Актуальная информация о том, какими трудовыми ресурсами располагает финансовая служба, как распределены функции, насколько разумно используют сотрудники свое рабочее время, может понадобиться финансовому директору в следующих случаях:
- старт нового проекта, например, внедрение корпоративной информационной системы (подробнее о том, как к нему подготовиться, см. Что придется поменять в работе финансовой службы компании до внедрения информационной системы), постановка или доработка системы управленческого учета (подробнее о том, какой объем работ предстоит, см. Как подготовить техническое задание на реорганизацию системы управленческого учета: порядок действий);
- централизация отдельных функций или подразделений (подробнее см. Как подготовиться к централизации вспомогательных служб в группе компаний);
- образование новой бизнес-единицы (о том, как выделить региональную финансовую службу с минимальными затратами, см. Как создать региональную финансовую службу);
- реорганизация всей службы или отдельных ее частей (подробнее о возможных преобразованиях см. Как организовать работу финансовой службы в холдинге).
Самый простой способ оценить реальную нагрузку сотрудников – фотография рабочего дня. Предстоит сделать следующее:
- подготовиться к наблюдению, определиться с целями и формой анкеты;
- организовать заполнение анкет сотрудниками;
- собрать анкеты, обработать и проанализировать результаты.
Как подготовиться к оценке рабочей нагрузки сотрудников финансовой службы
Прежде чем разработать форму анкеты для фотографии рабочего дня специалистов финансовой службы и приступить к оценке загруженности персонала, стоит определиться с целями такого анализа. От целей будут зависеть формат исследования, время его проведения. Чтобы анкетирование не мешало текущей работе и не вызвало большого недовольства персонала, лучше составить и утвердить специальный регламент и ознакомить с ним всех участников.
Цели и задачи наблюдения. Фотография рабочего дня специалистов финансовой службы поможет:
- определить причины несоответствия выполняемых задач установленным должностным обязанностям;
- выявить дублирующие функции и оптимально распределить обязанности между сотрудниками;
- оценить необходимость в дополнительных процедурах или ресурсах;
- обнаружить причины потерь рабочего времени;
- найти внештатные ситуации и оценить их влияние на рабочие процессы службы;
- установить наилучшие и наихудшие результаты работы сотрудников;
- выделить повторяющиеся работы и нормировать их;
- проконтролировать выполнение установленных норм, устранить причины их невыполнения и т. д.;
- проанализировать эффективность налаженных бизнес-процессов компании и, если нужно, оптимизировать их.
Понимание, как и на что распределяется время сотрудников службы, позволит внести корректировки в их должностные инструкции (подробнее см. Как разработать должностные инструкции для сотрудников финансовой службы), принять решение о передаче каких-либо функций на сторону (о том, каких именно, см. Какие функции финансовой службы можно передать аутсорсинговой компании), реструктурировать штат (см. Как оптимизировать штат сотрудников финансовой службы), а также разработать систему мотивации или изменить ключевые показатели эффективности (подробнее см. Как разработать систему мотивации для сотрудников финансовой службы).
Чтобы измерить реальную нагрузку сотрудников финансовой службы, распределите задачи такого исследования по группам или по подразделениям и уточните, для каких целей ведется наблюдение. Для наглядности эту информацию можно представить в виде таблицы.
| Функции финансовой службы | Характерные задачи фотографии рабочего дня | Примечания |
| 1. Управление платежами, контроль заявок на платеж | Определить оптимальную структуру рабочего дня | Утвердить
нормативы времени на получение и обработку
заявок.
Разработать регламент проведения платежей (см. Как контролировать платежи компании) |
| Выявить дублирующие функции | ||
| Установить сроки согласования и проведения платежей, назначить платежные дни | ||
| Оптимизировать бизнес-процессы подразделения | ||
| Составить описание функционала сотрудников отдела казначейства | Организовать работу в филиале (см. С чего начать создание казначейства компании) | |
| Выявить причины потерь рабочего времени | Проверить корректность работы используемых программных продуктов и техники | |
| 2. Бюджетирование, нормирование | Установить сроки подготовки бюджетов | Определить порядок согласования бюджетов (см. Какой подход к планированию и согласованию бюджетов выбрать) |
| Составить описание задач, выполняемых сотрудниками при работе с бюджетами | Определить, как
лучше организовать работу отдела (см.
