праздничной цене >> ✆ 8 (800) 550-07-98
Журнал

Когда оправдано ввести в штат финансовой службы бюджетного контролера

Если в штате компании нет должности бюджетного контролера, то функция бюджетного контроля отсутствует или распределена между сотрудниками других отделов финансовой службы.

В последнем случае качество и оперативность контроля не всегда соответствуют ожиданиям топ-менеджмента.

Чтобы грамотно обосновать собственнику компании целесообразность введения в штат финансовой службы бюджетного контролера, нужно сделать следующее:

Как оценить расходы на содержание в штате финансовой службы бюджетного контролера

Чтобы оценить, во сколько обойдется компании бюджетный контролер, нужно собрать данные о расходах на его ввод в штат и дальнейшее содержание.

Для начала нужно проверить, есть ли в компании свободное рабочее место, укомплектовано ли оно, при отсутствии оценить, что нужно купить и сколько это может стоить. Заранее стоит продумать, какие программы в процессе работы будут нужны бюджетному контролеру (к примеру, MS Office, «1С: Предприятие», «Гарант»).

Важно понимать, что расходы, связанные с введением в штат финансовой службы бюджетного контролера, могут быть как разовые, так и ежемесячные.

К примеру, разовые расходы могут быть такие:

Ежемесячные расходы можно классифицировать так:

После того как собрана вся информация, можно посчитать итоговую сумму расходов на содержание в штате финансовой службы компании бюджетного контролера.

Наталья Холодная , заместитель финансового директора компании «Фамилия», АССА

В компании «Альфа», прежде чем принять решение о вводе в штат финансовой службы бюджетного контролера, проанализировали затраты, связанные с его содержанием.

Чтобы понять, какую зарплату ему предложить, оценили будущий объем работы, функции, сопоставили с открытыми вакансиями в других компаниях, пожеланиями к доходу соискателей.

Информацию по ценам на офисную мебель, оргтехнику, программное обеспечение предоставили IT-отдел и административно-хозяйственная служба.

Расходы на содержание бюджетного контролера оценили так:

Итого разовые расходы составили 85 500 руб. (23 500 руб. + 6000 руб. + 43 000 руб. + 13 000 руб.), ежемесячные – 91 500 руб./мес. (60 900 руб. + 30 100 руб. + 500 руб.).

Как оценить потери компании в связи с отсутствием в штате финансовой службы бюджетного контролера

Чтобы понять, сколько компания теряет из-за отсутствия в штате финансовой службы бюджетного контролера, нужно оценить эти потери за определенный период (например, месяц или год).

Для этого необходимо сделать следующее.

1. Определить функции, которые может выполнить бюджетный контролер.

2. Проанализировать, как эти функции исполнялись в компании.

3. Оценить потери, связанные с невыполнением (либо некачественным выполнением) функций бюджетного контролера за определенный период.

Посчитать, сколько компания теряет, можно, например, по следующим показателям:

Оцифровав показатели, можно понять, сколько компания потеряла за определенный период времени из-за отсутствия в штате финансовой службы бюджетного контролера.

Наталья Холодная , заместитель финансового директора компании «Фамилия», АССА

В компании «Альфа» в штате финансовой службы нет бюджетного контролера. Часть его функций выполнял бухгалтер.

В последнем отчетном году фактические расходы регулярно превышали плановые по таким статьям:

Заявки на оплату согласовывали руководители отделов, потом передавали их на оплату в бухгалтерию. При этом никто не проверял суммы, заявленные в счетах, на их соответствие бюджету.

Виза генерального директора требовалась, если сумма счета превышала 100 000 руб.

Руководитель транспортного отдела всегда согласовывал ремонт служебной техники, не вдаваясь в подробности формирования цены за ремонт, а также в условия оплаты и целесообразности ремонта. Ежемесячное превышение фактической суммы расходов на ремонт техники в среднем – 100 000 руб. (1 200 000 руб./год).

