text
Открыть свежий номер журнала>> / Подписка за 22 308 13 990 руб! >> ✆ 8 (800) 550-07-98
Журнал

Что включить в отчет о работе финансовой службы

Цели отчета о работе финансовой службы – отразить результаты ее деятельности в целом и отдельных подразделений, показать степень достижения поставленных задач для оценки эффективности сотрудников и принятия решения об их премировании.

Исходя из целей необходимо определить:

Пример такого отчета представлен в таблице 1.

Код подразделения Подразделение Руководитель Ф. И. О. Функции подразделения Показатели оценки Затраты подразделения за квартал Количество сотрудников Затраты на одного сотрудника, тыс. руб./мес. Трудозатраты отдела за квартал
Наименование Вес Итог, % Сумма, тыс. руб. Доля, % Целевые, чел.-ч Факт, чел.-ч Отклонение, чел.-ч Доля в общем объеме трудозатрат, %
Допустимое (целевое) Факт
1 2 3 4 5 6 ... 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21
1101 Бухгалтерия Главный бухгалтер В.А. Николаева Функциональные задачи 69,00 37,95 802,22 20,03 5 53,48 2640 2934 294 29,46
Организация и ведение бухгалтерского учета Нарушение срока закрытия отчетного периода, дн. ... 0,15 80 40
Проектные задачи 15,00 13,00
Внедрение корпоративной информационной системы Нарушение сроков подачи комментариев к техническому заданию, дн. ... 0,1 100 80
Итого по бухгалтерии 1 84,00 50,95
1102 Планово-экономический отдел Заместитель финансового директора Н.К. Алексеев Функциональные задачи 78,33 49,00 1848,00 46,15 8 77 4224 4416 192 44,34
Проектные задачи 15,00 13,00
Итого по планово-экономическому отделу 1 93,33 62,00
1103 Казначейство Заместитель финансового директора В.В. Ефремов Функциональные задачи 65,40 42,70 968,70 24,19 3 107,63 1584 1662 78 16,69
Проектные задачи 15,00 13,00
Итого по казначейству 1 80,40 55,70
1104 Инвестиционный отдел Финансовый директор А.А. Тарасенко Функциональные задачи 80,00 58,00 385,80 9,63 2 64,30 1056 948 -108 9,52
Проектные задачи 0 0
...
Итого по инвестиционному отделу 1 80,00 58,00
Итого               84,43 56,66 4004,72 100 18 302,41 9504 9960 456 100

Если нужно подготовить детальную информацию о том, какова текучесть кадров в службе, есть ли свободные вакансии и т. д., можно составить отчет о движении персонала за квартал или месяц. Для получения данных о фонде оплаты труда, начисленных сотрудникам премиальных стоит ежемесячно составлять отчет о премировании персонала.

Как детализировать информацию в отчете о работе финансовой службы

Чтобы отчет о работе финансовой службы был информативным, нужно решить, как детализировать данные по отделам, какие количественные и финансовые показатели можно в него включить, как обеспечить простоту и скорость сбора необходимых сведений.

Общая информация по подразделениям. Следует выбрать, какие подразделения финансовой службы перечислить в отчете (подробнее о том, какие подразделения необходимо выделить, см.  Как создать финансовую службу с нуля), например:

Для удобства сбора информации каждому отделу можно присвоить специальный код (увязать его со штатным расписанием, с учетными системами и другими отчетами, например, с отчетом о зарплате, о премировании сотрудников и др.).

Дополнительно можно указать должность и имя руководителя отдела с закреплением его как ответственного лица в регламентирующих документах. Это позволит оперативно получать комментарии о нарушениях в работе вверенного ему участка.

Количественные показатели. В отчет нужно включить данные о численности каждого подразделения (можно не детализировать список сотрудников по должностям) и его трудозатратах (для этого нужно установить в компании систему учета рабочего времени). Эти данные помогут оценить, насколько отдел справляется со своей нагрузкой, достаточно ли в нем сотрудников для выполнения текущих задач (подробнее о том, как оценить нагрузку сотрудников, см.  Как оценить фактическую нагрузку сотрудников финансовой службы). Дополнительно можно рассчитать и долю каждого подразделения в общем объеме трудозатрат.

