text
Открыть свежий номер журнала>> / Подписка за 22 308 13 990 руб! >> ✆ 8 (800) 550-07-98
Журнал

Как нормировать общехозяйственные расходы

Нормировать общехозяйственные расходы целесообразно, когда требуется:

Для этого нужно определить, для каких статей затрат установить лимиты и нормы, какой подход для этого выбрать, как закрепить новые правила расхода денежных средств.

Какие общехозяйственные расходы стоит нормировать

Нормировать можно все общехозяйственные расходы либо выбрать наиболее существенные. Для этого нужно:

Общие и административные расходы компании «Альфа» представлены в таблице 1. Предприятие ведет бизнес в четырех российских регионах, поэтому специалисты центрального офиса систематически выезжают в командировки. Головной офис арендует в деловом центре площади размером 250 кв. м, общий штат – 35 человек. Для обеспечения работы компания нанимает один автомобиль на постоянной основе, а некоторым сотрудникам компенсирует расходы за пользование личным автотранспортом. Планы составляют ежемесячно, однако жесткого их контроля в компании нет. Поэтому потребовалось определить, сколько в действительности уходит на общехозяйственные нужды и как их сократить. Для наглядности статьи затрат перечислены согласно удельному весу в общей сумме затрат.

Код статьи Статья План, руб. Вес, %
1 2 3 4
1 Аренда помещений 325 900 52,05
2 Представительские расходы 140 782 22,49
3 Командировочные расходы 80 100 12,79
4 Компенсации расходов сотрудников на мобильную связь 78 580 12,55
5 Доплата сотрудникам за аренду жилья 67 000 10,70
6 Расходные материалы для оргтехники 53 400 8,53
7 Расходы по подбору кадров 48 000 7,67
8 Аренда автотранспорта 32 000 5,11
9 Интернет 28 000 4,47
10 Канцелярские товары, бланки 23 000 3,67
11 Мобильная связь 20 600 3,29
12 Бумага для оргтехники 19 000 3,03
13 Офисный транспорт 18 000 2,87
14 Компенсации сотрудникам за использование личного автотранспорта 10 039 1,60
15 Прочие расходы 4000 0,64
16 Компенсации проезда сотрудникам 3608 0,58
  Итого 626 109 100

Из полученной таблицы нужно выделить наиболее крупные статьи затрат, на которые компания в силах повлиять. К примеру, нормировать расходы на аренду офиса нельзя, поскольку ставку устанавливает арендодатель. Однако можно лимитировать расходы на коммунальные услуги и уборку помещений, если они входят в эту статью затрат, и т. д.

Как установить лимиты общехозяйственных расходов по законодательным нормам

Для некоторых видов расходов предельные нормы установлены законодательно в целях налогообложения. Их можно использовать для внутрифирменного нормирования общехозяйственных расходов в управленческом учете в соответствии с таблицей 2.

Нормы Источник данных Способ расчета нормы Статья расхода
в управленческом учете
Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте Распоряжение Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р о введении норм расходов на ГСМ Нормативы рассчитывают на основе технических характеристик транспортных средств, учитывая режим работы транспорта и время года.
Установив норму в натуральных единицах (л/км), можно рассчитать лимит расходов на топливо
Офисный транспорт
Нормы выплаты суточных расходов в командировке Статья 217 Налогового кодекса РФ Для целей НДФЛ законодательно установлены нормативы суточных – не более 700 руб. в сутки для регионов России, не более 2500 руб. – для заграничных поездок. Чаще всего таких лимитов хватает, за исключением поездок в центральные города, например, Москву. Для отдельных сотрудников, к примеру, топ-менеджеров, эти нормы можно скорректировать. Имея график командировок, удастся установить лимит расходов на планируемый период Командировочные расходы
Нормы представительских расходов Статья 264 Налогового кодекса РФ Лимит на представительские расходы установлен в размере 4 процентов от расходов на оплату труда за отчетный период. Воспользовавшись этой нормой, можно будет не допустить неконтролируемого роста административных расходов, сделать эту статью затрат более прозрачной, поскольку сверхнормативные расходы потребуют дополнительного утверждения Представительские расходы

Как самостоятельно нормировать общехозяйственные расходы

Для нормирования общехозяйственных расходов компании можно использовать расчетные или экспертные методы, например:

Нормирование на основе фактических затрат. Для этого потребуется собрать фактические данные по выбранной статье или по группе статей и рассчитать их среднемесячное значение. Чтобы установить нормы как можно точнее, выборку стоит сделать за длительный период, к примеру, полугодие или год. Такой подход подойдет для нормирования затрат на мобильную связь (в т. ч. компенсации сотрудникам за служебные разговоры), Интернет и т. д.

