text
Открыть свежий номер журнала>> / Подписка за 22 308 13 990 руб! >> ✆ 8 (800) 550-07-98
Журнал

Как обосновать необходимость в создании нового отдела в финансовой службе

При развитии компании (бизнеса) может возникнуть необходимость в создании нового отдела финансовой службы. Потребность в нем может быть вызвана факторами, которые условно можно разделить на экстенсивные и интенсивные.

К первым относится расширение сферы деятельности предприятия путем создания филиалов, обособленных подразделений, развития новых направлений бизнеса или вывод на рынок новых продуктов, покупка другого бизнеса и т. п. 

Ко вторым – увеличение нагрузки на финансовую службу в связи с ростом объема отгрузок, клиентской базы (а значит, с повышением трудозатрат на учет и контроль дебиторской и кредиторской задолженности), необходимостью использовать новые для компании продукты финансово-кредитных организаций (банковские кредиты, лизинг, факторинг, аккредитив и др.), возникновением потребности в бюджетировании, инвестиционном анализе, переходе на МСФО и т. д.

Прежде чем инициировать создание дополнительного подразделения, финансовому директору стоит проанализировать, можно ли обойтись без него. Например, удастся ли выполнить новые задачи, перераспределив обязанности между действующими отделами и службами компании, автоматизировав выгрузку информации и создание новых отчетов и т. п. Если же этих мер окажется недостаточно, следует обосновать для руководства и собственников компании необходимость создания нового отдела. Такое обоснование может быть оформлено в виде пояснительной записки.

Как рассчитать затраты на новый отдел финансовой службы

Чтобы рассчитать затраты на создание нового отдела финансовой службы, нужно:

1) продумать, какие функции (операции) потребуется выполнять дополнительно, какие результаты нужно обеспечить (формирование отчетов, обработку определенного объема документов и др.);

2) определить количество сотрудников, которые смогут своевременно и качественно справляться с работой. Подход к расчету зависит от того, выполняются ли аналогичные операции в компании или речь о совершенно новых для нее задачах. В первом случае количество новых сотрудников можно определить исходя из общей трудоемкости дополнительных работ. Чтобы оценить ее, нужно установить, сколько времени тратят сотрудники действующей финансовой службы на выполнение таких же задач (подробнее о том, как разработать нормативы временных затрат для сотрудников финансовой службы, см.  Как проанализировать эффективность использования рабочего времени, об анализе производительности их труда см.  Как проанализировать производительность труда административного персонала). Может оказаться, что трудоемкость дополнительных работ не слишком высока и есть возможность поручить их выполнение действующим сотрудникам. Разумеется, если они не перегружены своими текущими обязанностями и им не приходится регулярно задерживаться на работе для их своевременного исполнения (к примеру, если соотношение загрузки и свободного времени составляет 80% к 20%).

Для расчета количества дополнительных сотрудников можно также использовать упрощенный подход, основанный на экспертной оценке и применении какого-либо важного для предприятия критерия, например, выручки. Предположим, если выручка в филиале составляет 100 тыс. руб. – для бухгалтерского (управленческого) учета потребуется один сотрудник, если от 200 тыс. до 250 тыс. руб. – два сотрудника и т. д. (рост документооборота пропорционален увеличению выручки).

Во втором случае, если необходимо выполнять новые для компании задачи (например, формировать отчетность по МСФО), а в действующей финансовой службе нет специалистов требуемой специализации и (или) квалификации, количество дополнительных сотрудников можно установить, опять же используя экспертную оценку, основанную на личном опыте или опыте коллег;

3) вычислить затраты на новый отдел (зарплату сотрудников, организацию рабочих мест) исходя из предложений по оплате труда на рынке.

При необходимости эти предварительные расчеты можно будет представить руководству, чтобы обосновать необходимость создания нового подразделения.

Что включить в пояснительную записку о необходимости создания нового отдела в финансовой службе

Если анализ содержания и трудоемкости дополнительных задач показал, что в финансовой службе необходимо создать новый отдел, финансовому директору стоит выступить с такой инициативой, подготовив пояснительную записку с обоснованием для руководства и собственников.

Ее содержание может быть, например, таким.

1. Текущая структура финансовой службы – действующие подразделения, состав отделов с указанием должностей сотрудников, фонд оплаты труда.

2. Список задач (укрупненно), решаемых финансовой службой в ее действующем составе на текущий момент.

3. Перечень новых (предстоящих) и недавно возникших задач, требующих выполнения финансовой службой. Причины их возникновения: например, увеличение объема работы за счет количества поступающих документов, из-за роста числа юридических лиц в группе компаний, открытия новых филиалов, по которым потребуется анализировать финансовые данные, и другие причины, указанные выше.

