text
Читать свежий номер бесплатно >>>
Финансовый директор

Что включить в отчетность об исполнении бюджетов

Отчеты об исполнении бюджетов предназначены для контроля деятельности компании. Они позволяют оценить, как выполняются планы и каково положение дел в организации. Первое, с чем нужно определиться, – цель таких отчетов, какую информацию они должны раскрывать. Второе – в зависимости от целей разработать макеты. Третье – заполнить формы актуальными данными из учетных систем. Создание регулярных отчетов удобнее автоматизировать в подходящем для компании программном продукте.

Как разработать формы отчетов об исполнении бюджетов

Для создания альбома отчетных форм можно использовать два подхода. Первый (его можно условно назвать «итерационным») – определять состав показателей и менять детализацию по мере подготовки отчетности. Другой способ – сразу разработать окончательную версию альбома отчетных форм.

Желательно, чтобы отчеты об исполнении бюджетов по набору показателей соответствовали самим бюджетам (по составу статей прежде всего), были четко структурированы, прозрачны, лаконичны и в то же время информативны.

Как правило, собственник и генеральный директор компании хотят получить данные о динамике и отклонениях по выручке, прибыли, затратам, дебиторской и кредиторской задолженностям, запасам. Могут быть и дополнительные пожелания, касающиеся отдельных показателей (изменение стоимости бизнеса и доли рынка, динамика производства и т. д.). Единственный способ учесть их при подготовке отчета – выяснить напрямую у будущего пользователя документа.

Отчеты об исполнении бюджетов можно разбить на три группы, в соответствии с основными функциями управления:

Для создания любого отчета необходимо твердо понимать, какую управленческую задачу он поможет решить.

Отчеты должны следовать единой логике и порядку оформления:

Это привычная последовательность, ее лучше придерживаться. Нельзя исключить, что получателям отчета будет сложно воспринять другой формат изложения.

В отчетах необходимо раскрыть востребованную пользователем информацию, постепенно детализируя ее (см. рисунок Детализация статей отчета об исполнении бюджета доходов и расходов). Лучше не «перепрыгивать» с уровня на уровень, менять последовательность изложения, возвращаться к агрегированным показателям.

Следовательно, отчеты можно формировать в таком порядке:

  1. Исполнение бюджета доходов и расходов, бюджета движения денежных средств и прогнозного баланса.
  2. Исполнение статей основных бюджетов (можно ограничиться бюджетом доходов и расходов).
  3. Исполнение подстатей основных бюджетов.
Пример детализации отчетов об исполнении бюджетов

Дмитрий Воронцов , финансовый директор компании The Denim Star Project

В бюджете доходов и расходов есть статьи «Выручка», «Себестоимость», «Коммерческие расходы», «Управленческие расходы». Следовательно, альбом форм строим строго в таком порядке.

  1. Основные бюджеты, которые содержат следующие отчеты:
  1. Отчеты по статьям основных бюджетов:
  1. Анализ исполнения бюджетов по подстатьям.

Список отчетов может быть значительно больше. Например, можно привести более подробную расшифровку динамики прогнозного баланса, незавершенного строительства, основных средств, займов и т. д.

Какие данные потребуются для отчетов об исполнении бюджетов

Данные об исполнении бюджетов можно взять из нескольких источников (перечислено в порядке убывания приоритетности источника).

  1. Регистры бухучета.
  2. Регистры учетных систем финансово-экономического подразделения.
  3. Согласованные финансовой службой отчеты других подразделений.
  4. Внутренние отчеты других подразделений.

На основании собранных данных предстоит определить:

Если необходимо, в отчет, помимо плана, факта и отклонений, относящихся к отчетному периоду, можно добавить:

При подготовке отчетов об исполнении бюджета необходимо помнить, что их получатели – как правило, специалисты без специального финансового образования. Отчеты должны быть понятными и доступными для них. А также содержать максимум полезной информации, но оставаться читабельными. К примеру, можно дополнить отчет информацией о натуральных показателях – абсолютных и относительных (выпуск продукции в штуках, тоннах, производительность труда, брак в производстве, складские остатки сырья и материалов, среднесписочная численность сотрудников и т. п.). Это позволит связать происходящее в компании с ее финансовыми результатами. Еще одно полезное дополнение к отчету – пояснительная записка (см. пример такого документа – Инструкция по подготовке пояснительной записки к планам и отчетам дочерних предприятий группы компаний «Альфа»).

В отчете могут возникнуть расхождения, обусловленные изменением или ошибками применения методологии (к примеру, в плане затраты на подбор персонала отнесены на расходы на персонал, а в факте – на расходы на подбор персонала). Одной из косвенных функций подготовки отчетов по исполнению бюджета как раз служит контроль таких несовпадений.

Как подготовить оперативные и разовые отчеты об исполнении бюджетов

Для топ-менеджмента компании могут быть востребованы не только развернутые ежеквартальные и ежегодные отчеты об исполнении бюджета, но и более оперативные – ежемесячные или даже еженедельные. Для их подготовки нужно найти равновесие между актуальностью и точностью информации (имеющаяся в распоряжении информация может быть заведомо не точна, а к моменту поступления точных данных отчет потеряет актуальность). Так как отчетность должна представляться регулярно, сбор информации следует регламентировать.

Для формирования разовых аналитических отчетов, как правило, требуется нестандартная комбинация данных. Нельзя допустить, чтобы она противоречила методологии планирования, иначе выводы могут оказаться неверными. Если в компании корректно ведется бухучет, он позволит минимизировать количество данных из временных или непроверенных источников.

Как регламентировать подготовку отчетности об исполнении бюджетов

Необходимо определить ясный и четкий регламент подготовки отчетности об исполнении бюджетов. Он поможет избежать требований представить отчетность, когда данные не могут быть готовы в принципе (например, 30-го числа отчетного месяца). А также смежные подразделения будут заранее знать, какая именно информация и в какой момент от них требуется (см. пример такого регламента Регламент контроля исполнения планов и бюджетов компании «Альфа»).

Помимо регламента, определяющего общий план подготовки отчета, потребуется детальный график внутри подразделения. В идеале лучше создать технологическую карту, которая позволит полностью избежать ошибок и нестыковок. В ней можно описать:

Для удобства процесс создания отчетов можно автоматизировать с помощью:

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.