Как организовать работу отдела
бюджетирования).
Разработать положение о бюджетировании (см. Как регламентировать бюджетирование) |
|
| Оптимизировать бизнес-процессы | ||
| Определить оптимальную структуру рабочего дня | ||
| Распределить обязанности между сотрудниками | ||
| Выявить причины потерь рабочего времени | Устранить ошибки в системе бюджетирования (см. Какие ошибки допускают компании при создании системы бюджетирования) | |
| 3. Контроль, управленческий учет | Установить сроки подготовки отчетов | Понять, можно ли ускорить составление отчетов с помощью программных средств |
| Зафиксировать список должностных обязанностей специалистов | Регламентировать работу отдела | |
| Описать структуру рабочего дня | ||
| Оптимально распределить обязанности между сотрудниками | ||
| Устранить дублирующие функции | ||
| Выявить причины потерь рабочего времени | – | |
| 4. Бухгалтерский и налоговый учет | Определить характер и содержание работ | Пересмотреть порядок оплаты труда сотрудников (подробнее см. Как разработать систему мотивации для бухгалтерии) |
| Выявить причины потерь рабочего времени | – | |
| Найти и устранить дублирующие функции | Реорганизовать работу отдела | |
| Оптимизировать бизнес-процессы подразделения | ||
| Установить сроки подготовки бухгалтерской и налоговой отчетности | Необходимо сократить сроки подготовки отчетности | |
|
5.
Правовая и экономическая экспертиза.
Внутренний контроль |
Определить должностные обязанности специалистов | Как лучше организовать контроль над договорами компании (см. Как контролировать договорную работу) |
| Выявить причины потерь рабочего времени | Усовершенствовать программу учета (см. Как автоматизировать учет договоров с помощью Access) |
Протоколирование рабочего дня специалистов финансовой службы особенно в большой компании – это трудоемкий и длительный процесс. Поэтому не стоит проверять все функции сразу. Лучше остановиться на нескольких наиболее важных задачах. К примеру, если цель наблюдения – оптимизировать нагрузку на казначейство, то можно не фиксировать работу отдела бюджетирования, поскольку это только отнимет время у его сотрудников. Если требуется оценить, нужен ли компании еще один менеджер по работе с системой «Банк-Клиент», достаточно составить фотографию рабочего дня конкретного специалиста, а не всего отдела и т. д. Случается, что сотрудник бухгалтерии, ответственный за документооборот, проверяет счета по тем же параметрам, что и специалист казначейства. Наблюдение поможет обнаружить эти дублирующие функции и устранить их.
Формат наблюдения. Как лучше «сфотографировать» рабочий день сотрудника финансовой службы – это зависит от целей исследования, а также от имеющихся ресурсов. Что нужно принять во внимание:
- длительность периода анализа – в один или несколько рабочих дней, одну рабочую неделю или месяц и т. д. Нужно отметить, что чем больше повторяющихся функций у сотрудника, тем проще и быстрее составить фотографию его рабочего дня. Если же количество и качество задач разнообразно, то длительное наблюдение может существенно увеличить нагрузку на сотрудника. Поэтому лучше выбрать небольшой период или проводить анализ в несколько этапов;
- покрытие функций – сплошной анализ (когда проверяются все функции финансовой службы) или выборочный (только определенные функции или участки работы);
- охват сотрудников – выборочно (индивидуальный метод), все сотрудники одного из отделов финансовой службы (групповой), весь персонал финансовой службы (массовый);
- исполнение – сторонние эксперты, видеонаблюдение или самофотографирование.
Так, если требуется внедрить новую информационную систему в холдинге, привлечение консультантов может оказаться длительной и дорогостоящей процедурой (здесь поможет решение Как выбрать консультантов).
Если нужно проверить эффективность работы казначейства по согласованию заявок на оплату, может быть достаточным наблюдение за сотрудниками в течение недели. Если нужно оценить процесс бюджетирования – на протяжении месяца и т. д.
Анкета для фотографии рабочего дня. Анкету для заполнения можно представить в формате таблицы 2.
В графе «Вид работы» сотрудник или привлеченный специалист, который за ним наблюдает, указывает конкретное действие, совершаемое в течение рабочего дня. В графах «Время начала» и «Время окончания», соответственно, фиксируется время каждого действия. Продолжительность может рассчитываться автоматически. В примечания стоит вносить дополнительные пояснения и комментарии. Форму можно дополнить еще одной графой, где указать имя стороннего наблюдателя.