Финансовые показатели. Для оценки эффективности работы сотрудников и целесообразности содержания имеющегося штата стоит регулярно анализировать затраты на отдел. Причем в анализ следует включить не только фонд оплаты труда и мотивационные выплаты (подробнее о том, как лучше премировать сотрудников, см.  Как выбрать оптимальный способ мотивации для сотрудников финансовой службы), но и накладные расходы:

Желательно включить в отчет сумму ежемесячных расходов на одного сотрудника. Чтобы быстро получать необходимые данные, в учетной системе стоит присвоить персональный код каждому отделу службы. Тогда можно будет выделить затраты конкретного подразделения – зарплату, командировочные и т. д., а для распределения расходов, которые невозможно напрямую отнести к конкретному отделу, выбрать базу, например, количество штатных сотрудников.

Как оценивать результаты работы подразделений финансовой службы

Для отражения результатов работы подразделений финансовой службы в отчете нужно:

Чтобы выделить ключевые задачи и функции, можно воспользоваться действующими в компании регламентами бизнес-процессов финансового отдела. Такой подход поможет избежать недопонимания в случае оспаривания результатов оценки работы отдела.

Бухгалтерия. Взяв положение о бухгалтерии, следует выписать в отчет основные задачи и функции, а к ним подобрать не более двух–трех контрольных показателей, например, как в таблице 2:

Если перед отделом стоят какие-то проектные задачи – участие в постановке бюджетирования, автоматизации учета, переходе на новую учетную бухгалтерскую систему и т. д., то их лучше выделить отдельным пунктом. Тогда можно будет оценить трудозатраты сотрудников на исполнение текущих должностных обязанностей и новых задач.

Код подразделения Подразделение Функции подразделения Показатели оценки
Наименование Пороговое Допустимое (целевое) Факт Отклонение факта от допустимого (целевого) значения
(гр. 9 – гр. 8)
Вес Итог, %
Допустимое (целевое*) Факт**
1 2 ... 5 6 7 8 9 10 11 12 13 ...
1101 Бухгалтерия Функциональные задачи 69 37,95
Организация и ведение бухгалтерского учета Нарушение срока закрытия отчетного периода, дн. 5 1 3 2 0,15 80 40
Количество корректировочных проводок, ед. 10 3 5 2 0,05 70 50
Количество ошибок в системе, ед. 10 1 5 4 0,1 90 50
Сдача налоговой отчетности Нарушение сроков сдачи отчетов, дн. 5 0 3 3 0,2 100 40
Начисление штрафов и пеней, тыс. руб. 20 7 8,5 1,5 0,1 65,00 57,50
Учет и начисление налогов, сборов и взносов в бюджеты Количество ошибок в учете, ед. 5 1 2 1 0,1 80 60
Начисление штрафов и пеней, тыс. руб. 20 7 12,6 5,6 0,1 65 37
Контроль документооборота Объем недостающих первичных документов, ед. 10 3 8 5 0,05 70 20
Проектные задачи 15 13
Внедрение корпоративной информационной системы Нарушение сроков подачи комментариев к техническому заданию, дн. 5 0 1 1 0,1 100 80
Количество ошибок при тестировании системы, ед. 5 0 0 0 0,05 100 100
Итого по бухгалтерии 1 84 50,95
* Допустимое или целевое значение показателя эффективности сопоставляется с пороговым.
** Фактическое значение сопоставляется с пороговым.
Итоговый результат рассчитывается суммированием всех критериев с учетом их веса (подробнее см.  ниже).

Планово-экономический отдел. Если в компании бюджетированием и управленческим учетом занимаются разные отделы, то в отчете их лучше указать отдельно. Если это одно подразделение, то его задачи и функции можно детализировать так:

Планово-экономический отдел, как правило, больше остальных вовлечен в проекты финансовой службы. Поэтому раздел «Проектные функции» следует расписать детальнее.

