text
Читать свежий номер бесплатно >>>
Финансовый директор

Как быстро закрыть период в управленческом учете

Чтобы добиться оперативного закрытия периода в управленческом учете, нужно:

Как разработать график документооборота для целей управленческого учета

Чтобы подготовить качественный график документооборота в целях ускорения закрытия периода в управленческом учете, нужно сделать следующее.

1. Зафиксировать дату представления управленческой отчетности собственнику. При составлении графика нужно ориентироваться именно на нее: если собственники хотят получать управленческую отчетность в следующем месяце не позднее 7-го рабочего дня, то все операции в учетной системе должны быть отражены, к примеру, не позже 3-го рабочего дня.

2. Использовать только правильные формулировки – четкие даты и конкретные термины (см. пример в таблице 1). Это позволит избежать путаницы и неправильного понимания пользователями. Выражения «по мере необходимости», «по требованию» лучше не употреблять.

3. Определить и зафиксировать порядок документирования хозяйственных операций. Они должны быть подтверждены первичными документами. При этом важно помнить, что не для всех хозяйственных операций необходимы первичные документы, поступающие от контрагентов, то есть со стороны. Существует обширный блок внутренних учетных операций, для которых сторонние первичные документы не предусмотрены, а составляются самой компанией. К примеру:

Составляя график документооборота, необходимо дополнительно установить и закрепить сроки отражения таких операций в управленческом учете, а также разработать для них внутренние формы учетных документов (справки-расчеты, учетные регистры, калькуляции). Документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

4. Определить и закрепить сроки принятия первичных документов к отражению в учетной системе.

5. Сформировать график документооборота. Лучше всего его представить в виде таблицы (см. пример в таблице 2). Оптимально в ней отразить всего несколько ключевых показателей (признаков):

Наименование документа Представление документа Проверка документа, отражение операции в учете
Ответственное лицо Куда (кому) Порядок представления Срок представления
Ответственный Срок
Акт выполненных работ, оказанных услуг полученный Ответственный исполнитель
Материально ответственное лицо
Финансово-экономический отдел
Бухгалтерия
В комплекте расчетно-платежных документов В день получения от контрагента Финансово-экономический отдел
Бухгалтерия
Не более двух рабочих дней
Счет-фактура полученный Ответственный исполнитель
Материально ответственное лицо
Финансово-экономический отдел
Бухгалтерия
В комплекте расчетно-платежных документов В день получения от контрагента Финансово-экономический отдел
Бухгалтерия
Не более двух рабочих дней
Требование-накладная Материально ответственное лицо Финансово-экономический отдел
Бухгалтерия
Склад
В комплекте с подтверждающими документами В день оформления Финансово-экономический отдел
Бухгалтерия
Склад
Не более двух рабочих дней
Товарная накладная полученная Материально ответственное лицо Финансово-экономический отдел
Бухгалтерия
В комплекте расчетно-платежных документов В день получения от контрагента Департамент материально-технического снабжения
Финансово-экономический отдел
Бухгалтерия
Не более двух рабочих дней
Акт выполненных работ, оказанных услуг выданный Менеджер проекта Бухгалтерия В комплекте расчетно-платежных документов В день оформления Финансово-экономический отдел
Бухгалтерия
Не более двух рабочих дней
Товарная накладная выданная Менеджер проекта Бухгалтерия В комплекте расчетно-платежных документов В день оформления Финансово-экономический отдел
Бухгалтерия
Не более двух рабочих дней
Счет-фактура выданный Менеджер проекта Главный бухгалтер В комплекте расчетно-платежных документов В день оформления Бухгалтерия В день оформления
Авансовый отчет Подотчетное лицо Финансово-экономический отдел
Бухгалтерия
В комплекте с документами, подтверждающими расходы В день оформления Финансово-экономический отдел
Бухгалтерия
В день оформления

6. Закрепить ответственность за несвоевременное представление первичных документов. Отслеживать сроки поступления документов в финансовую службу и бухгалтерию можно прямо в учетной системе. Например, в момент подготовки заявки на платеж в специальное поле вносится фамилия инициатора платежа. Если срок подошел, а документ не был представлен, по данным учетной системы можно без труда установить ответственное лицо.

Татьяна Андреева , независимый консультант

Для ускорения закрытия периода в управленческом учете стоит создать регламент о документообороте. В нем можно отразить следующие разделы:

В разделе «Состав и перечень первичных документов» хорошо бы привести подробный их список. К примеру, детализировать можно так:

Процесс обработки первичных документов стоит закрепить исходя из хозяйственных операций. Как вариант:

Как закрепить методологию отражения операций в управленческом учете

Доходы и расходы можно признавать в управленческом учете по факту (когда представлены подтверждающие первичные документы от контрагентов) или методом начисления (расход и доход учитываются исходя из имеющейся информации – суммы и даты). Последний способ подходит для таких постоянных затрат, как:

Хорошо бы продумать механизм их дальнейшей корректировки. Для этого стоит в управленческий план счетов внести специальные субсчета для отражения таких операций. Важно помнить: все изменения проводятся только в том случае, если управленческая отчетность еще не подготовлена. На случай, когда счет на оплату и закрывающие документы поступают в финансовую службу одновременно, стоит формировать резерв на непредвиденные операции. Это позволит избежать завышения финансового результата компании. Методологию отражения хозяйственных операций, управленческий план счетов лучше всего закрепить в учетной политике компании (подробнее об этом см. Как создать учетную политику для управленческого учета).

Что указать в регламенте закрытия периода в управленческом учете

В регламенте закрытия периода в управленческом учете стоит отразить следующую информацию:

Также стоит уделить внимание такому разделу, как порядок корректировки хозяйственных операций. Это позволит оперативно закрыть период и без существенных ошибок сформировать управленческую отчетность.

Логическая последовательность хозяйственных операций может включать такие шаги:

Наталия Алексеева , финансовый директор ГК «ТРИЭР», к. э. н.

Быстро закрыть период в управленческом учете можно в несколько этапов.

Этап 1 (подготовительный). Здесь речь идет о проведении инвентаризации. Например, если в компании приоритет отдается таким формам управленческой отчетности, как управленческий баланс и отчет о движении денежных средств, то в первую очередь проводится инвентаризация денежных средств, основных средств, нематериальных активов, товарных запасов, обязательств. Если собственники предпочитают отчет о прибылях и убытках, проверяется полнота отражения операций по формированию выручки, себестоимости, а также статей прочих доходов и расходов.

Этап 2 (основной). Включает работы непосредственно по отражению в учете хозяйственных операций в соответствии с установленным порядком. К началу второго этапа все первичные документы должны быть представлены ответственными лицами в финансовую службу для принятия к учету. На документы, поступившие после утвержденной даты, стоит сформировать резерв. По завершении второго этапа следует убедиться в полном отражении в управленческом учете за отчетный период всех хозяйственных операций и результатов. Это можно осуществить следующим образом:

Все существенные отклонения должны иметь обоснования. Например, резкий рост амортизации и налога на имущество может быть вызван вводом в эксплуатацию большого количества дорогостоящих основных средств. Если это не так, то, вероятно, произошла ошибка в вычислениях.

Этап 3 (заключительный). Формирование, проверка, внесение корректировок в управленческую отчетность, при необходимости консолидация данных.

Проверку можно сделать через горизонтальный и вертикальный анализ, но уже не аналитических, а укрупненных синтетических показателей. Если нужно консолидировать отчетность по группе компаний, нужно исключить внутригрупповые обороты и сделать соответствующие корректировки.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.