Расчетные нормативы. Этот способ применим для тех статей затрат, которые можно нормировать на основе точных расчетов исходя из потребностей в натуральном выражении, например, расходы на канцелярские товары, бумагу, расходные материалы для оргтехники и т. д. Так, определив необходимое сотруднику количество канцелярских принадлежностей на месяц и умножив это число на закупочные цены, можно получить нормы расхода на одного сотрудника. Аналогично можно рассчитать лимиты расходования топлива и компенсаций сотрудникам за использование ими личного автотранспорта – имея среднемесячный пробег в километрах, нормы расхода топлива на данный автомобиль и стоимость 1 литра топлива.

Экспертная оценка. При такой оценке расходов лимиты устанавливают руководители подразделений или экспертная группа, основываясь на среднерыночные ценах за услуги или товары. Такой подход подойдет при нормировании затрат на аренду жилья для сотрудников, оплату гостиницы и т. д. Для этого нужно собрать наиболее полную информацию о рыночных условиях и определить средние цены (к примеру, проанализировать стоимость квартир в регионе, где планируется наем жилья). Если нужно установить лимиты представительских расходов, можно привлечь руководителей и собственников компании, которые и определят предельные суммы для различных категорий сотрудников – менеджеров, топ-менеджеров.

Для компаний среднего и крупного бизнеса стоит нормировать затраты не только постатейно, но и по категориям сотрудников. Например, выделить четыре основные:

На основании этих норм следует планировать бюджет расходов на период (подробнее см.  Как планировать административно-управленческие расходы при подготовке бюджетов) и составлять план-факт анализ административно-хозяйственных расходов (см.  Как составить отчет об общих, коммерческих и административных расходах).

Тогда сводную таблицу с установленными нормами и лимитами расходов для компании «Альфа» можно представить в виде таблицы 3.

Статьи затрат Ед. Топ-менеджер Начальник отдела Менеджер Специалист
Нормы, ед. Сумма, руб. Нормы, ед. Сумма, руб. Нормы, ед. Сумма, руб. Нормы, ед. Сумма, руб.
Расходы на служебные автомобили, в т. ч.:                  
ГСМ:                  
 генеральный директор л/мес. 500 16 460 0 0 0 0 0 0
 финансовый директор л/мес. 250 8230 0 0 0 0 0 0
 коммерческий директор л/мес. 400 13 168 0 0 0 0 0 0
 начальник службы безопасности л/мес. 0 0 200 6584 0 0 0 0
Парковка:                  
 топ-менеджеры руб./мес. 1 1200 0 0 0 0 0 0
 начальник службы безопасности руб./мес. 0 0 1 800 0 0 0 0
Компенсации расходов сотрудникам за использование личного автотранспорта, в т. ч.:                  
ГСМ км/дн. 0 0 0 0 100 329 100 329
ремонт руб./мес. 0 0 0 0 0 0 0 0
амортизация руб./мес. 1 2500 1 2000 1 1500 1 1000
Аренда транспорта, в т. ч.:                  
для нужд офиса руб./мес. 0 0 1 15 000 0 0 0 0
для нужд финансовой службы руб./мес. 0 0 1 10 000 0 0 0 0
для нужд коммерческой службы руб./мес. 0 0 1 8000 0 0 0 0
Оплата мобильной связи, в т. ч.:                  
генеральный директор руб./мес. 1 5000 0 0 0 0 0 0
финансовый директор руб./мес. 1 2500 0 0 0 0 0 0
коммерческий директор руб./мес. 1 5000 0 0 0 0 0 0
начальник службы безопасности руб./мес. 0 0 1 2500 0 0 0 0
главный бухгалтер руб./мес. 0 0 1 1500 0 0 0 0
менеджер по персоналу руб./мес. 0 0 0 0 1 1000 0 0
Расходы на технику (ноутбук, другая техника) чел./мес. 1 30 000 1 20 000 0 0 0 0
Командировочные расходы, в т. ч.:                  
суточные руб./дн. 1 1500 1 1000 1 800 1 600
авиабилеты категория первый, эконом _ первый, эконом
билет на поезд категория СВ, купе СВ, купе купе купе
проживание (гостиница) руб./дн. 1 5000 1 3500 1 2500 1 2500
Аренда жилья для сотрудников чел./мес. 1 25 000 1 15 000 1 10 000 0 0
Представительские расходы, в т. ч.:                  
генеральный директор руб./мес. 1 15 000 0 0 0 0 0 0
финансовый директор руб./мес. 1 5000 0 0 0 0 0 0
коммерческий директор руб./мес. 1 10 000 0 0 0 0 0 0
начальник службы безопасности руб./мес. 0 0 1 3000 0 0 0 0

Алексей Гребенников , исполнительный директор ГК «Резон»

Компания «Альфа», офис которой расположен в городе Волгограде, владеет собственным автотранспортным парком. Для административных нужд используется одна легковая машина. Требуется определить нормы топливных расходов для планирования бюджета на месяц.