Поскольку расходы на корпоративную мобильную связь никто не контролировал, ежемесячно компания теряла 200 000 руб. Детализация счета по этим расходам приходила в агрегированном виде за всех абонентов. Спустя год выяснилось, что компания использовала далеко не самые оптимальные тарифы. Ежемесячная абонентская плата начислялась также и на уволившихся сотрудников. Потери компании за последний год составили 2 400 000 руб.

По статье «Информационно-консультационные услуги» в бюджете было заложено всего 50 000 руб. в год. Фактический же расход составил 150 000 руб. (оплатили услуги по автоматизации формирования расчета рентабельности работы с крупными клиентами).

Инициатором этой покупки был отдел продаж. Обоснованность данного расхода даже не обсуждалась. Компания потеряла 100 000 руб.

Некорректное планирование бюджета движения денежных средств привело к кассовым разрывам – не смогли вовремя заплатить налоги, произвести оплату закупки сырья. Это привело к простою завода и штрафным санкциям. Убыток компании – 300 000 руб.

Для своевременной отгрузки товара покупателям рабочие завода после простоя вынуждены были работать сверхурочно. При этом компания дополнительно выплатила им зарплату в размере 250 000 руб.

По командировочным, представительским расходам никто не отслеживал нормы и лимиты. Это привело к ежемесячному превышению плана по этим статьям на 150 000 руб. (1 800 000 руб./год).

Также были выявлены внебюджетные расходы в сумме 170 000 руб. в год (в плане не были учтены расходы на покупку основных средств).

Итого потери компании, связанные с отсутствием в штате финансовой службы бюджетного контролера, за прошедший год оценили в размере 6 220 000 руб. (1 200 000 руб. + 2 400 000 руб. + 100 000 руб. + 1 800 000 руб. + 300 000 руб. + 250 000 руб. + 170 000 руб.).

Наталия Алексеева , финансовый директор ГК «ТРИЭР», к. э. н.

Потери компании из-за отсутствия в штате финансовой службы бюджетного контролера можно оценить еще и по такому показателю, как ошибочное (повторное) проведение платежей. Когда счет оплачивают сначала по поступившей в казначейство копии, а затем – по оригиналу счета.

Такая ситуация, к сожалению, не редко встречается на практике, когда функция бюджетного контроля отсутствует или распределена между сотрудниками других отделов финансовой службы.

Как правило, возврат ошибочно (повторно) проведенных денежных средств не всегда возможен (контрагент может предложить зачесть их в счет будущего платежа). Если речь идет о переплате налогов в бюджет, то возврат денег может быть сопряжен с сопутствующими процедурами сверки расчетов с налоговой, камеральной или выездной проверкой.

К потерям компании из-за ошибочного (повторного) проведения платежей можно отнести:

Как сравнить расходы на содержание бюджетного контролера и потери компании из-за его отсутствия

Чтобы понять, оправданно или неоправданно ввести в штат финансовой службы бюджетного контролера, нужно сравнить расходы на его содержание и потери компании, связанные с его отсутствием.

Разница между двумя этими цифрами покажет, насколько выгодно это будет компании.

Этот расчет для наглядности можно оформить в виде таблицы и показать собственнику в качестве обоснования.

Наталья Холодная , заместитель финансового директора компании «Фамилия», АССА

Затраты на содержание бюджетного контролера и потери компании от его отсутствия оформили в виде таблицы. Результат сравнения показал, что компания могла бы сэкономить 5 000 000 руб.

Собственника эта цифра убедила. Он принял решение о вводе в штат финансовой службы бюджетного контролера.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Зарегистрируйтесь или войдите на сайт!

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Вам предоставлен неограниченный доступ к «Системе Финансовый директор»

Активируйте доступ прямо сейчас.
Завтра он сгорит!

 
10:11:49


Также, вы сможете прочитать свежий номер журнала Финансовый Директор, архив с 2008 года, скачать книги и формы документов, а также воспользоваться всеми сервисами  для подписчиков.

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.