Код подразделения Подразделение Функции подразделения Показатели оценки
Наименование Пороговое Допустимое (целевое) Факт Отклонение факта от допустимого (целевого) значения
(гр. 9 – гр. 8)
Вес Итог, %
Допустимое (целевое*) Факт**
1 2 ... 5 6 7 8 9 10 11 12 13 ...
1102 Планово-экономический отдел Функциональные задачи 78,33 49
Организация и ведение управленческого учета Нарушение сроков закрытия отчетного периода, дн. 5 1 1 0 0,15 80 80
Количество ошибок в учете, ед. 5 1 3 2 0,1 80 40
Планирование и контроль Нарушение сроков подготовки бюджетов, дн. 5 1 3 2 0,2 80 40
Нарушение сроков утверждения бюджетов, дн. 5 1 2 1 0,15 80 60
Количество выявленных ошибок при планировании, ед. 10 1 4 3 0,1 90 60
Количество существенных план-факт отклонений, ед. 5 1 3 2 0,1 80 40
Подготовка управленческой отчетности Нарушение сроков подачи отчетности, дн. 5 1 2 1 0,1 80 60
Количество исправлений в отчете, ед. 5 3 5 2 0,05 40 0
Оперативность подготовки дополнительных отчетов, дн. 3 1 5 4 0,05 66,67 0
Проектные задачи 15 13
Внедрение корпоративной информационной системы Нарушение сроков подачи корректировок к техническому заданию, дн. 5 0 1 1 0,1 100 80
Количество ошибок при тестировании системы, ед. 5 0 0 0 0,05 100 100
Итого по планово-экономическому отделу 1 93,33 62
* Допустимое или целевое значение показателя эффективности сопоставляется с пороговым.
** Фактическое значение сопоставляется с пороговым.
Итоговый результат рассчитывается суммированием всех критериев с учетом их веса (подробнее см. ниже).

Казначейство. Воспользовавшись положением или регламентом работы казначейства, можно выделить следующие функции:

Если в компании нет инвестиционного отдела, то показатели, характеризующие работу с новыми банками и инвестиционными партнерами (частными инвесторами или фондами), лучше вынести в раздел «Проектные задачи». Тогда можно будет установить особый контроль за ходом проекта, следить за графиком выполнения мероприятий.

Код подразделения Подразделение Функции подразделения Показатели оценки
Наименование Пороговое Допустимое (целевое) Факт Отклонение факта от допустимого/целевого значения
(гр. 9 – гр. 8)
Вес Итог, %
Допустимое (целевое*) Факт**
1 2 ... 5 6 7 8 9 10 11 12 13 ...
1103 Казначейство Функциональные задачи 65,40 42,70
Проведение и контроль платежей компании Кассовые разрывы, дн. 20 3 5 2 0,15 85 75
Количество отклоненных заявок на платеж, ед. 10 3 7 4 0,1 70 30
Количество задержанных существенных платежей, ед. 5 1 3 2 0,15 80 40
Управление и контроль финансов Объем просроченной дебиторской задолженности, тыс. руб. 10 000 5000 7750 2750 0,15 50 22,50
Объем просроченной кредиторской задолженности, тыс. руб. 13 000 5000 11 600 6600 0,1 61,54 10,77
Привлечение денежных средств Количество отклоненных источников финансирования, ед. 5 0 2 2 0,05 100 60
Нарушение сроков оплаты по займам, дн. 5 0 0 0 0,15 100 100
Проектные задачи 15 13
Внедрение корпоративной информационной системы Нарушение сроков подачи корректировок к техническому заданию, дн. 5 0 1 1 0,1 100 80
Количество ошибок при тестировании системы, ед. 5 0 0 0 0,05 100 100
Итого по казначейству 1 80,40 55,70
* Допустимое или целевое значение показателя эффективности сопоставляется с пороговым.
** Фактическое значение сопоставляется с пороговым.
Итоговый результат рассчитывается суммированием всех критериев с учетом их веса (подробнее см.  ниже).

Инвестиционный отдел. Чтобы выделить основные функции инвестиционного отдела, лучше воспользоваться утвержденным документом о порядке его работы. Если такого нет, то стоит разработать отдельное положение или регламент (подробнее см.  Как организовать работу инвестиционного отдела, а также Как регламентировать работу инвестиционного отдела). Из него можно выделить следующие ключевые пункты:

Инвестиционный отдел может также участвовать в проектах компании, не связанных напрямую с инвестиционной деятельностью, например, в автоматизации или тестировании корпоративной учетной системы. Тогда эти задачи следует вынести в раздел «Проектные функции».