Для расчетов используют следующие исходные данные:

Поправочный коэффициент можно взять из распоряжения Минтранса России о введении норм расходов на ГСМ.

Формула. Месячная норма расхода горюче-смазочных материалов для офисного автотранспорта

Для используемой марки машины (ВАЗ Granta) базовая норма расхода топлива на 100 километров пробега – 7,3 литра. Среднемесячный пробег автомобиля – 600 км. Поправочный коэффициент складывается из следующих условий:

Подставляя эти значения в формулу, получим норму месячного расхода топлива – 59,13 литра: 0,01 × 7,3 л × 600 км × (1 + 0,01 × (15% + 10% + 10%)).

Алексей Гребенников , исполнительный директор ГК «Резон»

Нормировав общехозяйственные расходы, в будущем можно оптимизировать их. К примеру, мероприятия по сокращению отдельных статей затрат можно представить так:

  • аренда помещений – здесь нужно рассмотреть, насколько эффективно используются арендуемые компанией помещения, соответствует ли арендная плата рынку. Оптимизировать расходы можно:
    – пересмотрев условия договора аренды (подробнее см. 
    Что проверить финансовому директору в договоре аренды офиса);
    – сменив офис на более выгодных условиях аренды (см.  Как экономически обосновать необходимость переезда);
    – сдав часть помещений в субаренду;
    – выкупив арендуемый офис в собственность компании;
  • коммунальные услуги – в частности, расходы на оплату электроэнергии можно сократить за счет применения энергосберегающих технологий и усиления контроля над электропотреблением;
  • представительские расходы – зачастую сюда относят достаточно спорные суммы, такие как, например, оплата деловой поездки учредителя компании за границу или спонсорская помощь спортивному клубу. По своей экономической сути эти расходы не операционные, не направлены на развитие бизнеса. Подобные суммы логичнее отнести на расходы из прибыли компании и исключить из состава офисных расходов;
  • расходы на междугородные переговоры по статье можно сократить, используя специальные программы, фиксирующие исходящие звонки с телефонов сотрудников офиса через внутреннюю мини-АТС. Решение о том, что плата за звонки по личным нуждам будет удерживаться из зарплаты, нужно оформить отдельным приказом и довести до сведения всех сотрудников;
  • компенсация мобильной связи – можно перевести всех сотрудников офиса на корпоративный тариф, что обеспечит более дешевые расценки на услуги связи;
  • командировочные расходы – снизить их можно, лимитировав расходы на проезд, проживание и суточные по категориям персонала. Если сотрудники офиса часто выезжают в командировки в подразделения компании, находящиеся в других регионах, то имеет смысл арендовать квартиру в этих регионах, что обойдется компании гораздо дешевле оплаты гостиницы;
  • доплата сотрудникам за аренду жилья – можно установить верхний предел доплат, которые компания готова обеспечить сотрудникам, все, что выше него, – за собственный счет;
  • расходы на хозяйственные нужды, расходные материалы для оргтехники и т. д. – для сокращения такого рода затрат можно найти наиболее выгодные поставки (подробнее см.  Как снизить стоимость закупки товаров и услуг). Для этого необходимо проанализировать ценовые условия предложений от поставщиков и выбрать те, которые позволят снизить издержки. Можно перевести закупки товаров на хозяйственные нужды всех подразделений компании на одного поставщика и получить максимальную скидку. Однако прежде чем принять такое решение, нужно рассчитать ожидаемую выгоду и сравнить с дополнительными расходами по доставке материалов от поставщика в подразделения, расположенные в других регионах, чтобы убедиться в экономической целесообразности этого варианта;
  • прочие расходы – сюда могут входить расходы на различные корпоративные праздники, культурные и спортивные мероприятия, дни рождения сотрудников и т. д. В этом случае нужно сократить те затраты, которые не достигают поставленных целей, к примеру, по созданию корпоративной культуры и командного духа.
Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Пожалуйста, войдите на сайт

Зарегистрируйтесь или войдите на сайт:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.