text
Журнал

Как оценить распределение нагрузки между сотрудниками финансовой службы

Чтобы проверить, оптимально ли распределена нагрузка между сотрудниками финансовой службы, необходимо выяснить:

Какие задачи фактически решают сотрудники финансовой службы

Для оценки реальной нагрузки на сотрудников финансовому директору необходимо расписать, какие функции выполняет финансовая служба, например:

Важно отразить реальную ситуацию, поэтому не стоит опираться на регламентирующие документы при подготовке описаний.

Далее необходимо определить задачи, которые действительно решают сотрудники в рамках этих функций. Их могут пояснить руководители отделов или сами специалисты. Для корректной оценки результатов необходимо использовать единую формулировку, например, если на одном и том же участке задействовано несколько штатных единиц, выполняющих одну функцию, или задачи отделов пересекаются.

Бухгалтерский учет. В бухгалтерском учете можно выделить:

Все перечисленные задачи выполняет, как правило, бухгалтерия предприятия. Однако возможна также работа на стыке других отделов, например, в части управления дебиторской и кредиторской задолженностью, работы с бюджетами и т. д.

Управленческий учет и бюджетирование. Для этих функций решаются следующие задачи:

Их могут распределить по разным отделам (управленческого учета и бюджетирования) либо утвердить за планово-экономическим отделом.

Финансовый анализ и оценка. Укрупненно стоит выделить несколько задач:

Инвестиционный анализ и планирование краткосрочных вложений. Некоторые задачи, которые можно выделить в рамках этой функции:

Если в компании нет выделенного инвестиционного отдела, эта функция может быть передана планово-экономическому отделу.

Управление денежными средствами. Основные задачи, которые закрепляются за сотрудниками казначейства или финансовым контролером:

Как рассчитать фактическую нагрузку каждого отдела финансовой службы

Выделив фактические функции и задачи отделов финансовой службы, можно оценить, какое время в действительности затрачивается на их выполнение.

Для этого нужно составить анкету для каждого сотрудника (заполнять ее он может самостоятельно, подробнее о том, как правильно это сделать, см. Как оценить фактическую нагрузку сотрудников финансовой службы). Следует обязательно предусмотреть разделы, отражающие:

Алексей Гребенников , исполнительный директор ГК «Резон»

Анкета для экономиста финансовой службы компании «Альфа» представлена в таблице 1. В течение месяца сотрудник измерял и фиксировал точное время, которое он отводил на решение каждой своей задачи. В тех графах, где он затруднялся с ответом, указывал конкретный вид работы или ее результат. По итогам финансовый директор свел все данные к единому формату. Оказалось, что экономист нагружен только на 95 процентов (168 ч : 176 ч × 100%) нормативного времени из расчета пятидневной рабочей недели, из которых треть уходит на задачи, не связанные с прямыми должностными обязанностями, – разовые поручения, сверки с бухгалтерией и т. д.

№ п/п Функции Задачи Работы Результаты работы Время, ч Процент затрачиваемого времени в месяц, %
1 Бухгалтерский учет ... ... ... ... ...
2 Управленческий учет и бюджетирование Разработка и поддержание системы бюджетирования Работа с управленческой базой данных Справочники (подразделения, статьи затрат, статьи денежных средств, статьи бюджета доходов и расходов, статьи бюджета движения денежных средств) 16 9,52
Планирование и контроль бюджета доходов и расходов Формирование бюджета доходов и расходов на месяц Отчет плановый 8 4,76
Формирование факта бюджета доходов и расходов за месяц Отчет фактический 8 4,76
Корректировка годового бюджета доходов и расходов Файл прогнозного бюджета доходов и расходов 4 2,38
Планирование и контроль бюджета движения денежных средств Формирование плана бюджета движения денежных средств на месяц Отчет плановый 8 4,76
Формирование факта бюджета движения денежных средств на месяц Отчет фактический 4 2,38
Планирование и контроль бюджета баланса 0 0,00
Планирование и контроль операционных бюджетов 0 0,00
Подготовка оперативной управленческой отчетности Расчет финансового результата деятельности Комплект управленческой отчетности за месяц 12 7,14
Работа с оперативными управленческими отчетами и расчетами Оперативные отчеты и экономические расчеты 20 11,90
3 Финансовый анализ и оценка Экономический анализ Расчет эффективности работы в разрезе направлений бизнеса и подразделений компании Отчет об эффективности деятельности 8 4,76
Анализ хозяйственной деятельности Аналитическая записка. Таблицы и графики в Excel 12 7,14
4 Инвестиционный анализ Разработка инвестиционной политики 0 0,00
5 Управление денежными средствами Разработка политики привлечения заемных средств 0 0,00
... ... ... ... ...
Работа с бюджетами платежей Работа с платежным календарем Отчет «Платежный календарь» в части заявок на расход денежных средств 10 5,95
6 Прочие функции Разовые работы и поручения руководства Совещания, коммуникации, оперативные планы Протоколы совещаний, документы в управленческой базе данных, устное решение вопросов 14 8,33
Письма, отчеты, выборка данных Документы в формате Word и Excel 12 7,14
Прочие задачи Участие в сверке управленческих данных с бухгалтерскими данными Документы, отчеты по проектам 16 9,52
Участие в нормировании и ревизиях Документы, отчеты по проектам 16 9,52
7   Итого фактической нагрузки     168 100,00
Нормативно-плановая нагрузка     176
Переработка в месяц     -8

Собрав заполненные анкеты, нужно объединить их в одну таблицу (см. таблицу 2. Ежемесячная рабочая нагрузка финансовой службы), где указать:

За анализируемый период можно принять и неделю и квартал, но лучше подводить итоги за месяц – период сдачи отчетов, подведения итогов по выполнению ключевых показателей эффективности, начисления зарплаты и премий и т. д.