Регламент наблюдения. Чтобы качественно оценивать нагрузку на сотрудников финансовой службы, особенно если это не разовое мероприятие, а регулярное, стоит разработать отдельный документ. В нем нужно закрепить форму фотографии рабочего дня (подготовить несколько вариантов в зависимости от задач, анкетируемых подразделений и т. д.), вид анкеты, порядок ее анализа, лиц, ответственных за сбор и обработку информации, а также сроки, в которые проводится наблюдение, и периодичность подобного мероприятия. Контроль регламента, а также подготовку и организацию всего процесса можно возложить на службу персонала.
Подготовка сотрудников к составлению фотографии рабочего дня. Можно издать специальный приказ (или распоряжение) о введении процедуры наблюдения за использованием рабочего времени и довести его до сведения всех сотрудников службы. Чтобы избежать недопонимания или сопротивления персонала, лучше провести совещание (собрание), на котором подробно объяснить причины, порядок и регламент наблюдения, обсудить методику заполнения анкет и иные вопросы (о том, как подготовиться и провести такое совещание, см. Как финансовому директору сообщить подчиненным о непопулярном решении).
Как оценить нагрузку сотрудников финансовой службы
Наиболее предпочтительный вариант фотографии рабочего дня сотрудников финансовой службы – самонаблюдение. Это обусловлено тем, что характер работы у таких специалистов административный, то есть связан с отчетами, бумагами, расчетами и в основном не имеет строгой цикличности. К тому же самонаблюдение дисциплинирует персонал.
Такой подход хорошо подойдет как для исследования функционала всего департамента или некоторых подразделений, так и для каждого отдельного специалиста. Сделать это силами сторонних консультантов сложнее, ведь они должны быть подкованы в финансовых вопросах, а в ряде случаев разбираться в бизнес-процессах компании, чтобы качественно оформить результаты наблюдения. В противном случае можно получить только общие факты – описание действий, указание их продолжительности. Подробней без пояснений самого сотрудника будет затруднительно заполнить анкету. К примеру, если нужно оценить нагрузку специалиста, в обязанности которого входит проверка поступающих от поставщиков накладных и счетов-фактур или подготовка какого-то специфического финансового отчета для руководства. Привлеченный со стороны эксперт укажет проверку заполнения счетов-фактур от поставщиков на соответствие требованиям законодательства, отразит время, потраченное на эту функцию. При самофотографии сотрудник прокомментирует в анкете не только факты, но и проблемы, с которыми пришлось столкнуться в ходе работы (например, количество неверно заполненных счетов-фактур и т. д.), другие важные сведения. Кроме того, результаты работы финансовой службы чаще всего – конфиденциальная информация, поэтому вмешательство сторонних наблюдателей (как внутренних, так и внешних) не всегда приветствуется руководством или собственниками бизнеса.
Выбрав такой вид наблюдения, важно учесть, что сотрудник может умышленно исказить информацию в своей анкете, что помешает достоверно оценить его нагрузку и потери рабочего времени.
Как проанализировать результаты наблюдения за работой сотрудников финансовой службы
Сведения, которые можно получить из результатов наблюдения за работой сотрудников (каждого в отдельности или в целом по отделу), можно сгруппировать так:
- какие функции они выполняют в течение рабочего дня;
- сколько расходуется времени на выполнение той или иной задачи;
- в какой мере рабочий день затрачивается на личные цели;
- как долго приходится приостанавливать работу по независящим от них причинам.
Для этого нужно проанализировать заполненную самостоятельно или привлеченными специалистами дневник-анкету сотрудника, сопоставить ее с другими документами, например, действующими регламентами работы и должностными инструкциями, при необходимости провести дополнительную встречу и собеседование.
Если в наблюдении был задействован не весь персонал или штат финансовой службы компании не слишком большой, то анализ анкет может провести сам финансовый директор. Если требуется обработать больше информации, то ответственность за обработку анкет стоит возложить на руководителей подразделений.
По итогам проверки можно дополнительно выяснить, насколько сотрудники удовлетворены своей работой, количеством и качеством поставленных задач, коллективом и т. д. (см. Как составить отчет об удовлетворенности персонала).