Код подразделения Подразделение Функции подразделения Показатели оценки
Наименование Пороговое Допустимое (целевое) Факт Отклонение факта от допустимого (целевого) значения
(гр. 9 – гр. 8)
Вес Итог, %
Допустимое (целевое*) Факт**
1 2 ... 5 6 7 8 9 10 11 12 13 ...
1104 Инвестиционный отдел Функциональные задачи 80 58
Планирование и анализ инвестиций Количество корректировок инвестиционного бюджета, ед. 5 1 3 2 0,15 80 40
Нарушение сроков подготовки инвестиционного бюджета, дн. 5 1 2 1 0,2 80 60
Количество отклоненных инвесторами проектов, ед. 5 1 2 1 0,1 80 60
Контроль инвестиций Количество существенных план-факт отклонений, ед. 5 1 2 1 0,2 80 60
Нарушение сроков подготовки отчетов по инвестициям, дн. 5 1 1 0 0,2 80 80
Количество ошибок планирования, ед. 5 1 3 2 0,15 80 40
Проектные задачи 0 0
   
Итого по инвестиционному отделу 1 80 58
* Допустимое или целевое значение показателя эффективности сопоставляется с пороговым.
** Фактическое значение сопоставляется с пороговым.
Итоговый результат рассчитывается суммированием всех критериев с учетом их веса (подробнее см.  ниже).

Иветта Новикова , финансовый менеджер ООО «ТЕТ-а-ТЕТ»

Плановые показатели эффективности работы финансовой службы могут устанавливаться на год в соответствии с целями компании. Причем их не всегда корректируют в течение этого периода. Если финансовую службу реформируют (сократят штат или, наоборот, наберут дополнительных сотрудников), вовлекут в новый проект (внедрение информационной системы, постановку бюджетирования), сравнение фактических результатов работы с регламентированным планом (лимитом) будет малообъективным.

Например, согласно положению об управлении платежами компании казначейство может откладывать не более пяти заявок в месяц. Однако нескольким специалистам отдела поставили задачу в течение месяца протестировать новую платежную систему, что ограничило время для их прямых функциональных обязанностей. В результате отдел не успел обработать семь платежных заявок, а значит, сработал неэффективно, но не по причине ошибок сотрудников.

Поэтому при оценке стоит рассматривать не только плановые, но и пороговые (максимально допустимые или недопустимые) значения показателей. Их следует прописать в регламентирующих документах: положении о бюджетном планировании, положении об управленческом учете, регламенте управления денежными средствами компании, регламенте инвестиционной деятельности.

Как рассчитывать показатели оценки работы финансовой службы

Выделив в каждом отделе финансовой службы функции и подобрав к ним по два–три критерия, необходимо определить, как рассчитывать и анализировать итоги, с чем их сравнивать.

Для полноты анализа сопоставлять фактические результаты работы стоит с несколькими значениями:

Результат работы отдела можно определить, рассчитав фактические и допустимые (целевые) показатели эффективности, а затем сравнив их между собой.

Для этого каждому показателю следует присвоить вес – его может установить финансовый директор или экспертная группа, состоящая из руководителей отделов. Сумма весов по отделу должна составлять 100 процентов (или единицу).

Формула 1. Расчет показателя эффективности работы отдела финансовой службы

Далее необходимо определить фактический и допустимый (целевой) процент достижения каждого показателя эффективности. Для показателей, стремящихся к максимуму, подойдет формула 2. К примеру, наибольший объем обработанных отделом платежных заявок – 150 в месяц (100%). Плановое значение, которое нужно получить, – 130 в месяц, а по факту сотрудники обработали всего 96 заявок. Фактический процент достижения показателя эффективности проведения платежей составляет 64 процента (96: 150 × 100%). Если бы сотрудники обработали столько заявок, сколько планировалось, то получили бы результат 87 процентов из 100 процентов.

Формула 2. Расчет процента достижения максимизируемого показателя эффективности работы отдела финансовой службы

Для показателя, положительным результатом которого будет его стремление к нулю или минимальному значению, лучше использовать формулу 3. К примеру, об эффективности управления платежами говорит минимум невыполненных заявок на оплату. Критическое значение – 10 заявок в месяц. Финансовый директор установил для сотрудников казначейства план – не более пяти таких заявок, однако сотрудники в течение месяца не успели обработать и семь. Показатель эффективности отдела будет 30 процентов ((1 – 7 : 10) × 100%), хотя планировалось не менее 50 процентов ((1 – 5 : 10) × 100%).

Формула 3. Расчет процента достижения минимизируемого показателя эффективности работы отдела финансовой службы

Анализировать итоги можно отдельно по подразделениям или суммарно по всей финансовой службе:

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.