Как оценить корректность распределения нагрузки между сотрудниками финансовой службы

Получив данные о фактическом распределении нагрузки на финансовую службу, их необходимо сверить с установленными нормативами или регламентами. Для этого нужно воспользоваться утвержденными в компании документами, описывающими деятельность и правила работы каждого отдела (подробнее см. Как создать финансовую службу с нуля), а также должностными инструкциями. Необходимо проанализировать:

На основании такой проверки финансовый директор сможет:

Алексей Гребенников , исполнительный директор ГК «Резон»

Поскольку финансовый отдел компании «Альфа» состоит из нескольких специалистов, решили не уточнять нагрузку по подразделениям, анализировать ее по каждому сотруднику. Результаты представили в виде таблицы 2.

№ п/п Функции Задачи Нагрузка на сотрудника (отдел), ч/мес. Всего, ч/мес. Удельный вес времени на задачу в общем объеме, %
Планово-экономический отдел Бухгалтерия
Начальник отдела Экономист Финансовый аналитик Финансовый контролер Итого по отделу Удельный вес времени в общем объеме, % ... Итого по отделу Удельный вес времени в общем объеме, %
1 Бухгалтерский учет Выбор принципов учета 0 0 0 0 0 0,00 ... 52 5,63 52 3,3
Учет ОС, МБП и НМА 0 0 0 0 0 0,00 ... 33 3,52 33 2,0
Учет реализации товаров 0 0 0 0 0 0,00 ... 150 16,20 150 9,4
Учет финансовых результатов 0 0 0 0 0 0,00   45 4,90 45 2,8
Отчетность по налогам и сборам 0 0 0 0 0 0,00 ... 72 7,75 72 4,5
2 Управленческий учет и бюджетирование Разработка и поддержание системы бюджетирования 16 16 8 0 40 5,95 ... 0 0,00 40 2,5
Планирование и контроль бюджета доходов и расходов 4 20 0 0 24 3,57 ... 20 2,11 44 2,7
Планирование и контроль бюджета движения денежных средств 4 12 0 0 16 2,38 ... 7 0,70 23 1,4
Планирование и контроль бюджета баланса 8 0 8 0 16 2,38 ... 46 4,93 62 3,9
Планирование и контроль операционных бюджетов 20 0 24 8 52 7,74 ... 20 2,11 72 4,5
Подготовка оперативной управленческой отчетности 8 20 8 8 44 6,55 ... 0 0,00 44 2,8
3 Финансовый анализ и оценка Экономический анализ 40 20 40 16 116 17,26 ... 0 0,00 116 7,3
Оценка финансового состояния 4 12 16 0 32 4,76 ... 0 0,00 32 2,0
4 Инвестиционный анализ Разработка инвестиционной политики 6 0 2 0 8 1,19 ... 0 0,00 8 0,5
5 Управление денежными средствами Разработка политики привлечения заемных средств 6 0 2 0 8 1,19 ... 0 0,00 8 0,5
Разработка политики управления кредиторской и дебиторской задолженностью 2 0 0 2 4 0,60   46 4,93 50 3,1
Управление денежными средствами 16 0 20 0 36 5,36   46 4,93 82 5,1
Привлечение заемных средств 10 0 10 0 20 2,98   52 5,63 72 4,5
Управление дебиторской задолженностью 10 0 10 80 100 14,88 ... 130 14,08 230 14,4
Управление кредиторской задолженностью 12 0 24 0 36 5,36 ... 65 7,04 101 6,3
Финансовый контроль заключаемых договоров 4 0 0 0 4 0,60   130 14,08 134 8,4
Работа с бюджетами платежей 18 10 8 0 36 5,36   13 1,41 49 3,1
6 Прочие функции Разовые работы и поручения руководства 10 26 4 0 40 5,95 ... 0 0,00 40 2,5
Прочие задачи 0 32 8 0 40 5,95 ... 0 0,00 40 2,5
7   Итого фактической нагрузки 198 168 192 114 672 100,00 ... 925 100 1597 100,0
Нормативно-плановая нагрузка 176 176 176 176 704 ... 880 1584
Переработка в месяц 22 -8 16 -62 -32 ... 45 13

Из этой таблицы видно, что финансовая служба сосредоточена на решении задач экономического анализа и на управлении дебиторской задолженностью – суммарно 30 процентов рабочего времени бухгалтерии и планово-экономического отдела. Стоит выяснить, с чем связано такое распределение: не дублируются ли службами функции коммерческого департамента, какие задачи решаются в рамках экономического анализа.

Оценив время, затрачиваемое специалистами на выполнение своих должностных обязанностей, выяснили, что нагрузка на финансового аналитика превышает нормативную на 16 часов, а начальника отдела – на 22 часа в месяц, в то время как финансовый контролер ежемесячно недорабатывает 62 часа рабочего времени, то есть тратит его не на свои прямые задачи. После изучения должностных инструкций оказалось, что функционал этого специалиста охватывает только контроль дебиторской задолженности, что и занимает более 70 процентов его времени. А финансовый аналитик тратит ежемесячно 44 часа на управление кредиторской задолженностью и денежными потоками, что не прописано в его инструкции. В свою очередь экономист занимается бюджетами платежей и работает с операционными бюджетами, что также можно вменить в обязанности финансового контролера.

Выводы:

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
×

Вам предоставлен неограниченный доступ к «Системе Финансовый директор»

Активируйте доступ прямо сейчас.
Завтра он сгорит!

 
10:11:49


Также, вы сможете прочитать свежий номер журнала Финансовый Директор, архив с 2008 года, скачать книги и формы документов, а также воспользоваться всеми сервисами  для подписчиков.

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.