Интерактивная форма отчета о работе бухгалтерии Заполните данными и сохраните.
В руководстве компании «Альфа» решили составить фотографию рабочего дня менеджеров финансовой службы, чтобы определить нагрузку на отдел и, возможно, оптимизировать действующий штат сотрудников. Каждый специалист составил свой дневник учета рабочего времени. Анкета финансового менеджера представлена в таблице 3.
Из таблицы 3 видно, что большая часть рабочих часов финансового менеджера уходит на консультирование своих коллег. Из-за постоянных звонков сотруднику приходится отвлекаться от прямых должностных обязанностей, что влияет на его внимательность. Тогда на выполнение собственных задач приходится тратить больше сил и времени.
Нужно выяснить, входят ли телефонные консультации специалистов других подразделений в его обязанности. Если да, то определено ли время, которое он должен выделять на такие беседы, чем оно регламентировано. Есть ли в организации система проведения тренингов, в том числе по обучению работе с документами и автоматизированной системой. Если есть, почему требуются дополнительные консультации. Возможно, на обучение сотрудников выделено недостаточно часов. Если телефонные или личные консультации не входят в обязанности сотрудника финансовой службы, то важно определить, сколько времени потребуется ему на выполнение своих задач в спокойной обстановке. Можно ли как-то минимизировать нагрузку от подобных обращений или упорядочить этот процесс.
Еще один важный вывод, который можно сделать из таблицы 3, – финансовый менеджер не злоупотреблял личными вопросами в рабочее время. Перерыв на обед занял меньше времени, положенного по законодательству и внутреннему распорядку компании. Незначительны и перерывы на чай и личные звонки. Сотрудник не отвлекался на перекуры. Однако рабочее место покинул гораздо позже установленного времени. Необходимо уточнить, насколько характерна эта ситуация для него. Если он регулярно задерживается на работе, то следует определить почему. К примеру, все рабочее время отнимали звонки коллег, неисправность оргтехники и т. д.
Если подобная тенденция, например простои в работе из-за офисной техники, наблюдается во всех подразделениях финансовой службы, то нужно обратиться к IT или административно-хозяйственному отделу и устранить проблемы с техническим оснащением компании.
По заполненной анкете можно просчитать продолжительность выполнения каждого участка работы и определить наиболее трудозатратный. Проанализировать можно как отдельный день, так и неделю либо другой период работы.
Сопоставив дневник рабочего дня сотрудника с его должностной инструкцией, анкетами коллег и регламентами бизнес-процессов, можно выяснить:
- оптимально ли он распределил свои функции в течение рабочего дня;
- какие участки работы наиболее трудозатратные у разных специалистов;
- какие действия регулярно повторяются, есть ли разнообразие в задачах;
- если в организации внедрены бизнес-процессы, то работают ли они по утвержденной схеме или нужны корректировки.
Интерактивная форма отчета о работе планово-экономического отдела Заполните данными и сохраните.
У компании «Альфа» есть свой бизнес-центр. В функции ее финансовой службы входит выставление счетов арендаторам, а также расчет потребляемой ими электроэнергии. При бизнес-центре открывается площадка под парковку. Значит, в ближайшем будущем планируется выставлять счета и за предоставление парковочных мест.
В штате финансовой службы три экономиста. В их обязанности наряду с другими входят расчет и выставление счетов за аренду и электроэнергию. На их исполнение отводится три дня в неделю. Нужно определить загруженность этих специалистов, адекватность установленных сроков и решить, потребуется ли расширять штат при открытии парковки или достаточно оптимизировать рабочее время имеющихся сотрудников. В качестве вида наблюдения решили использовать самонаблюдение. С сотрудниками предварительно обсудили необходимость данного исследования, способы его проведения, разработали бланк анкеты и инструкцию по ее заполнению. Персонал отдела ежедневно в течение двух недель вел дневник рабочего дня. Проанализировав полученные результаты, выяснили, что если часть арендаторов передать от одного экономиста другому, а также освободить сотрудников в дни выставления счетов от других обязанностей (например, перенести их на другие рабочие дни), то общая нагрузка станет более равномерной – подготовку счетов можно будет свести до двух дней даже с учетом того, что планируется дополнительный объем работы. Подобный анализ рабочего дня руководство компании «Альфа» решило проводить регулярно два раза в год.