4. Описание мероприятий по использованию внутренних ресурсов для решения вновь возникших задач – выполненных и планируемых к выполнению. В этом пункте стоит кратко перечислить, какие вопросы и как уже были решены, что было предпринято для минимизации трудозатрат. Например, автоматизировали выгрузку информации из бухгалтерской программы в программу для ведения управленческого учета и формирования управленческой отчетности; доработали программу для ведения управленческого учета, что позволило делать в ней часть расчетов без использования Excel; оптимизировали работу с банками – вместо шести банков продолжили сотрудничество лишь с тремя, предоставляющими оптимальный для компании набор услуг, как результат – уменьшился документооборот и трудозатраты сотрудников; перераспределили обязанности между отделами и т. п. Иными словами, в этом пункте рекомендуется сформулировать ответ на вопрос о том, что было сделано, чтобы не создавать еще один отдел.

5. Оценка будущих выгод от создания нового отдела и негативных последствий при отказе от этого. В зависимости от ситуации в этот пункт может быть целесообразно включить расчеты по сравнению альтернативы: например, покупка (доработка) новой программы (дополнительных блоков учета) и создание дополнительного отдела.

У финансового директора должны быть четкие, понятные обоснования, ответы на вопросы руководителя и собственников компании: «Если новый отдел не создать, какие потери (проблемы) нас ждут? Какие выгоды для бизнеса обеспечит создание нового подразделения?» В этом разделе стоит также отразить ответ на вопрос о том, почему это надо делать сейчас.

Желательно оценивать не только финансовые показатели, но и, например, риски, связанные с несвоевременным предоставлением информации, отражением в отчетах недостоверных данных (чем больше нагрузка на сотрудников и интенсивнее их работа, тем выше вероятность ошибок, просрочки выполнения задач) и т. д.

Такой всесторонний анализ не только устроит руководство и собственников компании, но и в конечном итоге будет полезен самому финансовому директору, так как позволит оценить эффективность деятельности его службы.

6. Предлагаемая структура – новый отдел (подразделение), его место в структуре финансовой службы, функции, возлагаемые задачи, численность сотрудников, фонд оплаты труда (подробнее о порядке создания финансовой службы см.  Как создать финансовую службу с нуля).

Информацию в пояснительной записке стоит представить в наглядной, удобной для восприятия форме – например, в виде таблиц.

Дмитрий Антонов , руководитель финансового отдела компании «МИЭЛЬ Новостройки»

1. Действующий состав финансовой службы представлен в таблице 1.

На текущий момент финансовая служба успешно выполняет свои функции, потребность в дополнительных сотрудниках отсутствует.

2. План развития компании.

В течение следующего года планируется открыть не менее 14 филиалов (см. таблицу 2. План развития филиальной сети).

В финансовой службе предлагается создать новый отдел по работе с региональными подразделениями, состоящий из трех сотрудников, включая руководителя отдела (из расчета один сотрудник на пять–шесть филиалов), а также увеличить штат бухгалтерии на двух человек.

3. Задачи нового отдела:

Для контроля над финансовой работой и внутреннего аудита на местах необходимы будут командировки в филиалы.

4. Предварительная работа.

К моменту открытия первого филиала действующая финансовая служба доработает бухгалтерскую и управленческую учетную политику, создаст дополнительные формы отчетности, дополнит бизнес-процессы, проведет переговоры с банками, организует другие необходимые мероприятия, позволяющие выполнять перечисленные задачи. Дополнительных затрат не потребуется. Ответственный – финансовый директор.

5. Создание отдела (нагрузка на каждого сотрудника рассчитана исходя из трудозатрат на выполнение подобных операций в действующей финансовой службе, а также с учетом планируемого объема доходов и расходов филиалов, т. е. планируемого документооборота).

Первоначально (до того как будут открыты пять новых филиалов) задачи нового отдела будет решать финансовая служба в действующем составе. Дополнительные обязанности будут возложены на двух наиболее компетентных сотрудников (старших финансовых менеджеров А.А. Кузнецова и И.Н. Малышева). На участках, которые они курируют, работа отлажена, поэтому у них есть возможность взять на себя решение новых задач, что будет занимать у каждого из них примерно один час в день.

В связи с этим предлагается установить им временную надбавку к оплате труда – в размере 15 процентов от оклада (66,7 тыс. руб.), что составляет 10 тыс. руб. на каждого. Итого дополнительный фонд оплаты труда в месяц будет равен 20 тыс. руб., дополнительные отчисления во внебюджетные фонды – 6 тыс. руб.

Набор сотрудников планируется к моменту открытия пяти новых филиалов – во II–III кварталах следующего года в зависимости от исполнения плана развития филиальной сети.

Сначала на работу будет принят один сотрудник – на должность руководителя. Он начнет формировать бизнес-процессы, разработает (усовершенствует) методологию учета и впоследствии подберет сотрудников, то есть наладит работу будущего отдела.

В III квартале планируется принять второго финансового менеджера, в IV квартале – третьего. Параллельно будет идти набор сотрудников в бухгалтерию.

6. Затраты на оплату труда новых сотрудников:

Затраты за год (с учетом плана найма персонала) представлены в таблице 3. Они на 227,5 тыс. руб. (730 тыс. руб. + 219 тыс. руб. – 721,5 тыс. руб.) меньше, чем ежемесячные расходы на содержание действующей финансовой службы.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.